Chapter I.pdf - USU Institutional Repository - Universitas Sumatera ...

9 downloads 193 Views 226KB Size Report
dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien. Di masa ... dipakai sebagai alat komunikasi di tengah alat komunikasi modern yang sangat canggih ... Di samping kegunaan tersebut di atas, surat pun masih memiliki.
BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Di era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melalui surat. Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi didalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien. Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi canggih seperti telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan jaringan informasi global seperti penggunaan internet. Dengan menggunakan

Universitas Sumatera Utara

surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu- waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan. Perkembangan surat menyurat dewasa ini sangat pesat sekali terutama dalam berkomunikasi. Hal ini terjadi karena semakin disadari pentingnya surat sebagai alat komunikasi pada kegiatan yang dilakukan baik pada kantor instansi pemerintah maupun swasta. Kegiatan tidak akan berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesama atau dengan pihak lain. Mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi maupun perusahaan. Untuk itu diperlukan seorang sekretaris kantor yang dapat menangani surat-surat. Sekretaris harus mahir, teliti, dan cekatan dalam menangani surat. Penyimpanan surat harus menggunakan sistem yang benar agar suatu saat bila diperlukan dapat dicari dengan mudah. Fungsi utama surat ada tujuh, yaitu: 1. Sebagai alat komunikasi tulis 2. Sebagai tanda bukti tertulis 3.

Sebagai alat pengingat

4. Sebagai pedoman untuk bertindak

Universitas Sumatera Utara

5. Sebagai keterangan keamanan 6. Sebagai duta/wakil organisasi 7. Sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan

Walaupun memerlukan proses yang agak lambat, surat masih tetap dipakai sebagai alat komunikasi di tengah alat komunikasi modern yang sangat canggih dewasa ini. Surat memiliki kelebihan jika dibandingkan dengan alat komunikasi lisan yang cepat itu. Surat memiliki bukti yang autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi lisan. Itulah yang menyebabakan kedududkan surat dalam bidang komunikasi tidak tergoyahkan. Dalam kehidupan modern ini makin banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis. Sebagai contoh, undangan tertulis akan terasa lebih formal dibandingkan dengan undangan lisan. Pesan-pesan singkat berupa kabar atau berita tertulis umumnya juga disampaikan orang melalui surat. Apalagi kegiatan yang menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan bukti tertulis hitam di atas putih. Adanya bukti tertulis akan sangat membantu ingatan karena kemampuan otak manusia untuk mengingat hal yang sudah lama berlalu bersifat terbatas . Bukti tertulis, termasuk surat, dapat dijadikan arsip yang manfaatnya sebagai dokumentasi historis tidak perlu diragukan lagi. Fungsi surat sebagai wakil organisasi juga sudah pasti sangat penting. Dengan jasa surat, suatu organisasi dapat berhubungan dengan organisai lain

Universitas Sumatera Utara

yang sangat jauh letaknya tanpa harus menghadirkan pejabatnya. Dengan surat pula seseorang baik selaku pribadi maupun wakil organisasi dapat bertindak dengan pasti, sebab di dalam dapat dituliskan secara jelas pedoman tentang tugas, hak, dan kewajiban seseorang. Di samping kegunaan tersebut di atas, surat pun masih memiliki keunggulan lain. Surat lebih hemat dari segi biaya jika dibandingkan dengan pembicaraan telepon jarak jauh. Surat juga lebih menjamin kerahasiaan dan ketepatan isinya karena sebagian besar surat memakai amplop tertutup. Penyampaian

maksud

melalui

surat

terasa

lebih

formal

jika

dibandingkan dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal yang sukar dibicarakan dalam komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa di dalam surat karena antara pengirim dan penerima tidak saling bertatap pandang. Sifat dan perilaku seseorang, seperti, pemalu, gugup, atau cara berbicara yang gagap, tidak akan tampak di dalam sebuah surat. Kegiatan surat–menyurat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan pada masing–masing unit kerja. Salah satunya pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Bedasarkan uraian ini, penulis ingin mengkaji lebih dalam mengenai fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada bagain Sekretariat Dekan FE USU. Oleh sebab itu penulis memilih judul ” Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi Dan Informasi Formal Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”

Universitas Sumatera Utara

B. Perumusan Masalah Sebagian orang kurang begitu memperhatikan kegunaan surat sebagai alat komunikasi dan terkadang proses penanganannya cencerung mengalami keterlambatan. Sedangkan kebutuhan untuk sipemakai surat, surat merupakan alat yang penting dalam berkomunikasi. Sebagai alat komunikasi yang sifatnya formal bagi organisasi, surat haruslah mampu dihadirkan tepat waktu dan mampu menghasilkan informasi yang up to date. Untuk itu penulis merumuskan masalah sebagai berikut: 1. Seberapa penting fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara? 2. Bagaimana sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

C. Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan penulis dalam penulisan skripsi minor ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui seberapa penting fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada bagian Sekretariat Dekan Universitas Sumatera Utara. 2. Untuk mengetahui bagaimana penanganan surat masuk dan surat keluar pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

Universitas Sumatera Utara

D. Manfaat Penelitian Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah : 1. Bagi Sekretariat Dekan Penelitian ini dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dan menyusun kebijakan kegiatan Sekretariat Dekan dan juga sebagai bahan masukan yang bermanfaat dalam memperlancar proses komunikasi dan informasi. 2. Bagi Penulis Untuk menambah pengetahuan serta wawasan penulis khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan penanganan surat masuk dan surat keluar dan sebagai bahan perbandingan antara teori yang telah diberikan pada masa kuliah dengan kenyataan serta untuk menerapkan teori-toeri yang didapat selama masa perkuliahan. 3. Bagi Pembaca Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk penyempurnaan penelitian di masa yang akan datang. E. Jadwal Penelitian Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Hal ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

Universitas Sumatera Utara

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO

KEGIATAN

MINGGU KE 1

1.

Persiapan

2.

Pengumpulan Data

3.

Penulisan Laporan

2

3

Persiapan Tugas Akhir di mulai dari tanggal 18 Maret 2010, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Program Studi DIII Kesekretariatan. Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan observasi/survei yang akan dilaksanakan pada tanggal 31 Maret – 07 April 2010. Pada tahap ini penulis akan melakukan wawancara pada bagian sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara mengenai topik yang akan di bahas dan dikumpulkan sebanyak mungkin untuk Tugas Akhir ini. Setelah melakukan observasi/survei, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Di mana dalam penulisannya, penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penilisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

F. Sistematika Penulisan

Universitas Sumatera Utara

Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain : BAB I

: PENDAHULUAN Bab

ini

berisikan

Latar

Belakang

Masalah,

Perumusan

Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan.

BAB II

: PROFIL INSTANSI Bab ini berisikan Sejarah Perusahaan, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Kegiatan Usaha, Kinerja Usaha terkini, dan Rencana Kegiatan.

BAB III

: PEMBAHASAN Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan fungsi surat srbagai alat komunikasi dan informasi formal.

BAB IV

: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di bagian Sekretarit Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.

Universitas Sumatera Utara