bidang distributor lagu-lagu rohani. Dimana barang-barang yang ditawarkan
merupakan kumpulan lagu lama dan lagu baru. Pertimbangan permintaan.
BAB IV PEMBAHASAN
IV.1.
Evaluasi Penerapan Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pembelian pada PT Pondok Pujian Sejahtera Pada bab III dijelaskan tentang praktek sistem informasi akuntansi pembelian pada PT Pondok Pujian Sejahtera. Pada bab ini akan dibahas mengenai evaluasai pengendalian internal sistem informasi akuntansi pembelian yang diterapkan pada PT Pondok Pujian Sejahtera dengan membandingkan terhadap landasan teori yang telah dibahas pada bab II. Dengan demikian pembahasan sistem informasi akuntansi pembelian PT Pondok Pujian Sejahtera ini dimaksudkan untuk menilai seberapa kesesuaian praktek sistem informasi akuntansi perusahaan dengan teori-teori yang ada. Di samping itu, pembahasan juga diarahkan kepada aplikasi pengendalian atas prosedur-prosedur yang ada. Dalam pembahasan ini diusahakan dapat memberi kesimpulan dan saran yang aplikatif agar PT Pondok Pujian Sejahtera dapat menyusun sistem informasi akuntansi yang lebih baik lagi. Adapun evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi pembelian ini meliputi: 1. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan 2. Evaluasi terhadap prosedur pembelian 3. Evaluasi terhadap pengendalian yang diterapkan 4. Evaluasi terhadap prosedur pelaporan
54
Uraian tentang hasil evaluasi yang ada pada sistem informasi akuntansi yang sedang berjalan dijabarkan dalam subbab-subbab di bawah ini:
IV.2.
Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan Dari hasil evaluasi ditemukan beberapa jenis dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian perusahaan, yaitu terdiri dari: •
Surat Permintaan Pembelian
•
Purchase Order,
•
Kartu Persediaan Barang,
•
Purchase Return,
•
Payable Aging Report,
•
Voucher Pembayaran,
•
Cek / Bilyet Giro. Temuan terhadap prosedur dokumen-dokumen yang digunakan adalah
sebagai berikut: •
Kelebihan dari dokumen yang digunakan, antara lain: 1. Secara umum, dokumen-dokumen tersebut diatas mempunyai format yang sederhana dan mudah dimengerti dalam pengisiannya. Hal ini dapat mengurangi resiko kesalahan pengisian oleh tiap bagian. 2. Terdapat otorisasi yang jelas di setiap dokumen yang dihasilkan, sehingga akan menjamin dihasilkan dokumen pembukuan yang dapat dipercaya. 3. Terdapat waktu berlakunya dokumen yang digunakan.
55
4. Setiap dokumen yang dikeluarkan harus disertai dengan cap perusahaan. •
Kelemahan dari dokumen yang digunakan, sebagai berikut: 1. Tidak ada laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian gudang. Pada saat barang sudah dikirim oleh supplier, bagian penerimaan menerima barang yang dikirim oleh supplier, disesuaikan dengan purchase order dan delivery order dari supplier. Bukti bahwa barang sudah diterima dengan baik berdasarkan pengecekkan secara langsung oleh bagian penerimaan. Tidak ada laporan penerimaan barang yang dibuat sebagai bukti tertulis bahwa barang sudah diterima dengan baik. Untuk mendukung fungsi penerimaan, maka perlu dibuat laporan penerimaan barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan sesuai dengan permintaan pembelian dari bagian pembelian. Karena
bagian
gudang
tidak
berhubungan
dengan
bagian
penerimaan barang, gudang hanya bertugas menyimpan barang yang dikirim oleh supplier. Selain itu gudang juga bertugas dalam mencatat kartu persediaan barang yang ada di gudang. Sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik, maka bagian penerimaan hanya memakai purchase order dan delivery order yang dikirim oleh supplier. Hal ini dapat menyebabkan bagian gudang tidak mengetahui kondisi dari setiap barang yang masuk ke dalam gudang dan tidak diketahui saat terjadi kerusakkan barang tersebut. Sebaiknya gudang menyediakan laporan penerimaan barang yang akan dijadikan bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan
56
kemudian laporan ini akan disimpan dan diserahkan kepada bagian gudang. Usulan terhadap laporan penerimaan barang adalah sebagai berikut:
Gambar 7 : Usulan Laporan Penerimaan Barang
57
2. Purchase order hanya dibuat sebanyak 2 rangkap, yaitu untuk supplier dan untuk bagian pembelian sebagai dokumen yang akan diarsip. Pada saat mengajukan permintaan pembelian, bagian pembelian hanya membuat purchase order sebanyak 2 rangkap, yaitu untuk supplier dan diarsip. Tidak ada PO yang dikirim ke bagian lain seperti untuk bagian gudang dan bagian utang. Dalam proses pembelian, setiap bagian yang berhubungan dengan proses pembelian harus mengetahui adanya transaksi pembelian yang sudah dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu, bagian pembelian perlu membuat purchase order beberapa rangkap untuk memberikan informasi kepada pihak yang berkepentingan, seperti bagian gudang dan account payable. Hal ini menyebabkan bagian lain, seperti bagian utang sering terlambat mengetahui adanya transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Dan juga didistribusikan kepada bagian gudang sebagai tanda bahwa akan ada penambahan persediaan di dalam gudang perusahaan, dengan syarat bahwa kolom harga harus dihitamkan semua. Oleh karena itu sebaiknya purchase order dibuat dalam 4 rangkap, yaitu diberikan kepada supplier, diarsip oleh bagian pembelian, dikirim juga kepada bagian gudang, dan bagian account payable perusahaan.
58
3. Tidak ada dokumen permintaan penawaran harga kepada pemasok. Permintaan penawaran harga hanya dilakukan secara lisan. Bagian pembelian menelepon supplier dan menanyakan harga barang yang ingin dibeli secara lisan. Dokumen permintaan penawaran harga digunakan untuk meminta penawaran harga dari supplier untuk mengetahui daftar harga barang yang akan ditawarkan kepada pembeli. Hal ini dilakukan oleh perusahaan supaya mendapatkan informasi yang lebih cepat dari supplier. Seharusnya dokumen permintaan penawaran harga tetap harus dibuat untuk mengikat kedua belah pihak baik perusahaan maupun supplier. Usulan terhadap dokumen permintaan penawaran harga adalah sebagai berikut:
59
Gambar 8 : Usulan Surat Permintaan Penawaran Harga
IV.3.
Evaluasi Terhadap Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dari Evaluasi terhadap prosedur sistem informasi akuntansi pembelian di PT Pondok Pujian Sejahtera, ditemukan jaringan yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian dalam perusahaan yaitu sebagai berikut: a. Prosedur permintaan pembelian b. Prosedur order pembelian c. Prosedur penerimaan barang
60
d. Prosedur pencatatan utang e. Prosedur pembayaran Temuan untuk jaringan yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian adalah sebagai berikut: 1. Dalam prosedur permintaan barang, permintaan pembelian barang tidak dilakukan oleh bagian gudang secara langsung, tetapi berdasarkan permintaan dari outlet pondok pujian. Bagian outlet mengajukan surat permintaan barang kepada bagian pembelian pada saat outlet mengetahui bahwa ada persediaan barang yang mulai menipis di dalam outlet. Hal ini dapat dilihat pada prosedur permintaan barang pada bab III dimana Surat Permintaan Barang diajukan kepada bagian pembelian, kemudian bagian pembelian akan membuat purchase order untuk diteruskan kepada bagian operasional. Prosedur permintaan barang yang baik harus dilakukan oleh bagian gudang sebagai pihak yang bertugas menyediakan barang di dalam gudang. Kemudian bagian gudang akan mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian perusahaan. PT Pondok Pujian Sejahtera merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distributor lagu-lagu rohani. Dimana barang-barang yang ditawarkan merupakan kumpulan lagu lama dan lagu baru. Pertimbangan permintaan pembelian hanya berdasarkan pertimbangan dari bagian outlet sendiri dan tidak merupakan pertimbangan dari gudang, gudang hanya mengurus masalah penyimpanan, pengeluaran barang yang ada di dalam gudang dan
61
memberikan informasi ketersediaan barang perusahaan. Untuk menghindari pembelian yang terlalu banyak dan mengakibatkan kerugian perusahaan, maka perusahaan memutuskan untuk melakukan pembelian hanya jika ada permintaan pembelian dari outlet Pondok Pujian. Selain itu, hal ini juga dilakukan supaya tidak terjadi penumpukkan barang di gudang kantor pusat perusahaan. Akibat dari prosedur yang dilakukan oleh Pondok Pujian, maka seringkali pelanggan tidak dapat menemukan lagu-lagu yang dicari ketika datang ke outlet Pondok Pujian terutama lagu lama karena permintaan pembelian hanya akan dilakukan ketika ada permintaan dari pelanggan, sering mengalami keterlambatan dalam menyediakan barang dari kantor pusat ke outlet Pondok Pujian. Oleh karena itu, direkomendasikan perbaikan terhadap permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah sebaiknya surat permintaan barang dikeluarkan oleh bagian gudang, berdasarkan hasil penilaian stock opname yang dilakukan setiap bulan. Bagian gudang segera mempertimbangkan nilai persediaan berdasarkan jenis barang yang harus segera dibeli untuk disimpan ke dalam gudang dan nilai persediaan barang yang harus dikirim ke outlet Pondok Pujian. Selain itu, perusahaan perlu juga menambahkan peringatan re-order point di komputer outlet sebagai tanda untuk segera melakukan permintaan barang.
62
2. Pemesanan barang hanya didasarkan pada jumlah persediaan yang telah mencapai nilai minimum pertimbangan dari outlet dan jika ada permintaan barang dari pelanggan. Tidak adanya sistem yang menentukan untuk dilakukan pemesanan barang. Pemesanan hanya dilakukan berdasarkan pertimbangan setiap outlet yang membutuhkan barang. Pada praktek yang dilakukan, sering terjadi kekosongan barang yang tidak diketahui oleh petugas di outlet karena di dalam komputer hanya mencatat persediaan yang ada di outlet, dan tidak ada peringatan yang disediakan untuk segera melakukan pembelian. Oleh karena itu, sebaiknya setiap outlet memasang peringatan tanda merah di dalam komputer terhadap persediaan yang mulai menipis. Peringatan tanda merah ini dapat disesuaikan dengan menentukan stock minimum barang yang ada, dimana ketika stock minimun (safety stock) telah bunyi atau muncul peringatan di layar komputer maka outlet harus segera melakukan pemesanan barang. Pemesanan barang dapat ditentukan dengan menerapakan sistem EOQ (Economic Order Quantity), supaya dapat melakukan pembelian pada tingkat yang ekonomis.
3. Tidak ada pemilihan supplier terlebih dahulu sebelum membuat Purchase Order Perusahaan tidak melakukan pemilihan supplier dan permintaan penawaran harga. Ketika menerima Surat Permintaan Pembelian dari bagian
63
outlet Pondok Pujian, bagian penerimaan segera membuat purchase order untuk meminta persetujuan melakukan pembelian dari bagian operasional perusahaan. Dalam proses pembelian persediaan, seharusnya pada saat bagian pembelian menerima SPP dari gudang, maka bagian pembelian harus mengajukan surat penawaran harga dan pemilihan supplier terlebih dahulu, kemudian setelah mempertimbangkan dan memilih supplier maka bagian pembelian akan membuat purchase order untuk diserahkan kepada supplier. Perusahaan tidak melakukan pemilihan pemasok karena dipengaruhi oleh jenis barang yang dijual di outlet Pondok Pujian, setiap jenis barang yang ada di outlet sudah memiliki supplier tersendiri, sehingga tidak memungkinkan bagi perusahaan untuk menyeleksi pemasok tersebut. Misalnya dalam menentukan pembelian terhadap lagu rohani penyembahan, maka harus disesuaikan dengan penyanyi dan supplier yang memproduksi lagu tersebut. Hal ini menyebabkan perusahaan tidak dapat membandingkan antara supplier yang satu dengan supplier yang lainnya, termasuk di dalamnya dalam penentuan harga maka perusahaan hanya mengikuti harga yang ditawarkan oleh supplier tersebut. Karena sudah tidak dapat menemukan supplier yang lain untuk dibandingkan kualitas harganya dan barangnya, maka sebaiknya perusahaan mengadakan penilaian terhadap kualitas dari supplier tersebut, seperti
64
menilai tanggapan supplier terhadap permintaan barang dari perusahaan, menilai kecepatan dan kelambatan supplier dalam mengirimkan barang kepada perusahaan, dan mengadakan penilaian terhadap kualitas barang dari supplier tersebut. penilaian-penilaian tersebut dapat dijadikan sebuah masukkan kepada supplier tersebut supaya bisa lebih maksimal lagi dan dapat memenuhi kebutuhan PT Pondok Pujian Sejahtera di masa yang akan datang.
4. Dalam meminta persetujuan purchase order, bagian pembelian tidak mengajukan dokumen terlampir kepada bagian operasional, permintaan persetujuan pembelian hanya dilakukan lewat komunikasi telepon. Dalam
melakukan
pembelian
barang,
bagian
pembelian
harus
mendapatkan ijin dari bagian operasional. Hal ini dapat dilihat pada prosedur pembelian pada bab III, dimana bagian pembelian hanya melakukan komunikasi telepon dalam mengajukan purchase order dan tidak dilampirkan dokumen terlampir untuk diperiksa oleh bagian operasional. Hal yang harus dilakukan adalah ketika bagian pembelian ingin meminta persetujuan pembelian barang, maka bagian pembelian juga harus melampirkan purchase order tertulis kepada bagian operasional, supaya tidak terjadi kesalahan dalam mengecek data barang oleh bagian operasional.
65
Prosedur ini dilakukan oleh bagian pembelian karena ingin mendapatkan informasi mengenai persediaan barang lebih cepat dan langsung mendapat persetujuan dari bagian operasional untuk melakukan pembelian. Hal ini menyebabkan bagian pembelian dapat membeli barang yang seharusnya tidak perlu dibeli oleh perusahaan karena jumlah persediaan yang masih ada di gudang dan akibatnya juga adalah terjadinya kesalahan dalam mengirim barang kepada bagian outlet Pondok Pujian. Sebaiknya untuk mendapatkan persetujuan pembelian dari bagian operasional, maka bagian pembelian mengirimkan purchase order tertulis kepada bagian operasional untuk diperiksa terlebih dahulu. Hal ini dapat mengurangi kesalahan informasi yang diterima dari bagian pembelian. Setalah diperiksa, maka bagian operasional segera memberikan memo persetujuan membeli barang kepada bagian pembelian.
5. Penerimaan barang dari supplier dilakukan oleh bagian pembelian dan bukan oleh bagian gudang Pada saat dilakukan pembelian barang kepada supplier, penerimaan barang dilakukan oleh bagian pembelian langsung dan tidak dilakukan oleh bagian gudang sebagai pihak yang menyimpan persediaan barang. Hal ini dapat dilihat dalam prosedur penerimaan barang pada bab III, dimana ketika barang datang, maka staf pembelian yang akan menerima barang dan mencocokkan delivery order dari supplier dengan purchase order dari bagian pembelian.
66
sebaiknya bahwa prosedur penerimaan barang harus dilakukan oleh bagian gudang sebagai fungsi penerimaan. Dimana fungsi penerimaan akan melakukan pemeriksaan terhadap jenis, kuantitas dan kualitas barang yang diterima dari pemasok yang disesuaikan dengan purchase order yang dibuat oleh bagian pembelian. Kemudian bagian gudang akan membuat laporan penerimaan barang sebagai bukti telah menerima barang tersebut dari pemasok. PT Pondok Pujian Sejahtera tidak memiliki fungsi gudang yang berdiri sendiri. Dari pemeriksaan yang dilakukan diketahui bahwa fungsi gudang ada dibawah bagian Akuntansi dan keuangan perusahaan. Oleh karena itu, semua aktifitas yang berhubungan dengan penerimaan barang dilakukan oleh bagian pembelian, dan kemudian bagian pembelian akan menyimpan ke dalam gudang, lalu bagian inventory control yang ada dibawah bagian akuntansi dan keuangan akan mencatat persediaan yang ada. Bagian inventory control akan lebih berperan ketika ada pengeluaran barang dari gudang. Secara teori yang berlaku, hal ini membuka peluang terjadinya penyimpangan yang dilakukan oleh bagian pembelian dalam hal penerimaan barang, seperti pencurian barang. Oleh karena itu, sebaiknya bagian pembelian dan bagian penerimaan barang dipisahkan fungsinya, hal ini untuk mengantisipasi terjadinya tindakan pencurian barang. Bagian penerimaan barang bertugas untuk melakukan pengecekan barang secara
67
independent terhadap fisik barang dan bertanggungjawab atas penerimaan dan penolakkan barang yang diterima dari pemasok.
6. Pengeluaran barang / pengiriman barang ke outlet Pondok Pujian dilakukan oleh bagian pembelian dan bukan oleh bagian pengiriman barang. Saat barang dikirim oleh supplier, maka bagian pembelian segera membungkus barang tersebut dan dilampirkan invoice ke outlet Pondok Pujian. Menurut Mulyadi (2001:559), transaksi penerimaan dan pengeluaran barang merupakan bagian dari fungsi gudang berserta dengan dokumendokumen yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran barang. Jadi, bukan bagian pembelian yang seharusnya mengurus pengiriman barang kepada outlet pondok pujian. Untuk mempercepat proses pengiriman barang, maka perusahaan secara langsung menugaskan bagian pembelian untuk mengirim barang kepada outlet Pondok Pujian. Hal ini juga dilakukan karena tidak adanya fungsi gudang
(fungsi
penerimaan,
fungsi
penyimpanan,
dan
fungsi
pengeluaran/pengiriman barang) yang berdiri sendiri di dalam perusahaan. Oleh karena itu, untuk menutupi hal itu maka bagian pembelian merangkap juga sebagai bagian penerimaan dan pengeluaran barang. Hal ini tidak boleh dilakukan oleh perusahaan, seperti yang sudah dibahas dalam temuan no 4 bahwa akan membuka peluang terjadinya
68
penyelewengan barang oleh bagian pembelian. Selain itu juga menyebabkan adanya pekerjaan ganda yang harus dilakukan bagian pembelian. Sebaiknya bagian yang mengirim barang ke outlet dilakukan oleh bagian pengiriman barang secara langsung, dan tidak dilakukan oleh bagian pembelian. Bagian pembelian sebaiknya hanya difokuskan kepada tugas pembelian barang dan mengurus dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi pembelian.
7. Purchase order dibuat tanpa melakukan pengecekkan terlebih dahulu terhadap persediaan barang di gudang. Pada saat menerima surat permintaan pembelian dari outlet Pondok pujian, bagian pembelian langsung membuat purchase order dan kemudian bagian operasional akan mengecek barang tersebut. Hal ini menyebabkan sering terjadi pemborosan dokumen yang dibuat karena jika barang yang diminta ternyata masih ada di gudang maka purchase order tersebut akan dibatalkan dan sudah tidak berlaku lagi. Sebaiknya sebelum membuat purchase order, bagian pembelian memeriksa persediaan barang lewat bagian operasional terlebih dahulu dan kemudian dilakukan pembuatan purchase order jika barang yang diminta sudah habis di gudang.
IV.4.
Evaluasi Terhadap Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pembelian yang Diterapkan PT Pondok Pujian Sejahtera
69
a. Otorisasi Transaksi Terdapat otorisasi yang jelas dalam setiap dokumen yang dibuat, dicantumkan pihak-pihak yang terkait untuk melakukan tanda tangan dokumen. Pengendalian terhadap otorisasi transaksi bisa terlihat dari adanya otorisasi atas permintaan pembelian dan purchase order yang dibuat oleh bagian pembelian, serta ditemukan bahwa pengendalian terhadap persediaan yang akan dibeli hanya berdasarkan jumlah minimum persediaan yang tertera pada layar komputer dan sesuai dengan pertimbangan dari outlet Pondok Pujian. Dokumen yang diotorisasi adalah sebagai berikut: •
Surat permintaan pembelian, diinput oleh kasir outlet, diotorisasi oleh supervisor outlet pondok pujian.
•
Purchase order, diinput oleh staf pembelian, diotorisasi oleh manager finance, bagian operasional lewat persetujuan telepon.
•
Purchase return, diinput oleh staf outlet, supervisor outlet, manager pembelian, pihak akuntansi.
•
Payable Aging Report, diinput oleh staff A/P, manager Keuangan dan Akuntansi, disetujui oleh direktur keuangan dan Akuntansi
b. Pemisahan Fungsi dan Wewenang PT Pondok Pujian Sejahtera memiliki fungsi dan wewenang yang komplit dalam menjalankan bisnisnya, tetapi ada beberapa hal yang perlu diperbaiki, diantaranya sebagai berikut:
70
1. Bagian pembelian merangkap juga sebagai fungsi penerimaan dan pengeluaran barang. Seharusnya ini merupakan fungsi yang harus dijalankan oleh bagian inventory control. Sebaiknya dipisahkan antara bagian pembelian dan bagian inventory control dalam hal penerimaan barang dan pengeluaran barang. 2. Bagian account payable merangkap fungsi pengeluaran uang, seharusnya bagian account payable hanya sebagai bagian yang mencatat utang perusahaan, sedangkan urusan pembayaran harus dilakukan oleh bagian keuangan. Sebaiknya dilakukan pemisahan tanggungjawab antara bagian account payable dan pembayaran utang perusahaan karena membuka peluang dilakukannya penggelapan dana perusahaan.
c. Pengawasan atau Supervisi 1.
Pengawasan telah dilakukan pada saat menerima barang dari supplier, bagian penerimaan barang mencocokkan barang yang dikirim oleh supplier dengan purchase order sehingga mencegah terjadinya penerimaan barang yang tidak sesuai dengan pemesanan.
2. Pengawasan dalam Outlet Pondok Pujian juga dilakukan pemeriksaan terhadap barang yang dikirim oleh kantor pusat dengan mencocokkan surat permintaan pembelian yang dibuat oleh kasir. 3. Pengawasan saat dilakukannya pembelian, harus mendapat persetujuan bagian operasional. Pengawasan ini harus lebih diperketat lagi, yaitu harus
71
dilampirkan purchase order untuk mendapatkan persetujuan dan tidak hanya melalui telepon.
d. Kontrol terhadap Pencatatan Akuntansi Kontrol pencatatan akuntansi dilakukan oleh perusahaan dengan cara proses peng-input-an hanya dilakukan oleh pihak yang berwenang dan ia yang bertanggung jawab atas data yang di-input-nya, serta dengan melakukan penginput-an berdasarkan dokumen sumber dan dokumen pendukung yang ada. Seperti melakukan input terhadap file transaksi berdasarkan dokumen purchase order, delivery order dan invoice dari supplier.
e. Kontrol Terhadap Akses yang Digunakan Kontrol terhadap akses diterapkan oleh perusahaan dengan penggunaan password atas tiap-tiap komputer yang ada sehingga hanya orang-orang yang mempunyai wewenang saja yang berhak untuk menggunakan data tersebut.
f. Independent Verification Verifikasi independen dilakukan oleh bagian akuntansi perusahaan dengan cara sebelum melakukan penjurnalan, staf akuntansi mencocokkan terlebih dahulu dokumen sumber (PO dan Surat Permintaan Pembelian) dengan dokumen pendukung seperti surat jalan dari pemasok (delivery order) dan invoice.
IV.5.
Evaluasi Terhadap Prosedur Pelaporan
72
Seperti yang telah diuraikan dalam bab sebelumnya bahwa proses pembuatan laporan bersifat individual dimana pelaporan dibuat oleh masingmasing bagian sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Dari evaluasi terhadap pelaporan tersebut, ditemukan: 1. Laporan persedian barang yang dibuat oleh inventory control, tidak sampai menyajikan kode dan nama barang yang ada, laporan hanya berupa jenis/type barang yang ada di gudang dan di outlet Pondok Pujian. Hal ini dilakukan karena untuk menghemat waktu pemeriksaan dan pelaporan barang. Setiap jenis barang yang ada itu unik, bentuknya sama, dan apabila dilakukan pemeriksaan kode barang satu per satu akan membutuhkan waktu yang sangat lama. Oleh karena itu inventory control hanya menyajikan dalam bentuk umum, yaitu dibedakan dalam jenis kaset, CD, DVD, dan VCD. Hal ini menyebabkan bagian operasional perusahaan membutuhkan waktu yang lama dalam menjawab permintaan pembelian dari bagian pembelian karena harus memeriksa terlebih dahulu ketersediaan barang tersebut. 2. Laporan utang perusahaan dicatat dan dibayar oleh bagian yang sama, yaitu account payable. Sehingga setiap laporan utang yang dikeluarkan oleh bagian account payable juga disertakan permintaan persetujuan pembayaran kepada bagian Akuntansi dan Keuangan perusahaan. 3. Sebaiknya dibuat laporan penerimaan barang oleh fungsi penerimaan sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan sesuai dengan purchase order yang dibuat oleh bagian pembelian, kemudian laporan
73
penerimaan barang ini dikirimkan kepada bagian akuntansi untuk dicatat transaksi pembelian yang telah dilakukan. Selain itu juga ditemukan bahwa semua laporan yang dihasilkan hanya berupa laporan operasional dan belum adanya laporan-laporan pengendalian yang dihasilkan. Oleh karena itu direkomendasikan beberapa laporan yang diperlukan untuk mengendalikan aktivitas pembelian, yaitu: 1. Laporan Monitoring Pembelian Dalam laporan ini dapat dicantumkan penilaian terhadap pembelian yang telah dilakukan, seperti informasi barang yang sudah diterima, barang yang diretur, informasi barang / item-item yang belum dikirim oleh supplier. Laporan ini akan membantu manajemen dalam mendapat informasi pembelian secara lebih rinci. 2. Laporan Monitoring Pembayaran Laporan ini dapat dicantumkan berapa nilai utang perusahaan kepada supplier, dengan apakah pembayaran dilakukan, tanggal dilakukan pembayaran dan oleh siapa disertakan otorisasi dari pihak tersebut. Informasi ini berguna untuk memantau saldo bank, mengendalikan pengeluaran uang.
IV.6.
Usulan Struktur Organisasi PT Pondok Pujian Sejahtera Dari hasil evaluasi terhadap struktur organisasi PT Pondok Pujian Sejahtera, maka dapat dibuat suatu lampiran usulan struktur organisasi bagi perusahaan ini agar dapat lebih berfungsi dengan baik.
74
Gambar 9:
Usulan Struktur Organisasi PT Pondok Pujian Sejahtera
75
Untuk dapat memahami fungsi yang terdapat pada usulan struktur organisasi, berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab bagian yang diusulkan: •
Inventory Control o Membuat daftar inventory yang diperlukan. o Mengatur barang yang keluar masuk dari gudang.
•
Staf penerimaan dan pengeluaran barang o Menerima barang yang dikirim oleh supplier o Memeriksa barang yang dikirim dengan menyesuaikan dengan purchase order. o Mengeluarkan barang dari gudang. o Membuat laporan pengeluaran barang.
•
Staf Penyimpanan barang o Menyimpan barang o Membuat kartu stok barang
IV.7.
Usulan Flowchart Dari evaluasi yang dilakukan, direkomendasikan usulan perbaikan dari flowchart yang dapat dilihat dibawah ini:
76
77
78
79
80
