DANA PENSIUN ABCD PEDOMAN/ KEBIJAKAN SURAT MENYURAT

28 downloads 3240 Views 341KB Size Report
Persyaratan untuk Surat Menyurat sebagai sarana komunikasi yang .... Pengelolaan surat menyurat merupakan salah satu aspek kegiatan yang sangat penting.

DANA PENSIUN ABCD

PEDOMAN/ KEBIJAKAN SURAT MENYURAT

BAGIAN TAK TERPISAHKAN DARI PEDOMAN/KEBIJAKAN PENERAPAN TATA KELOLA YANG BAIK (Good Pension Fund Governance)

DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN .............................................................................................................1 II. PENGERTIAN ISTILAH ...............................................................................................3 III. PEDOMAN/KEBIJAKAN SURAT MENYURAT DAN G.P.F.G................................4 IV. DASAR DAN KEDUDUKAN PEDOMAN/KEBIJAKAN SURAT MENYURAT.....6 V. TUJUAN PENDIRIAN, VISI, MISI DAN NILAI-NILAI DASAR DANA PENSIUN 8 VI. KEBIJAKAN UMUM DAN CAKUPAN SURAT MENYURAT ...........................11 1. Arti dan peranan Surat Menyurat bagi Tata Kelola Dana Pensiun............................11 2. Persyaratan untuk Surat Menyurat sebagai sarana komunikasi yang baik .................13 3. Transparansi dan faktor keberanian (courage) dalam komunikasi .............................15 4. Intensitas dan efektifitas dalam komunikasi..............................................................15 5. Urgensi dan Prioritas Surat Keluar ............................................................................17 6. Urgensi, Relevansi dan Penyaringan Surat Masuk....................................................18 7. Cakupan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat..........................................................19 VII. KETEPATAN WAKTU DALAM PENGELOLAAN SURAT MENYURAT.........20 VIII. KERANGKA PROSES PENGELOLAAN SURAT – MENYURAT.....................22 1. Proses Pengelolaan Surat Masuk ...............................................................................22 2. Proses Pengelolaan Surat Keluar ...............................................................................25 IX. FORMAT, KERTAS SURAT DAN SAMPUL SURAT ...........................................30 X. SURAT DENGAN KLASIFIKASI RAHASIA ...........................................................31 XI. PENGGUNAAN SARANA FAKSIMILI ....................................................................32 XII. PENGGUNAAN SURAT ELEKTRONIK (E-MAIL) DAN PESAN SINGKAT (SMS) ..................................................................................................................................33 XIII. KEWENANGAN DAN TANGGUNGJAWAB......................................................33 1. Pengurus ....................................................................................................................33 2. Direktur Bidang Umum ..............................................................................................34 3. Direktur Bidang ........................................................................................................34 4. Manajer/Kepala Satuan Pengawasan Intern (SPI) ..................................................35 5. Manajer Bagian Umum ............................................................................................36 6. Para Manajer Bagian ................................................................................................37 XIV. PENUTUP.................................................................................................................37

DANA PENSIUN ABCD PEDOMAN/KEBIJAKAN SURAT MENYURAT

I. PENDAHULUAN Pengelolaan surat menyurat merupakan salah satu aspek kegiatan yang sangat penting bagi kelangsungan dan keberhasilan pengelolaan sebuah organisasi atau Badan Usaha, termasuk Dana Pensiun, yang memiliki kegiatan tunggal berupa pengelolaan Program Pensiun

yang bersifat amanah dan menyangkut kepentingan banyak pihak terutama

Peserta dan Pensiunan. Inti dari pengelolaan Program Pensiun yang berupa pengelolaan pendanaan dan pengembangan dana, tidak terlepas dari keharusan untuk setiap saat melakukan kegiatan surat menyurat dan korespondensi. Pengelolaan Program Pensiun yang harus berjalan dalam kurun waktu yang sangat panjang, menambah arti penting dari keharusan bagi Dana Pensiun untuk selalu mengelola serta melakukan kegiatan surat menyurat secara baik, tertib, dengan selalu memperhatikan aspek keamanan dan pengelolaan risiko, disamping aspek-aspek lainnya. Sehubungan dengan itu, Dana Pensiun menempatkan dan mengartikan kegiatan surat menyurat sebagai salah satu kegiatan sangat penting, sehingga harus dikelola dengan sebaik-baiknya, sebagai bagian penerapan tata kelola yang baik. Memperhatikan hal-hal tersebut diatas, Dana Pensiun menetapkan dan menerapkan sebuah Pedoman/Kebijakan Surat menyurat yang baku, yang harus dipatuhi dan dijadikan pedoman dalam melaksanakan semua kegiatan surat menyurat dan korespondensi, baik internal maupun eksternal. Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat selanjutnya dijabarkan dan dirinci dalam pedoman dalam tataran operasionil, dalam bentuk Pedoman Operasionil Surat Menyurat. Kedua pedoman tersebut menjadi acuan dasar dan pegangan dari pelaksanaan semua kegiatan surat menyurat atau korespondensi Dana Pensiun. Dengan diterapkannya Pedoman/Kebijakan Surat menyurat ini, semua jajaran Dana Pensiun diharapkan akan : 

Menyadari dan menghayati, bahwa Dana Pensiun pada hakekatnya merupakan sebuah badan, sebuah organ yang hidup, sebagai bagian dari dan berada ditengah-tengah lingkungannya. Oleh karenanya, pengelolaan Dana Pensiun tidak dapat dilepaskan 1

dari keharusan untuk setiap saat berhubungan dan melakukan korespondensi dengan berbagai pihak eksternal, antara lain melalui Surat Menyurat. 

Menyadari dan memahami, bahwa secara internal Dana Pensiun terdiri dari berbagai bidang, bagian, dan unit kerja, yang satu sama lain harus selalu bekerja bersama dan bekerjasama dengan baik, dan oleh karena itu juga memerlukan adanya hubungan korespondensi yang baik dan teratur serta saling memperhatikan kepentingan masingmasing serta kepentingan Dana Pensiun.



Menyadari, bahwa semua kegiatan surat menyurat dan korespondensi, baik eksternal maupun internal sangat penting artinya bagi Dana Pensiun, dan oleh karenanya harus diselenggarakan dengan baik dan penuh tanggungjawab.



Menyadari dan meyakini, bahwa pada gilirannya, kegiatan surat menyurat akan bermuara pada kegiatan pengelolaan dokumentasi, yang juga tidak kalah penting bagi kepentingan Dana Pensiun. Oleh karena itu, sejak awal, surat menyurat sudah harus diselenggarakan dengan sebaik-baiknya.



Mengetahui dan memahami adanya ketentuan dan arah yang jelas, serta batasanbatasan tata kelola bagi masing-masing Bagian dan masing-masing individu jajaran Dana Pensiun dalam penyelenggaraan surat menyurat atau korespondensi, yang dinyatakan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat dan Pedoman Operasional Surat Menyurat yang harus dipatuhi.



Menyadari dan memahami keberadaan dan kedudukan serta peranan masing-masing jajaran Dana Pensiun secara lebih tepat, sehingga dapat menjalin hubungan kerja yang baik dan harmonis dan saling mendukung.



Memahami, bahwa penetapan dan penerapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini serta Pedoman Opersionil Surat Menyurat secara tertib, taat, dan konsisten, dapat menjadi perisai yang baik sebagai perlindungan dan pencegahan terjadinya hal-hal yang tidak diharapkan, baik bagi Dana Pensiun maupun bagi individu jajaran Dana Pensiun.

Pelanggaran dan penyimpangan terhadap Pedoman/Kebijaksanaan Surat Menyurat ini dapat berakibat sangat merugikan bagi Dana Pensiun, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Disatu sisi, pelanggaran dan penyimpangan tersebut dapat mengakibatkan kelambatan, kesalahan, atau kegagalan penyelenggaraan surat menyurat atau korespondensi,yang dapat berakibat pada timbulnya hambatan, gangguan, kesulitan, atau kegagalan pelaksanaan kegiatan, yang selanjutnya membawa konsekuensi kerugian financial. 2

Disisi yang lain, pelanggaran dan penyimpangan tersebut juga akan mengakibatkan rusaknya tatanan dan pengaturan sendi-sendi serta prinsip-prinsip tata kelola yang baik, yang seharusnya dipertahankan untuk kelangsungan lembaga. Oleh karena itu, dalam hal-hal tertentu pelanggaran dan penyimpangan tersebut dapat berakibat pada dikenakannya sanksi dan tindakan administratif atau mengakibatkan dikenakannya tuntutan pidana bagi Insan Dana Pensiun yang bersangkutan. Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ditetapkan oleh Pengurus dan diberlakukan oleh Pendiri, serta didasarkan pada ketentuan-ketentuan peraturan Perundang-undangan dan Peraturan Dana Pensiun, serta semua peraturan lainnya yang berlaku, dan secara terus menerus dan berkala dikaji dan dievaluasi, untuk dilakukan penyempurnaan serta perubahan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan yang terjadi. Semua pejabat dan pekerja yang memiliki keragu-raguan atau ketidak pastian tentang pengertian serta penerapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini dalam kegiatan dan pelaksanaan pekerjaannya, atau yang kepentingan pribadinya bertentangan atau tidak sesuai dengan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini, harus mengemukakan masalahnya kepada Pengurus, melalui atasan langsung dan Direktur yang membidangi. II. PENGERTIAN ISTILAH 1. Dana Pensiun adalah Dana Pensiun ABCD. 2. Organ Dana Pensiun adalah Pendiri, Dewan Pengawas dan Direksi Dana Pensiun ABCD 3. Peraturan Dana Pensiun adalah Peraturan Dana Pensiun dari Dana Pensiun ABCD 4. Peserta terdiri dari : 

Pekerja Aktif yang telah tercatat sebagai peserta pada Dana Pensiun ABCD dan



Pensiunan ABCD.

5. Pekerja Aktif adalah pekerja PT. ABCD (Persero) Tbk. yang masih bekerja. 6. Pendiri adalah PT. ABCD (Persero) Tbk. 7. Direksi adalah Direksi Dana Pensiun ABCD 8. Dewan Pengawas adalah Dewan Pengawas Dana Pensiun ABCD 9. Badan Audit adalah Badan Audit Dana Pensiun ABCD 10. Pemberi Kerja adalah PT. ABCD (Persero) Tbk. 11. Insan Dana Pensiun : terdiri dan Anggota Dewan Pengawas, Anggota Badan Audit, Anggota Direksi, Pekerja Tetap dan Pekerja Kontrak Dana Pensiun ABCD. 12. Keluarga langsung adalah : Suami, Istri, Anak, Cucu, Menantu 3

13. Keluarga Tidak Langsung terdiri dari : Ayah dan lbu, Mertua, Adik, Kakak, Ipar, Kemenakan, dan Cucu kemenakan. 14. Stakeholders adalah pihak-pihak yang memiliki kepentingan dengan Dana Pensiun ABCD, baik langsung mapun tidak langsung, yaitu Pendiri, Peserta, Pensiunan, Dewan Pengawas, Direksi dan Pekerja Dana Pensiun, serta Pemerintah RI, Regulator, Dana Pensiun Penerima Titipan, dan pihak yang berkepentingan lainnya, 15. Anak perusahaan adalah anak perusahaan Dana Pensiun ABCD. III. PEDOMAN/KEBIJAKAN SURAT MENYURAT DAN G.P.F.G. Tata Kelola Dana Pensiun Yang Baik atau Good Pension Fund Governance adalah suatu proses dan struktur yang digunakan oleh Dana Pensiun untuk mendorong dan mendukung pengembangan usaha dan kegiatan Dana Pensiun, pengelolaan sumber daya dan pengendalian risiko secara lebih efisien dan efektif. Penerapan Tata Kelola Dana Pensiun Yang Baik atau Good Pension Fund Governance berperan sebagai pertanggungjawaban Dana Pensiun kepada Pendiri, Peserta, Pensiunan, serta para stakeholders yang lainnya, berlandaskan pada nilai-nilai etika, budaya kelembagaan, kebijakan, Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga, serta peraturan perundangan yang berlaku. Dalam penerapannya, Good Pension Fund Governance dijabarkan kedalam bentuk penetapan dan penerapan berbagai Pedoman Kebijakan dan Pedoman Operasionil yang meliputi seluruh penyelenggaraan tata kelola Dana Pensiun, sebagai acuan dasar bagi pelaksanaan tata kelola, yang harus dipatuhi oleh seluruh jajaran Dana Pensiun. Dalam pengelolaan Dana Pensiun, aspek penyelenggaraan surat menyurat atau korespondensi sebagai sarana komunikasi Dana Pensiun dengan pihak lain, memiliki arti dan peranan yang sangat penting. Disamping itu, penyelenggaraan korespondensi internal atar bidang, bagian, unit kerja, dan antar individu jajaran Dana Pensiun juga sangat besar artinya bagi kelangsungan pengelolaan Dana Pensiun. Oleh karena itu, Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini pada hakekatnya merupakan bagian penting dan tidak terpisahkan dari penerapan Tata Kelola Dana Pensiun Yang Baik atau Good Pension Fund Governance, sebagaimana ditetapkan oleh Pendiri. Lebih lanjut, kelima prinsip Good Pension Fund Governance yang meliputi: Transparency, Accountability, Responsibility, Independency dan Fairness hanya akan dapat diterapkan dengan baik pada sebuah organisasi atau badan yang memiliki komitmen

4

dan kemampuan yang kuat dalam menjalin hubungan dengan pihak eksternal secara tertib, teratur dan berkualitas, melalui penanganan kegiatan surat menyurat atau korespondensi. Kaitan antara penerapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat dengan penerapan Prinsipprinsip Tata Kelola Yang Baik atau Good Pension Fund Governance tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 

Transparansi (Tranparenency) Keterbukaan dan transparansi dalam pelaksanaan semua kegiatan tata kelola Dana Pensiun atau dalam bekerja sama dengan pihak lain hanya akan dapat diwujudkan dan terlaksana

dengan baik apabila Dana Pensiun memiliki dan menerapkan

dengan konsisten Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat yang mengatur hubungan korespondensi dan komunikasi baik eksternal maupun internal. Sebaliknya, penyelenggaraan kegiatan surat menyurat atau korespondensi yang diatur dalam Pedoman Kebijakan Surat Menyurat, hanya dapat terlaksana dengan baik, apabila organisasi Dana Pensiun selalu menerapkan sikap keterbukaan dan menjunjung tinggi transparansi . 

Akuntabilitas (Accountability) Disatu sisi, penyelenggaraan kegiatan surat menyurat atau korespondensi yang didasarkan kepada keptuhan terhadap Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat secara konsisten,

yang

didalamnya

menetapkan

fungsi

dan

kewenangan

serta

tanggungjawab yang jelas, akan menjamin adanya kejelasan fungsi, peranan, dan pertanggungjawaban setiap Organ Dana Pensiun dan semua jajaran Dana Pensiun, sehingga pengelolaan Dana Pensiun terlaksana secara wajar dan efektif. Disisi yang lain, penerapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat itu sendiri akan dapat berjalan dengan baik dengan hasil berupa kelancaran, kebenaran dan keamanan korespondensi serta penanganan dokumen surat menyurat secara benar, apabila Dana Pensiun menetapkan Akuntabilitas yang jelas bagi semua Organ Dana Pensiun dan semua jajaran Dana Pensiun pada setiap bidang kegiatan. 

Pertanggungjawaban (Responsibility) Kesesuaian dan kepatuhan terhadap ketentuan-ketentuan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip pengelolaan kegiatan yang sehat hanya dapat dijalankan dan diukur apabila dijabarkan kedalam tatakelola yang salah satu aspeknya mengatur proses penyelenggaraan surat menyurat yang harus diatur didalam penetapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat yang baku dan mengikat. 5



Kemandirian (Independency) Dasar-dasar hubungan surat menyurat atau korespondensi eksternal dan internal yang ditetapkan dalam Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat, yang menetapkan a peranan, wewenang dan tanggungjawab yang jelas dan diterapkan bersama secara konsisten, akan memberikan batasan yang jelas tentang kemampuan serta kelebihan dan kekurangan serta hak dan kewajiban dari masing-masing pihak. Dengan demikian pengelolaan Dana Pensiun akan dapat diselenggarakan secara profesional, berdasarkan pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan serta tugas pekerjaan secara sehat dan mandiri, tanpa adanya benturan dan pertentangan kepentingan serta pengaruh/tekanan dari pihak manapun juga, baik eksternal maupun internal.



Kewajaran (Fairness) Keadilan dan kesetaraan di dalam memenuhi hak-hak stakeholders yang timbul berdasarkan perjanjian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku hanya akan dapat terlaksana apabila seluruh Organ Dana Pensiun dan jajaran Dana Pensiun senantiasa menerapkan azas kepatuhan terhadap batasan-batasan penyelenggaran surat menyurat atau korespondensi yang ditetapkan dalam sebuah Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat yang baku. Dipihak lain, penyelenggaraan surat menyurat dan korespondensi hanya akan dapat berjalan dengan baik dan tertib, apabila seluruh jajaran Dana Pensiun selalu menempatkan keharusan untuk bersikap wajar, adil, dan wajar dalam berpikir dan bertindak.

IV. DASAR DAN KEDUDUKAN PEDOMAN/KEBIJAKAN SURAT MENYURAT Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat yang ditetapkan dan diterapkan oleh Dana Pensiun tidak dapat dilepaskan dari hal-hal yang menjadi dasar dari keberadaan Dana Pensiun, serta ciri, karakter, dan kebiasaan-kebiasaan serta tradisi positif yang selama ini telah ada dan menjadi sifat/identitas dari Dana Pensiun. Disamping itu, penetapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat juga didasari oleh kebutuhan untuk memiliki sebuah pedoman dan acuan didalam penyusunan Pedoman Operasionil yang selanjutnya akan dipergunakan oleh semua insan Dana Pensiun untuk menjalankan kegiatannya sehari-hari, baik sebagai sebuah team maupun sendiri-sendiri. Rincian dari dasar penetapan dan penerapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat adalah sebagai berikut : 6

1. Dasar utama dari penyusunan dan penetapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat Dana Pensiun adalah pengertian dan pemahaman atas keinginan dan sasaran yang harus dicapai, yang dengan tegas dinyatakan sebagai Maksud dan Tujuan dari pendirian Dana Pensiun. 2. Penyusunan dan penetapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini juga tidak terlepas dan harus didasarkan pada Visi dan Misi Dana Pensiun, yang telah ditetapkan sebagai penjabaran dari kehendak pencapaian maksud dan tujuan pendirian Dana Pensiun, serta langkah-langkah yang akan ditempuh. 3. Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini juga didasarkan pada Nilai-nilai Dasar (Core Values) Dana Pensiun, yang pada dasarnya merupakan intisari dari akumulasi pengalaman, kebiasaan, prestasi dan keberhasilan maupun kekurangan dan kegagalan yang selama ini telah dijalani dan dialami oleh Dana Pensiun, yang selanjutnya akan terbentuk menjadi Budaya Kerja Dana Pensiun. 4. Selanjutnya ketentuan-ketentuan dan batasan yang ada dalam Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini ditetapkan sebagai dasar serta pegangan dan landasan bersikap dan berperilaku, berpikir, serta bertindak dan bekerja bagi seluruh jajaran Dana Pensiun, yang selanjutnya dijabarkan dalam bentuk penetapan Pedoman Operasionil. 5. Dalam hal terdapat butir-butir ketetapan dalam Pedoman/Kebijakan, dan Pedoman Operasionil Dana Pensiun yang berlaku tidak sejalan dan tidak sesuai maupun bertentangan dengan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini, maka butir-butir ketetapan tersebut harus direvisi. Dasar dari penetapan dan kedudukan dari Pedoman/Kebijakan Surat menyurat dapat digambarkan sebagai berikut : TUJUAN PENDIRIAN DANA PENSIUN dijabarkan kedalam VISI, MISI Nilai-nilai Dasar/Core Values Dana Pensiun sebagai dasar penetapan

PEDOMAN/KEBIJAKAN PENERAPAN TATA KELOLA YANG BAIK sebagai semangat dan dasar sikap penetapan dan penerapan

7

PEDOMAN/KEBIJAKAN SURAT MENYURAT melatarbelakangi penetapan dan penerapan

PEDOMAN OPERASIONIL SURAT MENYURAT

V. TUJUAN PENDIRIAN, VISI, MISI DAN NILAI-NILAI DASAR DANA PENSIUN Sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Dana Pensiun, maksud dan tujuan pendirian Dana Pensiun adalah : Untuk menyelenggarakan Program Pensiun Manfaat Pasti dengan tujuan memelihara kesinambungan penghasilan pada hari tua, sehingga akan menimbulkan ketenteraman kerja dan meningkatkan motivasi kerja pegawai, yang merupakan iklim yang kondusif bagi peningkatan produktifitas. Maksud dan tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut juga dengan jelas memberikan gambaran, bahwa 

Kegiatan Dana Pensiun sangat berkaitan dengan kepentingan kehidupan pada hari tua dari para Peserta dan keluarganya, berkaitan dengan

kesinambungan

penghasilan mereka, setelah tidak bekerja lagi. 

Disamping itu, tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut juga menggambarkan besarnya jumlah pihak (Peserta dan keluarganya) yang kepentingannya harus selalu dijaga dan diperhatikan serta dipenuhi dengan baik.



Lebih lanjut, tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut jga memberikan gambaran tentang jangkauan kurun waktu yang tidak terbatas bagi keberadaan dan operasionil Dana Pensiun, yang meliputi kurun waktu sejak seseorang tercatat sebagai peserta, sampai saat selesainya pembayaran Manfaat Pensiun bagi keluarga (anak) dari Peserta yang terakhir.

Dengan demikian jelaslah, bahwa kegiatan Dana Pensiun pada hakekatnya merupakan sebuah amanah yang sangat mulia dan sepatutnya dijalankan serta dikelola dengan baik, dengan pengaturan dan penataan Organisasi yang efisien dan rapi, serta penetapan dan penerapan Tatakerja baku dengan konsekuen.

8

Guna pencapaian Tujuan Pendirian tersebut, Dana Pensiun menetapkan Visi dan Misi Dana Pensiun sebagai sasaran yang ingin dituju dan rincian pelaksanaannya. Visi dan Misi sebagai acuan pencapaian maksud dan tujuan serta serta Nilai-nilai Dasar (Core Values) Dana Pensiun yang menjadi dasar pertimbangan penyusunan serta penetapan Pedoman/Kebijakan Surat menyurat adalah sebagai berikut : 

Visi Dana Pensiun : Menjadi Dana Pensiun yang sehat dan mampu menunjang kepentingan Pendiri dalam memberikan jaminan terpeliharanya kesinambungan penghasilan hari tua bagi para peserta.



Misi Dana Pensiun : o Menyelenggarakan Sistim Kepesertaan Program Pensiun secara rapi, tertib, dan akurat. o Menyelenggarakan Sistim Penerimaan dan Administrasi Iuran Pensiun secara tertib dan bertanggungjawab. o Menyelenggarakan pembayaran Manfaat Pensiun secara tertib dan tepat waktu. o Mengelola kekayaan Dana Pensiun melalui kebijakan investasi sesuai dengan Arahan Investasi Pendiri dan ketentuan perundangan yang berlaku, aman, serta memberikan hasil investasi yang maksimal

Selanjutnya, sebagai sebuah lembaga yang telah lama berdiri dan melakukan kegiatan, Dana Pensiun memiliki pengalaman yang membentuk butir-butir kebiasaan serta tradisi positif, berupa Nilai-nilai Dasar atau Core Values Dana Pensiun Nilai-nilai Dasar atau Core Values dalam pelaksanaan kegiatan Dana Pensiun, yang juga mendasari penyusunan dan penetapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini pada hakekatnya adalah nilai-nilai dalam Budaya Kerja Dana Pensiun, yang terbentuk dari berbagai hasil dan pengalaman serta catatan keberhasilan dan kegagalan, sepanjang sejarah Dana Pensiun yang panjang. Segenap Insan Dana Pensiun selalu berpikir dan bertindak sesuai prinsip-prinsip dalam Nilai-nilai dasar tersebut dalam semua aktifitas mereka untuk kepentingan Dana Pensiun. Nilai-nilai Dasar atau Core Values tersebut terdiri dari : 

Integritas Insan Dana Pensiun adalah pribadi yang mendapatkan kepercayaan, dan harus melaksanakan tugas pekerjaan yang bersifat amanah. Karena itu semua insan Dana Pensiun harus bertaqwa, penuh dedikasi, jujur, selalu mengutamakan kebenaran, serta menjaga kehormatan, nama baik, dan reputasi, 9

baik bagi Dana Pensiun maupun bagi individu jajaran Dana Pensiun sendiri. Hal tersebut dapat terlaksana antara lain melalui penyelenggaraan surat menyurat atau korespondensi yang sehat, lancar, dan benar, berdasarkan kepatuhan pada tatanan serta pengaturan yang ditetapkan dalam Pedoman/ Kebijakan Surat Menyurat. 

Profesionalisme Semua Insan Dana Pensiun mengutamakan kehandalan dan keberhasilan dalam bekerja, dan karena itu selalu harus bertanggungjawab, bekerja dengan efektif, efisien, berdisiplin, peka terhadap perubahan dan perkembangan, serta berorientasi ke masa depan dalam mengantisipasi tantangan dan kesempatan, sadar akan risiko dan peluang yang selalu dihadapi. Semua itu hanya mungkin terlaksana apabila semua kegiatan tersebut dijalankan dan diselenggarakan didalam sebuah Organisasi yang memiliki aturan yang jelas dan mengikat tentang penyelenggaraan surat menyurat dan korespondensi, yang dapat menunjang adanya penanganan informasi yang baik.



Kepuasan Peserta dan Pensiunan Seluruh jajaran Dana Pensiun meyakini bahwa keberhasilan Dana Pensiun sangat tergantung dan sangat dipengaruhi oleh kepuasan para Peserta dan Pensiunan. Karena itu Dana Pensiun harus selalu berusaha untuk dapat memenuhi kebutuhan dan mengutamakan kepentingan Peserta dan Pensiunan dengan memberikan pelayanan yang terbaik, dengan tetap selalu menjaga dan memelihara hubungan timbal balik yang sehat dengan Peserta dan Pensiunan, melalui penerapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat.



Keteladanan Semua Insan Dana Pensiun menyadari kedudukannya sebagai panutan yang dengan konsisten harus selalu bertindak adil, bersikap tegas dan berjiwa besar. Keteladanan dan penerapan predikat panutan akan nampak antara lain dalam bentuk adanya hubungan yang selalu harmonis antara Dana Pensiun beserta seluruh jajarannya, baik dengan pihak eksternal maupun antar individu jajaran Dana Pensiun sendiri, dengan penerapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat yang baku. Disamping itu, sifat-sifat dan perilaku dan prestasi yang baik yang seharusnya diteladani dan menjadi panutan tidak akan dapat disebarluaskan tanpa adanya penyelenggaraan surat menyurat dan korespondensi serta penanganan sistim dokumentasi yang baik. 10



Penghargaan kepada Sumber Daya Manusia Segenap jajaran Dana Pensiun menyadari dan meyakini, bahwa Sumber Daya Manusia adalah salah satu aset utama Dana Pensiun. Oleh karenanya, Dana Pensiun selalu mengupayakan adanya penerimaan, pelatihan, pengembangan, dan pembinaan terus menerus, yang mengarah kepada terbentuknya Sumber Daya Manusia yang berkualitas. Sumber Daya Manusia atau Pekerja harus selalu diperlakukan dan dipekerjakan berdasarkan kepercayaan, keterbukaan, keadilan dan saling menghargai, dengan selalu mengembangkan sikap kerjasama dan kemitraan. Penghargaan dan pengakuan atas prestasi kerja diberikan berdasarkan hasil kerja individu dan kerjasama tim yang menciptakan sinergi positif untuk kepentingan Dana Pensiun. Semua itu hanya akan dapat berlangsung dengan baik, apabila alur informasi tentang Sumber Daya Manusia berjalan dengan lancar, tepat waktu, dan akurat, sehingga semua penilaian terhadap prestasi dan hasil kerja masing-masing individu dapat dilakukan secara obyektif. VI. KEBIJAKAN UMUM DAN CAKUPAN SURAT MENYURAT

Dana Pensiun menyadari sepenuhnya, bahwa pengelolaan Surat Menyurat sangat besar artinya bagi penyelenggaraan tata kelola Dana Pensiun. Pengelolaan berbagai surat penting bahkan berkaitan langsung dengan kelancaran dan kelangsungan pelaksanaan tata kelola dan kegiatan Dana Pensiun, dan tidak mustahil akan berkaitan dengan keberadaan dan kelanjutan Dana Pensiun sendiri sebagai sebuah lembaga. Walaupun Dana Pensiun memiliki kegiatan tunggal sebagai penyelenggara Program Pensiun, namun dalam penyelenggaraan tata kelolanya Dana Pensiun harus harus melaksanakan berbagai kegiatan yang menyangkut kepentingan banyak pihak, dan oleh karena itu selalu harus dapat mengelola hubungan surat menyurat dengan sebaik-baiknya. Dana Pensiun menetapkan Kebijakan Umum tentang Surat Menyurat, yang pada garis besarnya sebagai berikut : 1. Arti dan peranan Surat Menyurat bagi Tata Kelola Dana Pensiun Dana Pensiun meyakini, bahwa Surat Menyurat pada hakekatnya memiliki beberapa arti bagi tata kelola Dana Pensiun, antara lain : 1) Surat Menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi 11

Baik surat masuk maupun surat keluar, pada dasarnya merupakan pelaksanaan hubungan komunikasi antara Dana Pensiun dan pihak lain. Dalam situasi lingkungan yang serba dinamis dan setiap saat mengalami perubahan dan perkembangan disegala bidang, penyelenggaraan tata kelola Dana Pensiun selalu dihadapkan kepada keharusan untuk dapat melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dengan baik Komunikasi yang baik sangat diperlukan sebagai: 

Sarana untuk pernyataan diri, memelihara hubungan, dan menjaga nama baik Terlepas dari maksud dan isinya, komunikasi melalui surat menyurat tidak hanya menyatakan keberadaan pengirimnya, akan tetapi juga mencerminkan sikap, perilaku, dan bahkan menggambarkan kepribadian dan etika. Dengan demikian, penyelenggaraan surat menyurat juga memiliki arti sebagai sarana pernyataan (presentasi) diri, sarana untuk menjalin dan memelihara hubungan baik, dan penjagaan reputasi serta nama baik..



Sarana lalu lintas penyampaian gagasan, pendapat, sikap, keputusan. o Komunikasi surat menyurat sangat penting sebagai sarana guna penyaluran dan penyampaian ide atau gagasan, pendapat, sikap, maupun keputusan dan refleksi diri lainnya. o Dengan demikian, komunikasi akan memungkinkan semua pihak dapat saling mengenal dengan baik serta saling mengetahui dan saling memahami serta saling menghormati keberadaan dan kehendak masing pihak.



Sarana penyampaian informasi o Komunikasi surat menyurat juga sangat berperan didalam penyaluran berita dan informasi, baik dari maupun kepada Dana Pensiun, yang sangat penting artinya bagi tata kelola Dana Pensiun sebagai sebuah Badan Usaha yang berada didalam lingkungan yang luas, dan terus menerus mengalami perubahan. o Dalam arti khusus, penerimaan dan penyampaian informasi menjadi sangat penting artinya bagi Dana Pensiun yang senantiasa memerlukan berbagai informasi yang harus diterima dan harus disampaikan dari dan kepada para Peserta yang jumlahnya sangat banyak dengan lokasi domisili yang tersebar.



Sarana pencegahan dan penyelesaian perbedaan pendapat dan konflik 12

o Komunikasi melalui surat menyurat juga merupakan salah satu sarana untuk mencegah dan menyelesaikan perbedaan pendapat atau konflik dan benturan kepentingan. o Melalui surat menyurat, perbedaan pendapat dan perbedaan paham serta perbedaan kepentingan akan muncul dan nampak, sehingga tidak tertahan tetap sebagai perbedaan yang tidak dipahami oleh pihak lain. o Selanjutnya, melalui komunikasi, semua perbedaan pendapat yang telah “dikomunikasikan” dan diketahui oleh masing-masing pihak akan dapat diselesaikan, sehingga tidak menjurus dan menjelma menjadi masalah atau konflik. o Dalam beberapa hal, seringkali pencegahan

dan penyelesaian konflik

tersebut dilakukan dengan komunikasi melalui pihak ketiga, atau dengan melibatkan beberapa pihak yang lain, semuanya dengan melakukan komunikasi. 2) Surat Menyurat sebagai bentuk Dokumentasi Surat Menyurat merupakan salah satu bentuk pisik dokumentasi yang sampai saat ini masih dianggap terpenting, disamping berbagai macam bentuk dokumentasi yang lain. Sebagai salah satu bentuk dokumentasi, Surat Menyurat tidak hanya sangat berarti bagi kepentingan penggunaan internal dalam penyelenggaraan tata kelola Dana Pensiun, tetapi juga untuk kegunaan eksternal, sebagai alat bukti atau penegasan terhadap berbagai hal. Sehubungan dengan itu, Dana Pensiun memiliki kebijakan untuk mengelola dan menghimpun, serta menyimpan dan mengunakan Surat Menyurat dengan tertib, baik surat-surat masuk, maupun arsip surat-surat keluar, yang sudah berubah status dan perannya menjadi arsip atau dokumen. Untuk itu, ditetapkan secara khusus Pedoman/Kebijakan Kearsipan. 2. Persyaratan untuk Surat Menyurat sebagai sarana komunikasi yang baik Untuk memperoleh efektifitas yang maksimal, komunikasi yang baik dengan antara lain menggunakan surat menyurat, beberapa hal dibawah ini perlu mendapatkan perhatian : 1) Ditujukan kepada pihak yang benar secara langsung, dengan isi yang jelas, dan pada saat (waktu) yang tepat.

13



Komunikasi melalui surat yang dilakukan dengan cara tidak langsung atau melalui pihak ketiga, atau kurang jelas, dan tidak tepat waktu seringkali berakibat sangat fatal bagi pihak-pihak yang bersangkutan.



Komunikasi melalui surat yang dilakukan terlalu dini atau terlambat, akan siasia, karena mungkin informasi yang di gunakan sebagai dasar arau latar belakang komunikasi belum lengkap atau sudah tidak relevan lagi.



Ketepatan waktu komunikasi juga berkaitan dengan kesiapan dari pihak penerima. Seringkali terjadi komunikasi menjadi sangat tidak efektif karena dilakukan mendadak, tidak memberikan kesempatan bagi para pihak untuk menyiapkan diri guna mendengar, menerima dan memahami serta memberikan reaksi, atau tanggapan atas materi yang disampaikan.



Dalam beberapa hal seringkali dijumpai bahwa lebih baik tidak melakukan komunikasi atau pengiriman surat sama sekali, daripada harus melakukan nya dengan melalui perantaraan pihak lain, tidak jelas, tidak akurat dan tidak tepat waktunya.

2) Penggunaan bahasa dan terminologi yang umum dan baku. 

Didalam melakukan komunikasi melalui Surat Menyurat, sangat

penting

artinya penggunaan bahasa, terminologi serta istilah yang standard/umum dan baku, baik bagi organisasi maupun bagi pihak lain yang terkait. 

Penggunaan istilah asing atau terminologi yang secara khusus dikenal serta digunakan didalam

disiplin ilmu dan bidang tertentu harus benar-benar

diperhatikan supaya tidak menimbulkan salah pengertian dan salah interpretasi. 3) Tidak berlebihan dan tatakrama yang baik 

Komunikasi harus dilakukan dengan seperlunya, tidak berlebihan dan tidak berkepanjangan, serta harus membatasi/menghindari hal-hal yang bersifat basabasi dan seremonial.



Tatakrama yang berlebihan seringkali sangat merugikan bagi berlangsungnya komunikasi yang baik,

karena acapkali tatacara dan

basa-basi tersebut

menyebabkan inti sebenarnya dari komunikasi menjadi tersembunyi. 

Namun demikian, tentunya harus pula selalu diperhatikan, bahwa sebuah komunikasi melalui surat yang dilakukan tanpa tata krama dan intro yang baik, dan terlalu langsung kepada masalah, seringkali juga menjadi kurang efektif.

4) Lingkup dan cakupan materi yang tepat dan relevan 14



Komunikasi melalui surat harus dibatasi pada hal-hal yang penting, yang relevan dan menyangkut materi yang disampaikan.



Materi dan isi surat yang terlalu luas dan mencakup hal-hal yang tidak/kurang relevan akan memecah perhatian penerima, bahkan akan sulit dipahami.

5) Ada kesimpulan atau kata penutup dalam komunikasi. 

Seringkali terjadi, bahwa komunikasi melalui surat tidak membuahkan manfaat apapun, karena tidak ada catatan atau pernyataan yang bersifat konklusif.



Dalam komunikasi melalui surat, sebaiknya ada semacam pernyataan yang bersifat kesimpulan atau resume dari

materi yang disampaikan, sebagai

pernyataan sikap. 

Pernyataan singkat seperti : o “Kami mengharapkan penjelasan lebih lanjut” o “Kami akan segera menyampaikan kabar lebih lanjut, setelah kami peroleh informasi yang lengkap” akan sangat berarti bagi kedua belah pihak.

3. Transparansi dan faktor keberanian (courage) dalam komunikasi Kegagalan untuk memperoleh manfaat yang diharapkan dari komunikasi sering kali disebabkan karena dilakukan dengan tidak transparan dan/atau karena kurangnya keberanian untuk menyampaikan masalah. Faktor transparansi dan keberanian mengemukakan masalah ini sangat penting, karena pada hakekatnya kunci dari semua penyelenggaraan komunikasi adalah nilai kebenaran dari materi yang dikomunikasikan. Kekurang beranian tersebut umumnya disebabkan oleh adanya kekhawatiran terhadap reaksi atau sikap penerimaan yang tidak diharapkan dari lawan berkomunikasi, yang sebenarnya tidak perlu terjadi Salah satu kunci dari keberhasilan dan efektifitas komunikasi melalui surat adalah kesediaan dan kemampuan untuk menyatakan kebenaran “to tell the truth” dan menerima kebenaran “to accept the truth”. Sehubungan dengan itu, Dana Pensiun menetapkan untuk selalu mengutamakan penyampaian hal-hal yang diyakini benar dan sesuai atau sejalan dengan kegunaan dan kepentingan Dana Pensiun didalam pembuatan dan pengiriman surat keluar. 4. Intensitas dan efektifitas dalam komunikasi Dana Pensiun menyadari, bahwa Dana Pensiun hanya akan dapat

memperoleh

manfaat yang maksimal dari komunikasi yang dilakukan melalui Surat Menyurat, 15

apabila kegiatan Surat Menyurat tersebut diselenggarakan dengan intensitas dan efektifitas yang tinggi. Untuk itu, sebagai bagian dari organisasi yang hidup, setiap individu jajaran Dana Pensiun harus dapat menempatkan diri, bersikap serta bertindak sebagai individuindividu yang aktif, selalu bersedia untuk melakukan hubungan komunikasi dengan intensitas dan efektifitas yang tinggi, baik internal maupun eksternal. Dalam rangka penyelenggaraan komunikasi Surat Menyurta secara intensif dan efektif, setiap jajaran Dana Pensiun harus selalu dapat menerapkan hal-hal sebagai berikut : 1) Bersikap sebagai individu yang hidup 

Setiap individu dalam jajaran Dana Pensiun merupakan bagian dari sebuah organisasi yang hidup. Dengan demikian, masing-masing jajaran Dana Pensiun harus dapat menempatkan diri sebagai warga yang hidup, aktif, berperan, serta selalu tanggap serta memberikan perhatian kepada lingkungannya.



Dalam berhubungan dengan pihak lain diluar Dana Pensiun, setiap individu jajaran Dana Pensiun selalu bersikap wajar sebagai bagian dari Dana Pensiun, sebuah lembaga yang berada dalam lingkungan yang luas, dan menerapkan tata pergaulan dan komunikasi yang baik.

2) Berkomunikasi secara baik dan jelas. 

Dalam hal berbicara atau mengatakan sesuatu, harus dilakukan dengan jelas, tidak hanya mampu mengatakan sesuatu, tetapi menjelaskan artinya.



Dalam menyatakan sesuatu atau menyampaikan pendapat secara tertulis, tidak berbeda dengan berbicara, harus ditulis dengan baik, rapi, dan teratur, tetapi juga harus dapat mengutarakan pengertian yang dimaksudkan, atau pendapat yang ingin disampaikan, dengan baik dan jelas.

3) Bersedia dan mampu mendengarkan dengan baik 

Didalam komunikasi, kesediaan dan kemampuan untuk mendengarkan dengan baik pendapat dan kata-kata orang lain adalah sikap yang terpuji.



Akan tetapi, kesediaan dan kemampuan untuk dapat menangkap dan memahami dengan sebaik-baiknya maksud serta arti dari pendapat dan katakata tersebut akan jauh lebih besar arti dan manfaatnya.



Pendapat dan/atau kata-kata yang disampaikan dalam/melalui surat harus dipahami dengan baik maksudnya, dan diperlakukan sama artinya dengan apabila disampaikan secara langsung.

4) Melakukan pengamatan secara tajam atas setiap hal 16



Melihat sesuatu hanya akan bermanfaat sebagai sekedar pengetahuan dan pemahaman, bahwa sesuatu yang dilihat itu benar-benar ada.



Manfaat yang jauh lebih besar akan diperoleh apabila sesuatu tersebut tidak sekedar dilihat, tetapi diamati dan diperhatikan, sehingga dapat dipahami benarbenar apa, bagaimana dan mengapa sebenarnya sesuatu tersebut.



Dalam Surat Menyurat, pengamatan atas keberadaan dan makna dari sesuatu tersebut sangat penting artinya untuk diterapkan terhadap isi surat berikut lampiran dan/atau sesuatu yang disertakan dengan surat yang diterima.

5) Membaca dengan penyerapan makna yang sebenarnya 

Kurangnya kemampuan untuk memahami serta mendalami arti dan maksud yang terkandung didalam sebuah tulisan seringkali terjadi dan dialami oleh banyak orang.



Pemahaman dan pendalaman tersebut tidak akan pernah diperoleh, apabila kemauan dan kesediaan yang ada hanyalah untuk membaca nya, tanpa ada kemauan dan kesediaan untuk mengerti dan memahami serta mendalami arti dan maksudnya.



Tidak adanya kemauan untuk memahami dan mendalami arti dan maksud tulisan tersebut akan sangat merugikan didalam komunikasi.



Upaya untuk dapat memahami dan menyerap pengertian dari sesuatu yang dibaca pada sebuah surat, harus dilakukan dengan sesegera mungkin, dengan memanfaatkan semua sarana serta kemungkinan yang ada.

6) Tidak hanya Mengetahui sesuatu, tetapi memahami sesuatu. 

Mengerti dan memahami tentang sesuatu jauh lebih penting dan bermanfaat dari pada hanya sekedar tahu tentang sesuatu



Informasi yang diperoleh dari sebuah surat hanya bermanfaat apabila informasi tersebut dapat dipahami dengan baik, tidak hanya sekedar diketahui.

5. Urgensi dan Prioritas Surat Keluar Membuat dan mengirimkan surat selalu memerlukan perhatian, tenaga, waktu dan sarana serta biaya. Disamping itu, pembuatan dan pengiriman surat juga harus disertai dengan berbagai tindak lanjut yang harus dilakukan, baik oleh pengirim, maupun oleh penerima. Lebih penting dari itu, pembuatan dan pengiriman surat yang sebenarnya tidak penting dan tidak memiliki alasan yang kuat, bahkan mungkin akan mengganggu dan

17

mengacaukan penyelesaian suatu masalah yang sedang berlaku, atau menimbulkan masalah baru. Sehubungan dengan itu, sebagaimana komunikasi secara lisan yang harus dibatasai dan dilakukan dengan seperlunya serta tidak berlebihan, pembuatan dan pengiriman surat juaga harus dilandasi dengan adanya alasan atau latar belakang yang kuat. Untuk hal-hal yang bersifat rutin, penetapan alasan atau latar belakang pembuatan dan pengiriman surat tersebut tidak perlu dilakukan secara khusus. Akan tetapi, untuk hal-hal yang baru, menyangkut kebijakan, atau bersifat mengikat, atau sekedar penyampaian informasi, penetapan alasan atau latar belakang yang kuat bagi pembuatan/penulisan dan pengiriman surat tersebut harus benar-benar diperhatikan. Kebijakan Umum Dana Pensiun berkaitan dengan urgensi dan prioritas pembuatan/ penulisan dan pengiriman surat adalah : 

Semua jajaran Dana Pensiun harus dapat membatasi diri untuk tidak membuat atau menulis dan mengirimkan surat yang sebenarnya tidak atau belum diperlukan, atau memang sama sekali tidak diperlukan.



Setiap saat Pengurus dan semua jajaran Dana Pensiun harus dapat menentukan tingkat urgensi atau penting tidaknya sebuah surat dibuat, ditulis, atau dikirim, serta menetapkan susunan atau urutan prioritas pembuatan, penulisan dan pengiriman surat.

6. Urgensi, Relevansi dan Penyaringan Surat Masuk Semua surat masuk pada hakekatnya merupakan salah satu jenis sumber informasi yang harus ditanggapi dan ditindaklanjuti. Mengingat bahwa secara umum kehidupan saat ini dan di waktu yang akan datang ditandai dengan antara lain banyaknya Informasi yang setiap saat dapat diperoleh, setiap saat Dana Pensiun dihadapkan kepada keharusan untuk dapat menilai sampai berapa jauh relevansi atau keterkaitan dari sebuah Informasi dengan keberadaan dan kepentingan penyelenggaraan tata kelola Dana Pensiun, sehingga Informasi tersebut harus mendapatkan perhatian atau harus digunakan, termasuk informasi yang diterima melalui surat. Disamping itu, setiap saat selalu dapat diperoleh berbagai Informasi yang satu sama lain berbeda dan bahkan bertentangan satu sama lain tentang suatu hal atau masalah, penentuan tentang kebenaraan Informasi harus dapat dilakukan dengan sebaikbaiknya. 18

Sehubungan dengan itu, Dana Pensiun harus menerapkan kebijakan untuk setiap saat dapat menghimpun, menilai, dan menyaring Informasi yang diterima melalui surat menyurat, sehingga dapat mengetahui urgensi dan relevansi surat masuk dengan keberadaan dan kepentingan Dana Pensiun, dan dapat menggunakan Informasi tersebut dengan sebaik-baiknya. Untuk maksud tersebut, Dana Pensiun menetapkan beberapa kebijakan tentang penerapan penyaringan surat yang masuk, yang antara lain meliputi : 

Seluruh jajaran dan unit organisasi Dana Pensiun berkewajiban melakukan penghimpunan data dan informasi, yang berkaitan dengan bidang kegiatan masingmasing, antara lain melalui penerimaan surat-surat masuk.



Penghimpunan data dan informasi dilakukan secara simultan sambil melaksanakan kegiatan operasionil dan komunikasi dengan pihak-pihak yang terkait dengan bidang kegiatan, terutama melalui penyelenggaraan surat menyurat secra tertib.



Namun demikian, setiap surat yang masuk dan diterima harus melalui tahap penyaringan secara tertib dan konsisten, sehingga segera dapat diketahui surat yang memiliki urgensi serta relevansi dengan keberadaan serta kepentingan dana Pensiun, atau memberikan informasi yang berguna dan relevan untuk digunakan dan/atau ditindaklanjuti.



Penyaringan surat masuk dan informasi dilakukan secara berjenjang, dilakukan mulai pada tingkat Bagian yang dikordinir oleh Manajer Bidang masing-masing, sampai pada tingkat Bidang dibawah kordinasi Direktur Bidang, serta pada tingkat Pengurus dengan Direktur Utama sebagai kordinator

7. Cakupan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat Kebijakan yang diatur dalam Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini mencakup semua surat menyurat yang dilakukan Dana Pensiun dalam pelaksanaan hubungan korespondensi dan komunikasi melalui surat dengan pihak lain (ekstermal), termasuk dengan Pendiri, Dewan Pengawas, Karyawan Dana Pensiun dan Peserta. Sedangkan korespondensi dan komunikasi internal Dana Pensiun dalam rangka penyelenggaraan tata kelola rutin, yang antara lain dilakukan dalam bentuk 

Surat Keputusan



Surat Edaran



Surat Perintah



Nota Dinas -Memo



Notulen Rapat 19



Surat - surat Internal Lainnya,

diselenggarakan berdasarkan ketentuan-ketentuan tersendiri, yang diatur didalam Pedoman Operasional Kegiatan Bagian Umum VII. KETEPATAN WAKTU DALAM PENGELOLAAN SURAT MENYURAT Ketepatan waktu sangat penting dan sangat menentukan dalam penyelenggaraan pengelolaan Surat Menyurat. Secara umum, surat masuk maupun surat keluar harus dikelola dengan tertib, dalam batasan waktu yang wajar. Penerimaan surat masuk dan pembuatan serta pengiriman surat keluar terjadi secara terus menerus setiap saat, dan merupakan rangkaian yang tidak terputus. Oleh karena itu, kecepatan penanganan dan penyelesaian surat menyurat harus selalu dipelihara agar sesuai dengan volume serta frekuensi penerimaan dan pembuatan serta pengiriman surat yang ada. Kelambatan penanganan dan penyelesaian surat yang terjadi pada setiap saat, akan berakibat pada tersendatnya penanganan surat pada saat berikutnya, dan pada akhirnya akan menyebabkan stagnasi dan penumpukan surat yang tidak/belum terselesaikan. Disamping itu, ketepatan dan kecepatan penanganan surat menyurat akan mencerminkan ketertiban dan penyelenggaraan tata kelola yang baik dalam pengelolaan kegiatan Dana Pensiun, yang akan memberikan pengaruh positif terhadap kesan dan nama baik Dana Pensiun, serta kelancaran hubungan komunikasi dengan pihak lain. Secara khusus, surat-surat tertentu, baik surat masuk dan surat keluar, memiliki urgensi dan kepentingan yang lebih besar dan dampak yang lebih penting dari surat-surat lainnya. Oleh karena itu, pengelolaan surat menyurat harus dapat dilakukan dengan penerapan azas prioritas secara konsisten, sehingga penyelesaian setiap surat dapat dilakukan secara wajar, sesuai dengan tingkat urgensi dan penting tidaknya masalah yang berkaitan, serta dampaknya bagi kepentingan Dana Pensiun. Satu hal yang harus mendapatkan perhatian seluruh jajaran Dana Pensiun adalah, bahwa ketepatan waktu penanganan surat menyurat berkaitan erat secara timbal balik dengan ketepatan waktu penyelenggaraan semua kegiatan Dana Pensiun. Disatu sisi ketepatan waktu penanganan surat menyurat akan membawa dampak ketepatan pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan surat menyurat tersebut, dan disisi yang lain, ketepatan waktu pelaksanaan kegiatan tertentu akan berdampak pada ketepatan waktu penyelesaian surat menyurat yang berkaitan dengan kegiatan tersebut.

20

Disamping itu, ketepatan waktu penanganan surat akan sangat tergantung kepada tersedianya data dan informasi yang berkaitan dan diperlukan bagi penyelesaian masalah yang menjadi topik atau yang dikemukakan didalam surat. Sehubungan dengan pentingnya aspek ketepatan waktu dalam penyelenggaraan surat menyurat tersebut, Dana Pensiun menetapkan kebijakan untuk selalu mengusahakan, agar setiap surat dapat ditangani dan diselesaikan secara wajar dan tepat waktu, dengan antara lain menerapkan : 

Setiap tingkat jajaran Manajemen yang bertanggungjawab atas penyelesaian surat menyurat menyusun dan menetapkan prioritas penanganan surat menyurat, sesuai dengan tingkat urgensi dan pentingnya masalah yang ada, serta dampaknya bagi kepentingan Dana Pensiun.



Menerapkan pengawasan langsung terhadap penyelesaian surat, yang harus dilakukan secara tertib dan terus menerus oleh jajaran Manajemen yang lebih tinggi.



Menerapkan sistim dan pola pencatatan tahap dan perkembangan penyelesaian yang baku untuk setiap surat, sehingga setiap saat dapat diketahui status dan perkembangan penyelesaiannya.



Melakukan monitoring, evaluasi dan kajian secara periodik terhadap perkembangan proses penyelesaian surat, sesuai dengan sistim pencatatan yang ditetapkan.



Menerapkan pembuatan dan penyelenggaraan sistim pengawasan ”pending matters” atau ”surat dalam penyelesaian”, secara tertib, yang harus diupayakan untuk selalu berada pada angka jumlah seminimal mungkin.

Penerapan dari kebijakan tersebut harus ditunjang oleh kesiapan seluruh jajaran Dana Pensiun, khususnya dalam hal : 

Melakukan inventarisasi dan daftar prioritas masalah yang menjadi obyek atau dikemukakan dalam surat, pada Bagian atau Unit Kerja masing-masing.



Melakukan monitoring dan identifikasi, serta mengusahakan kelengkapan semua informasi yang berkaitan dengan penyelesaian surat menyurat, baik internal mapun eksternal.



Meneruskan semua informasi yang diperoleh kepada Manajemen, yang dipandang perlu untuk ditindaklanjuti dengan pelaksanaan penyelenggaraan surat menyurat.



Menyiapkan dan melengkapi tersedianya informasi pada masing-masing Bagian dan Unit Kerja, yang setiap saat diperlukan untuk penyelesaian masalah dan penyelenggaraan surat menyurat.

21



Kesediaan dan kesiapan untuk setiap saat secara aktif terlibat didalam proses penyelesaian surat menyurat, sesuai dengan fungsi dan wewenang, serta kontribusi yang harus diberikan. VIII. KERANGKA PROSES PENGELOLAAN SURAT – MENYURAT

Untuk memperoleh manfaat dan hasil yang optimal dari penyelenggaraannya, pengelolaan surat menyurat Dana Pensiun dilaksanakan dengan kerangka pengelolaan sebagai berikut : 1. Proses Pengelolaan Surat Masuk Pengelolaan Surat Masuk dilakukan melalui tahap-tahap : 1) Penerimaan Surat Masuk Penerimaan surat masuk yang dialamatkan ke Dana Pensiun atau pejabat dan individu jajaran Dana Pensiun pada prinsipnya dilakukan secara terpusat, oleh petugas Sekretariat pada Bagian Umum. Dengan demikian, semua surat yang diterima secara langsung kepada individu jajaran Dana Pensiun atau Unit Kerja yang lain, harus diserahkan kepada petugas Sekretariat. Penyerahan surat kepada petugas Sekretariat harus dalam dalam bentuk aslinya. Dikecualikan dari ketentuan diatas, surat yang dialamatkan kepada dan diterima oleh Pengurus dan Manajer Bagian atau Unit Kerja yang setingkat, dalam hal diperlukan dapat diserahkan kepada petugas Sekretariat dalam keadaan terbuka. Secara resmi, surat dianggap sebagi telah diterima Dana Pensiun setelah ada tandaterima yang dikeluarkan oleh petugas Sekretariat Dana Pensiun. 2) Pembukaan sampul Surat Masuk Pembukaan sampul surat hanya dapat dilakukan oleh Petugas Sekretariat, kecuali surat yang dialamatkan dan diterima oleh Pengurus dan/atau Manajer Bagian atau Unit Kerja yang setingkat. Untuk memudahkan penyelesaian tindaklanjut, sampul surat yang berasal dan dikirim oleh pihak yang nama dan alamatnya hanya tertera disampul dan tidak tercantum didalam surat, harus tetap dilampirkan (disatukan) dengan lembar surat yang bersangkutan. 3) Pencatatan (agenda) Surat Masuk Semua surat masuk yang telah dibuka, harus segera dicatat (diagenda) oleh petugas Sekretariat, kedalam buku Register/Agenda Surat Masuk yang khusus dibuat untuk keperluan tersebut. 22

Pencatatan surat dilakukan dengan mengisi secara lengkap kolom dalam buku Agenda, yang terdiri dari : 

Tanggal/Bulan/Tahun Surat



Nama Pengirim



Nomer Surat



Perihal Surat



Tanggal/Bulan/Tahun Penerimaan Surat



Nomer Urut Surat Masuk



Sandi Bagian/Unit Kerja penerima surat, yang akan melakukan tindaklanjut.

Sandi Bagian/Unit Kerja terdiri dari 3 (tiga) huruf besar, yang mewakili Bagian/Unit Kerja yang bersangkutan, sesuai dengan Bagian/Unit Kerja yang ditetapkan didalam Struktur Organisasi. Sandi Bagian/Unit Kerja juga digunakan untuk pemberian penomoran Surat Keluar, dan terdiri dari : 

DIR : sandi untuk Pengurus



DBP : sandi untuk Direktur Bidang Kepesertaan



DBI : sandi untuk Direktur Bidang Investasi



DBU : sandi untuk Direktur Bidang Umum dan Akuntansi



AKD : sandi untuk Bagian Aktuaria dan Pendanaan



KEP : sandi untuk Bagian Pelayanan Kepesertaan



IPU : sandi untuk Bagian Investasi pada Pasar Uang



IPM : sandi untuk Bagian Investasi pada Pasar Modal



IAP : sandi untuk Bagian Pembinaan Anak Perusahaan



SPI



BUM : sandi untuk Bagian Umum



AKU : sandi untuk Bagian Administrasi Keuangan



STI

: sandi untuk Satuan Pengawasan Internal

: sandi untuk Bagian Sistim Informasi Teknologi

Tanggal/Bulan/Tahun Penerimaan Surat dan Nomer Surat Masuk, serta Sandi Unit Kerja harus ditulis diatas surat, dan diparaf oleh Petugas Sekretariat. Untuk keseragaman dan memudahkan/mempercepat proses, penulisan tersebut dilakukan dengan menggunakan cap/stempel tanggal dan nomor. Surat yang sudah di catat didalam buku Agenda harus disertai dengan lembar disposisi yang dilekatkan (disatukan) dengan surat, dan segera diserahkan kepada

23

Pengurus (Direktur Bidang) untuk mendapatkan disposisi penyelesaian dan tindak lanjut. Surat-surat yang ditujukan kepada Pengurus, atau yang menurut penilaian petugas Sekretariat harus ditindaklanjuti oleh Pengurus, diserahkan kepada Direktur Utama, bersama dengan surat yang memiliki Sandi Masalah Perencanaan (REN) dan Pengawasan (SPI) 4) Disposisi Surat Masuk Tindak lanjut atas semua surat masuk hanya dapat ditentukan dan diinstruksikan oleh Pengurus, dalam hal ini Direktur Bidang yang membidangi Bagian atau Unit Kerja yang Sandinya tertera diatas surat, yang harus melakukan tindaklanjut. Disposisi dilakukan secara tertulis diatas lembar disposisi yang dilekatkan (disatukan) dengan surat oleh petugas Sekretariat. Dalam hal tertentu, disposisi dapat ditulis diatas halaman pertama surat, misalnya untuk surat yang langsung diterima oleh Direktur Bidang yang bersangkutan. Disposisi ditujukan kepada Bagian/Unit Kerja yang harus segera melakukan tindaklanjut, dengan menuliskan Sandi Bagian/Unit Kerja tersebut. Disposisi surat dilakukan secara singkat, namun harus dengan jelas menyebutkan perintah/instruksi yang harus segera dilaksanakan oleh penerima disposisi. Disposisi dapat ditujukan kepada lebih dari satu Bagian/Unit Kerja, apabila Direktur Bidang menganggap perlu dilakukannya tindaklanjut yang melibatkan lebih dari satu Bagian/Unit Kerja. Disposisi harus disertai dengan tanggal pemberian disposisi, dan diparaf oleh Direktur Bidang yang bersangkutan. Direktur Utama dapat memberikan disposisi penyelesaian tindaklanjut surat masuk kepada Direktur Bidang, atau langsung kepada Bagian/Unit Kerja yang bersangkutan. 5) Distribusi dan Penggandaan Surat Masuk Surat yang telah mendapatkan disposisi kembali diserahkan kepada petugas Sekretariat, untuk selanjutnya didistribusikan kepada masing-masing Bagian/Unit Kerja, sesuai dengan disposisi Direktur Bidang. Distribusi surat harus dilakukan dengan mencatat tanggal penyerahan kepada masing-masing Bagian/Unit Kerja, pada kolom ”Tanggal Penyerahan” didalam Buku Agenda Surat masuk.

24

Dalam hal diperlukan, sesuai dengan disposisi yang ada, surat masuk dapat didistribusikan kepada lebih dari satu Bagian/Unit Kerja, surat dapat diperbanyak atau digandakan, dengan membuat fotocopy, yang harus dilakukan oleh petugas Sekretariat. Penyerahan surat atau fotocopy surat kepada Bagian atau Unit Kerja harus dilakukan dengan tanda terima yang ditandatangani oleh Manajer Bagian/Unit Kerja. 6) Tindak lanjut Terhadap Surat Masuk Dengan penyerahan surat masuk kepada Bagian/Unit Kerja yang bersangkutan, tindaklanjut dan penyelesaian surat menjadi tanggungjawab dari Bagian/Unit Kerja yang bersangkutan, dengan kordinasi pelaksanaan oleh Manajer Bagian/Unit Kerja, dibawah supervisi Direktur Bidang. Manajer Bagian/Unit Kerja harus menetapkan prioritas penyelesaian surat masuk sesuai dengan urgensinya bagi kepentingan Dana Pensiun. 7) Penyimpanan Dokumen Surat Masuk Sejak dari penyerahan kepada Bagian/Unit Kerja, penyimpanan surat masuk sebagai dokumen Dana Pensiun menjadi tanggungjawab Bagian/Unit Kerja yang bersangkutan. Masing-masing Bagian/Unit Kerja harus memelihara dan memperhatikan keamanan dokumen surat masuk secara tertib, sesuai dengan ketentuan yang ada dalam Pedoman/Kebijakan Kearsipan. Petugas Sekretariat tidak menyimpan dokumen surat masuk, kecuali untuk suratsurat masuk yang penyelesaian tindaklanjutnya dilakukan oleh Pengurus atau Direktur Bidang. Dalam hal seperti itu, Petugas Sekretariat melakukan penyimpanan dokumen surat masuk dalam kedudukan sebagai Sekretaris Direksi. 2. Proses Pengelolaan Surat Keluar Pengelolaan Surat Keluar dilakukan melalui tahap-tahap : 1) Pembuatan Draft/Konsep Surat Keluar Proses Pengelolaan Surat Keluar dimulai dengan pembuatan draft/konsrp surat oleh Bagian/Unit Kerja yang bersangkutan. Dana Pensiun memperlakukan draft/konsep surat keluar sebagai surat yang sudah selesai dibuat, namun belum diketik/dicetak menggunakan format dan kertas surat yang resmi, dan belum ditandatangani. 25

Oleh karena itu, draft/konsep surat harus dibuat secara lengkap, dalam arti telah mencantumkan nama dan alamat penerima, perihal surat, isi (redaksi) surat secara lengkap, jumlah lampiran dan nama dan alamat penerima tembusan surat, dan nama/jabatan penandatangan surat, sesuai dengan kewenangan yang ditetapkan. Dalam hal terdapat dokumen/berkas yang dilampirkan, harus disebutkan rincian singkat tentang dokumen/berkas tersebut didalam isis surat, dan pada bagian bawah surat dicantumkan jumlah dikumen/berkas tersebut. Draft/konsep surat dibuat dengan ditulis tangan, atau menggunakan perangkat word processor komputer dan dicetak dalam format ”draft”. Draft/konsep surat yang telah selesai dibuat harus diteliti kebenarannya oleh Manajer Bagian/Unit Kerja yang bersangkutan atau pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatannya. Perubahan, pembetulan, atau tambahan dapat dicantumkan atau dituliskan oleh pemerikasa diatas draft/konsep surat. Dalam hal diperlukan karena banyaknya perubahan, pembetulan atau tambahan, draft/konsep surat harus dibuat ulang. Persetujuan akhir atas draft/konsep surat dinyatakan dengan membubuhkan paraf pemeriksa dengan mencantumkan tanggal persetujuan. 2) Pencatatan Surat Keluar Draft/konsep surat keluar yang telah selesai dibuat dan telah diparaf oleh pejabat yang bertanggungjawab, serta siap untuk diketik/dicetak, harus segera dicatat (diagenda) oleh petugas Sekretariat, kedalam buku Register/Agenda Surat Keluar yang khusus dibuat untuk keperluan tersebut. Pencatatan surat dilakukan dengan mengisi secara lengkap kolom dalam buku Agenda, yang terdiri dari : 

Tanggal/Bulan/Tahun Surat



Nama Penerima Surat



Alamat Penerima Surat



Nomer Surat Keluar



Perihal Surat



Sandi Bagian/Unit Kerja Asal Surat.

Tanggal/Bulan/Tahun Surat dan Nomer Surat Keluar serta Sandi Bagian/Unit Kerja yang ditetapkan dan diberikan oleh petugas Sekretariat menurut urutan pencatatan didalam Buku Agenda, ditulis/dicantumkan diatas drfat/konsep surat, dan diparaf oleh petugas Sekretariat. 26

Tanggal/Bulan/Tahun Surat dan Nomer Surat tersebut diperlukan untuk dicantumkan pada saat pengetikan atau pencetakan surat. 3) Penyelesaian Akhir Surat Keluar Draft/konsep surat yang telah melalui proses pencatatan oleh petugas Sekretariat, segera dikembalikan kepada Bagain/Unit Kerja yang bersangkutan, untuk mendapatkan penyelesaian akhir, sampai pada tahat siap untuk dikirimkan. 

Pengetikan/pencetakan Surat Pengetikan/pencetakan surat dilakukan berdasarkan draft/konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan. Pada prinsipnya pengetikan surat harus dilakukan dengan menggunakan perangkat komputer/word processor dan dicetak menggunakan printer yang ditetapkan untuk keperluan tersebut. Namun dalam keadaan yang mendesak, atau karena format tertentu yang tidak memungkinkan, pengetikan surat dapat dilakukan dengan menggunakan mesin ketik. Pengetikan/pencetakan surat harus dilakukan secara lengkap, dalam arti bahwa semua isi surat harus diketik/dicetak sekaligus, menggunakan format dan kertas surat yang sudah ditetapkan. Dengan demikian, penampilan surat akan nampak rapi dan teratur, tidak ada lagi bagian-bagian yang harus ditulis tangan, termasuk tanggal, nomer surat, nama dan alamat penrima.



Penomoran Surat Keluar Penomoran surat dan pencantuman tanggal surat dilakukan sekaligus pada saat pengetikan/pencetakan surat keluar, sesuai dengan nomor urut, sandi, dan tanggal/bulan/tahun yang dicatat di Buku Agenda, yang telah diberikan oleh petugas Sekretariat. Penomoran surat dilakukan dalam format : XXXX/SANDI/BL/THUN XXXX

: Empat angka Nomer Urut Surat Keluar : 0001 sampai dengan 9999

SANDI : Sesuai dengan Sandi Pengenal Surat bagi Unit Kerja yang mengeluarkan Surat BL

: Dua angka bulan pengeluaran Surat : 01 sampai 12

THUN

: Empat angka Tahun pengeluaran Surat

Contoh : No. 0378/AKU/08/2007 adalah nomer surat keluar yang berasal dari Bagian Akuntansi, pada bulan Agustus 2007.

27

Surat tersebut merupakan surat dengan urutan ke 378 dari seluruh surat yang dikeluarkan/dikirimkan oleh Dana Pensiun selama tahun 2007. 

Kelengkapan Surat Keluar Surat Keluar harus dibuat secara lengkap, dalam jumlah lembar yang cukup, dan dengan semua lampiran seperti yang disebutkan didalam surat. Jumlah lembar surat terdiri dari asli surat untuk penerima (alamat) surat, ditambah dengan jumlah tindasan surat sesuai dengan jumlah nama dan alamat pihak yang dikirim tindasan yang tercantum didalam surat, dan lembar untuk Arsip surat yang harus disimpan oleh Dana Pensiun. Sedangkan kelengkapan lampiran surat harus sesuai dengan jumlah dan rincian yang disebutkan didalam surat. Dalam hal tertentu, pengiriman tindasan surat hanya dimaksudkan sebagai pemberitahuan bagi pihak-pihak tertentu yang disebutkan, dan tidak dilampiri dengan lampiran. Hal tersebut harus disebutkan didalam surat, berupa catatan ”Tanpa lampiran” pada nama dan alamat yang bersangkutan.



Pemeriksaan Surat Kebenaran dan kelengkapan surat keluar harus benar-benar dapat diyakini, sebelum surat keluar tersebut layak disebut sebagai saluran komunikasi oleh Dana Pensiun. Kepentingan dan nama baik Dana Pensiun sangat tergantung antara lain kepada kualitas dan intensitas serta efektifitas melakukan komunikasi yang dilakukan dengan pengelolaan surat menyurat. Kebenaran serta kelengkapan dari surat yang keluar harus diteliti dan diperiksa oleh Manajer Bagain/Unit Kerja yang bersangkutan, atau oleh Direktur Bidang/Pengurus. Selesainya pemeriksaan dan persetujuan pemeriksa atas surat keluar dinyatakan dengan membubuhkan paraf pada sisi bagian dimana surat itu harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.



Penandatanganan Surat Keluar Dengan dicantumkannya paraf dari pejabar pemeriksa, berarti bahwa kebenaran dan kelengkapan surat telah diyakini, dan surat tersebut telah siap untuk ditandatangani.

28

Penendatanganan surat memiliki arti bahwa surat yang bersangkutan secara resmi telah menjadi sarana komunikasi atas nama Dana Pensiun, dan dapat segera dinyatakan kepada pihak eksternal, dalam bentuk pengiriman surat kepada semua pihak yang disebutkan dalam surat. Penandatanganan surat dilakukan sesuai dengan tatacara dan jenjang kewenangan sebagai berikut : 

Surat keluar harus ditandatangani oleh 2 (dua) orang.



Surat keluar dengan klasifikasi Rahasia ditandatangani oleh Direktur Utama



Kedua tandatangan dibubuhkan sejajar menyamping, pejabat penandatangan dengan tingkat jabatan yang lebih tinggi surat pada sebelah kiri.



Nama dan jabatan penandatangan surat dicantumkan dibawah tandatangan Penetapan pejabat yang menandatangani surat keluar ditentukan secara kasus per kasus sesuai dengan tingkat urgensinya untuk setiap surat, dengan berpedoman kepada acuan dasar sebagai berikut : o Surat keluar atas nama Pengurus : ditandatangani oleh Direktur Utama dan seorang Direktur Bidang, atau oleh 2 (dua) orang Direktur Bidang. o Surat keluar atas nama Bidang ditandatangani oleh Direktur Bidang yang bersangkutan pada sebelah kiri, dan seorang Direktur Bidang lainnya. o Surat keluar atas nama Bagian atau Unit Kerja yang setingkat ditandatangani oleh Direktur Bidang yang membidangi pada sisi sebelah kiri, dan Manajer Bagian/Unit Kerja yang bersangkutan o Surat keluar atas nama Bagian atau Unit Kerja yang setingkat yang bersifat rutin dapat ditandatangani oleh Manajer Bagian/Unit Kerja yang bersangkutan pada sisi sebelah kiri, dan Manajer Bagian/Unit Kerja lainnya, atau Pejabat dibawah Manajer Bidang/Unit Kerja yang bersangkutan (Asisten Manajer/Kepala Seksi) yang ditunjuk.

3) Sampul dan Alamat Surat Keluar Surat keluar yang telah ditandatangani secara lengkap harus segera diserahkan kembali kepada petugas Sekretrariat, untuk diberkas kedalam sampul/amplop dan diberi alamat. Penggunaan sampul surat sesuai dengan format standar yang telah ditetapkan. Alamat surat harus ditulis secara lengkap sesuai dengan kelaziman dalam surat menyurat dan sesuai dengan yang tercantum didalam surat serta yang semula sudah tercatat pada Buku Agenda Surat Keluar. 29

Petugas Sekretariat harus dapat meyakini kebenaran penulisan nama dan alamat penerima surat, sehingga tidak terdapat keragu-raguan, bahwa surat tidak akan dapat disampaikan kepada pihak yang bersangkutan. 4) Pengiriman Surat Keluar Sampul surat yang sudah ditutup segera dikirimkan kepada alamat penerima surat. Pengiriman surat dilakukan dengan cara : 

Penyerahan langsung



Melalui Pos



Melalui Perusahaan Jasa Kurir

Penyerahan surat keluar oleh petugas Sekretariat kepada siapapun kuga untuk dikirimkan kepada alamat penerima surat, harus dilakukan dengan pembuatan lembar Tanda terima, yang harus ditandatangani. Tanggal pengiriman (penyerahan oleh petugas Sekretariat) dan cara pengiriman harus dicatat didalam Buku Agenda Surat Keluar, pada kolom yang disediakan. 5) Penyimpanan Arsip Surat Bersamaan dengan pengiriman surat, lembar arsip surat keluar diserahkan oleh petugas Sekretariat kepada Pengurus/Direktur Bidang, atau Manajer Bagian/Unit Kerja, sesuai dengan tingkatan dari atas nama siapa surat tersebut dibuat dan dikirimkan. Penyerahan lembar arsip surat disertai dengan draft/konsep surat yang sejak awal selalu menyertai berkas surat yang bersangkutan, dan dilakukan dengan tanda terima. Pengurus/Direktur Bidang/Manajer Bagian/Unit Kerja bertanggungjawab atas penyimpanan lembar arsip surat, sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dan ditetapkan didalam Pedoman/Kebijakan Sistim Kearsipan.. IX. FORMAT, KERTAS SURAT DAN SAMPUL SURAT Sebagai sarana komunikasi yang mewakili dan membawa nama Dana Pensiun, Surat Keluar dari Dana Pensiun harus dibuat dengan penggunaan bentuk standar format surat, ukuran dan bentuk format kertas surat, dan bentuk serta ukuran dan format sampul tertentu. Pada kertas dan sampul surat yang digunakan tertera logo dan identitas Dana Pensiun yang resmi. Dengan penggunaan kertas dan sampul tertentu, penerima surat akan segera mengenal dan mengetahui, bahwa surat yang diterimanya berasal dari Dana Pensiun. 30

Demikian pula pada saat surat tersebut dibuka, akan segera dapat dikenali dan diyakini, bahwa surat tersebut berasal dan mewakili Dana Pensiun. Dengan demikian, diharapkan penerima tidak akan merasa ragu-ragu, dan akan dengan segera dapat membaca dan menindaklanjuti surat yang diterimanya dari Dana Pensiun. Penggunaan bentuk format surat dan kertas dan sampul tertentu juga dimasudkan untuk mempercepat proses pembuatan dan penyiapan serta pengiriman dan penyimpanan arsip surat, karena ukuran kertas dan sampul dengan standar tertentu, akan memudahkan dan mempercepat pengetikan, penandatanganan, pelipatan, dan proses penyelesaian yang lain, yang juga akan menjadi standar dan seragam. Disamping itu, penggunaan kertas dan sampul surat tertentu juga dimaksudkan sebagai salah satu cara pencegahan dari adanya surat atau sarana komunikasi yang dibuat dengan tidak bertanggungjawab oleh pihak lain. Kertas dan sampul yang digunakan Dana Pensiun selalu mencantumkan logo DP ABCD pada sisi kiri atas, yang sekaligus juga menjadi Kepala/Kop Surat. Standar bentuk dan format surat, format kertas dan sampul surat secara rinci ditetapkan didalam Pedoman Operasionil Surat Menyurat. X. SURAT DENGAN KLASIFIKASI RAHASIA Pada prinsipnya, pengelolaan surat menyurat dengan klasifikasi Rahasia menjadi tanggungjawab Pengurus, dalam hal ini Direktur Utama. Namun demikian, Direktur Utama dapat menugaskan Direktur Bidang yang membidangi Bagian Umum atau Salah seorang Direktur Bidang lainnya, untuk mengelola Surat Menyurat berklasifikasi Rahasia, atas nama Pengurus. Proses pengelolaan surat menyurat dengan klasifikasi Rahasia pada prinsipnya sama dengan proses pengelolaan surat biasa, tetapi hanya melibatkan Pengurus atau Pejabat tertentu yang menurut pertimbangan dan penetapan Pengurus ditugaskan secara khusus. Surat masuk yang pada sampulnya menyebutkan klasifikasi Rahasia, harus diserahkan langsung kepada Direktur Utama atau Direktur Bidang yang ditugaskan, yang harus melakukan pencatatan dan proses lainnya seperti halnya yang dilakukan oleh petugas Sekretariat untuk pengelolaan surat-surat biasa. Demikian pula halnya dengan Surat Keluar berklasifikasi Rahasia, semua proses yang dilakukan oleh petugas Sekretariat untuk surat biasa, dilaksanakan oleh Direktur Bidang yang ditugaskan. Keterlibatan Pejabat lain diluar Direktur Bidang hanya pada pembuatan draft/konsep surat, 31

yang harus dilakukan berdasarkan penugasan khusus oleh Pengurus. Penomoran surat berklasifikasi Rahasia dilakukan dengan format yang sama dengan surat biasa, dengan menambahkan huruf “R” didepan : R-XXXX/SANDI/BL/THUN Format dan kertas surat serta sampul surat yang digunakan untuk surat keluar berklasifikasi Rahasia juga sama dengan surat keluar biasa, namun dengan mencantumkan kata : “RAHASIA” dibawah lajur “Perihal” pada surat, dan disudut kiri bawah sampul surat. Buku Agenda dan Arsip surat berklasifikasi Rahasia dikelola oleh Direktur Utama atau Direkstur Bidang yang ditugaskan. XI. PENGGUNAAN SARANA FAKSIMILI Media faksimili (fax) untuk surat menyurat secara teknis pada hakekatnya hanya merupakan media pengiriman gambar atau copy surat, bukan merupakan pengiriman surat atau berita itu sendiri. Keseluruhan isi Faksimili tidak dapat diyakini kebenarannya sebagai sebuah dokumen atau surat, karena tidak memiliki authentifikasi dari pengirim yang sebenarnya. Tandatangan yang ada dan terkirim melalui faksimili hanya merupakan gambar atau copy dari tandatangan, bukan sebagaimana tandatangan yang dibubuhkan secara langsung oleh penandatangan. Dengan demikian tandatangan pada dokumen faksimili sebenarnya dapat diambil atau dicopy dari surat atau dokumen lain. Demikian pula isi dari dokumen faksimili, tidak dapat diyakini kebenarannya, sebagaimana sebuah dokumen foto copy, yang dapat dirubah dari dokumen aslinya, sebelum Faksimili dikirimkan. Sehubungan dengan itu, Dana Pensiun menetapkan kebijakan, bahwa penggunaan media Faksimili baik untuk keluar (faksimili yang dikirim), maupun masuk (faksimili yang diterima), tidak diartikan dan tidak diperlakukan sama dengan pengiriman dan penerimaan surat atau dokumen yang sesungguhnya (asli). Pengiriman dan penerimaan faksimili hanya digunakan dan diperlakukan sebagai sebuah pemberitahuan awal tentang pengiriman atau penerimaan surat atau dokumen yang sebenarnya, karena media faksimili yang menggunakan sarana komunikasi sambungan telepon, dapat berlangsung lebih cepat dari pengiriman surat. Dengan demikian, pengiriman (copy) surat melalui Faksimili hanya dimaksudkan, agar penerima mengetahui, bahwa surat sebenarnya sedang/telah dikirim, dan dengan demikian dapat melakukan persiapan dan/atau rencana tindaklanjut yang dianggap perlu dilakukan. Tindaklanjut dan reaksi terhadap surat itu sendiri akan dilakukan secara resmi, setelah surat 32

yang sebenarnya telah diterima. XII. PENGGUNAAN SURAT ELEKTRONIK (E-MAIL) DAN PESAN SINGKAT (SMS) Secara umum, belum ada ketentuan atau peraturan perundang-undangan yang mengatur penggunaan Surat Elektronik (Email) melelui media Internet (komputer) dan Pesan Singkat (Short Message Service/SMS) melalui komunikasi telepon selular. Namun demikian, kedua sarana tersebut dapat dikategorikan sebagai sarana komunikasi yang “terbuka” atau “open”, dalam arti bahwa siapapun dapat mengirimkan berita atau melakukan komunikasi kepada siapapun juga. Disamping itu, penggunaan Internet sebagai sarana penyampaian surat electronik juga memeungkinkan timbulnya risiko berupa spam atau virus computer yang dapat membahayakan perangkat Sistim Teknologi Informasi Dana Pensiun. Sehubungan dengan itu, Dana Pensiun menetapkan dan menerapkan Kebijakan untuk membatasi penggunaan surat elektronik dan Short Message Service, baik untuk surat masuk maupun surat keluar. Pengiriman surat elektronik dan Short Message Service (SMS) hanya digunakan untuk komunikasi dengan pihak-pihak yang sebelumnya telah mendapatkan persetujuan dari Pengurus, dengan tatacara dan prosedur pengelolaan yang akan ditetapkan tersendiri, setelah Pengurus menetapkan persetujuannya. XIII. KEWENANGAN DAN TANGGUNGJAWAB Mengingat pentingnya arti Surat Menyurat bagi kelangsungan dan kelancaran serta keamanan pengelolaan Dana Pensiun, dan sasaran serta cakupan penerapannya yang menyeluruh, meliputi semua bidang dan semua jenjang organisasi, berbagai pihak memiliki wewenang dan bertanggungjawab sesuai posisi dan kewenangannya, dalam penetapan dan penerapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini,

dan/atau dalam

pelaksanaan tindakan dan kegiatan pengambilan keputusan. 1. Pengurus 

Bertanggungjawab secara menyeluruh terhadap penyusunan dan penetapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat. Dalam pelaksanaannya, Pengurus menunjuk Direktur Bidang Umum untuk bertindak atas nama Pengurus sebagai penanggungjawab dalam semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan Surat Menyurat di Dana Pensiun, baik yang berkaitan dengan 33

penetapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat dan Pedoman Operasionalnya, maupun yang berkaitan dengan penerapan dan pelaksanaannya. 

Pengurus juga merupakan Organ Dana Pensiun yang bertindak dan memiliki wewenang pada jenjang tertinggi sebagai penandatangan Surat Menyurat. Dalam kedudukannya sebagai penandatangan Surat Menyurat, Pengurus harus selalu mendasarkan setiap penandatangan Surat Menyurat kepada ketentuan-ketentuan yang diatur dan ditetapkan didalam Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini,

2. Direktur Bidang Umum 

Dalam kedudukannya sebagai penanggungjawab (atas nama Pengurus) terhadap pelaksanaan semua kegiatan yang berkaitan dengan Surat Menyurat, Direktur Bidang Umum berkordinasi dengan semua Direktur Bidang.



Dalam kedudukan seperti diatas, Direktur Bidang Umum juga melakukan evaluasi terhadap Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat dari waktu kewaktu, guna memastikan bahwa Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat tersebut masih tetap relevan dan sesuai dengan perkembangan yang terjadi.



Direktur Bidang Umum memonitor dan melakukan evaluasi atas pelaksanaan pengelolaan Surat Menyurat, untuk mendapatkan penilaian, apakah pengelolaan Surat Menyurat Dana Pensiun telah dilaksanakan dengan baik, sesuai dengan ketentuan dalam Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini.



Mengingat kedudukannya sebagai pelaksana penanggungjawab atas nama Pengurus, Direktur Bidang Umum harus meneruskan/melaporkan semua kegiatan yang berkaitan dengan penetapan dan penerapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini kepada Pengurus.



Sebagai seorang Direktur Bidang, Direktur Bidang Umum juga memiliki wewenang sebagai penandatangan surat dan pengelola Surat Menyurat. Sebagaimana penandatangan surat dan pengelola Surat Menyurat lainnya, Direktur Bidang Umum harus selalu melaksanakan kegiatan pengelolaan Surat Menyurat dengan berpedoman pada Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini.

3. Direktur Bidang 

Bertanggungjawab sebagai kordinator dalam penerapan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat pada Bagian dan Unit Kerja yang dibidanginya, termasuk melakukan evaluasi dan kajian kemungkinan diperlukannya revisi terhadap Pedoman/ Kebijakan tersebut serta Pedoman Operasionilnya. Dalam kedudukannya tersebut, masing-masing Direktur Bidang wajib : 34

o Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan dan penerapan semua kebijakan dalam Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat beserta semua Prosedur serta Pedoman Operasionil dalam pengelolaan Surat Menyurat yang berkaitan dengan bidangnya, disamping selalu mengawasi dan mengevaluasi penerapan semua Pedoman/Kebijakan untuk kegiatan yang ada pada bidangnya, yang pada dasarnya juga harus memperhatikan batasan-batasan yang digariskan dalam Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat. o Melakukan review dan revisi serta penyesuaian serta penyempurnaan butir-butir dalam Pedoman/Kebijakan, Prosedur dan Pedoman Operasionil untuk kegiatan yang ada pada masing – masing bidang, sesuai dengan kaidah – kaidah dalam Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat. o Memberikan masukan kepada Pengurus (melalui Direktur Bidang Umum) bahan dan informasi yang dinilai perlu untuk digunakan dalam perbaikan dan penyempurnaan

Pedoman/Kebijakan

Surat

Menyurat

dan

Pedoman

Operasionilnya. 

Bertanggungjawab sebagai kordinator dalam semua pengelolaan Surat Menyurat yang dilakukan oleh semua jajaran yang ada pada semua Bagian dan Unit Kerja yang menjadi bidangnya. Dalam kedudukan tersebut Direktur Bidang harus memastikan. bahwa pengelolaan Surat Menyurat di semua Bagian dan Unit Kerja yang dibidanginya selalu diselenggarakan dengan baik, sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat.



Direktur Bidang juga memiliki wewenang sebagai penandatangan surat dan pengelola Surat Menyurat. Sebagaimana penandatangan surat dan pengelola Surat Menyurat lainnya, Direktur Bidang Umum harus selalu melaksanakan kegiatan pengelolaan Surat Menyurat dengan berpedoman pada Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini.

4. Manajer/Kepala Satuan Pengawasan Intern (SPI) Manajer Satuan Pengawasan Intern bertanggung jawab untuk mengadministrasikan dokumen Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini. Apabila terjadi ketidak-laziman eksternal atau internal yang dinilai/dianggap dapat berdampak terhadap pedoman-pedoman ini, Manajer Satuan Pengawasan Intern bertanggung jawab untuk menyajikan hal-hal tersebut untuk mendapat perhatian Direktur Utama. Lebih lanjut, Manajer Satuan Pengawasan Intern juga : 35



Bertanggung jawab untuk melaksanakan audit intern secara keseluruhan dan berkesinambungan (terus menerus) terhadap kepatuhan penerapan Pedoman/ Kebijakan Surat Menyurat dalam pelaksanaan seluruh bidang kegiatan operasional.



Melakukan review dan evaluasi terhadap kecukupan dan kelengkapan prinsip-prinsip dan ketentuan yang digariskan dalam Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat yang kemudian diatur dan ditetapkan didalam Pedoman Operasionil, sebagai bagian dari review secara menyeluruh terhadap tingkat kecukupan serta kelengkapan semua Pedoman Kebijakan dan Pedoman Operasionil.



Kegiatan audit intern dan evaluasi kecukupan Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat tersebut dilakukan bersamaan dengan audit intern atas pelaksanaan semua kegiatan setiap Bidang.



Menyampaikan hasil temuan audit kepada Direktur Utama, dengan tembusan kepada Direktur Bidang Umum dan Direktur Bidang yang bersangkutan.



Menyampaikan usul atau pertimbangan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan hasil audit, sebagai pertimbangan bagi Direktur Utama/Direktur Bidang dan jajarannya.



Melakukan kordinasi dengan para Manajer Bagian lainnya dalam kegiatan pengelolaan Surat Menyurat, terutama Manajer Bagian Umum.



Manajer Satuan Pengawasan Intern juga memiliki wewenang sebagai penandatangan surat dan pengelola Surat Menyurat. Sebagaimana penandatangan surat dan pengelola Surat Menyurat lainnya, Manajer Satuan Pengawasan Intern harus selalu melaksanakan kegiatan pengelolaan Surat Menyurat dengan berpedoman pada Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini.

5. Manajer Bagian Umum 

Melakukan kordinasi dan melakukan evaluasi terhadap penerapan Pedoman/ Kebijakan Surat Menyurat Dana Pensiun secara keseluruhan, dan supervisi terhadap pelaksanaan semua pengelolaan Surat Menyurat di Bagiannya, dengan selalu memperhatikan batasan-batasan yang digariskan dalam Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat



Mencatat dan melaporkan kepada Direktur Bidang Umum, hal-hal yang berkaitan terjadinya kelainan dan penyimpangan dalam pengelolaan Surat Menyurat di Dana Pensiun, dan memberikan pertimbangan perbaikan/penyelesaiannya.



Memberikan dukungan dan kerjasama kepada Manajer Satuan Pengawasan Internal dalam pelaksanaan audit dan monitoring serta evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan di Bagiannya, dan kepatuhan terhadap Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat dan 36

Pedoman Operasionilnya. 

Bertanggung jawab didalam memberikan dukungan kepada jajaran Satuan Pengawasan Intern untuk menindak-lanjuti hasil pelaksanaan pengawasan, yang berkaitan dengan penerapan dari Pedoman/ Kebijakan Surat Menyurat.



Melakukan kordinasi dengan para Manajer Bagian lainnya dalam kegiatan pengelolaan Surat Menyurat.



Manajer Bagian Umum juga memiliki wewenang sebagai penandatangan surat dan pengelola Surat Menyurat. Sebagaimana penandatangan surat dan pengelola Surat Menyurat lainnya, Manajer Bagian Umum harus selalu melaksanakan kegiatan pengelolaan Surat Menyurat dengan berpedoman pada Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini.

6. Para Manajer Bagian 

Melakukan kordinasi dan supervisi terhadap pelaksanaan semua pengelolaan Surat Menyurat di Bagiannya, dengan selalu memperhatikan batasan-batasan yang digariskan dalam Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat



Mencatat dan melaporkan kepada Direktur Bidang, hal-hal yang berkaitan terjadinya kelainan dan penyimpangan dalam pengelolaan Surat Menyurat di Bagiannya, dan memberikan pertimbangan perbaikan/penyelesaiannya.



Memberikan dukungan dan kerjasama kepada Manajer Satuan Pengawasan Internal dalam pelaksanaan audit dan monitoring serta evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan di Bagiannya, dan kepatuhan terhadap Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat dan Pedoman Operasionilnya.



Bertanggung jawab didalam memberikan dukungan kepada jajaran Satuan Pengawasan Intern untuk menindak-lanjuti hasil pelaksanaan pengawasan, yang berkaitan dengan penerapan dari Pedoman/ Kebijakan Surat Menyurat.



Melakukan kordinasi dengan para Manajer Bagian lainnya dalam kegiatan pengelolaan Surat Menyurat, terutama Manajer Bagian Umum.



Manajer Bagian juga memiliki wewenang sebagai penandatangan surat dan pengelola Surat Menyurat. Sebagaimana penandatangan surat dan pengelola Surat Menyurat lainnya, Manajer Bagian harus selalu melaksanakan kegiatan pengelolaan Surat Menyurat dengan berpedoman pada Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini. XIV. PENUTUP 37

1. Ketentuan dan kaidah – kaidah dalam Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat yang disusun oleh Pengurus dan dinyatakan berlakunya oleh Pendiri ini menjadi dasar dan atau pedoman bagi seluruh jajaran Dana Pensiun dalam bersikap, berpikir dan bertindak melaksanakan tugas dan pekerjaannya. 2. Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini merupakan bagian tak terpisahkan dari Pedoman/Kebijakan Penerapan Tata Kelola Yang Baik yang berlakunya ditetapkan oleh Pendiri. 3. Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini menetapkan Prinsip-Prinsip Pedoman/ Kebijakan dari kegiatan Surat Menyurat yang diterapkan di Dana Pensiun. Perincian pelaksanaan dari Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini lebih lanjut dituangkan dalam bentuk Pedoman/Kebijakan berbagai bidang yang lain dan pedoman dan prosedur operasional yang ditetapkan dalam bentuk Buku Pedoman Operasional (BPO) 4. Sejak berlakunya Pedoman/Kebijakan Surat menyurat ini maka seluruh kebijakan, peraturan

atau

ketentuan

yang

bertentangan

dengan

prinsip-prinsip

dalam

Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini akan diadakan penyesuaian. 5. Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini berlaku sejak penetapan berlakunya Pedoman/Kebijakan Penerapan Tata Kelola Yang Baik oleh Pendiri. 6. Sebelum dinyatakan berlaku, Pedoman/Kebijakan Surat Menyurat ini diberitahukan dan disosialisasikan kepada semua jajaran Dana Pensiun. Jakarta, ………………………….. DANA PENSIUN ABCD PENGURUS (Direktur Utama)

(Direktur)

(Direktur)

38