Herramientas de Excel (PDF)

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Para crear un escenario se debe seleccionar en el menú herramientas la opción ... pretende minimizar costos de materia prima de acuerdo a las unidades ...

ELABORADO POR:

JENNY MOSCOSO ESCOBAR JOHN EDISSON LONDOÑO RÚA

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3.10.

HERRAMIENTAS DE EXCEL

3.10.1 ESCENARIOS Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Se pueden crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Ejemplo, se desea preparar un presupuesto, pero no se sabe con exactitud sus ingresos. En este caso, podrá definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un análisis.

En el ejemplo anterior, cuyo escenario podría denominarse opción No deseada, establezca el valor de la celda B1 en $50.000 y el de la celda B2 en $13.200.

Al segundo escenario podría denominarlo opción Deseada y cambiar los valores de B1 a $150.000 y de B2 a $26.000. Para establecer estos dos escenarios, a continuación miraremos como se crean los escenarios, su manejo y qué tipo de informes realiza en el momento de guardar y manejar los escenarios. CREACIÓN DE ESCENARIOS Para crear un escenario se debe seleccionar en el menú herramientas la opción Escenarios, en donde se ejecutará el siguiente cuadro de dialogo:

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Al estar activado el cuadro de diálogo, se permite agregar o crear cada escenario seleccionando la opción agregar, en la cual se establecerá el nombre del escenario y la celdas cambiantes, es decir, las celdas que contendrán los distintos valores para cada escenario y que mostrarán los cambios relevantes entre unos y otros.

Por último, se digita o modifica el valor de las celdas cambiantes para cada escenario.

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Al hacer clic en Aceptar el escenario se creará y se deben repetir todos los pasos para crear nuevos escenarios. Ahora, si se desea modificar o eliminar un escenario existente, se selecciona el escenario en el cuadro de dialogo Administrador de escenarios y se hace clic en modificar o eliminar según sea el caso. Para crear el informe, se hace clic en la opción Informe, se selecciona el tipo de informe deseado y se establecen las celdas de resultado para el informe (celdas que contienen fórmulas o funciones).

3.10.2 BUSCAR OBJETIVO Esta herramienta se usa en el caso de conocer el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado. Se podrá utilizar la función Buscar Objetivo haciendo clic en Buscar objetivo en el menú Herramientas. Al realizar una búsqueda de objetivo, Microsoft Excel varía el valor

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de celda específica hasta que una fórmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado1. Ejemplo2: Se puede utilizar Buscar objetivo para cambiar de forma incremental el tipo de interés de la celda B3 hasta que el valor del pago de B4 sea igual a $ 900,00.

COMO UTILIZAR BUSCAR OBJETIVO Para activar la buscar objetivo primero se debe seleccionar la celda que contiene la fórmula o función a modificar, luego se escoge la opción Buscar Objetivo en el menú herramientas.

En la casilla Definir la celda, se escoge la celda que contiene la función o fórmula a resolver, en la casilla Con el valor, se establece el valor resultado de la fórmula y en la casilla Para cambiar la celda, se escoge la celda donde se encontrará el valor que da solución a la ecuación.

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Tomado del “AYUDANTE DE OFFICE”, Microsoft Office 2003 Tomado del “AYUDANTE DE OFFICE”, Microsoft Office 2003

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3.10.3 SOLVER La herramienta Solver permite solucionar modelos mediante la optimización de una fórmula que será de ahora en adelante la Celda Objetivo, en donde el estudiante tiene la oportunidad de maximizar, minimizar o determinar un valor específico para el modelo mediante el cambio de una celda o rango de celdas que se encuentren relacionadas directa o indirectamente a la Celda Objetivo y a las restricciones. Hasta el momento es un procedimiento parecido a Buscar Objetivo, pero la diferencia radica en que Solver permite tener restricciones con respecto a la optimización de la variable. PARÁMETROS DEL SOLVER Para poder entender los parámetros de Solver, usemos el siguiente ejemplo: se pretende minimizar costos de materia prima de acuerdo a las unidades producidas en un mes de los productos A y B. Entonces tenemos lo siguiente: Costo Unitario Materia Prima Rentabilidad por unidad Costo Total Mensual Materia Prima Unidades producto A Unidades producto B

Producto A Producto B 10 15 50 52 2500 100 100

Celda Objetivo Celdas Cambiantes

Restricciones (por mes) Unidades A >= 25 Unidades B >= 20

Restricciones

Se debe tener en cuenta que las celdas cambiantes están vinculadas a la celda objetivo y a las restricciones. Para activar Solver vamos al menú herramientas y hacemos clic en Solver, en donde aparece un cuadro de dialogo como el siguiente:

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Celda Objetivo: La celda o función objetivo es la que contendrá el valor que se quiere optimizar de acuerdo con las variables de decisión que se definan. En caso de no existir una fórmula vinculante con las celdas cambiantes, forzosamente la celda objetivo deberá ser, a su vez, una variable de decisión, o sea, deberá ser incluida en la lista de celdas cambiantes. Valor de la Celda Objetivo: aquí se describe qué tipo de solución se va a realizar con la celda objetivo, en donde se dispone de tres opciones para indicar el tipo de problema a resolver: •

Máximo: Significa que se esta tratando un problema de maximización que su resultado satisfaga todas las restricciones.



Mínimo: Se esta tratando un problema de minimización cuya solución satisface todas las restricciones.



Igual a: Se especificará el valor objetivo a encontrar modificando las variables cambiantes para conseguirlo.

Celdas Cambiantes: Las celdas cambiantes son las variables de decisión del modelo. Son las variables que iteran su valor hasta encontrar el óptimo. Se debe considerar que los datos iniciales son aleatorios y digitados. Se pueden especificar diferentes rangos de celdas separados por puntos y coma o bien seleccionándolos haciendo clic mientras se mantiene pulsada la tecla Control. NOTA: Existe una limitación del número de celdas cambiantes que puede incorporar el modelo a resolver. Actualmente el límite se encuentra en 200 celdas cambiantes. Restricciones: Las restricciones se incorporarán en Sujetas a las siguientes restricciones, disponiendo de tres botones para realizar el mantenimiento de las mismas: • • •

Agregar: Para dar de alta nuevas restricciones. Cambiar: Para modificar una restricción introducida anteriormente. Eliminar: Para eliminar una restricción.

Cuando se hace clic en el botón Agregar aparecerá un cuadro de diálogo dividido en tres partes para añadir las restricciones al modelo:

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Los parámetros solicitados para la restricción son las siguientes: •

Referencia de la celda: Referencia, nombre de la celda o rango sobre la que se aplicará la restricción.

Tipo de restricción: Se dispone de cinco tipos de restricciones: 1. Menor o igual ( = ): Deberá tomar valores mayores o iguales a la restricción. 4. Ent: La fórmula o variable deberá tomar valores enteros. 5. Bin: La fórmula o variable deberá tomar valores binarios. •

Restricción: Referencia o nombre de la celda que contiene el valor o fórmula para calcular el límite de la restricción.

Los límites de las restricciones pueden fijarse para cualquier celda o variable que intervenga en la modelo, incluida la función objetivo. La manera más usual de introducir las referencias a las celdas que contienen las restricciones es que estas celdas contengan la fórmula que relaciona las diferentes variables de decisión del modelo. Opciones del Solver: La última opción de configuración del Solver se realiza haciendo clic en el botón Opciones, que dará paso al cuadro de diálogo Opciones de Solver.

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Mediante estas opciones se pueden configurar una serie de opciones avanzadas además de permitir almacenar y recuperar los modelos creados. Las opciones configurables son las siguientes: Tiempo máximo: que puede emplear Solver para encontrar la solución al sistema. El límite que se puede especificar es de 32.367, el máximo entero representable. De manera predeterminada el valor máximo se encuentra en 100 segundos suficiente para la mayor parte de los problemas. Iteraciones: También limita el tiempo de ejecución, pero en este caso limita el número de cálculos provisionales. Los valores son los mismos que los especificados en el cuadro Tiempo máximo. La precisión: se especificará mediante un valor comprendido entre cero y uno. La precisión hace referencia a la precisión de las soluciones, dando el valor por correcto cuando no se sobrepasa el límite de la restricción con el margen especificado en precisión. Cuanto menor sea el número (más próximo a cero), mayor será la precisión de los resultados obtenidos y, por lo tanto, mayor será el tiempo empleado en encontrar una solución válida al problema. La tolerancia se expresa mediante un porcentaje de variación que se permite a las restricciones externas para dar un valor por correcto y ser considerado como aceptable. Solamente se aplicará cuando las restricciones sean del tipo que las variables han de tomar valores enteros. Como en el caso de la precisión, cuanto menor sea la tolerancia más costará encontrarla solución que satisfaga las restricciones. Adoptar modelo lineal: Cuando se selecciona esta casilla de verificación, se esta indicando que las restricciones y la función objetivo del modelo son relaciones lineales, o se quiere obtener una aproximación lineal a un modelo no lineal. Esto acelera considerablemente el tiempo empleado en obtener una solución. Mostrar resultado de iteraciones: Esta casilla marcada hará que Solver vaya mostrando resultados temporales correspondientes a cada iteración realizada para alcanzar la solución óptima del problema. Usar escala automática: Solver utilizará la escala automática cuando las diferencias entre magnitudes de entradas y resultados sean considerables. Estimación: Existen dos enfoques para obtener las estimaciones iniciales de las variables básicas. • •

Lineal: Extrapolación lineal de un vector tangente a la región de factibilidad. Cuadrática: Extrapolación cuadrática, útil para problemas no lineales.

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Derivadas: Representa la diferencia de estimación para las derivadas parciales de la función objetivo y de las restricciones: • •

Progresivas: Para los problemas en que los valores cambien poco. Centrales: Para problemas en que hay rápidos cambios y cerca de los límites.

Hallar por: Especifica el algoritmo de búsqueda de la solución a utilizar: • •

Newton: En pocas iteraciones consigue el resultado, consume mucha memoria. Gradiente conjugado: Utilizarlo para problemas grandes.

RESOLVER EL MODELO Una vez definido el problema, planteado el sistema y configuradas las opciones se utiliza el botón Resolver para obtener la solución. Cuando Solver finaliza las iteraciones y encuentra una solución, pueden aparecer dos tipos de mensajes indicando este hecho, o un tercero si no existe la solución al modelo. 1. Solver ha hallado una solución. Se ha encontrado el valor óptimo de la función objetivo, de acuerdo con las condiciones y restricciones especificadas en el modelo. 2. Los valores de las celdas no convergen. No se encuentra solución. Solver muestra el resultado de la búsqueda de la solución. Indica que se ha hallado una solución que cumple todas las restricciones y ofrece una seria de opciones alternativas:

Si se utiliza la solución de Solver: Los resultados obtenidos con Solver son traspasados a todas las celdas cambiantes y función objetivo que intervienen en el modelo. Se debe tener en cuenta que no estará disponible la opción Deshacer

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Cambios. Por este motivo, si no interesa el resultado alcanzado con Solver se utilizara la opción Restaurar valores originales. Si se hacemos uso del botón Guardar escenario, aparecerá un cuadro de diálogo, en el que se debe introducir un nombre de escenario para almacenar los resultados conseguidos.

El escenario será accesible desde la opción Escenario del menú Herramientas, tal y como se describió anteriormente. Se podrán visualizar los resultados del modelo en cualquier momento sin tener que realizar nuevamente todos los cálculos para conseguir los valores de optimización. Como sucedía en los escenarios, las sesiones con Solver son almacenadas a nivel hoja de cálculo, con lo cual en un mismo libro se puede tener definidos diferentes problemas de optimización, guardando por separado las diferentes configuraciones en cada hoja de cálculo. Cuando se hace clic en el botón Guardar modelo que aparase en el cuadro de diálogo Opciones de Solver, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se introduce el rango donde se almacenará el modelo. Esta opción será necesaria cuando se disponga de más de un modelo en una única hoja de cálculo, ya que cuando solamente hay un modelo este se almacenará de forma automática. MOSTRAR RESULTADOS DE ITERACIONES Cuando se selecciona la casilla Mostrar resultado de iteraciones del cuadro de dialogo Opciones de Solver, se mostrará los valores que toman las variables en cada iteración, junto con un cuadro de diálogo con la posibilidad de guardar la iteración como un escenario para un tratamiento posterior de las soluciones intermedias de Solver, e incluso si interesa detener el proceso de búsqueda de la solución.

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3.11 MACROS 3.11.1 INTRODUCCION A LAS MACRO3 Si se realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, se puede automatizar mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Por ejemplo, si se suele escribir cadenas largas de texto en las celdas, puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto. GRABAR MACROS Al grabar una macro, Excel almacena información sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se graban las correcciones que se realicen. Visual Basic almacena cada macro en un nuevo módulo adjunto a un libro. EJECUTAR FÁCILMENTE UNA MACRO Se puede ejecutar una macro seleccionándola de una lista en el cuadro de diálogo Macro. Para que una macro se ejecute cada vez que haga clic en un botón determinado o presione una combinación de teclas específica, asigne la macro a un botón de la barra de herramientas, a un método abreviado de teclado o a un objeto gráfico de una hoja de cálculo. ADMINISTRAR MACROS Tras grabar una macro, se puede ver el código de macro con el Editor de Visual Basic para corregir errores o modificar lo que hace la macro. Por ejemplo, si la macro de ajuste de texto también tiene que aplicar el formato de negrita al texto, se puede grabar otra macro para aplicar el formato de negrita a una celda y, a continuación, copiar las instrucciones de esa macro a la macro de ajuste de texto. El Editor de Visual Basic es un programa diseñado para que los usuarios principiantes puedan escribir y editar fácilmente código de macro, y proporciona mucha Ayuda en pantalla. No es preciso saber cómo se programa o se utiliza el lenguaje de Visual Basic para realizar cambios sencillos en las macros. El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiarlas de un módulo a otro, copiarlas entre diferentes libros, cambiar el nombre de los módulos que almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros. 3

Tomado del “AYUDANTE DE OFFICE”, Microsoft Office 2003

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SEGURIDAD DE MACROS Excel incluye protecciones para ayudar a proteger contra virus susceptibles de ser transmitidos por macros. Si se comparten macros con otros usuarios, se puede certificar esas macros con una firma digital de modo que los demás usuarios pueden comprobar que proceden de una fuente fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede comprobar su origen antes de habilitarlas. 3.11.2 COMO CREAR MACROS GRABANDO LA MACRO Para iniciar la grabación de la macro, se selecciona la opción Grabar macro en submenú Macro del menú herramientas, con lo que se activará el siguiente cuadro de dialogo:

En esta ventana se establece el nombre de la macro, el método abreviado opcional con el cual se ejecutara, el lugar en donde se guardara la macro y una breve descripción opcional. Luego de hacer click en Aceptar, se iniciara la grabación y a partir de ese momento todas las acciones que se realicen en Excel, se grabaran en la macro. Por lo tanto antes de iniciar la grabación se recomienda establecer las acciones que se desean ejecutar. Al terminar de grabar la macro esta se detiene de cualquiera de las siguientes formas: • •

En la barra de herramientas detener grabación, se hace click en el botón Detener grabación. En el submenú Macro del menú herramientas se hace click en la opción Detener grabación.

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EJECUTAR LA MACRO Para ejecutar la macro se tienen las siguientes opciones: • • •

Se ejecuta la combinación de teclas del Método abreviado que se marcaron en el cuadro de dialogo Grabar macro. En el submenú Macro del menú herramientas, se escoge la opción Macros, en el cuadro de dialogo se selecciona la macro deseada y se hace click en el botón Ejecutar. Se asigna la macro a un botón de formulario o un objeto, y desde ahí se hace click en este para ejecutarla.

MODIFICAR O ELIMINAR UNA MACRO Para modificar o eliminar una macro, en el submenú Macro del menú herramientas, se escoge la opción Macros con lo que se activara el cuadro de dialogo Macro. En esta ventana se encuentran los siguientes menús: Ejecutar: Permite ejecutar una macro después de seleccionarla. Cancelar: Cancela el menú y lo cierra. Paso a Paso: Permite visualizar la macro paso a paso, en Visual Basic. Modificar: Permite modificar la macro seleccionada por medio e Visual Basic. Crear: Se puede utilizar para crear una nueva macro. Eliminar: Elimina la macro seleccionada. Opciones: Activa el siguiente cuadro de dialogo en el cual es posible modificar el método abreviado y la descripción de la macro.

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BIBLIOGRAFÍA

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CIBERGRAFÍA (Cursos en línea) Curso de Introducción a Windows XP. en AulaClic (Español) http://www.aulaclic.es/winxp/index.htm Curso de Internet. en AulaClic (Español) http://www.aulaclic.es/internet/index.htm Cómo descomprimir un archivo. en AulaClic (Español) http://www.aulaclic.es/articulos/winrar.html Cómo crear tus propios CDs (I) . en AulaClic (Español) http://www.aulaclic.es/articulos/grabarcd.html La Wikipedia. en AulaClic (Español) http://www.aulaclic.es/articulos/wikipedia.html

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