3.1 Tahap-Tahap Pengembangan Sistem. 3.1.1 Tahapan Analisis. Pada saat
penelitian dengan melakukan wawancara dengan bagian tata usaha di SMA.
BAB III KONSEP APLIKASI 3.1
Tahap-Tahap Pengembangan Sistem
3.1.1 Tahapan Analisis Pada saat penelitian dengan melakukan wawancara dengan bagian tata usaha di SMA Karya Sejati serta mempelajari data-data dan dokumen-dokumen yang ada pada saat ini. Pengolahan data siswa pada SMA Karya Sejati Palembang dalam melakukan pengolahan data siswa dilakukan dengan cara mencatat ke dalam format yang sudah disediakan, kemudian data langsung diolah dalam komputer dan langsung dicetak untuk dibukukan dan dibuat dalam sebuah arsip, sehingga menyebabkan data yang diolah menumpuk dan sering menyebabkan terjadinya redudansi atau penumpukan data karena data yang diolah sering tercetak kembali. Berikut ini adalah permasalahan yang timbul pada sistem pengolahan data siswa pada SMA Karya Sejati Palembang. 1. Pengolahan data siswa pada proses kerja sistem yang lama dilakukan dengan cara mencatat ke dalam format yang sudah disediakan oleh bagian tata usaha, sehingga menyebabkan terjadinya redudansi atau penumpukan data. Berikut ini adalah contoh format data siswa:
Gambar 3.1 Data Siswa 2. Pengolahan data guru, pada sistem kerja yang lama dilakukan pendataan berdasarkan surat lamaran yang diajukan oleh masing-masing calon guru. Sesuai dengan data yang ada, bagian
tata usaha mencatat data guru tersebut ke dalam komputer kemudian dibuat SK (Surat Keputusan) untuk diberikan kepada guru yang bersangkutan. 3. Pengolahan jadwal mata pelajaran, pada sistem kerja yang lama jadwal mata pelajaran dibuat pada papan dengan menggunakan boardmarker yang ditempel pada ruang guru, sehingga setiap siswa perwakilan dari seluruh kelas harus mencatat jadwal mata pelajaran tersebut. Setelah itu bagian tata usaha mencetak jadwal mata pelajaran tersebut untuk dijadikan SK Pembagian Tugas kemudian diberikan kepada masing-masing guru bidang studi. Berikut adalah contoh SK Pembagian Tugas untuk jadwal mata pelajaran:
Gambar 3.2 Jadwal Mata Pelajaran 4. Pengolahan jadwal mengajar, pada sistem kerja yang lama jadwal mengajar dibuat pada papan dengan menggunakan boardmarker yang ditempel pada ruang guru, sehingga setiap siswa perwakilan dari seluruh kelas harus mencatat jadwal mengajar tersebut. Pada sistem ini juga guru bidang studi sering terjadi tabrakan jadwal mengajar, sehingga melibatkan bagian WK Kurikululum untuk merubah jadwal. Setelah itu bagian tata usaha mencetak jadwal mengajar tersebut untuk dijadikan SK Pembagian Tugas kemudian diberikan kepada masingmasing guru bidang studi. Berikut adalah contoh SK Pembagian Tugas untuk jadwal mengajar:
Gambar 3.3 Jadwal Mengajar 5. Pengolahan nilai siswa, pada sistem kerja yang lama masing-masing guru bidang studi mencatat nilai siswa pada format yang sudah disediakan untuk diberikan kepada seluruh wali kelas sesuai kelas yang mereka ajarkan. Kemudian dari kumpulan nilai per bidang studi tersebut dimasukkan oleh wali kelas ke dalam raport. Hasil Raport diperoleh berdasarkan Kriteria atau Rumus berikut ini: NA =
2 XUH
T 4
M
S
Keterangan: NA
: Nilai Akhir
UH
: Ulangan Harian
T
: Tugas
M
: Mid
S
: Semester
Berikut adalah contoh nilai siswa per bidang studi:
Gambar 3.4 Nilai Siswa 6. Pengolahan absensi siswa, pada sistem kerja yang lama absensi siswa dilakukan oleh guru bidang studi yang mengajar di kelas tersebut dan absensi khusus per kelas. Pada sistem ini dapat mengakibatkan kecurangan serta merugikan siswa yang benar-benar hadir dari jam pertama sampai jam terakhir, misalnya siswa pada jam pertama berada di kelas sedangkan pada jam berikutnya siswa tersebut keluar dari kelas. Akan tetapi siswa tersebut pada absensi khusus tetap dianggap hadir, walaupun pada absensi guru bidang studi jam berikutnya dinyatakan tidak hadir. Dari permasalahan di atas yang timbul pada sistem pengolahan data siswa pada SMA Karya Sejati Palembang, untuk itu penulis mencoba membuat suatu aplikasi yaitu Aplikasi pengolahan data siswa pada SMA Karya Sejati Palembang. Karena menurut penulis dengan dibuatnya aplikasi ini dapat membantu bagian tata usaha dalam pengolahan data siswa, data guru agar lebih cepat dan akurat serta tidak terjadinya penumpukan data atau redudansi, untuk mata pelajaran dan jadwal mengajar agar mudah diperoleh oleh siswa dan guru bidang studi dengan tidak memerlukan waktu yang lebih lama. Dalam proses nilai, guru bidang studi lebih mudah dalam memberi nilai siswa dan setiap wali kelas tidak perlu menghabiskan waktu untuk menunggu dan mengambil nilai kepada masing-masing guru bidang studi.
Serta dengan
menggunakan aplikasi ini, proses absensi siswa dilakukan lebih akurat dan tidak akan terjadi kecurangan serta merugikan siswa yang lainnya.
3.1.1.1 Studi Kelayakan Dengan mengetahui permasalahan di atas, langkah selanjutnya melakukan studi kelayakan sehingga menghasilkan solusi terhadap masalah yang ada yaitu membuat suatu aplikasi untuk pengolahan data siswa. Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor utama yang diinginkan. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam melakukan studi kelayakan diatas adalah sebagai berikut: 1.
Kelayakan Teknik Kelayakan ini digunakan untuk mengetahui apakah teknologi yang digunakan nantinya
dapat diterapkan di sistem. Untuk itu ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam kelayakan teknik ini, yaitu: a. Ketersediaan teknologi di pasaran Teknologi yang akan digunakan pada sistem yang akan dibuat harus tersedia di pasaran. Dalam hal ini adalah gambaran mengenai perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang diperlukan dalam pembuatan sistem yang akan digunakan nantinya. Adapun spesifikasi minimal yang dapat digunakan dalam pembuatan sistem ini antara lain:
1. Perangkat Keras (hardware) terdiri atas: a. Monitor (SVGA) b. Processor Intel Pentum IV c. Memory (RAM) 512 MB d. Hardisk 80 GB
e. Keyboard f. Mouse g. Printer 2. Perangkat Lunak (software) terdiri atas: a. Macromedia Dreamweaver MX 2004 b. Mozilla Firefox c. Appserv 2.5.9 d. Microsoft Office 2003 Bila dilihat dari spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, ketersediaan teknologi tersebut sudah banyak dan mudah didapatkan di pasaran. b. Ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikan Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh para penulis untuk ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikan teknologi yang digunakan dalam pembuatan sistem, sudah tersedia. Walaupun perlu dilakukan training khusus untuk mengoperasikan sistem terutama untuk pemrograman web (php).
2.
Kelayakan Operasional Penilaian terhadap kelayakan operasi digunakan untuk mengukur apakah sistem yang
akan dikembangkan nantinya akan dioperasikan dengan baik atau tidak di SMA Karya Sejati Palembang. Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan bahwa kemampuan yang dimiliki oleh pegawai tata usaha bagian pengolahan data siswa pada SMA Karya Sejati Palembang untuk mengoperasikan sistem dinilai sudah siap dan walaupun harus melalui training khusus dengan
tidak memakan waktu yang lama mengingat para pegawai tata usaha yang ada, sudah tidak awam lagi terhadap komputer. Berdasarkan hal tersebut diatas, penulis menyimpulkan bahwa SMA Karya Sejati Palembang sudah cukup layak untuk menggunakan sistem yang akan dibuat, karena sumber dayanya sudah cukup tersedia. 3.
Kelayakan Ekonomi Jika dilihat dari segi kelayakan ekonomi, manfaat yang akan diperoleh dari penggunaan
sistem ini akan lebih besar dibandingkan dengan dana yang dikeluarkan sehingga SMA Karya Sejati Palembang dapat menggunakan sistem ini.
3.1.1.2 Rancangan Sistem Adapun bagian dari rancangan sistem antara lain Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).
3.1.1.2.1 Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah suatu model logika dalam suatu proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang disimpan dan proses yang dikenakan pada data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut, Nugroho (2002:63). Adapun Data Flow Diagram (DFD) dapat dilihat dibawah ini: a)
Diagram Konteks atau Diagram Level 0 Diagram konteks atau Diagram Level 0 merupakan tingkat menengah. Hal-hal yang perlu
digambarkan dalam diagram konteks atau diagram level 0 adalah proses utama dari sistem, hubungan antara entity, proses, data flow dan data store.
KABAG. TATA USAHA
- Data Mata Pelajaran - Data Jadwal Belajar
- Nilai (raport) - Jadwal Mata Pelajaran
- Data Guru - Data Nilai GURU
SISWA - Data Siswa - Laporan Absensi Siswa: - Laporan Absensi Siswa per Hari - Laporan Absensi Siswa per Periode - Laporan Absensi Siswa per Siswa
APLIKASI PENGOLAHAN DATA SISWA PADA SMA KARYA SEJATI PALEMBANG
- Jadwal Mengajar - Laporan Siswa per kelas per tahun
- Laporan Siswa: - Laporan Siswa Keseluruhan - Laporan Siswa per Kelas - Laporan Siswa per Tahun Ajaran - Laporan Guru: - Laporan Guru Keseluruhan - Laporan Guru per Pendidikan - Laporan Mata Pelajaran - Laporan Jadwal Pelajaran Keseluruhan per Tahun Ajaran - Laporan Nilai Siswa per Kelas KEPALA SEKOLAH
Gambar 3.5 Diagram Level 0
b) Diagram Level 1 Diagram Level 1 merupakan rincian dari Diagram Level 0. Proses yang terjadi pada Diagram Level 0 dikembangkan menjadi beberapa proses yang lebih rinci. Terlihat jelas aliran data yang terjadi sampai terbentuknya beberapa laporan.
1.1 Proses Entry Siswa
Data Siswa
Data_Siswa
Siswa
Tata Usaha
Siswa Data Guru
1.2 Proses Entry Guru
Data Guru
Guru
Guru
Data Mata Pelajaran
1.3 Proses Entry Mata Pelajaran
Kd_Mata_ Pelajaran
Mata Pelajaran
Kd_Mata_ Pelajaran
Data Jadwal Pelajaran
1.4 Proses Entry Jadwal Pelajaran
NIP Jadwal
Jadwal
Data_Nilai Kd_Mata_ Pelajaran
Nilai
Jadwal Pelajaran
1.5 Proses Entry Nilai
1.6 Proses Cetak
NIS Nilai
Nilai
Jadwal
Jadwal Mengajar Kepala sekolah Laporan Siswa 1.7 - Laporan Siswa Keseluruhan Laporan - Laporan Siswa per Kelas - Laporan Siswa per Tahun Ajaran - Laporan Guru - Laporan Guru Keseluruhan - Laporan Guru per Pendidikan Laporan Mata Pelajaran Laporan Jadwal Pelajaran Keseluruhan per Tahun Ajaran Laporan Nilai Siswa per Kelas
Nilai Jadwal Kd_Mata_ Pelajaran
Gambar 3.6 Diagram Level 1 3.1.1.2.2 Entity Relationship Diagram (ERD)
NIP NIS
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang menggambarkan /hubungan antara entitas dengan atribut penghubung. Entity Relationship Diagram (ERD) diperlukan dalam perancangan file yang akan digunakan dalam sistem, karena Entity Relationship Diagram (ERD) dapat diketahui berupa file yang digunakan dalam sistem.
Gambar 3.7 Entity RelationshipDiagram (ERD) 3.1.2 Tahap Detail Design Tahap detail design yaitu tahap merancang tabel data, merancang design input, merancang design output, dari aplikasi pengolahan data penerimaan siswa baru yang akan
diterapkan, design ini berguna untuk mengurangi tingkat kesalahan pada waktu pembuatan aplikasi.
3.1.2.1 Design Tabel A. Design File Siswa Tabel 3.1. Design File Siswa No
Field Name
Type
Size
Description
1.
NIS
I (Integer)
7
Nomor Induk Siswa (Primary Key)
2.
Nama_Siswa
V (Varchar)
50
Nama Siswa
3.
Kelas
V (Varchar)
5
Kelas
4.
Jenis_Kelamin
V (Varchar)
1
Jenis Kelamin
5.
Tempat_Tanggal _Lahir
V (Varchar)
50
Tempat Tanggal Lahir
6.
Agama
V (Varchar)
1
Agama
7.
Kewarganegaraan
V (Varchar)
1
Kewarganegaraan
8.
STTB_dari
V (Varchar)
20
STTB dari
9.
Tahun_Nomor_STTB
V (Varchar)
50
Tahun Nomor STTB
10. Anak_ke
V (Varchar)
20
Anak ke
11. Jumlah_Saudara
V (Varchar)
20
Jumlah Saudara
12. Nama_Orang_Tua
V (Varchar)
50
Nama Orang Tua
13. Tempat_Tanggal _Lahir
V (Varchar)
50
Tempat Tanggal Lahir
14. Agama
V (Varchar)
1
Agama
15. Jabatan
V (Varchar)
20
Jabatan
16. Alamat
V (Varchar)
50
Alamat
B. Design File Guru Tabel 3.2 Design File Guru No
Field Name
Type
Size
Description
1.
NIP
I (Integer)
8
Nomor Induk Pegawai
2.
Nama_Guru
V (Varchar)
50
Nama Guru
3.
Jenis_Kelamin
V (Varchar)
1
Jenis Kelamin
4.
Tempat_Tanggal _Lahir
V (Varchar)
50
Tempat Tanggal Lahir
5.
Agama
V (Varchar)
1
Agama
6.
Pendidikan
V (Varchar)
20
Pendidikan
7.
Alamat
V (Varchar)
50
Alamat
C. Design File Mata Pelajaran Tabel 3.3 Design File Mata Pelajaran No
Field Name
Type
Width
Description
1.
Kd_Mata_Pelajaran
V (Varchar)
3
Kode Pelajaran
2.
Nm_Mata_Pelajaran
V (Varchar)
20
Nama Mata Pelajaran
D. Design File Jadwal Pelajaran Tabel 3.4 Design File Jadwal Pelajaran No
Field Name
Type
Width
Description
1.
Kd_Guru
V (Varchar)
3
Kode Guru
2.
Kd_Mata_Pelajaran V (Varchar)
3
Kode Mata Pelajaran
3.
NIP
I (Integer)
8
Nomor Induk Pegawai
4.
Waktu
T (Time)
20
Waktu
5.
Hari
V (Varchar)
6
Hari
6.
Kelas
V (Varchar)
9
Kelas
7.
Semester
V (Varchar)
6
Semester
E. Design File Nilai Tabel 3.5 Design File Nilai No
Field Name
Type
Width
Description
1.
Kd_Guru
V (Varchar)
3
Kode Guru
2.
NIS
I (Integer)
8
Nomor Induk Siswa
3.
Semester
V (Varchar)
6
Semester
4.
Kd_Mata_Pelajaran
V (Varchar)
3
Kode Mata Pelajaran
5.
Kelas
V (Varchar)
9
Kelas
6.
Nilai
V (Varchar)
5
Nilai
E. Design File Absen Tabel 3.6 Design File Absen No
Field Name
Type
Width
Description
1.
Tanggal
D (Date)
20
Tanggal
2.
NIS
I (Integer)
8
Nomor Induk Siswa
3.
Nama_Siswa
V (Varchar)
50
Nama Siswa
4.
Keterangan_Kehadiran V (Varchar)
8
Keterangan Kehadiran
3.1.2.2 Desain Input Merupakan rancangan tampilan program untuk memasukkan data. Manfaat dari design input ini adalah untuk memudahkan dalam penerapan rancangan kedalam bahasa program. Penulis mendesign tampilan menu utama dan beberapa tampilan input yaitu tampilan input data siswa, tampilan input data guru, tampilan input data mata pelajaran, tampilan input jadwal pelajaran, tampilan input data nilai dan tampilan input absensi. Adapun design menu utama dan design input yang dibuat untuk program aplikasi pengolahan data siswa pada SMA Karya Sejati Palembang sebagai berikut:
1. Desain Menu Utama
Gambar 3.8 Desain Menu Utama
2. Desain Input Data Siswa Design Input data siswa ini berfungsi untuk melakukan penambahan, pengoreksian, penyimpanan, pembatalan, penghapusan serta pencarian terhadap data siswa.
Gambar 3.9 Design Input Data Siswa
3. Design Input Data Guru
Design Input data guru ini berfungsi untuk melakukan penambahan, pengoreksian, penyimpanan, pembatalan, penghapusan serta pencarian terhadap data guru.
Gambar 3.10 Design Input Data Guru
4. Design Input Data Mata Pelajaran Design Input data mata pelajaran ini berfungsi untuk melakukan penambahan, pengoreksian, penyimpanan, pembatalan, penghapusan serta pencarian terhadap data mata pelajaran.
Gambar 3.11 Design Input Data Mata Pelajaran 5. Design Input Data Jadwal Pelajaran
Design Input data jadwal pelajaran ini berfungsi untuk melakukan penambahan, pengoreksian, penyimpanan, pembatalan, penghapusan serta pencarian terhadap data jadwal pelajaran.
Gambar 3.12 Design Input Data Jadwal Pelajaran
6. Design Input Data Nilai Design Input data nilai ini berfungsi untuk melakukan penambahan, pengoreksian, penyimpanan, pembatalan, penghapusan serta pencarian terhadap data nilai.
Gambar 3.13 Design Input Data Nilai 7. Design Input Data Absen Design Input data absen ini berfungsi untuk melakukan penambahan, pengoreksian, penyimpanan, pembatalan, penghapusan serta pencarian terhadap data absen.
Gambar 3.14 Design Input Data Absen
3.1.2.3 Design Output Design Output adalah rancangan keluaran dari data-data yang telah diinputkan melalui design input untuk ditampilkan pada beberapa laporan diantaranya laporan data siswa, laporan data guru, laporan mata pelajaran, laporan jadwal pelajaran, laporan nilai, dan laporan absen. Laporan dari design input yang mana data tersebut akan dilaporkan kepada kepala sekolah sebagai arsip atau dokumen yang telah dibuat apabila diperlukan di kemudian hari.
1. Design Output Data Siswa
Gambar 3.15 Design Output Data Siswa
2. Design Output Data Guru
Gambar 3.16 Design Output Data Guru
3. Design Output Data Mata Pelajaran
Gambar 3.17 Design Output Data Mata Pelajaran
4. Design Output Data Jadwal Pelajaran
Gambar 3.18 Design Output Data Jadwal Pelajaran
5. Design Output Data Nilai
Gambar 3.19 Design Output Data Nilai
6. Design Output Data Absen
Gambar 3.20 Design Output Data Absen
3.1.3 Tahapan Implementasi
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis untuk ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikan teknologi oleh bagian tata usaha SMA Karya Sejati Palembang yang digunakan dalam pembuatan sistem, sudah tersedia. Walaupun perlu dilakukan training khusus untuk mengoperasikan sistem terutama untuk pemrograman web (php).
3.1.4 Tahapan Pemeliharaan Software mungkin akan mengalami perubahan setelah diserahkan kepada sekolah. Perubahan bisa terjadi karena kesalahan-kesalahan tertentu, karena software harus diubah untuk mengakomodasi perubahan-perubahan di dalam lingkungan eksternalnya, atau karena sekolah perlu melakukan pengembangan fungsional untuk kerja. Pemeliharaan software mengaplikasikan lagi setiap fase program sebelumnya dan tidak dilakukan dengan membuat yang baru. Kegiatan pemeliharaan ini sangat bermanfaat di dalam melaksanakan proses kerja. Selain membuat efisiensi dan efektifitas kerja jadi lebih baik, juga sebagai acuan agar terciptanya pemeliharaan yang baik pula.
