PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MENYURAT DI BAGIAN TATA ...

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MENYURAT DI BAGIAN TATA USAHA PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

Disusun Oleh : ISWATI D1508040

PROGRAM DIPLOMA TIGA JURUSAN MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2011


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN

Nama

:

Iswati

NIM

:

D1508040

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ Prosedur Pengurusan Surat Menyurat di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Mei 2011 Yang Membuat Pernyataan

ISWATI

commit to user


digilib.uns.ac.id

MOTTO

“TERSENYUM ITU INDAH, BAGI ORANG LAIN ITU ADALAH PERHORMATAN MAKA JAGALAH SLALU SENYUM ITU” ( Penulis )

“ BILA KITA INGIN DIHORMATI MAKA HARUSLAH KITA MENGHORMATI ORANG LAIN TERLEBIH DAHULU” ( Penulis )

“JANGANLAH MENCARI KAWAN YANG MEMBUAT ANDA MERASA NYAMAN, TETAPI CARILAH KAWAN YANG MEMAKSA ANDA UNTUK TERUS BERKEMBANG” ( Thomas J. Watson )

commit to user

Iii

iv


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini ku persembahankan untuk orang-orang yang aku sayangi :

“Kedua orang tuaku yang membesarkanku, mendidik, dan menyayangiku lebih dari segalanya”

“Semua yang telah membantu dan memberikan dorongan dan semangat kepadaku dalam penulisan Tugas Akhir ini”

“Untuk masa depanku dan kehidupanku”

commit to user

Iii

v


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya serta petunjuk-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “Prosedur Pengurusan Surat Menyurat Di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta” dengan baik dan lancar sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar atau derajad Ahli Madya Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Kelancaran penyusunan Laporan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari dukungan, bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak kepada penulis. Maka dari itu, dalam kesempatan ini penulis ingin berterimakasih kepada : 1. Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si selaku Pembimbing Tugas Akhir yang membantu memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. 2. Drs. Sakur, MS selaku Ketua Program Manajemen Administrasi dan Drs. Pramono, S.U selaku pembimbing akademik. 3. Prof. Drs. Pawito, Ph.D selaku dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Imu Politik Univesitas Sebelas Maret. 4. Bapak Tri Fajaryanto dan Haryo Nugroho Broto selaku Kepala dan Wakil Kepala Perum Bulog Sub Divre III Surakarta yang telah memberikan ijin penulis untuk melakukan magang. 5. Bapak M. Soleh, Ibu Sri Lestari, Bapak Surendro, Bapak Ngadino, Bapak Aribowo dan seluruh staf yang lain yang telah memberikan arahan dan bantuan selama melaksanakan magang dan membantu dalam memperoleh data-data yang mendukung Tugas Akhir ini. 6. Kedua orang tuaku yang selama ini menyayangiku dan mendoakanku selalu. 7. Kakak-kakakku tercinta Yustina Hastuti dan MT. Aririn yang mendukung commit to usermeraih cita-citaku. dan mensuport aku untuk terus berjuang

Iii

vi


digilib.uns.ac.id

8. Thomy Hermawan yang senantiasa mengorbankan waktu dan tenaganya untuk menemani aku serta memberikan dukungan dan semangat selama ini. 9. Untuk teman-temanku angkatan 2008 jurusan Manajemen Administrasi, kalian yang terbaik dan tetap semangat meraih cita dan cinta kalian. 10. Sahabat-sahabatku, Dian, Bulan dan Nita semoga persahabatan yang kita jalin ini tidak akan pernah pudar. 11. Untuk semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang selama ini telah banyak membantu, penulis ucapkan terima kasih. Penulis menyadari dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan dan kesalahan. Untuk itu penulis berharap bagi pihak yang berkepentingan untuk memberikan kritik dan saran yang membangun untuk memperbaiki Tugas Akhir ini agar lebih sempurna. Harapan penulis semoga laporan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca.

Surakarta,

Mei 2011

penulis

commit to user

Iii

vii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL..................................................................................... i PERSETUJUAN ........................................................................................... ii PENGESAHAN ............................................................................................ iii MOTTO ........................................................................................................ iv PERSEMBAHAN ......................................................................................... v KATA PENGANTAR .................................................................................. vi DAFTAR ISI ................................................................................................. viii DAFTAR GAMBAR .................................................................................... x DAFTAR TABEL ......................................................................................... xi ABSTRAK .................................................................................................... xii ABSTRACT .................................................................................................. xiii BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................ 1 A. Latar Belakang Masalah .................................................................... 1 B. Perumusan Masalah .......................................................................... 3 C. Tujuan Pengamatan ........................................................................... 3 D. Manfaat Pengamatan ......................................................................... 3 BAB II. TINJAUAN PUSTAKA.................................................................. 5 A. Pengertian Prosedur .......................................................................... 5 B. Surat Menyurat .................................................................................. 8 1. Pengertian Surat .......................................................................... 8 2. Pengertian Surat Menyurat .......................................................... 8 3. Fungsi Surat ................................................................................ 9 4. Macam Surat ............................................................................... 9 C. Pengertian Tata Usaha....................................................................... 15 D. Pengurusan Surat Menyurat .............................................................. 16 1. Pengurusan Surat Masuk ............................................................. 17 2. Pengurusan Surat Keluar ............................................................. 20 E. Prosedur Pengurusan Surat ............................................................... 22 1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk.............................................. 22 commit to user 2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar.............................................. 23

Iii

viii


digilib.uns.ac.id

F. Metode Pengamatan .......................................................................... 25 1. Lokasi Pengamatan ..................................................................... 25 2. Jenis Pengamatan ........................................................................ 25 3. Sumber Data ................................................................................ 25 4. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 26 5. Teknis Analisis Data ................................................................... 26 BAB III.DESKRIPSI LEMBAGA/ INSTANSI ........................................... 28 A. Sejarah Singkat.................................................................................. 28 B. Visi dan Misi Perum BulogSub Divre III Surakarta ......................... 33 C. Tugas dan Fungsi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ................. 33 D. Nilai-Nilai Dasar Perum Bulog ......................................................... 35 E. Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ............... 36 BAB IV. PEMBAHASAN ............................................................................ 46 A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk.................................................... 46 1. Penerimaan Surat ........................................................................ 47 2. Penyortiran Surat ......................................................................... 48 3. Pencatatan Surat .......................................................................... 49 4. Pengarahan Surat ......................................................................... 50 5. Pendistribusian Surat................................................................... 50 6. Penyimpanan Surat...................................................................... 51 B. Prosedur Pengurusan Surat Keluar.................................................... 53 1. Pembuatan Konsep Surat ............................................................ 53 2. Persetujuan Konsep Surat dan Pengetikan .................................. 53 3. Penandatanganan Surat ............................................................... 53 4. Pencatatan/ Pengagendaan Surat ................................................. 54 5. Pengiriman dan Penyimpanan Surat ........................................... 54 BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN ................................................. 56 A. Kesimpulan ....................................................................................... 56 B. Saran .................................................................................................. 57 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user

Iii

ix


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

2.1. Bagan Prosedur Surat Masuk ............................................................... 21 2.2. Bagan Prosedur Surat Keluar ............................................................... 22 3.1

Bagan Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ...... 35

5.1. Bagan Prosedur Pengurusan Surat Masuk ........................................... 51 4.5. Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar ........................................... 55

commit to user Iii

x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

3. 1. Daftar nama pegawai Perum Bulog Sub Divre III Ska ................... 36 3. 2. Daftar nama Gasman Se-Wilayah III Surakarta.............................. 39 4. 1. Contoh Buku Agenda Surat Masuk................................................. 48 4. 2. Buku Intern ( Ekspedisi ) ................................................................ 49 4. 3. Contoh Buku Agenda Surat Keluar................................................. 53 4. 4. Contoh Buku Ekspedisi Keluar ....................................................... 54

commit to user Iii xi


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

Iswati, D1508040, PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MENYURAT DI BAGIAN TATA USAHA PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 57 halaman. Pengurusan surat menyurat dalam suatu kantor adalah hal terpenting karena tanpa surat kegiatan organisasi tidak dapat berjalan atau terhenti aktivitasnya. Pengurusan surat menyurat berbeda dari satu instansi ke instansi yang lain. Untuk itu penulis mengambil judul “ Prosedur Pengurusan Surat Menyurat di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta”. Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur surat menyurat yang berhubungan dengan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar dan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dalam bidang surat menyurat. Dalam melakukan pengamatan penulis menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang bertujuan untuk menggambarkan, memaparkan, menuturkan, dan menganalisis data yang ada secara mendalam. Sumber data dalam pengamatan ini yaitu informan dan dokumen atau arsip untuk mendukung dalam penulisan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi langsung, wawancara atau interview, dokumentasi serta data kepustakaan. Kesimpulan dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta adalah sebagai berikut prosedur pengurusan surat masuk yaitu surat masuk yang telah diterima oleh petugas/ agendaris kemudian disortir, dibuka, dan diteliti kebenarannya dari asal surat dan tujuannya, lalu diagendakan kedalam buku agenda. Setelah diagendakan, surat segera disampaikan kepada pimpinan/ Kepala Subbagian disertai baju surat/ lembar disposisi. Setelah surat didisposisi, surat dikembalikan kepada agendaris untuk ditindaklanjuti. Prosedur pengurusan surat keluar yaitu surat keluar harus dibuat dahulu konsep suratnya oleh masing-masing bagian, kemudian konsep surat tersebut diberi paraf oleh kepala bagian untuk mendapatkan persetujuan. Setelah itu, konsep surat diajukan kepada pimpinan untuk ditandatangani sebagai penanggung jawab atas surat tersebut. Setelah surat ditandatangani maka surat diberikan ke agendaris untuk dicatat pada buku agenda surat keluar untuk diberi nomor sesuai urutan keluarnya surat, distempel, lalu dimasukan ke amplop. Pada amplop dibubuhi alamat tujuan surat kemudian didistribusikan oleh caraka dengan mencatat pada buku ekspedisi. Tidak lupa agendaris juga menyimpan surat keluar sebagai dokumen. commit to user Iii

xii


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT

Iswati, D1508040, CORRESPONDENCE PROCESSING PROCEDURE IN ADMINISTRATION DEPARTEMENT OF PERUM BULOG SUB-DIVRE III SURAKARTA, A Final Assignment, Study Program of Administration Management, Diploma III Program, Faculty of Social and Politic Science, Sebelas Maret University of Surakarta, 2011, 57 pages. Correspondence Processing in an office is the most important because without letters, organizational activities can not be done or halt on its activities. Correspondence processing is different between organizations. Therefore, the author takes the title “ Correspondence Processing Procedure in Administration Departement of Perum Bulog Sub-Divre III Surakarta”. The objective of this Final Assignment is to know how the correspondence procedure related with entering and exiting letters processing procedure and to develop an insignt in correspondency. In holding the observation, the author uses descriptive qualitative observation type, that is the observation aimed to in-depthly describe, expose, suggest, and analyze existing data. Data sources in this observation are informan and document or archive to support the writing. Data collection technique used by direct observation, interview, documentation and literature study. Conclusion from the observation result held by the author in Administration Departement of Perum Bulog Sub-Divre III Surakarta is as the following : processing procedure on entering letters is the entering letter accepted by the officer or agendary then being assorted, opened and checked on the correctness on the originination and designation, then entering to agenda into agenda book. After the agenda, the letters immediately conveyed to the Head/ Chief of Sub-Departement enclosed with the introductory/ disposition sheet. After disposition, the letters are sent back to agendary for follow up. The procedures of exiting letters is the exiting letters must be made first on the concept by each department, then the concept signed by the Head of Departement to obtain approval. Afterwards, the concept submitted to the Head Of Office to be signed as the caretaker in the letters. After signed, then the letters sent to the agendary to be noted in exiting letters agenda book to be numbered according to the order, stamped and entered to an envelope. On the envelope, there is designation addres added then distributed to messenger by write it down in exepedition book. Unforgetably, agendary is also keep the exiting letters as document. commit to user

Iii

xiii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Dengan sistem yang semakin berkembang Perum Bulog terus berusaha meningkatkan kemampuannya untuk dapat mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan. Setiap organisasi pasti mempunyai tujuan, dan dalam pencapaian tujuan itu mau tidak mau ditunjang dari berbagai hal. Salah satunya dalam hal pengurusan surat menyurat yaitu surat masuk maupun surat keluar. Maka dari itu diperlukan pengurusan dan penataan surat menyurat di dalam perusahaan tersebut. Pengurusan surat menyurat dalam suatu kantor adalah hal terpenting. Pengurusan surat menyurat berbeda dari satu instansi ke instansi yang lain. Dalam suatu instansi yang besar pengurusan surat-menyurat dapat dikerjakan secara sentralisasi maupun desentralisasi. Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi, misalnya bagian atau seksi Tata Usaha. Sedangkan desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusan ketingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah. Pada umumnya suatu organisasi menggunakan pengurusan ekspedisi surat menyurat dengan cara sentralisasi atau dipusatkan, karena dapat menghemat penggunaan alat-alat ekspedisi sehingga tidak akan ada duplikasi alat-alat tersebut. Surat itu merupakan urat nadi dari suatu organisasi, apabila kegiatan surat menyurat hilang atau berhenti berarti organisasi tersebut juga ikut berhenti. Surat menyurat bertujuan untuk menyampaikan informasi bagi penerima serta menghubungkan antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Maka dibutuhkan prosedur surat menyurat untuk mengelola surat agar tidak menimbulkan suatu kemacetan, keterlambatan, dan kegagalan commit to user dalam pencapaian tujuan surat. 1

1


digilib.uns.ac.id 2

Dalam mewujudkan kelancaran pengurusan surat menyurat tersebut dapat dilakukan dengan cara membuat suatu prosedur kerja. Prosedur kerja ini dibuat bertujuan supaya mempermudah dan memperlancar kegiatan yang akan dilaksanakan. Seorang kepala atau manajer dituntut untuk dapat membuat suatu prosedur kerja yang harus dilakukan oleh pegawai yang mengurusi bagian surat menyurat dengan melihat dari apa yang harus dikerjakan, waktunya penyelesaiannya kapan, dan alur kegiatannya bagaimana. Pelaksanaan prosedur kerja itu sendiri harus sistematis dan logis, sehingga setiap langkah yang dilakukan oleh pegawai dapat terkoordinasi dengan baik dan lancar tanpa ada hambatan yang berarti. Prosedur kerja terdiri dari tahapan-tahapan yang berkesinambungan, apabila ada tahap yang terlewatkan atau berada diluar dari tahap tersebut maka surat menyurat akan terjadi kegagalan prosedur. Prosedur kerja merupakan

tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan

pelaksanaannya antara bagian satu dengan yang lainnya, dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Oleh karena itu, batas-batas waktu perlu ditetapkan dalam suatu prosedur kerja agar dapat dipastikan bahwa masingmasing tugas maupun hasil akhir dapat dilaksanakan dan tujuan dapat tercapai. Ketepatan waktu pelaksanaan kegiatan tidak menimbulkan penumpukan tugas atau pekerjaan dan pekerjaan atau tugas sudah dapat berjalan dengan teratur sesuai dengan peraturan atau jadwal yang telah ditetapkan. Suatu koordinasi juga diperlukan untuk mendapatkan hasil yang memuaskan. Untuk itu diperlukan juga suatu koordinasi yang baik karena prosedur kerja tidak akan dapat berjalan tanpa adanya koordinasi. Dari uraian diatas peranan terpenting adalah surat menyurat yang dalam pengurusan surat menyurat tersebut diperlukannya suatu penanganan yang baik dan benar maka dari itu penulis menulis Tugas Akhir dengan judul “PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MENYURAT DI BAGIAN TATA USAHA PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA”. commit to user


digilib.uns.ac.id 3

B. Perumusan Masalah Dari uraian tersebut diatas, dengan berbagai tata cara pengurusan surat menyurat maka pokok permasalahan untuk merumuskan masalah yaitu, “Bagaimana Pengurusan Prosedur Surat Menyurat di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta?”

C. Tujuan Pengamatan 1.

Tujuan Operasional a. Untuk mengetahui

dan memahami bagaimana prosedur surat

menyurat di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. b. Untuk menggambarkan secara terperinci melalui magang terhadap pelaksanaan prosedur surat menyurat di Perum Bulog Surakarta. 2.

Tujuan Fungsional Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi semua pihak khususnya bagi penulis, pembaca pada umumnya maupun bagi Perum Bulog Surakarta, baik pengetahuan maupun saran dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan prosedur surat menyurat di perusahaan tersebut, sehingga bisa meningkatkan kualitas kegiatan yang dilakukan.

3.

Tujuan Individual Pengamatan ini bertujuan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi Tugas Akhir untuk memperoleh sebutan memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) dalam bidang Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret.

D. Manfaat Pengamatan Manfaat dari pengamatan ini antara lainnya adalah sebagai berikut : 1. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta untuk meningkatkan kualitas kegiatannya yang sesuai commityang to user dengan perkembangan teknologi semakin maju.


digilib.uns.ac.id 4

2. Memberikan masukan dalam pelaksanaan prosedur kerja di berbagai organisasi secara baik dan benar. 3. Dapat menambah pengetahuan dan memberikan informasi yang jelas kepada penulis lain yang ada hubungannya dengan penulisan masalah ini.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Dalam penulisan ini masalah dimulai dari prosedur yang tepat dan cepat dalam proses pengurusan surat menyurat di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. Prosedur kerja ini dibuat untuk memperlancar setiap pekerjaan yang dilaksanakan oleh perusahaan tersebut. E. Pengertian Prosedur Pengertian prosedur dalam Ensiklopedia Administrasi adalah sebagai berikut: “Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebutuhan. Misalnya prosedur pembuatan surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya, cara mengetiknya pada kertas surat, atau cara menakliknya yang kesemuanya telah pasti. Rangkaian prosedur ini, pada akhirnya akan menjadi suatu sistem.” ( Pariata Westra, S.H. dan Drs. Ibnu Syamsi, 1989 : 352). Sedangkan dalam bukunya Ig. Wursanto ( 1991 : 20 ), pengertian prosedur adalah : “Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai penyimpanan arsip yang antara lain meliputi : memisahkan (segregating), meneliti (examining), memadukan (assembling), mengklasifikasikan (classification), mengindeks (indexing), mempersiapkan tunjuk silang (cross reference), menyusun dan mem-file”. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi Ketiga ( 2007 : 899 ) menyatakan prosedur adalah : 1. Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan aktivitas. 2. Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu problem. commit to user


digilib.uns.ac.id 6

Sedangkan menurut Moekijat dalam bukunya Ida Nuraida ( 2008 : 35 ) menyatakan prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkahlangkah ( atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan ), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya dan siapa yang melakukannya. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan : 1. Metode-metode yang dibutuhkan untk menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang. 2. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. 3. Pedoman untuk bertindak. Menurut Moekijat (1995: 106), metode menunjukkan cara pelaksanaan pekerjaan dari suatu tugas yang terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang bersifat tulis-menulis oleh seorang pegawai. Dengan demikian serangkaian metode yang disatukan akan membentuk suatu prosedur. Moekijat juga berpendapat dalam Kamus Manajemen (1984 : 475), Prosedur adalah “ Serangkaian daripada tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan”. Urutan kronologis ( waktu ) daripada tugastugas ini merupakan cirri daripada setiap prosedur, biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus diselesaikan. Proses-proses menggambarkan cara atau metode dengan mana pekerjaan yang diselesaikan. Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu kepada tugastugas dan menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas demikian dalam kebijaksanaan-kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. commit to user


digilib.uns.ac.id 7

Pendapat lain dikemukakan oleh Norman H. Barish dalam buku yang telah diterjemahkan oleh Prof. Drs. S. Pamudji, MPA. ( 1981 : 5 ), menurutnya prosedur adalah “Instruksi-instruksi tertulis dan lisan yang memberi sangsi legal pada suatu system. Prosedur merupakan naskah resmi lazimnya tertulis dan dibagankan, yang menentukan dan mengambarkan keseluruhan pekerjaan yang merupakan suatu sistem.” Secara terperinci beberapa manfaat yang diperoleh dari analisa sistem dan prosedur ialah : 1.

Memperpendek jangka waktu pekerjaan yang dapat mempercepat saat penyerahan;

2.

Menekan barang-barang inventaris;

3.

Mengurangi kesalahan-kesalahan dalam memperhitungkan beaya-beaya dan saat penyerahan.

4.

Menghilangkan fungsi-fungsi dan aktivitas-aktivitas yang tidak perlu.

5.

Mempercepat perputaran modal kerja dan mengurangi kebutuhan akan modal kerja tersebut.

6.

Memperbesar keluwesan kerja mempercepat pelaksanaan keputusankeputusan pucuk pimpinan (top management);

7.

Menghilangkan ketidak-cocokan sistem dan pekerjaan yang bertemu pada maksud-maksud yang bersilang.

8.

Meningkatkan efektivitas pengawasan dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk membetulkan kesalahan-kesalahan, menggarap keluhankeluhan dan mengambil tindakan-tindakan disiplin. Waktu untuk membaca laporan-laporan/ keterangan-keterangan yang tidak perlu dapat dihilangkan waktu yang disediakan untuk memperoleh keterangan-keterangan yang diperlukan dapat dipersingkat.

9.

Memperkuat struktur organisasi perusahaan dengan menyingkapkan dan menyingkirkan praktek-praktek yang melanggar prinsip-prinsip organisasi yang sehat.

10. Mengurangi beaya tata usaha penyelenggaraan koordinasi, kontrol dan to user fungsi-fungsi pelayanan yangcommit diperlukan dalam perusahaan.


digilib.uns.ac.id 8

F. Surat Menyurat 1. Pengertian Surat Berikut adalah beberapa definisi surat yang diambil dalam bukunya Ida Nuraida (2008 : 42 ) yang dikemukakan oleh Moekijat, yaitu: J. Wajong Surat adalah pernyataan atau ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir. S. Hidayat Surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain. Prajudi Atmosudirdjo Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi. Sedangkan sesuai Keputusan Direksi Perum Bulog nomor : Kep123/DIR/04/2004, dikemukan bahwa “ Surat merupakan tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dengan tujuan menyampaikan informasi kepada pihak lain berupa pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, pelaporan, pemikiran, pengesahan, dan sebagainya”. 2. Pengertian Surat Menyurat Surat menyurat sama artinya dengan istilah korespondensi yang berarti suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Korespondensi dalam suatu kantor atau organisasi dibagi menjadi dua, yaitu : a) Korespondensi Eksteren Yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar. commit to user


digilib.uns.ac.id 9

b) Korespondensi Intern Yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang. (sumber:http://veronikacloset.files.wordpress.com/2010/07/korespond ensi-bahasa-indonesia.pdf )

3. Fungsi Surat Secara umum fungsi surat telah tercantum di dalam pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi, secara khusus fungsi surat antara lain : a.

Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

b.

Alat pengingat atau berpikir karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi bila diperlukan.

c.

Pedoman untuk bertindak, seperti surat keputusan atau surat instruksi.

d.

Bukti tertulis yang otentik terutama surat-surat perjanjian.

e.

Dokumen historis ( sejarah ) misalnya surat-surat perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratife.

f.

Alat untuk menjamin keamanan, misalnya surat keterangan jalan.

4. Macam Surat Surat ada berbagai macam atau jenis surat, menurut : a. Fungsinya, surat dibagi menjadi 2 macam, yaitu : 1)

Surat

penting

yaitu

merupakan

dokumen

yang

isinya

mengandung : − Kepentingan yang mengikat − Pemrosesan lebih lanjut − Informasi yang diperlukan dalam jangka waktu lama atau bersifat permanen atau tetap. commit to user


digilib.uns.ac.id 10

− Kemungkinan kerugian tertanggungnya kelancaran atau terganggunya keberhasilan tugas pekerjaan apabila surat tersebut hilang. − Sifat kedinasan. 2)

Surat tidak penting, isinya bersifat : − Tidak mengikat − Tidak memerlukan tindak lanjut atau proses lebih lanjut − Bersifat informasi umum

b. Isinya, surat dibagi menjadi 3 macam, yaitu : 1)

Surat resmi Misal dari surat-surat resmi :

2)



Peraturan



Keputusan



Instruksi



Surat Edaran



Pengumuman



Surat memo dan nota

Surat bisnis, misal dari surat bisnis : 

Surat perintah kerja



Surat tagihan



Surat penawaran



Surat pembelian



Surat izin



Cek (cheque)



Kuitansi



Surat pemintaan

commit to user



3)

Surat pribadi, misal dari surat pribadi : 

Surat lamaran pekerjaan



Surat permohonan yang bersifat pribadi

c. Maksud dan tujuannya surat dibagi menjadi 12 macam yaitu : 1)

Surat pemberitahuan

2)

Surat perjanjian

3)

Surat perintah

4)

Surat peringatan

5)

Surat keterangan

6)

Surat kuasa

7)

Surat pengantar

8)

Catatan

9)

Laporan

10) Risalah 11) Berita acara 12) Naskah serah terima d. Wujudnya surat dibagi menjadi 4, yaitu : 1) Kartu pos Kartu pos adalah surat yang dibuat di atas kartu/ kertas karton, umumya berukuran 1,5x10 cm. Kartu pos digunakan untuk mengirim berita yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia atau dapat dibaca orang lain. 2) Warkat pos Warkat pos merupakan surat terbuka dan tidak beramplop, Wujud warkat pos berupa lipatan-lipatan kertas. Bagian yang tertutup merupakan isi surat dimana pada bagian luar tercantum alamat surat dan alamat pengirimnya. Jenis surat ini cukup terjamin kerahasiaannya dan pengirim tidak perlu menyediakan amplop serta biaya pengiriman yang relative lebih murah. commit to user



3) E-mail E-mail atau Electronic mail merupakan wahana untuk mengakses informasi yang memungkinkan seorang individu mengirimkan pesannya langsung ke individu lain dalam waktu yang cepat. Fasilitas ini digunakan untuk berkirim surat atau berita dengan orang lain, tanpa mengenal batas, waktu, ruang, bahkan birokrasi. 4) Faksimili e.

Jaminan dan keamanan isinya dibagi menjadi 4, yaitu : 1)

Surat sangat rahasia ( SR ) Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen yang erat hubungannya dengan keamanan Negara. Surat ini ditandai dengan kata SANGAT RAHASIA.

2)

Surat rahasia ( R ) Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain kecuali orang yang dimaksud dalam surat itu. Surat ini biasanya ditandai dengan kata RAHASIA atau R.

3)

Surat Konfidensial/ terbatas ( T ) Dokumen / data yang dianggap perlu untuk diketahui oleh Pengurus-pengurus tertentu saja dan bila pelaksanaannya sudah berjalan maka nilai keterbatasan / kerahasiaannya sudah tidak berlaku lagi.

4)

Surat Biasa Surat biasa adalah surat bukan rahasia dimana jika isi surat tersebut terbaca oleh organisasi atau pejabat yang bersangkutan, misalnya surat undangan dan surat edaran.

Sebagai media komunikasi tertulis, surat memiliki beberapa keunggulan dibandingkan dengan media komunikasi lainnya, antara lain :  Dapat merekam informasi secara panjang lebar;  Praktis (mudah); commit to user  Dapat menyimpan rahasia;



 Efektif ( informasi dapat langsung sampai ke tujuan);  Ekonomis. Namun, dalam surat juga terdapat beberapa hal yang bisa menjadi kelemahan dan mengganggu proses komunikasi, yaitu : 1. Susunan surat yang ruwet; 2. Kalimat yang tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele; 3. Kata-kata dalam kalimat tidak jelas dan terpotong-potong. 4. Pemakaian istilah-istilah yang tidak tepat; 5. Tata bahasa yang tidak tepat; 6. Pengungkapan gagasan yang tidak sopan atau terlalu memuji, kasar atau terlalu merendah; 7. Pengetikan yang ceroboh, huruf bertumpuk dan kotor. Sehingga kelemahan-kelemahan tersebut menimbulkan akibat diantaranya : a) Berita yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat sampai tujuan. b) Berita yang dikomunikasikan tidak dipahami oleh penerima surat. c) Penerima salah menafsirkan sehingga salah mengambil keputusan. d) Berita tidak ditanggapi sebagaimana mestinya atau bahkan tidak ditanggapi sama sekali. Surat juga mempunyai beragam model atau bentuk. Bentuk-bentuk surat dapat dibedakan menjadi beberapa surat yaitu antara lain : 

Surat biasa



Surat keputusan



Surat Edaran Adalah penjabaran dari peraturan perusahaan ( Surat Keputusan/ Instruksi) yang bersifat petunjuk pelaksanaan teknis dan mengikat banyak orang (pegawai).



Surat Perjanjian Adalah surat kesepakatan mengenai hak dan kewajiban masingmasing pihak yang saling mengikatkan diri dengan membuat perjanjian diatas kertas bermeterai cukup. commit to user





Berita acara Merupakan catatan yang memuat ( tentang ) suatu kegiatan. Kegiatan tersebut berupa serah terima barang, serah terima jabatan pekerjaan dan lain-lain. Macam-macam berita acara : 1.

Berita acara penyerahan barang, merupakan bukti sah pengalihan hak atas suatu barang dari pihak pertama kepada pihak kedua.

2.

Berita acara pelantikan/ sumpah jabatan, merupakan berita acara pengukuhan seseorang untuk sesuatu jabatan yang akan dipangkunya dengan kesaksian orang lain.



Surat perintah



Surat keterangan Merupakan pernyataan dan keterangan dari pejabat tentang keterangan sesuatu hal yang dinyatakan secara tertulis dan dapat dipertanggungjawabkan. Surat keterangan ada 2 macam yaitu : a.

Surat Pernyataan merupakan pernyataan dari seseorang atau pejabat tentang kebenaran sesuatu hal yang dinyatakan secara tertulis dan dapat dipertanggungjawabkan.

b.

Surat Izin merupakan keterangan dari pejabat kepada seseorang bawahan yang berisikan izin untuk melakukan atau menjalankan sesuatu kegiatan dalam batas waktu tertentu.



Pengumuman Merupakan pemberitahuan secara tertulis dari unit kerja atau organisasi mengenai sesuatu hal yang perlu diketahui oleh banyak orang penyampaiannya dapat dilakukan secara tertulis maupun lisan.



Memorandum dan Nota Intern Surat singkat yang berisi pokok-pokok masalah untuk pelaksanaan aktivitas rutin kantor. Surat singkat umumnya dibuat oleh atasan kepada bawahan. commit to user



G. Pengertian Tata Usaha Ig. Wursanto dalam bukunya Durotul Yatimah (2009 : 25) mengemukakan bahwa semua istilah administrarive, administrative work, clerical work, office work mempunyai arti yang sama dengan tata usaha, yaitu aktivitas yang meliputi pencatatan dan tulis-menulis. Hal lain juga dikemukakan oleh The Liang Gie bahwa baik office work maupun fungsi kantor cukup dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah „tata usaha‟, yaitu segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tata usaha menurut The Liang Gie, pada intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan yang berwujud pada enam pola perbuatan, yaitu : 1.

Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang semula belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan apabila diperlukan.

2.

Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan keterangan-keterangan yang diperlukan dengan berbagai peralatan tulis sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3.

Mengolah, yaitu bermcam-macam kegiatan mengerjakan berbagai keterangan dengan maksud agar keterangan disajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4.

Menggandakan, yaitu kegiatan yang memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.

Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6.

Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. Pendapat Prajudi (hal. 23), “Keberesan tata usaha berarti organisasi dan

manajemen dari instansi atau perusahaan yang bersangkutan”, maka tata usaha dipergunakan sebagai cermin atau ukuran manajemen. commit to user



Tata usaha dapat juga didefinisikan sebagai system informasi yang berlangsung melalui berbagai macam kertas ( paper work ) dan diselenggarakan oleh unit organisasi yang disebut kantor ( office ). Sementara itu, dalam Kamus Bahasa Indonesia, Poerwadarminta ( hal. 24) menjelaskan bahwa tata usaha adalah penyelenggaraan urusan tulismenulis (keuangan dan sebagainya) di Perusahaan Negara dan sebagainya. Tata usaha terdapat dalam setiap organisasi, baik organisasi kecil maupun besar dan tentu terjadi hubungan kerja yang disebut dengan hubungan tata usaha, yaitu kontak di antara segenap satuan organisasi yang tidak menyangkut unsur pemerintah, melainkan penyampaian keterangan dalam rangka memberikan pelayanan pada pelaksanaan pekerjaan operatif sesuai dengan pengertian tata usaha sebagai rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan.

H. Pengurusan Surat Menyurat Penanganan surat ( pengurusan surat ) adalah kegiatan menata surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan. Untuk surat keluar, dimulai dari perintah membuat surat sampai surat tersebut dikirim dan tindasannya disimpan. Menurut Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya Durotul Yatimah ( 2009 : 123) , untuk mengembangkan sistem surat menyurat yang baik dalam organisasi terdapat tiga syarat, yaitu : 1. Harus ditegaskan siapa yang boleh menandatangani surat, mengenai apa, dan sampai di mana mereka boleh mengikat organisasi, walaupun hanya merupakan pernyataan belaka atau pemberian informasi. 2. Harus

ada

fasilitas-fasilitas

korespondensi,

misalnya

penyediaan

stenografis, mesin dikte dan sebagainya. 3. Harus ada sistem yang menjamin dan meningkatkan mutu surat-surat keluar karena surat adalah duta organisasi (wakil). Bila mutunya rendah, kesan luar terhadap organisasi pun akan rendah. commit to user



Sedangkan penanganan surat menyurat yang baik adalah sebagai berikut :  Proses penyampaian informasi dapat berjalan dengan efektif sehingga informasi bisa langsung sampai ke tujuan.  Dapat memuat informasi yang semestinya disampaikan, dengan menarik, jelas, padat, sopan dan simpatik.  Menghindari termuatnya informasi yang tidak perlu, terlewat, tertinggal atau lalai termuat dalam surat yang ditulis.  Dapat segera menanggapi surat yang masuk sebagai mana mestinya, dan terhindar dari salah menafsirkan atau salah mengambil keputusan. Oleh karena itu, suatu organisasi perlu mengetahui langkah-langkah pengurusan surat secara garis besar sebagai pegangannya. a.

Pengurusan Surat Masuk 1)

Penerimaan Surat Kegiatan yang dilakukan dalam penerimaan surat, antara lain : a.

Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk

b.

Memeriksa kebenaran alamatnya. Apabila salah alamat, surat segera dikembalikan pada pengirim.

c.

Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai bukti bahwa surat telah diterima. Biasanya penerimaan dicatat pada buku penerimaan surat.

d.

Memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju ( unit pengolah / nama pejabat).

e.

Membuka surat ( kecuali surat rahasia) dan memeriksa kelengkapannya ( bila ada lampirannya, kalau lampirannya tidak lengkap buat catatan seperlunya ). Saat membuka surat ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu: 

Menjaga agar isi amplop tidak terpotong atau rusak.



Amplop dibuka bagian tepinya agar surat tidak rusak. Oleh karena itu, usahakan lipatan surat tidak sampai commit to user ke tepi amplop.





Hati-hatilah dalam mengeluarkan isi amplop, jangan sampai sobek karena terkena lem amplop.



Bila sobek/ rusak rekatkan kembali dengan pita plastik tembus pandang.



Satukan

isi

menggunakan

surat cap

dengan

sampulnya

(mungkin

dengan

sampul

masih

diperlukan). f.

Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima dibalik surat atau pada sampul surat.

2)

Penyortiran Surat Penyortiran

surat

adalah

kegiatan

memisahkan

dan

mengelompokkan surat-surat menurut jenis dan golongannya. Surat-surat masuk dapat dikelompokkan menjadi dua macam yaitu : 

Surat pribadi, yaitu semua surat yang ditulis dengan mencantumkan nama-nama pribadi, walaupun kadangkadang disertai jabatan formalnya.



Surat dinas, dapat dikelompokkan menjadi : 1. Surat rahasia atau surat tertutup, yang harus segera disampaikan kepada pejabat yang berkepentingan dalam keadaan masih tertutup. 2. Surat-surat dinas yang boleh dibuka dan dibaca oleh pegawai yang bertugas untuk diproses lebih lanjut (untuk keperluan pengarahan). ( Ig. Wursanto, 1991 : 111).

Kegiatan penyortiran surat dimaksudkan untuk : a.

Mengetahui banyak dan seringnya surat masuk;

b.

Mengelompokkan/

memisahkan

surat

masuk

memudahkan penanganan surat sebagaimana mestinya; c.

Mempermudah pengawasan. commit to user

untuk



Hal yang dilakukan dalam penyortiran surat meliputi : a. Menggolongkan atau membagi surat ke dalam surat pribadi dan dinas. b.

Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan atau pegawai lainnya.

c.

Membagi surat dinas menjadi tiga golongan, yaitu dinas rutin, penting, dan rahasia.

d.

Membaca dan meneliti isi surat untuk memberi saran kepada pimpinan, apabila diberi wewenang untuk masalah itu.

3)

Pencatatan Surat Pencatatan surat masuk dilakukan dengan menggunakan buku agenda atau kartu tertentu. Agenda berfungsi sebagai pencatat surat, sedangkan pencatatan surat berarti mencatat surat sesuai dengan jenis surat masuk.

4)

Pengarahan Surat Dalam menentukan arah surat, perlu adanya lembar disposisi dari pimpinan tertinggi. Surat yang disampaikan langsung pada pimpinan tertinggi adalah surat yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal lain yang ditentukan oleh pimpinan. Adapun surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah atau Tata Usaha. Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimpinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruksi atau informasi. Instruksi diberikan terutama kepada bawahan atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan kepada para pimpinan yang sederajat.

5)

Penyimpanan Surat Surat yang telah didistribusikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, selanjutnya harus disimpan karena bila sewaktuwaktu dibutuhkan, surat tersebut dapat ditemukan dan dibaca kembali.

commit to user



Penyimpanan surat memiliki beberapa tujuan, yaitu : a.

Sebagai referensi bila organisasi memerlukan keterangan tertentu.

b.

Memberikan data/ informasi kepada pimpinan yang bisa dijadikan dasar dalam mengambil keputusan.

c.

Memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti dengan kententuan hukum.

b.

Penanganan Surat Keluar Pengiriman surat keluar dimulai dari instruksi pimpinan tentang perlunya dibuat surat. 1) Membuat Konsep Surat Untuk membuat konsep surat terdapat beberapa metode atau cara yaitu, 

Berdasarkan dikte pimpinan.



Pimpinan menyusun naskah surat secara tertulis dan menyerahkan naskah tersebut kepada pegawai untuk diketik.



Pimpinan mencatat init surat dan menyuruh pegawai menyusun surat.



Pimpinan menyerahkan sepenuhnya kepada pegawai untuk menyusun konsep surat dan menyelesaikannya.

Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dari pimpinan segera langsung diketik dengan bentuk tertentu. 2) Penandatanganan oleh pimpinan tertinggi Setelah selesai pengetikan konsep surat dan sudah melalui proses penyuntingan surat maka penandatanganan surat dapat dilakukan oleh pimpinan. 3) Pencatatan surat Pegawai atau pencatat surat mencatatnya dalam buku verbal ( yaitu buku untuk mencatat surat yang dikirim atau dikeluarkan pada pengurusan surat system buku agenda ). commit to user



4) Pengiriman dan penyimpanan. Tahap penyimpanan surat harus dilakukan agar sewaktu-waktu dibutuhkan surat dapat diketemukan lagi dengan mudah. Tahap pengiriman surat merupakan bagian dari kegiatan ekspedisi. Ekspedisi adalah kegiatan di bidang tata usaha yang bertugas menyampaikan atau mengirimkan surat-surat. Semua surat yang diantarkan dicatat pada sebuah buku yang dinamakan buku ekspedisi. Buku ekspedisi selain digunakan untuk mencatat suratsurat yang akan diantarkan juga berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan surat karena dilengkapi dengan kolom tanda tangan penerima.

commit to user



I.

Prosedur Pengurusan Surat 1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk

Gambar 2.1. Bagan Pengurusan Surat Masuk Loket penerimaan surat masuk Kepala bagian TU

agendaris

Unit-unit/ bagian-bagian

Loket penerimaan surat masuk

Kepala bagian TU

Arsip surat

Sumber : Pengantar Manajemen Perkantoran ( Drs. Aries Susilo )

Keterangan : 1) Penerimaan surat pada loket penerima surat masuk. 2) Penyortiran dan pemberian disposisi oleh Kepala Bagian Tata Usaha. 3) Pencatatan pada buku agenda oleh agendaris. 4) Pencarian / pencocokan referensi surat lain pada kontrol agenda. 5) Penyampaian kepada unit yang bersangkutan untuk mendapatkan tanggapan. 6) Selesai ditanggapi, dikembalikan ke loket penerimaan surat. 7) Surat diteruskan kepada Kepala Bagian Tata Usaha. 8) Dikembalikan kepada kontrol agenda. 9) Penyimpanan oleh juru kontrol agenda ke file arsip pusat. commit to user



2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Gambar 2. 2. Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Konsep Surat

Kepala bagian TU

verbalis

pengetikan

Pihak berwenang

Ekspedisi

Arsip surat

Sumber : Pengantar Manajemen Perkantoran ( Drs. Aries Susilo )

commit to user



Keterangan : 1. Konsep surat diserahkan kepada penerima surat keluar. 2. Penyortiran dan pemberian disposisi oleh Kepala Bagian Tata Usaha. 3. Penyerahan kepada verbalis. 4. Penyerahan kepada unit pusat pengetikan. 5. Selesai diketik, diberikan kepada unit pembuat konsep. 6. Setelah cocok materinya, dibubuhi paraf, lalu diteruskan kepada pejabat yang berwenang menandatanganinya, kemudian mengembalikan lagi ke pusat pengetikan. 7. Penerusan ke unit ekspedisi untuk pencatatan dalam buku ekspedisi dan lainlain hal yang berhubungan dengan surat keluar. 8. Pengiriman surat keluar dengan kurir atau lewat pos, dan satu tembusan ke pembuat konsep. 9. Pengiriman tembusan ke unit pembuat konsep yang berkepentingan dengan surat pengantar sebagai pengecekan bahwa surat tersebut sudah dikirim kepada alamat surat. 10. Pengiriman kembali tembusan tersebut kepada bagian Tata Usaha.

commit to user



J. Metode Pengamatan Metode yang digunakan penulis dalam pembuatan tugas akhir ini menggunakan metode pengamatan dengan mengambil beberapa langkah dalam metode pengamatan yaitu : 1.

Lokasi Pengamatan Lokasi pengamatan dalam penulisan Tugas Akhir ini berada di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. Adapun alasan pemilihan lokasi ini berdasarkan pertimbangan-pertimbangan berikut ini : a. Pihak Perum Bulog Sub Divre Surakarta sangat mendukung pengamatan ini, dengan memberikan ijin yang memungkinkan penulis mendapatkan data-data dan informasi yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang akan diteliti. b. Karena penulis ingin mengetahui prosedur surat menyurat karena surat sangat mendukung untuk proses kegiatan di Perum Bulog tersebut.

2.

Jenis Pengamatan Jenis pengamatan yang digunakan adalah jenis pengamatan deskriptif kualitatif. Pengamatan deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang bertujuan untuk menggambarkan, memaparkan, menuturkan, dan menganalisis data yang ada secara mendalam. Penulis menganalisis data dengan keseluruhan data yang sedekat mungkin dengan bentuk aslinya seperti pada saat mencatat. Untuk mendapatkan data teori dan konsep yang berhubungan dengan obyek maka penulis juga di dukung dengan study kepustakaan atau mencari di perpustakaan.

3.

Sumber data a. Narasumber/ informan Informan yang yang dipilih penulis untuk mendapatkan informasi yang tepat dan akurat antara lain adalah : 

Wakil Kepala Perum Bulog Sub Divre Surakarta



Staff Bagian Tata Usaha commit to user



b. Dokumen dan arsip Semua data yang dibutuhkan sudah terkumpul tahap selanjutnya menganalisa data tersebut untuk dipahami dan diolah dalam bentuk penjelasan-penjelasan atau keterangan-keterangan yang bukan merupakan suatu bentuk matematis dan tidak sepenuhnya hanya berbentuk penjelasan dan uraian-uraian panjang tetapi penulis juga menyertakan tabel, gambar dan bagan sehingga dapat memudahkan pembaca dalam memahami isi dari hasil penulisan ini. 4.

Teknik Pengumpulan Data Pengamatan ini menggunakan cara pengumpulan data antara lain : a. Observasi langsung yaitu dilakukan secara informal. Misal secara informal dapat dilakukan selama kuliah kerja magang dengan mengamati situasi contohnya kondisi bangunan, atau iklim organisasi. b. Interview atau wawancara adalah proses dimana memperoleh data atau informasi untuk pengamatan dengan cara bertatap muka secara langsung atau dapat pula dikatakan dilakukan secara informal antara pewawancara dengan respoden. c. Dokumentasi adalah suatu teknik pengumpulan data dengan cara mencari, membaca atau mempelajari dokumen-dokumen, petunjuk, keputusan yang dijadikan sumber data mengenai perusahaan yang diperoleh dari bagian / seksi Tata Usaha di lokasi pengamatan. d. Data kepustakaan adalah data yang dikumpulkan dari buku-buku referensi dan literature yang berhubungan dengan pengamatan yang penulis bahas pada Tugas Akhir ini.

5.

Teknis Analisis Data Teknik analisa data yang digunakan adalah Analisis Model Interaktif. Di dalam model analisis ini terdapat 3 komponen analisis, yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasinya. Kegiatan ini dilakukan secara serempak dengan proses userinteraksi. pengumpulan data dalamcommit bentuk to siklus



Adapun 3 dari komponen yang menjadi bagian dari Analisis Interaktif adalah sebagai berikut : a. Reduksi data Merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan pengabstrakan data kasar yang muncul dari catatan yang tertulis di lapangan. Proses ini berlangsung secara terus menerus selama pelaksanaan riset. b. Penyajian data Penyajian data merupakan pengumpulan informasi tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan penyajian data dapat berupa kalimat, cerita ataupun tabel. Dengan melihat suatu penyajian data, peneliti akan mengerti apa yang terjadi dan mungkin untuk mengerjakan sesuatu pada analisa atau tindakan lain. c. Penarikan kesimpulan Kesimpulan tidak akan terjadi sampai pengumpulan data selesai. Kesimpulan tersebut pada awalnya kurang jelas kemudian meningkat secara eksklusif dan memiliki landasan yang kuat. Kesimpulan yang diversifikasi dapat berupa pengulangan yang cepat sehingga pemikiran kedua yang timbul dari pemikiran pada waktu melihat kembali catatan lapangan.

Pengumpulan data Sajian data

Reduksi data Penarikan kesimpulan

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Sejarah Singkat 1. Sejarah Bulog Sebelum Menjadi Perum Sejarah Bulog tidak dapat terlepas dari sejarah lembaga pangan di Indonesia sejak zaman sebelum kemerdekaan sampai pemerintahan sekarang ini. Secara umum tugas lembaga pangan tersebut adalah untuk menyediakan pangan bagi masyarakat pada harga yang terjangkau diseluruh daerah serta mengendalikan harga pangan di tingkat produsen dan konsumen. Instrumen untuk mencapai tujuan tersebut dapat berubah sesuai kondisi yang berkembang. Campur tangan pemerintah dalam komoditas beras diawali sejak Maret 1933 yaitu di zaman pemerintahan Belanda. Saat itu, untuk pertama kalinya pemerintah Belanda mengatur kebijakan perberasan, yaitu dengan menghapus impor beras secara bebas dan membatasi impor melalui sistem lisensi. Latar belakang ikut campurnya pemerintah Belanda dalam perberasan waktu itu adalah karena terjadinya fluktuasi harga beras yang cukup tajam (tahun 1919/1920) dan sempat merosot tajam pada tahun 1930, sehingga petani mengalami kesulitan untuk membayar pajak. Menjelang pecahnya Perang Dunia II, pemerintah Belanda memandang perlu untuk secara resmi dan permanen mendirikan suatu lembaga pangan. Tanggal 25 April 1939, lahirlah suatu lembaga pangan yang disebut Voeding Middelen Fonds (VMF). Lembaga pangan ini banyak mengalami perubahan nama maupun fungsi. Secara

ringkas,

perkembangannya

sebagai

berikut:

Tugas BULOG semakin bertambah. Komoditi yang dikelola bertambah menjadi gula pasir (1971), terigu (1971), daging (1974), jagung (1978), kedelai (1977), kacang tanah (1979), kacang hijau (1979), telur dan daging commit to user 28



ayam pada Hari Raya, Natal/Tahun Baru. Kebijaksanaan Stabilisasi Harga Beras yang berorientasi pada operasi bufferstock dimulai tahun 1970. Stabilisasi harga bahan pangan terutama yang dikelola BULOG masih tetap menjadi tugas utama di era 1980-an. Orientasi bufferstock bahkan ditunjang dengan dibangunnya gudang-gudang yang tersebar di wilayah Indonesia. Struktur organisasi BULOG diubah sesuai Keppres No. 39/1978 tanggal 6 Nopember 1978 dengan tugas membantu persediaan dalam rangka menjaga kestabilan harga bagi kepentingan petani maupun konsumen sesuai kebijaksanaan umum Pemerintah. Penyempurnaan organisasi terus dilakukan. Melalui Keppres RI No. 50/1995 BULOG ditugaskan mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras, gula, tepung terigu, kedelai, pakan, dan bahan pangan lainnya. Namun, seiring dengan perkembangan ekonomi global, tugas pokok BULOG dipersempit melalui Keppres No. 45 / 1997 tanggal 1 Nopember 1997 yaitu hanya mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras dan gula. Selang beberapa bulan, sesuai LOI tanggal 15 Januari 1998, Bulog hanya memonopoli beras saja. Liberalisasi beras mulai dilaksanakan sesuai Keppres RI no. 19/1998 tanggal 21 Januari 1998 dan tugas pokok BULOG hanya mengelola beras saja. Tugas pokok BULOG diperbaharui kembali melalui Keppres no. 29/2000 tanggal 26 Pebruari 2000 yaitu melaksanakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan di bidang manajemen logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi, pengendalian harga beras dan usaha jasa logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tugas tersebut tidak berjalan lama karena mulai 23 Nopember 2000 keluar Keppres No. 166/2000 dimana tugas pokoknya melaksanakan tugas pemerintah bidang manajemen logistik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Akhirnya, Keppres No. 103/2001 tanggal 13 September 2001 mengatur kembali tugas dan fungsi BULOG. Tugasnya melaksanakan user tugas pemerintahan di commit bidang tomanajemen logistik sesuai peraturan



perundang-undangan yang berlaku, dengan kedudukan sebagai lembaga pemerintah non departemen yang bertanggung jawab langsung kepada presiden. 2. Peralihan Menjadi Perum Selama lebih dari 30 tahun Bulog telah melaksanakan penugasan dari pemerintah untuk menangani bahan pangan pokok khususnya beras dalam rangka memperkuat ketahanan pangan nasional. Manajemen Bulog tidak banyak berubah dari waktu ke waktu, meskipun ada perbedaan tugas dan fungsi dalam berbagai periode. Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya, status hukum Bulog adalah sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) berdasarkan Keppres RI No. 39 tahun 1978. Namun, sejak krisis ekonomi yang melanda Indonesia pada tahun 1997 timbul tekanan yang sangat kuat agar peran pemerintah dipangkas secara drastis sehingga semua kepentingan nasional termasuk pangan harus diserahkan sepenuhnya kepada mekanisme pasar. Tekanan tersebut terutama mucul dari negara-negara maju pemberi pinjaman khususnya AS dan lembaga keuangan internasional seperti IMF dan World Bank. Konsekuensi logis yang harus diterima dari tekanan tersebut adalah Bulog harus berubah secara total. Dorongan untuk melakukan perubahan datangnya tidak hanya dari luar negeri, namun juga dari dalam negeri. Pertama

,

perubahan

kebijakan

pangan

pemerintah

dan

pemangkasan tugas dan fungsi Bulog sehingga hanya diperbolehkan menangani komoditas beras, penghapusan monopoli impor seperti yang tertuang dalam beberapa Keppres dan SK Menperindag sejak tahun 1998. Keppres RI terakhir tentang Bulog, yakni Keppres RI No. 103 tahun 2001 menegaskan bahwa Bulog harus beralih status menjadi BUMN selambatlambatnya Mei 2003. Kedua , berlakunya beberapa UU baru, khususnya UU No. 5 Tahun 1999 tentang larangan praktek monopoli, dan UU No. 22 Tahun 2000 tentang Otonomi Daerah yang membatasi kewenangan Pemerintah commit to user Pusat dan dihapusnya instansi vertikal.



Ketiga , masyarakat luas menghendaki agar Bulog terbebas dari unsur-unsur yang bertentangan dengan tuntutan reformasi, bebas dari KKN dan bebas dari pengaruh partai politik tertentu, sehingga Bulog mampu menjadi lembaga yang efisien, efektif, transparan dan mampu melayani kepentingan publik secara memuaskan. Keempat , perubahan ekonomi global yang mengarah pada liberalisasi pasar, khususnya dengan adanya WTO yang mengharuskan penghapusan non-tariff barrier seperti monopoli menjadi tariff barrier serta pembukaan pasar dalam negeri. Dalam LOI yang ditandatangani oleh pemerintah Indonesia dan IMF pada tahun 1998, secara khusus ditekankan perlunya perubahan status hukum Bulog agar menjadi lembaga yang lebih efisien, transparan dan akuntabel. Sehubungan dengan adanya tuntutan untuk melakukan perubahan, Bulog telah melakukan berbagai kajian-kajian baik oleh intern Bulog maupun pihak ekstern. Pertama , tim intern Bulog pada tahun 1998 telah mengkaji ulang peran Bulog sekarang dan perubahan lembaganya di masa mendatang. Hal ini dilanjutkan dengan kegiatan sarasehan pada bulan Januari 2000 yang melibatkan Bulog dan Dolog Selindo dalam rangka menetapkan arahan untuk penyesuaian tugas dan fungsi yang kemudian disebut sebagai "Paradigma Baru Bulog". Kedua , kajian ahli dari Universitas Indonesia (UI) pada tahun 1999 yang menganalisa berbagai bentuk badan hukum yang dapat dipilih oleh Bulog, yakni LPND seperti sekarang, atau berubah menjadi Persero, Badan Hukum Milik Negara (BHMN), Perjan atau Perum. Hasil kajian tersebut menyarankan agar Bulog memilih Perum sebagai bentuk badan hukum untuk menjalankan dua fungsi bersamaan, yaitu fungsi publik dan komersial. Ketiga , kajian auditor internasional Arthur Andersen pada tahun 1999 yang telah mengaudit tingkat efisiensi operasional Bulog. Secara to user khusus, Bulog disarankancommit agar menyempurnakan struktur organisasi, dan



memperbaiki kebijakan internal, sistim, proses dan pengawasan sehingga dapat memperbaiki efisiensi dan memperkecil terjadinya KKN di masa mendatang. Keempat , kajian bersama dengan Bernas Malaysia pada tahun 2000 untuk melihat berbagai perubahan yang dilakukan oleh Malaysia dan merancang kemungkinan penerapannya di Indonesia. Kelima , kajian konsultan internasional Price Waterhouse Coopers (PWC) pada tahun 2001 yang telah menyusun perencanaan korporasi termasuk perumusan visi dan misi serta strategi Bulog, menganalisa core business dan tahapan transformasi lembaga Bulog untuk berubah menjadi lembaga Perum. Keenam , dukungan politik yang cukup kuat dari anggota DPR RI, khususnya Komisi III dalam berbagai hearing antara Bulog dengan Komisi III DPR RI selama periode 2000-2002. Berdasarkan hasil kajian, ketentuan dan dukungan politik DPR RI, disimpulkan bahwa status hukum yang paling sesuai bagi Bulog adalah Perum. Dengan bentuk Perum, Bulog tetap dapat melaksanakan tugas publik yang dibebankan oleh pemerintah terutama dalam pengamanan harga dasar pembelian gabah, pendistribusian beras untuk masyarakat miskin yang rawan pangan, pemupukan stok nasional untuk berbagai keperluan publik menghadapi keadaan darurat dan kepentingan publik lainnya dalam upaya mengendalikan gejolak harga. Disamping itu, Bulog dapat memberikan kontribusi operasionalnya kepada masyarakat

sebagai

salah satu

pelaku ekonomi

dengan

melaksanakan fungsi usaha yang tidak bertentangan dengan hukum dan kaidah transparansi. Dengan kondisi ini gerak lembaga Bulog akan lebih fleksibel dan hasil dari aktivitas usahanya sebagian dapat digunakan untuk mendukung tugas publik, mengingat semakin terbatasnya dana pemerintah di masa mendatang. Dengan kondisi tersebut diharapkan perubahan status Bulog menjadi Perum dapat lebih menambah manfaat kepada masyarakat commit to user luas.



Dan pada akhirnya era baru itu datang juga, sejak tanggal 20 Januari 2003 LPND Bulog secara resmi berubah menjadi Perum Bulog berdasarkan Peraturan Pemerintah RI No. 7 Tahun 2003 yang kemudian direvisi menjadi PP RI No. 61 Tahun 2003. Peluncuran Perum Bulog ini dilakukan di Gedung Arsip Nasional Jakarta pada tanggal 10 Mei 2003.

B. Visi dan misi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta Perum Bulog memiliki visi dan misi dalam pelaksanaan kegiatannya yaitu sebagai berikut : 1. Visi “ Menjadi Perusahaan yang handal dalam mewujudkan Pangan yang Cukup, Aman dan Terjangkau Bagi Rakyat”. 2. Misi “ Memenuhi kebutuhan pangan pokok rakyat menyelenggarakan tugas pelayanan publik untuk menunjang keberhasilan pelaksanaan kebijakan pengan nasional, menyelenggarakan kegiatan ekonomi di bidang pangan secara berkelanjutan, serta memberikan manfaat kepada perekonomian nasional, menyelenggarakan ekonomi di bidang pangan dan usaha lain secara berkelanjutan dan bermanfaat bagi stakeholder, dan menjalankan usaha produksi, pemasaran dan jasa komoditi pangan guna mendukung program pengembangan hasil pertanian khususnya bidang pangan dan bidang usaha lain dengan upaya memaksimumkan produksivitas, efisiensi dan kemampuan untuk menghasilkan laba”.

C. Tugas dan Fungsi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta 1. Tugas Pokok Tugas Pokok Perum Bulog adalah menyelenggarakan usaha logistik pengan pokok yang bermutu dan memadai bagi pemenuhan hajat hidup orang banyak dan dalam hal tertentu menyelenggarakan tugas-tugas tertentu yang diberikan pemerintah dan distribusi pangan pokok commitpangan to user Pemerintah dan distribusi pangan pengelolaan cadangan makanan/



pokok kepada golongan masyarakat tertentu, khususnya pangan pokok beras dan pangan pokok lainnya yang ditetapkan oleh Pemerintah dalam rangka ketahanan pangan. Secara operasional, tugas-tugas Perum Bulog Sub Divre Jawa Tengah di daerah dilaksanakan oleh sub-subdivre se-Jawa Tengah. 2. Fungsi Sebagai perum, Bulog Divre Jateng menjalankan dua fungsi sekaligus secara bersamaan yaitu fungsi publik dan fungsi komersial. Fungsi publik yang dilakukan atau dilaksanakan oleh Perum Bulog adalah menjalankantugas public yang dibebankan oleh Pemerintah terutama dalam pemupukan stock nasional untuk berbagai keperluan publik seperti RASKIN dan cadangan beras pemerintah (CBP) yang digunakan untuk menghadapi keadaan darurat dan upaya mengendalikan gejolak harga pemupukan stock ini dilakukan melalui program pengadaan gabah/ beras dalam negeri sekaligus untuk pengamanan harga pembelian pemerintah (HPP). Disamping itu Perum Bulog juga dapat memberikan kontribusi operasionalnya kepada masyarakat sebagai salah satu pelaku ekonomi dengan melaksanakan fungsi usaha yang tidak bertentangan

dengan

hukum dan kaidah transparansi (tugas komersial). Melalui kondisi ini gerak Perum Bulog akan lebih fleksibel dan hasil dari aktivitas usahanya sebagian dapat digunakan untuk mendukung tugas publik, mengingat semakin terbatasnya dana pemerintah di masa mendatang. Dengan kondisi dua fungsi tersebut, diharapkan perubahan status Bulog menjadi Perum dapat lebih menambah manfaat kepada masyarakat luas. Pada saat ini komoditi yang dikelola secara langsung oleh Perum Bulog Divre Jateng khususnya hanyalah beras yang prosedur pengadaan maupun penyalurannya sepenuhnya ditentukan oleh pusat.

commit to user



D. Nilai-Nilai Dasar Perum Bulog Perum Bulog mempunyai nilai-nilai dasar untuk melaksanakan tugas dan fungsinya sehingga tujuan dapat tercapai sesuai dengan harapan, nilai-nilai dasar itu antara lain sebagai berikut : 1. KUALITAS Perusahaan dengan seluruh jajaran manajemen dan pegawai sepakat untuk berorientasi pada kualitas produk dan pelayanan pada rakyat (konsumen) sesuai dengan visi dan misi. 2. INTEGRITAS Keutuhan pribadi, manajemen dan organisasi yang mencerminkan konsistensi antara prinsip dengan perilaku. 3. TEAMWORK Seluruh unit kerja dan karyawan bergerak fokus dan total secara terintegrasi dalam rangka pencapaian visi dan misi perusahaan. 4. INOVATIF Kemampuan untuk berfikir dan mengembangkan nilai-nilai kreatifitas dan inovasi dalam bekerja. 5. RESPONSIF Kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan melakukan upaya-upaya preventif maupun kuratif dalam menghadapi setiap perubahan lingkungan strategis. Pada tingkat invidivu, nilai ini direfleksikan oleh sikap awareness yang tinggi terhadap setiap kebijakan perusahaan.

E. Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta Struktur organisasi Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dibentuk bertujuan agar pencapaian sasaran dapat berjalan efektif dan efisien (khususnya sasaran manajemen perkantoran). Berikut penjabaran mengenai bagan dan daftar karyawan Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, commit to user

Gambar 3. 1. Bagan Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.

KEPALA SUB DIVRE III SKA TRI FAJARYANTO WAKIL KEPALA

HARYO NUGROHO BROTO SEKSI SPI Djoko Rahardjo, SH

Seksi Gasar

Seksi Akuntasi

Seksi PPU

Seksi Pel. Publik

Seksi Minkeu

Ir. Ninik Setyowati

As „Adi, S.Sos

Murtopo, SIP

Dra.Hartini Listiyaningsih

Drs.Sugeng Riyanto

Staf Gasar

Staf Akuntansi

Staf PPU

GB.301

GB.302

GB.303

GB.

Klaten

Masaran

Kartasura

Delanggu

304

PQC

Staf PP

GB.305

GB.

306

Grogol

Mojolaban

GB. Wonogiri

TU&HUMAS

307

Staf Minkeu

GB.308

GB.

309

Karangwuni

Duyungan

Sumber : Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta 36



Tabel. 3. 1. Daftar nama sekaligus jabatan pegawai Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dan Gudang Se-Wilayah III Surakarta di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. No

NAMA KARYAWAN/WATI

1 2

Drs. Tri Fajarwanto Haryo Nugroho Broto SEKSI PELAYANAN PUBLIK Ir Ninik Setyowati Edi Haryana Naniek Kurniasih, S.Kom. Suparna Walidi Yoyo, S.Sos M. Ihsan Suraadilaga, S.E. Widjono Mungin SEKSI GASAR H. M u r t o p o, SIP. Bambang Suhartoyo Bhenny Budiatno SEKSI PPU Drs. Sugeng Riyanto Agus Purwantoro Sri Mardjoko, B.Sc. Arya Gathasidharma, STP,Msi

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Drs. TH. Basuki Subandrio SEKSI ADM & KEUANGAN A s ' a d i, S.Sos. Drs. Ngadiman Ismanto Siti Muryani Ngadino Sri Lestari Tugimin Aribowo Nurcahyono, B.A. commit to user Surendro

Keterangan

Kepala Sub Bagian Wakil Kepala Kepala Seksi Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf Kepala Seksi Staf Staf Kepala Seksi Staf Staf Staf Staf Kepala Seksi Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf



28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56

Totok Praptomo, S.E. Mokhamad Soleh, S.E. SEKSI AKUNTANSI Dra. Hartini Listyaningsih Sudarto Wahyu Widiartono, S.H. SPI Djoko Rahardjo. SH Agus Supriyanto, S.E. Suparno. D H. Suhardi GB. 301 KLATEN Eusthacius R Birowo Surata Purwadi Yuwono Irawan GB. 302 MASARAN Solikin, SH Purwanto,Ahmad M. Chamim Sarman Dedali Ferdian Dharma Atmaja Sih Joko GB. 303 KARTO SURO Joko Iswanto Sartomo Budianto Joko Sarwono Lilik Washi Irawanto Rachmadi, S.H. Drs. Budi Hariyono Masratno GB. 304 DELANGGU Slamet Sardjono commit to user

Staf Staf Kepala Seksi Staf Staf Assisten Pengawas Assisten Pengawas Staf Assisten Pengawas Kepala Gudang Staf Staf Staf Kepala Gudang Staf Staf Staf Staf Staf Staf Kepala Gudang Staf Staf Staf Staf Staf Staf Kepala Gudang Staf


digilib.uns.ac.id

39 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82

Ary Saputro Sutopo Suradi GB. 305 GROGOL Joko Suwondo Nur Fuad Indra Mitra Herry Handrito Marwanto M. Sofian Nugroho GB. 306 MOJO LABAN Santosa Kamijo Mulyoko Suryo Edi Prabowo Sujinto GB. 307 WONOGIRI Nugroho Setya Adi Surip Wisnu Sancoyo Sukaswo Mahfudz GB. 308 KARANG WUNI Purwoko Sumardiyono Agus Supriyanto Samsoel Bahary GB. 309 DUYUNGAN Sriyono Jumbadi Purnomo Luki Tantono Sri Hartoyo

Staf Staf Staf Kepala Gudang Staf Staf Staf Staf Kepala Gudang Staf Staf Staf Staf Kepala Gudang Staf Staf Staf Kepala Gudang Staf Staf Staf Kepala Gudang Staf Staf Staf Staf

Sumber : Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.

commit to user



Tabel 3. 2. Daftar Nama Gasman ( Petugas Keamanan ) Se-Wilayah III Surakarta di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. NO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

NAMA GASMAN Samin Sugiyarto Didik Yokanan Amrun Nasrudin Winarno Heru Purnomo Hariyanto Iwan Setyawan Maryono Sahlan Lukas Suripto Edi Sasmito Irfan Ardiansyah Suyanto Abdul Rochman Suratman Warsito Hermawan Suseno Eko Prawiyanto Wawan Sartono Dwi Agung Bs Purwo Utomo Heryono Agus Prawoto Sutardi Sawaldi Walidjo Aris Kirdiyanto Mardani Swandito Saman Herlan Praseno

Kurniadi commit to user

SUB DIVRE DAN GUDANG Sub Divre Sub Divre Sub Divre Sub Divre GB. 301 Klaten GB. 301 Klaten GB. 302 Masaran GB. 302 Masaran GB. 302 Masaran GB. 302 Masaran GB. 303 Kartasura GB. 303 Kartasura GB. 303 Kartasura GB. 304 Delanggu GB. 304 Delanggu GB. 304 Delanggu GB. 305 Grogol GB. 305 Grogol GB. 305 Grogol GB. 306 Mojolaban GB. 306 Mojolaban GB. 306 Mojolaban GB. 307 Wonogiri GB. 307 Wonogiri GB. 308 Karangwuni GB. 308 Karangwuni GB. 308 Karangwuni GB. 308 Karangwuni GB. 309 Duyungan GB. 309 Duyungan GB. 309 Duyungan Gaspir Sub Divre


digilib.uns.ac.id

41 Sumber : Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. Berikut merupakan tugas, fungsi dan tanggung jawab masing-masing bagian secara singkat, yaitu : 1. Kepala Sub Bagian (Kasub) Kasub memiliki tugas sebagai motivator dan innovator. Cakupan tugas-tugasnya merupakan ruh yang dapat menggerakkan seluruh unsur, baik berupa sumber daya manusia, dana maupun lainnya untuk dapat dikelola dan dimanfaatkan menjadi kekuatan-kekuatan yang potensial bagi instansi. Kegiatan utama yang diemban adalah pelayanan masyarakat yang membutuhkan suatu informasi bersumber dari buku, dokumen dan media informasi lainnya. 2. Wakil Kepala Sub Bagian (Wakasub) Wakasub mempunyai tugas menjadi motivator dan menggantikan pimpinan pada saat pimpinan tidak berada ditempat dan mengambil semua tanggung jawab yang dikerahkan kepadanya baik dalam hal keuangan, kebijakan dan fungsi dari pimpinan. 3. Jabatan Fungsional Jabatan fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan Fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. a. Kasi Minkeu (Administrasi dan Keuangan) Pada bagian ini beranggotakan 10 orang termasuk bagian Tata Usaha (TU) dan Humas. Secara umum pekerjaan yang dilakukan adalah : 1)

Mengurusi

atau

memberikan

pembinaan

personalia

atau

kepegawaian. 2)

Mengurusi gaji karyawan dan kesejahteraan karyawan.

3)

Mengurusi pembayaran SPP pengadaan gabah kepada mitra kerja.

4)

Bertanggung

5)

pengeluaran dan pemasukan uang. commit to tangga. user Mengurusi anggaran rumah

jawab

penuh

atas

masalah

keuangan

baik


digilib.uns.ac.id

6)

Mengurusi belanja keperluan ATK.

7)

Mengurusi atau membawahi tata usaha.

8)

Membuat daftar gaji pegawai dan TKB.

9)

Membuat daftar presensi pegawai.

42

10) Membuat isi berita faksimili. Kasi ini membawahi bagian Tata Usaha dan bagian Humas, berikut adalah pekerjaan dari Tata Usaha dan Humas : 1. Tata Usaha Bagian tata usaha mempunyai fungsi : a)

Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan urusan surat menyurat dan ekspedisi.

b)

Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan kearsipan.

c)

Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan perjalanan dinas.

Sedangkan tugasnya antara lain adalah sebagai berikut: a)

Mengurusi semua aktifitas surat menyurat baik surat dari luar kantor yang masuk ke kantor maupun dari dalam keluar.

b)

Mengarsip semua surat menyurat dan SPPD.

c)

Mengagendakan setiap surat baik surat masuk maupun surat keluar.

d)

Mengantar surat kepada pimpinan untuk kemudian didisposisi pimpinan.

e)

Mengefak surat, laporan-laporan keuangan dan lainnya.

f)

Membuat SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas).

g)

Pelaksanaan

dan

pelayanan

administrasi

meliputi

:

perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian. 2. Humas Bagian Humas (Hubungan Masyarakat) mempunyai fungsi yaitu : a)

Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan hubungan masyarakat. commit to user


b)

digilib.uns.ac.id

Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan kerjasama kelembagaan.

c)

Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pembinaan media elektronik berbasis internet.

Tugas yang dilaksanakan oleh bagian humas diantaranya : a)

Menerima dan menemui setiap tamu yang datang dan menanyakan keperluannya, dari mana, mencari siapa dan sebagainya.

b)

Menerima setiap telepon yang masuk.

c)

Mengkliping artikel yang berhubungan dengan raskin atau bulog.

d)

Mengurus belanja rumah tangga

e)

Memesan hotel atau penginapan untuk para pejabat yang dinas ke Surakarta.

f)

Memesan tiket pesawat apabila ada salah satu pejabat bulog yang akan dinas ke bulog Surakarta, menjemput serta mengantar sampai bandara.

g)

Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan melakukan kegiatan peningkatan citra dan mutu pelayanan serta

mengkomunikasikannya

kepada

masyarakat

dan

pelanggan h)

Pembinaan hubungan dengan media massa melalui kegiatan pemberitaan, pembuatan press release dan konferensi pers

i)

Menganalisa berita dan informasi.

b. Kasi Akuntansi Tugas dari kasi akuntansi diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Mencatat semua transaksi keuangan baik pemasukan dan pengeluaran. 2. Membuku setiap ada barang yang masuk ke tiap gudang, dalam hal ini penyaluran beras atau gabah. commit to user

43


digilib.uns.ac.id

3. Membuku setiap barang yang masuk ke tiap gudang, dalam hal ini pengadaan beras atau gabah. 4. Menyediakan dan mencatat jumlah biaya-biaya untuk pelaksanaan kantor, dan semua terangkum dalam neraca rugi laba. 5. Mencatat semua inventaris kantor. Inventarisasi adalah kegiatan pendataan fisik terhadap barangbarang yang meliputi kegiatan penghitungan, penilaian kondisi, pemberian nomor, untuk pendaftaran dan pengumpulan barng yang kondisinya rusak serta membuat laporan hasil kegiatan tersebut. Hal ini dilakukan untuk mengetahui eksistensi barang yang dimiliki kantor. Ini juga merupakan usaha pencapaian pengawasan yang efektif terhadap keuangan dan kekayaan milik kantor dalam mewujudkan tertib administrasi.

commit to user



Selain itu manfaat lain yang didapat adalah : 

Menyediakan data bagi para perencana dan penentuan kebutuhan barang.



Memberi pedoman dalam rangka pendistribusian barang.



Memberi petunjuk dalam rangka pemeliharaan.



Memberi

informasi

sebagai

bahan

pengarahan

dalam

pengadaan barang. c. Kasi PP (Pelayanan Publik) Pada dasarnya ada tiga hal yang paling penting dalam tugas pelayanan publik yaitu mengamankan harga pembelian pemerintah, pengadaan pangan di dalam negeri (pemupukan stok nasional) dan penyaluran beras untuk masyarakat miskin (Raskin). d. Kasi PPU (Pelayanan Publik dan Komersial) Tugas PPU antara lain adalah : 1. Mengelola dan memanfaatkan asset bulog. Misalnya gedung yang tidak dipakai oleh bulog disewakan kepada orang lain. 2. Di bidang komersial seperti merencanakan perdagangan ( beras atau gabah, komoditas). e. Kasi Gasar (Harga Dasar) Tugas Gasar meliputi : 1. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data. 2. Mengkoordinasikan dengan instansi lain yang berkaitan dengan masalah pangan. f. Kasi SPI ( Subbagian Pelaporan Internal) SPI mempunyai fungsi : 1) Melaksanakan pemeriksaan intern bidang pelayanan publik, perencanaan dan pengembangan usaha, keuangan, SDM dan umum, kesekretariatan, pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan serta teknologi informasi. commit to user



2) Merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan kegiatan penatausahaan, pelayanan adminstrasi dan keuangan serta dokumentasi di lingkungan SPI dan menghimpun, memilah dan memantau serta mengevaluasi kegiatan pelaksanaan pengawasan sesuai dengan permasalahan yang dilaporkan dari bidang pengawasan. 3) Merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi dan melaksanakan kegiatan pemeriksaan di bidang pelayanan publik, perencanaan dan pengembangan usaha serta administrasi dan keuangan di lingkungan Sub Divre. Sedangkan tugas SPI secara umum adalah : 1) Merekap semua kegiatan baik keluar masuk dan penyaluran barang, kegiatan administrasi dan keuangan dan kemudian setelah disusun rapi rekapannya kemudian dikirim ke Kantor Pusat Perum Bulog Divisi Regional ( Divre ) Jawa Tengah yang berada di Semarang. 2) Mengawasi stok yang ada baik barang maupun keuangan dan kegiatan adminsitrasi di kantor dan tiap- tiap gudang. 3) Mengawasi dan mengetahui seluruh tugas atau seluruh kegiatan baik di kantor maupun yang ada di tiap-tiap gudang. Setiap sebulan sekali kasi PP, kasi Minkeu, dan SPI mengadakan rekonsiliasi stok barang dan keuangan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN Surat mempunyai peranan yang sangat penting dalam menjembatani hubungan komunikasi antara organisasi satu dengan yang lainnya, meskipun alat komunikasi sudah sangat berkembang dan canggih namun surat masih tetap bertahan. Surat merupakan komunikasi yang dibuat dan atau diterima oleh suatu instansi berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan. Pengurusan surat mempunyai tiga fungsi atau kegunaan antara lain : 1.

Sebagai sarana untuk mempermudah penelusuran arsip.

2.

Sebagai bukti tanda terima barang atau catatan kantor.

3.

Sebagai sarana untuk mempermudah pengambilan keputusan oleh pihak berwenang.

A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Surat masuk harus dikelola dengan tepat untuk itu surat sebaiknya dicatat dalam buku agenda atau kartu kendali. Surat masuk merupakan surat yang masuk ke dalam suatu instansi atau perusahaan atau bagian dalam suatu perusahaan, baik yang berasal dari instansi lain atau dari bagian lain pada instansi yang sama. Peralatan yang menunjang kegiatan surat menyurat, antara lain : 1. Buku Agenda Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat yang masuk atau diterima oleh suatu organisasi. Ada tiga macam buku agenda, yaitu : a. Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) pada setiap halaman, dan hanya untuk satu tahun.

commit to user 46



b. Buku agenda kembar, yaitu buku agenda yang mencatat surat masuk dan surat keluar secara masing-masing (buku tersendiri). c. Buku agenda berpasangan/ berganda, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku. 2. Baju surat ( lembar disposisi ) Dipergunakan sebagai alat untuk menyampaikan instruksi kepada staf yang diatur berdasarkan tanggal penyelesaian surat. 3. Ordner Adalah semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak arsip serta di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah di perforator atau dilubangi pada bagian pinggir arsip tersebut. 4. Lemari arsip Adalah lemari yang terbuat dari kayu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti ordner dan sebagainya. 5. Map Sebagai tempat untuk menyertakan surat beserta lembar disposisi yang akan diserahkan kepada pimpinan.

Disini penulis menekankan bahwa laporan penulisan ini hanya dibatasi pada pengurusan surat dinas dan surat pribadi. Berdasarkan pengamatan dan pengumpulan data maka prosedur pengurusan surat menyurat di kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Penerimaan Surat Setiap surat yang diterima baik melalui kantor pos, caraka maupun faksimili yang dialamatkan ke kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta diterima oleh petugas unit kerja yang diberi tanggung jawab untuk menerima surat masuk. Setelah itu,memeriksa kebenaran alamatnya, apabila salah alamat surat segera dikembalikan pada pengirim. Penerimaan semua surat masuk ditangani oleh satu unit saja atau melalui satu pintu biasa disebut sentralisasi. commit to user



Semua surat masuk yang diterima harus segera diproses dan tidak boleh membiarkan surat sampai menumpuk di atas meja. Demikian pula surat-surat yang sifatnya segera, karena surat penting dan harus segera mendapat pengarahan sehingga informasi yang diberikan dapat langsung ditangani. 2. Penyortiran Surat Penyortiran

surat

masuk

adalah

kegiatan

memisahkan

dan

mengelompokkan surat-surat menurut jenis/ golongannya dan klasifikasi surat. Penyortiran surat masuk dapat dikelompokkan menjadi 2, yaitu : a. Surat pribadi, Surat pribadi oleh petugas penerima surat langsung disampaikan kepada yang bersangkutan tanpa harus dibuka. “ Surat yang atas nama Bapak/Ibu jangan langsung dibuka, langsung diberikan kepada yang bersangkutan karena itu merupakan surat pribadi. Namun surat yang diatasnamakan kepada kepala bagian (Kasub) atau wakil kepala subbagian ( Wakasub ) boleh dibuka. Setelah itu dilihat tanggal dan nomor surat. Apabila dalam buku agenda sudah ada tidak perlu dicatat lagi.” ( Sumber data : Bapak Surendro, 07 Februari 2011 )

b. Surat dinas Untuk surat dinas langsung dibuka dan diagendakan dan diberi lembar disposisi ( baju surat ). Pembukaan surat merupakan kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam membuka dan mengeluarkan surat dari dalam sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. “ Pembukaan surat harus hati-hati jangan sampai memotong atau sampai sobek, dan apabila terdapat lampiran-lampirannya dijadikan satu. Kemudian dibukukan dalam buku agenda surat masuk dengan menyertakan baju surat”. ( Sumber data : Bapak Ngadino, 09 Februari 2011 ).

commit to user



Pada saat surat masuk dibaca oleh petugas, kemudian petugas menentukan pokok masalah surat, yaitu penting ataukah biasa. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam pembacaan surat, diantaranya : i.

Membaca surat secara seksama dan teliti, mulai dari pengirim, tanggal, isi lengkapnya, lampiran dan sebagainya.

ii.

Mencatat surat pada buku agenda. Penyampaian surat masuk di kantor Perum Bulog Sub Divre III

Surakarta menggunakan lembar yang disebut baju surat karena di kantor Perum Bulog ini masih menggunakan sistem buku agenda. 3. Pencatatan Surat Setelah surat-surat diadakan penyortiran diadakan pencatatan seperlunya. Pencatatan surat masuk di kantor Peum Bulog menggunakan buku agenda. Agenda berfungsi sebagai pencatat surat, sedangkan pencatatan kartu berarti mencatat surat sesuai dengan jenis surat yang masuk. “ Sebelum mengagendakan surat kedalam buku agenda surat masuk, dilihat dahulu tanggal, nama terang, alamat, tanda tangan dan nama terang. Setelah benar-benar sesuai baru kemudian diagendakan.” (Sumber data : Bapak Surendro, 18 Februari 2011)

Table 4. 1. Contoh Buku Agenda Surat Masuk

No. Agenda

No. Surat Masuk

Tanggal Surat Masuk

Asal Surat

Sumber : Perum Bulog Sub Divre Surakarta

commit to user

Perihal

Keterangan



4. Pengarahan Surat Setelah surat dicatat dalam buku agenda surat diberi lembar disposisi atau baju surat yang dijadikan satu dengan surat ( di stepler ) untuk disampaikan kepada Kepala Subbagian. Lembar disposisi atau baju surat berguna sebagai tempat kepala memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruksi atau informasi. Instruksi diberikan terutama kepada bawahan atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan kepada para pimpinan yang sederajat. Dengan mempergunakan baju surat dapat diperoleh dua keuntungan yaitu : a.

Kepala Subbagian dapat mengadakan kontrol kepada bawahan, sampai dimana penanganan suatu masalah oleh pimpinan unit/ satuan kerja.

b.

Dengan menggunakan baju surat , surat tetap bersih, tidak penuh dengan berbagai catatan. Dengan kata lain, disposisi tidak boleh dilakukan di atas surat, yang dapat mengakibatkan surat menjadi kotor.

5. Pendistribusian Surat Setelah surat turun dari pimpinan atau surat telah mendapatkan disposisi dari pimpinan, surat dikembalikan kepada petugas untuk dilakukan pendistribusian surat masuk kepada masing-masing unit kerja dengan menggunakan buku intern (ekspedisi). Sebelum diadakan pendistribusian harus diperbanyak sesuai kebutuhan atau sesuai dengan instruksi dari kepala yang terdapat dalam lembar disposisi. “ Dalam lembar disposisi yang dicatat ke dalam buku intern hanya yang dilingkari saja atau yang ditandai oleh Kepala Subbagian. Dan dalam buku intern surat asli diberi tanda centang, itu menunjukkan bahwa surat yang asli diberikan kepada bagian yang telah diinstruksikan”. (Sumber data : Bapak Ngadino, 18 Februari 2011)

commit to user



Table 4. 2. Buku Intern ( Ekspedisi )

Tanggal No. Agenda

Sub Sie

Perihal

Paraf


6. Penyimpanan Surat Surat-surat yang telah selesai diproses atau didistribusikan kepada pihakpihak yang berkepentingan, selanjutnya disimpan. Penyimpanan surat ini penting karena bila sewaktu-waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat dibaca dan diketemukan kembali dengan waktu yang singkat. Penyimpanan yang digunakan di kantor Perum Bulog menggunakan sistem penomoran.

commit to user



Kesimpulan dari pembahasan prosedur pengurusan surat masuk di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dapat dilihat pada bagan sebagai berikut :

Gambar 4. 1. Bagan Prosedur Surat Masuk

Penerimaan Surat

Pengagendaan Surat Masuk

Kepala Subbagian/ Pimpinan

Agendaris

Unit-unit bagian Arsiparis

Sumber : Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta

commit to user



B. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Surat-surat

yang

masuk

ke

perusahaan,

ada

yang

harus

ditindaklanjuti dan ada juga surat yang tidak memerlukan balasan. Surat masuk yang memerlukan balasan, misalnya berisi mengenai permintaan berupa informasi tertentu, penawaran kerja sama dan sebagainya. Dilihat dari sumber dibuatnya, surat keluar dibagi menjadi dua, yaitu : surat keluar yang dibuat atas inisiatif sendiri perusahaan dan surat keluar yang dibuat sebagai balasan terhadap surat masuk yang diterima. Jumlah dan jenis surat keluar yang telah dikeluarkan di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta sebagai berikut : “ Pada Tahun 2010, jumlah surat yang telah dikeluarkan oleh Perum Bulog sebanyak 356 surat. Sedangkan jenis–jenis surat keluar antara lain surat perintah, surat keterangan, dan lain sebagainya”. (Sumber data : Bapak Ngadino, 02 Maret 2011)

Sebelum surat keluar diedarkan maka perlu prosedur untuk penanganan surat keluar, berikut ini penjelasan mengenai prosedur surat keluar. 1. Pembuatan Konsep Surat Konsep surat di Perum Bulog dilakukan oleh masing-masing sub bagian sesuai dengan surat yang diinginkan. Konseptor membuat konsep surat kemudian meneruskan kepada atasan atau pimpinan atau kepala bagian untuk mendapat pemeriksaan, penyempurnaan, atau pengesahan. 2. Persetujuan Konsep Surat dan Pengetikan Konsep surat yang telah mendapat pengesahan kemudian oleh konseptor diketik dan diperbaiki kesalahan ketikannya agar rapi kembali untuk mendapatkan pengesahan pimpinan atau kepala. Konsep yang telah diketik kemudian dikoreksi kembali mengenai isi dan susunannya apakah sudah tepat to user masih terdapat kesalahan maka ataukah belum. Jika konsep commit surat tersebut



dilakukan perbaikan lagi, dan apabila konsep sudah diperbaiki dan telah sesuai dengan instruksi pimpinan, maka petugas mengajukan surat tersebut untuk mendapat persetujun dari pimpinan. 3. Penandatanganan Surat Setelah surat mendapat dinyatakan benar, hasil pengetikan surat tersebut dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat (baik asli maupun tembusan) harus ditandatangani dengan tanda tangan asli (bukan tanda tangan cap). 4. Pencatatan/ Pengagendaan Surat Konsep surat keluar yang sudah ditandatangani dan menjadi surat dinas resmi dengan amplop dan lampirannya, kemudian diteruskan ke agendaris untuk diberi penomoran, cap Perum Bulog dan dicatat dalam buku agenda.

Tabel 4. 3. Contoh Buku Agenda Surat Keluar

No. Surat Keluar

Sub Sie

Tanggal Surat Masuk

Tujuan

Perihal

Keterangan


5. Pengiriman dan Penyimpanan surat Tahap terakhir dari pengurusan surat keluar adalah pengiriman dan penyimpanan surat. Pengiriman surat di Perum Bulog dilakukan oleh petugas caraka / kurir. Semua surat yang diantarkan dicatat pada sebuah buku yang dinamakan buku ekspedisi. Buku ekspedisi selain digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan diantar juga sebagai bukti penerimaan surat karena dilengkapi dengan tanda resmi/ tanda tangan penerima. commit to user



Tabel 4. 4. Contoh Buku Ekspedisi Keluar Tanggal

No. Surat

Tujuan

Perihal

Paraf


Surat keluar juga harus disimpan oleh petugas / agendaris untuk diarsipkan, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah tanpa harus menghubungi surat kepada ditujukan.

Dari penjelasan diatas dapat dibuat bagan mengenai prosedur pengurusan surat keluar seperti dibawah ini :

Gambar IV. 5. Bagan Prosedur Surat Masuk Konsep Surat

Pimpinan / Kepala Subbagian

Pengetikan Pimpinan/ Kepala Subbagian Pengagendaan Surat Keluar

Surat Keluar

Arsiparis

commit to user Sumber : Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP

A. KESIMPULAN Berdasarkan hasil pengamatan yang penulis lakukan di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta, maka penulis dapat mengambil kesimpulan : 1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Surat masuk yang telah diterima oleh petugas/ agendaris kemudian disortir, dibuka, dan diteliti kebenarannya dari asal surat dan tujuannya, lalu diagendakan kedalam buku agenda. Setelah diagendakan, surat segera disampaikan kepada pimpinan/ Kepala Subbagian disertai baju surat/ lembar disposisi. Setelah surat didisposisi, surat dikembalikan kepada agendaris untuk ditindaklanjuti sesuai dengan instruksi yang terdapat dalam lembar disposisi dan agendaris harus memiliki arsip untuk dokumen apabila sewaktu-waktu diperlukan. 2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Surat keluar harus dibuat dahulu konsep suratnya oleh masingmasing bagian, kemudian konsep surat tersebut diberi paraf oleh kepala bagian untuk mendapatkan persetujuan. Setelah itu, konsep surat diajukan kepada pimpinan untuk ditandatangani sebagai penanggung jawab atas surat tersebut. Setelah surat ditandatangani maka surat diberikan ke agendaris untuk dicatat pada buku agenda surat keluar untuk diberi nomor sesuai urutan keluarnya surat, distempel, lalu dimasukan ke amplop. Pada amplop dibubuhi alamat tujuan surat kemudian didistribusikan oleh caraka dengan mencatat pada buku ekspedisi. Tidak lupa agendaris juga menyimpan surat keluar sebagai dokumen.

commit to user 56



B. SARAN Penulis melihat kegiatan pengurusan surat menyurat ini belum maksimal, maka penulis menyarankan beberapa hal khususnya kepada petugas yang menangani surat menyurat dan pada umumnya pegawai tata usaha, yaitu antara lain : 1. Sebaiknya para karyawan menggunakan waktu dengan sebaik-baiknya guna memperlancar penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing bagian serta memaksimalkan pengurusan persuratan dengan prosedur yang ada antara lain penguasaan dan pengetahuan tentang kegiatan mengagenda buku, mengarahkan, mendistribusikan dan menyimpan surat secara baik. 2. Surat sebaiknya segera disampaikan kepada pimpinan dengan cepat dan tepat agar dapat ditangani dan dilaksanakan segera oleh unit yang berkaitan sehingga tidak terlalu banyak arsip yang menumpuk. Kebanyakan surat yang diterima di Kantor Perum Bulog adalah surat dinas yang harus ditangani secepatnya. 3. Perlu adanya komunikasi pengurusan surat masuk dan surat keluar yang baik antara unit/ bagian sehingga tidak menimbulkan kesalahan dalam kegiatan prosedur pengurusan surat masuk maupun surat keluar.

commit to user