Por consiguiente, las compras constituyen una de las funciones básicas de ... La
estructura de la función de administración de compras y materiales para ...
I. FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS • • • • • • •
1. Generalidades 2. Objetivos 3. Responsabilidad y delegación 4. Centralización comparada con la descentralización 5. Especialización de funciones 6. Valores 7. Código de ética profesional
1. Generalidades Toda organización, tanto en el sector publico como en el privado, es dependiente en grado variable de los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones. Aun la oficina más pequeña necesita espacio, calor, luz, energía, comunicación y equipo de oficina, mobiliario, papelería y diversos artículos para realizar sus funciones, ninguna empresa es autosuficiente. Por consiguiente, las compras constituyen una de las funciones básicas de cualquier organización. La estructura de la función de administración de compras y materiales para obtener una contribución efectiva a los objetivos es uno de los desafíos de esa administración.
2. Objetivos El establecimiento estándar de los objetivos generales de la función de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la venta) y al precio conveniente. Una declaración más específica de las metas generales de las compras podría incluir los siguientes nueve puntos: 1.- Proporcionar un flujo in interrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización. 2.- Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario. 3.- Mantenimiento de estándares o controles de calidad adecuados. La necesidad de mejorar la calidad para competir efectivamente a nivel mundial, ha causado una renovada atención a los objetivos de calidad en las compras. 4.- Encontrar o desarrollar vendedores competentes. 5 .- Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos comparados. Si la compra se puede hacer en la cantidad de un artículo que pueda hacer el trabajo que dos o tres diferentes artículos hacían anteriormente, la organización puede ganar ventajas de eficiencia a través de un precio inicial más bajo resultante de un descuento por la cantidad, de una menor inversión en el inventario total sin abatir los niveles de servicio, de una reducción de costos de capacitación de personal y en los costos de mantenimiento en el uso del equipo, y de una mayor competencia entre los proveedores. 6.- Compra de los artículos y servicios requeridos al precio final más bajo. El departamento de compras debe esforzarse en obtener los artículos y servicios necesarios al menor precio posible considerando que la calidad, el envío y los requerimientos de servicio también sean satisfechos. 7.- Mejorar la posición competitiva de la organización. Una organización puede ser competitiva solamente si puede controlar los costos a fin de proteger los márgenes de utilidad. 8.- Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organización. 9.- Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administración.
3. Responsabilidad y Delegación Una vez que se han diseñado las estrategias, deben integrarse mediante alguna organización estructural, cualquiera que sea el diseño seleccionado debe existir delegación dentro de la organización. La estructura de esta
organización está basada en diversos niveles organizacionales, flujos de información y metas organizacionales, ejecutadas de acuerdo con planes estratégicos y procedimientos de delegación; todos son segmentos importantes de la integración de metas estratégicas y objetivos de la organización. Lo que hace que la actividad de organizar la función de abastecimiento de materiales sea particularmente difícil es que no sólo se deben considerar la estrategia corporativa y las necesidades internas, sino también el mundo externo. Tanto las compras como las funciones de tráfico tienen contacto diario con el mercado y deben ser responsables para los desarrollos del mercado. Si los proveedores ponen un marcado énfasis en la mercadotecnia y el personal del área es capacitado, agresivo y tiene imaginación en alto grado, las organizaciones compradoras encontrarán una forma adecuada para contrarrestar su fuerza externa. En 1980, al aumentar la complejidad de las organizaciones debido al crecimiento. Los departamentos de compras tuvieron que asumir responsabilidades mayores y diferentes. El Centro de Estudios Avanzados de Compras (CAPS), examinó los cambios en las responsabilidades de compras que se realizan desde 1980. En la siguiente tabla se presentan las tendencias que tienen lugar en la evolución de la función de compras. Porcentaje de Organizaciones en las cuales se observa que Recientemente Papel Aumentado/ Planeación estratégica Asignada Responsabilidad Desarrollo de productos 9% 43% Tráfico, transportación 3 31 Evaluación de nuevos productos 13 23 Compra de equipo de capital 4 26 Viajes del personal 7 37 Planeación de la mercadotecnia 14 16 Proporción de pronósticos o 1 9 indicadores económicos Comercio futuro de artículos 6 41 Planeación del flujo de efectivo 3 6 De compensación 4 13 Esto implica que las gentes que trabajan en compras deben tener mayor capacidad y comprensión de la misión total y del funcionamiento de la organización.
4. Centralización comparada con descentralización Si una empresa considera las compras sobre una base descentralizada, los gerentes de departamentos específicos manejarán sus propias compras. La ventaja de esto es que el usuario conoce, las necesidades de su departamento posiblemente mejor que ningún otro. Puede ser más rápido, ya que cuando un departamento necesita algo, simplemente el gerente toma el teléfono y lo ordena. Las ventajas de las compras centralizadas son mayores en comparación con las compras descentralizadas. En las compras centralizadas, se ha establecido que una persona o un departamento independiente y específico tiene autoridad para toda (con excepción de compras muy poco usuales) compra. Las ventajas que se obtienen de las compras centralizadas son: Es más fácil estandarizar los artículos comprados si las decisiones de su compra se hacen por medio de un punto de control central. Elimina la duplicación administrativa. En lugar de que cada departamento suscriba una orden de compra por focos, el departamento de compras hace una sola orden de compra para los requerimientos totales de la empresa. Al combinar los requerimientos de diversos departamentos, el comprador puede ir con el vendedor y considera un pedido por una cantidad que es lo suficientemente grande como para atraer en verdad el interés del vendedor. También puede haber ahorros en los fletes, debido a que el embarque se puede efectuar en cantidades que abarquen carro completo.
En periodos de escasez de materiales, un departamento no compite con otro por el abastecimiento disponible ya que esta acción puede hacer que el precio aumente. administrativamente es más eficiente para los vendedores, debido a que no necesitan atender a varias personas dentro de la compañía. En vez de esto, tienen “contacto” con el gerente de compras. Se obtiene mejor control sobre los compromisos de compras. Dado que un gran porcentaje de la erogación de efectivo de la empresa se debe a la compra de materiales, se necesita un punto central de control para efectuar el seguimiento del monto de los compromisos agregados en un periodo de tiempo. Facilita la experiencia y especialización en las decisiones de compra, hay una mejor utilización del tiempo. Un comprador de tiempo completo, que dedica toda su atención a las compras, desarrollará, rápidamente, expertos conocimientos en técnicas de compra, fuentes de suministro, materiales disponibles y nuevos materiales, procesos de fabricación, mercados y precios. Esta obtención de experiencia es la razón principal por la cual casi todas las empresas han optado por la centralización de la función de compras.
5. Especialización en la Función de Compras Con frecuencia la función total de compras está organizada sobre la base de una especialización posterior y del desarrollo de expertos que resultan de la especialización. En un empresa pequeña, en donde sólo hay una persona en el departamento de compras, no es posible esta especialización y esa única persona debe ser el comodín para todos los tratos. Pero en organizaciones de compras mayores, la separación funcional usual identifica las cuatro actividades especializadas: Compra y Negociación. Este personal localiza los vendedores potenciales, analiza sus capacidades como vendedores, selecciona los vendedores y determina precios, términos y condiciones en los acuerdos que hace con los vendedores. Esta actividad normalmente está especializada por el tipo de artículo que será comprado; esto es, materias primas, combustibles, bienes de capital, etc. Seguimiento y Expedición. Este grupo toma los acuerdos de compra y controla la forma en que el vendedor cumple su cometido en cuanto al envío y a los requerimientos de calidad, para evitar cualquier sorpresa perjudicial. Si se presentan problemas, este grupo presiona y ayuda al vendedor para resolverlos. Administración. Este grupo maneja la preparación física y el seguimiento rutinario de los documentos formales de compra, conserva los datos necesarios requeridos para operar el departamento y prepara los informes periódicos necesarios para la alta gerencia y el personal que administra los materiales. Investigación de Compras. Este grupo trabaja sobre proyectos especiales relacionados con la recopilación, clasificación y análisis de los datos necesarios para tomar mejores decisiones de compra.
6. Valores La Asociación Nacional de Agentes de Compras (National Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos principios y normas en las compras. 1. Considerar, primero, los intereses de su compañía en todas las operaciones y practicar y creer en sus normas establecidas. 2. Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por tales consejos sin perjudicarla dignidad y responsabilidad de su puesto. 3. Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para cada dólar gastado. 4. Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse en su puesto. 5. Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales. 6. Otorgar una rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo permitan, a todos los visitantes en misión de negocios honrada. 7. Evitar prácticas deshonestas. 8. Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño de sus derechos, siempre que se presente la ocasión. 9. Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a actividades diseñadas para
aumentar y enaltecer las compras.
7. Aspectos Éticos de las Compras El campo de las adquisiciones es uno en el cual se encuentran tentaciones para seguir una conducta no ética. Algunos vendedores prometen una participación a los agentes de compras si el contrato es concedido a la compañía que representan. El asunto de si aceptar o no tales obsequios está sujeto a controversia. Además de los agentes de compras, otros individuos pueden ser blanco de vendedores no éticos. En ocasiones se ponen en contacto con los ingenieros para influir sobre el diseño de un producto de manera que sólo u proveedor pueda cubrir las especificaciones. Al personal de investigación y desarrollo se le puede influir para que especifiquen ciertas características en el producto que sólo puede cubrir un solo proveedor. Con frecuencia los vendedores crean problemas de ética de otro tipo. A continuación siguen algunas actividades sobre las que en lo general se ha acordado que son no éticas y/o ilegales. El arreglo de precios. Coludirse los proveedores al hacer cotizaciones. Sabotaje de los productos de un competidor que se han dejado como prueba con el comprador. Envío de muestras de productos de calidad mucho más elevada que la de los productos que se fabricarán y entregarán. Uso de publicidad engañosa con relación a productos y precios. La Asociación Nacional de Agentes de Compras (National Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos principios y normas en las compras. Considerar, primero, los intereses de su compañía en todas las operaciones y practicar y creer en sus normas establecidas. Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por tales consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su puesto. Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para cada peso gastado. Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse en su puesto. Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales. Otorgar una rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo permitan, a todos los visitantes en misión de negocios honrada. Respetar sus obligaciones y exigir que se respeten las obligaciones para con él y para con su firma, de acuerdo con las buenas práctica comerciales. Evitar prácticas deshonestas. Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño de sus derechos, siempre que se presente la ocasión. Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a actividades diseñadas para aumentar y enaltecer las compras.
II. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS • • • • • • • • • •
1. Relaciones con la organización 2. Control de calidad 3. Requisición: importancia en la claridad de la información y flujo 4. Divulgación de actualidades tecnológicas y aprovechamiento de oportunidades 5. Planeación y programación de las compras 6. Justo a tiempo (just in time) 7. Informe de surtimiento y revisión del material entregado 8. Archivo histórico de operaciones 9. Proceso electrónico de datos para la planeación, programación y control de consumos 10. Importancia de los almacenes
1. Relaciones con la organización.
La función de compras es un servicio que da apoyo a las actividades de otras operaciones. A su vez recibe ayuda de otras unidades operantes. El funcionamiento eficiente requiere de un flujo constante y confiable de información entre los departamentos involucrados. En la siguiente figura se describe la relación de la estructura de las compras con otras partes del sistema de producción. Las líneas punteadas representan el intercambio de información; las líneas continuas muestran el movimiento del dinero y los materiales.
La información sobre el mercado proporciona una indicación de la producción esperada. Los pronósticos confiables son necesarios porque la revisión y el proceso de las requisiciones, la selección de proveedores, la expedición de la orden de compra y la entrega de material pedido toman un tiempo considerable. Los datos anticipados permiten al departamento de compras obtener el mejor precio. Si se observan las tendencias del precio se pueden hacer por adelantado los inventarios de los artículos que probablemente aumenten de precio.
La producción es el punto final para la mayor parte del flujo de materiales y es el punto de partida para la mayoría
de los pedidos de materiales. Existen dos tipos de costumbres que caracterizan a los cuerdos entre el departamento de compras y de producción. La primera es el “complejo de ardilla” que conduce a los supervisores y administradores a acaparar suministros, esta política conduce a evitar riesgos en retrasos. La segunda es un “complejo de marca x” o sea la preferencia por una marca determinada que en ocasiones anteriores haya determinado un buen servicio.
El personal de ingeniería también se pueden dejar influir por el complejo marca x. Sus preferencias se deben a la reputación de un proveedor y se refuerzan con los servicios que conducen a un diseño competente del producto y a precios altamente competitivos.
Los aspectos legales requieren atención siempre que se establezcan acuerdos entre la compañía y el proveedor. Para la mayoría de las compras de rutina existen formas estándar con una legalidad ya comprobada. Los contratos mayores y de más duración, en los que se incluyen condiciones especiales, necesitan una revisión legal completa para asegurarse de que ambas partes comprendan sus responsabilidades.
El personal recibidor reporta la cantidad y la calidad de las provisiones recibidas. El departamento de compras emplea esta información para evaluar el servicio de los proveedores. Cuando se retardan los embarques, el departamento de compras establece contacto con el proveedor para determinar la situación real de los pedidos. Se negocian el reembolso olas deducciones de los embarques dañados en tránsito.
El departamento de contabilidad paga las mercancías recibidas cuando se notifica la aceptación. Es necesaria la notificación rápida para aprovechar los descuentos por pronto pago. Se deben reportar las acciones tomadas para apresurar las entregas y para obtener el reembolso por los embarques dañados debido a que el departamento de contabilidad maneja también el papeleo interno de los registros de los inventarios, la revisión de facturas y otros detalles financieros relacionados con las transacciones de los materiales.
2. Control de calidad En las últimas décadas se dio un significado muy especial a la calidad. En tanto, nuevos conceptos tales como MRP(planeación de requerimientos de material) y JIT (justo a tiempo) han revolucionado la cantidad, envío y aspectos de inventario de la administración de materiales, también se requiere de una nueva actitud hacia la calidad. Cuando no se dispone de seguridad en el almacén y se necesita que los artículos lleguen justamente antes de su uso, su calidad debe ser totalmente aceptable.
Para comprender el papel de la calidad y su obtención es necesario determinar cómo se definen las necesidades, qué es lo que constituye la mejor compra y qué acción tomar por parte de los compradores para asegurar la calidad correcta en lo abastecido.
Calidad en el sentido más sencillo se debe referir a la capacidad de un vendedor para proveer artículos y servicios de acuerdo con las especificaciones. La calidad también se puede referir a que si un articulo se desempeña a su uso verdadero a las especificaciones del solicitante original, sin considerar si está de acuerdo con las especificaciones. Así con frecuencia se dice que un artículo no es bueno o de mala calidad cuando falla en su uso; aun cuando la requisición original o las especificaciones hayan sido deficientes. Desde luego lo ideal se logra cuando todos los insumos adquiridos pasan satisfactoriamente la prueba de uso.
La mejor compra La decisión sobre lo que se debe comprar abarca algo más que equilibrar las diferentes consideraciones técnicas. La mejor compra considera la necesidad de un cierto nivel mínimo de adaptabilidad, pero toma en consideración el costo y la posibilidad de obtenerlo, así como el transporte y la disponibilidad. Si el costo es demasiado prohibitivo, se debe buscar otro artículo menos aceptable. O sui cualquiera que sea el costo, incluso si es posible pagarlo, pero los únicos proveedores disponibles del artículo técnicamente perfecto carecen de la capacidad adecuada de producción o de la seguridad financiera u otras de existencia comercial continuada, entonces se debe buscar otra forma de conseguir algo, aunque sea un producto sustituto. La mejor compra es una combinación de características que a fin de cuentas cumpla en tiempo y forma con las especificaciones requeridas para cumplir con los objetivos. Así pues, desde el punto de vista del abastecimiento puede ser crucial lo bien que puedan desempeñarse los vendedores para el éxito de la organización compradora al proporcionarle artículos o servicios de calidad. La mejoría de la calidad es un reto continuo tanto para el comprador como pare el vendedor. Además es necesaria una estrecha cooperación entre las empresas compradoras y las vendedoras para alcanzar una mejoría significativa en el tiempo. La perspectiva de la administración, que ya está de moda desde hace tiempo, era que la curva calidad –costo era similar a la curva de cantidad de orden de lote económico o en forma de U. Bajo este concepto se consideraba aceptable vivir con un nivel significativo de defectos, porque se pensaba que pocos defectos aumentarían el costo. Sin embargo, este enfoque no es tan válido para el aspecto de las compras hoy en día. Gracias a la teoría de Deming, Juran y Crosby ahora se ha llegado a la filosofía de la calidad. Este punto de vista supone que todo defecto es costoso y el prevenir o el evitar los defectos diminuye los costos. Es bastante interesante que los compradores se preocupen por pagar más por productos o servicios de calidad superior, reconociendo los beneficios para la organización compradora, pero también se tome en cuenta que el vendedor tiene que incurrir en costos más elevados para lograr una calidad mejor. Si la calidad se inspecciona en, esto seria una solución a costo más alto. Deming arguye que el énfasis en calidad debe significar hacer las cosas correctamente desde el principio más que inspeccionar la calidad. Hacerla bien desde un principio sería una solución de menor costo. Por consiguiente no carece de razón que el comprador y el vendedor trabajen juntos para lograr ambos calidad mejorada a menores costos. La calidad presenta tres retos verdaderos para el abastecimiento. El primero es aprender cómo aplicar los principios de calidad para comprar por su propio desempeño. El segundo, cómo trabajar en cooperación con los vendedores en el mejoramiento continuo de la calidad. Y el tercero, es cómo tratar con la racionalización del vendedor y de todo lo que implica. Muchas de las políticas y de los procedimientos en compras se han diseñado bajo el principio de que la
competencia es el corazón de las relaciones entre comprador y vendedor. La emergencia de la exigencia de la calidad como el principal criterio para la compra, desafía el punto de vista competitivo tradicional. Arguye que es muy difícil encontrar un proveedor, de calidad elevada, y aun más encontrar un proveedor que mejore continuamente la calidad, se requiere de la organización compradora y de la vendedora para lograr un mejoramiento continuo de la calidad.
Control de la calidad Los tres principales factores en la decisión de una compra son: a) la calidad del producto; b) el servicio que da el producto y; c) el precio que se paga por el producto.
CALIDAD, PRECIO Y COSTO La calidad no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve de guía para un comprador. En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que esta volviéndose hacia la calidad se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente esta solicitando. Las áreas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar justo los materiales que alcancen y añadan valor a los costos de producción para que se produzca la calidad que el cliente requiere. En la medida que nosotros buscamos mayor calidad, el costo de producción se incrementa y de esta manera, el valor agregado al cliente disminuye. Con la intención de no estar añadiendo costo al producto las áreas de compras tienen una responsabilidad clave en lograr que todos los componentes que ellos compren sean justo lo que va a cubrir las necesidades del producto y del cliente, quien es finalmente el que percibe la calidad y el valor del producto. Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y dos áreas son importantes para cuidar lo anterior: la calidad de los materiales y de los componentes; la calidad del cliente como un todo Lo que un líder de compras necesita para asegurar la calidad es: 1.El área de compras necesita saber justo lo que se requiere. 2. La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripción exacta de lo que se necesita. 3. El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador.
4 Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos. 5. Los bienes que se entreguen deben estar exactamente en conforman Cía. con las definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra manera el comprador puede rechazarlos. 6.Las especificaciones deben permitir al proveedor construir la calidad en el producto.
LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIDA La calidad tiene un significado especial en el vocabulario de las áreas de compra, no puede ser nada más caracterizada como alta o pobre. Es específicamente la suma de una serie de componentes inherentes al material, estas dimensiones fueron definidas por David Garvin como: a) la ejecución del producto, b) los rangos, c) la confiabilidad, d) la conformancia, e) durabilidad, f) nivel de servicio que tiene el producto, g) la estética y la calidad que se percibe. Las áreas de compras están principalmente preocupados o deben atender a los primeros seis puntos. Estas seis propiedades pueden ser medidas y definidas exactamente y son las que deben ser definidas por el comprador y de esta manera el proveedor sabrá justo lo que tiene que entregar. Esta definición de calidad en mayor o menor detalle es la que se debe poner en la orden de descripción de cada ítem que compre o en cada orden de compra.
3. Requisición: importancia en la claridad de la información y flujo. Un ciclo de compras principia cuando se toma la decisión de comprar material y cuando la unidad que indujo a hacer el pedido acepta el material. Las responsabilidades del departamento de compras se extienden desde un extremo hasta el otro. Algunas de las operaciones más importantes se describen a continuación: Reconocimiento de una necesidad: Cualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad definida de algo en la organización. La persona responsable de alguna actividad en particular debe conocer cuáles son los requerimientos individuales de la unidad, qué, cuándo y cuánto es lo que se necesita.. Esto da como resultado una requisición de material al departamento del almacén.
Recibir requisiciones: Las requisiciones de compra las formula el personal de todas las áreas funcionales de la empresa. En las formas de las requisiciones aparece información respecto a cuáles y cuántos artículos se desean, cuándo deben estar dispuestos y quién hace el pedido. Con frecuencia se incluye una columna para la existencia actual con el objeto de forzar a la persona que hace el pedido a que compruebe si son necesarios los artículos. Revisión de las requisiciones: Desde el punto de vista de las compras, el análisis del valor representa un cambio relativamente reciente de la concentración en obtener el mejor precio para determinado artículo a la de obtener el menor costo para cualquier articulo que satisfaga la función. El departamento de compras por lo general no tiene la autoridad de sustituir o modificar los materiales diseñados para las unidades operantes. Tiene la responsabilidad de analizar las requisiciones y sugerir alternativas que conduzcan a mejorar los precios. Cuando las personas que hacen los pedidos saben que sus requisiciones van a ser examinadas, normalmente dedican mayor atención a su preparación.
Ordenes Urgentes: No siempre se puede evitar que existan ordenes de tipo urgente, pero deben existir las emergencias que justifiquen su uso. Los cambios en estilo, en diseño o las condiciones repentinas de comercialización pueden modificar el programa de abastecimiento. Por lo general este tipo de pedidos deben ir señalados con la leyenda “URGENTES” para que el proveedor tenga más precaución con la entrega del pedido, y ésta sea en tiempo y forma.
Ordenes pequeñas: La mayor parte de las requisiciones siguen la Ley de Pareto, la cual dice que alrededor del 70% de todas las requisiciones sólo alcanzan un 10% de la cantidad total de dinero. Y esta consideración es muy importante porque significa un costo alto por una cantidad tan pequeña de unidades que bien si se compraran en mayor volumen serían más baratas.
Los siguientes pasos del proceso de compra se analizarán más adelante Selección de proveedores Colocación de los pedidos Regulación de los pedidos Recepción delos pedidos Liquidación de la factura y pago al proveedor Mantenimiento de registros
4. Divulgación de actualidades tecnológicas y aprovechamiento de oportunidades La selección de proveedores constituye un papel muy importante de las funciones de compra que incluye la localización de fuentes calificadas de abastecimiento y la evaluación de la posibilidad de que un acuerdo de compra pueda resultar con el tiempo en el envío de un producto satisfactorio y en los servicios necesarios antes y después de la venta. Las fuentes de suministros se originan a partir de contactos con los vendedores, los anuncios en revistad del ramo, las descripciones de los productos en las guías del comprador, la correspondencia, los viajes de inspección de las plantas, y la experiencia con los productos de los proveedores. Con tales fuentes se formula una lista de proveedores aprobados. La lista resulta de la calificación de los vendedores con respecto a la calidad de sus productos. Los precios, los servicios y la confiabilidad de la entrega. Una lista completa y puesta al día delos proveedores es un medio para obtener mejores precios y servicios. El análisis de las cuotas y la selección del vendedor lleva a la asignación de una orden. , Debido a que el análisis de las cotizaciones y la selección del vendedor son materiales de juicio. Algunas empresas utilizan una forma sencilla de análisis de cotización para ayudar al análisis de las propuestas.
5. Planeación y programación de compras. Esto es la planeación agregada de los requerimientos en el abastecimiento de materiales para satisfacer el amplio plan de producción total. Se refiere a las cantidades aproximadas de los materiales clave que deben comprarse, necesarios para producir las cantidades aproximadas de productos necesarios en periodos específicos de tiempo. Si los problemas para obtener las cantidades necesarias son aparentes, el pan agregado de la producción debe ajustarse.
El programa maestro de producción especifica la cantidad requerida de cada articulo final en cada periodo de planeación; consta de una serie de requerimientos establecidos en fase temporal para artículos finales. Además la empresa requiere de artículos en una fase temporal para las partes y las materias primas empleadas para fabricar estos artículos finales.
La planeación de requerimientos de material (MRP) es una técnica de control y planeación de producción en la que se emplea el programa maestro de producción para crea e ordenes de producción y de compra para artículos en demanda independiente. Las ordenes de producción sirven para programar la producción en la planta, las ordenes de compra las utilizan los compradores para garantizar que se les enviará la cantidad adecuada de partes cuando las necesiten. De este modo, la MPR sirve de enlace entre la planeación de producción de la empresa a corto y a mediano plazo y las funciones de programación.
El manejo de la programación de la producción juega un papel muy importante en el establecimiento del programa total de producción. Al trabajar con la información sobre los insumos ya sea con las demandas estimadas para los productos de la compañía o basados sobre la recepción de órdenes existentes o en una
combinación de ambas, el control de producción desarrolla los programas de tiempo y cantidades específicas para las partes y materiales necesarios y así facilita el programa de producción.
Una vez que se ha determinado el número de unidades a producir dentro del periodo de tiempo especificado, la programación de producción está en posibilidad de dar cifras de requerimientos detalladas de partes y materiales, tanto comprados como producidos, usando los requerimientos de los materiales y sus especificaciones suministradas por el departamento de ingeniería. Las compañías con sistemas de procesamiento de datos integrados, que tienen incorporada información de requerimientos de materiales y sus especificaciones dentro del sistema pueden precisar los requerimientos de materiales para cualquier programa de producción con gran rapidez. La planeación de requerimiento de materiales se adapta bien al concepto de administración de abastecimiento de materiales.
6. Just in time (justo a tiempo) Es una filosofía aplicable a las operaciones cuyo objetivo es el mejoramiento continuo y la eliminación de perdidas en todas las áreas de la empresa. La meta del enfoque JAT es producir solo lo necesario en la cantidad requerida y el tiempo preciso. La empresa puede aumentar de modo radical la capacidad de respuestas frente a los requerimientos de los clientes y perfeccionar la capacidad para competir en costos, calidad, credibilidad, y flexibilidad y tiempo. La reducción de tiempos de organización y costos permite que la empresa reduzca los tamaños de lote sin incurrir en costos elevados, lo cual reduce el ciclo de inventario e incremente el rendimiento del sistema. Los tiempos de entrega cortos posibilitan que la empresa utilice la demanda real y no el pronostico de demanda para la programación detallada de la producción. Este incremento de la certidumbre produce menores inventarios de bienes elaborados. Asimismo el mantenimiento de exceso de capacidad permite satisfacer aumentos inesperados en la demanda sin mantener inventarios considerables de reserva. Además de reducir el ciclo de inventario, el enfoque JAT pregona continuamente la reducción paulatina de inventarios de reserva, lo cual ayuda a descubrir los problemas que luego se combaten y eliminan. A medida que la empresa reduce la necesidad de mantener inventario, mejora su capacidad para competir y satisfacer a los clientes, sin embargo el objetivo final no es llevar a cero los niveles de inventario, pues en muchos casos es necesario y benéfico mantener cantidades pequeñas.
El JAT se basa en cuatro pilares: 1. Atacar los problemas fundamentales. 2. Eliminar despilfarros. 3. Búsqueda de simplicidad. 4. Crear un sistema de identificación de problemas.
El Justo a Tiempo (JAT) traerá cambios importantes relacionados con las políticas de compras de la organización.
Las empresas deben prepararse para explotar las oportunidades que creara el JAT.
A continuación se mencionan las principales características e implicaciones del JAT: Estricto control de calidad. se logran ahorros máximos de costos mediante JAT, si el comprador recibe bienes que han sido previamente inspeccionados. Entrega frecuente y confiable. La entrega diaria es con frecuencia la única manera de evitar que se formen inventarios. Localización cercana. Esto quiere decir que los proveedores tendrán que hacer compromisos a largo plazo con sus clientes principales. Los proveedores deben localizarse cerca de sus clientes importantes, ya que redunda en una mayor eficiencia en la entrega de lotes pequeños y mayor confiabilidad en condiciones climáticas adversas. Telecomunicación. La nueva tecnología de comunicación permite a los proveedores establecer sistemas de compras computarizados conectados a sus clientes. Programas de productos estables. Bajo el JAT, los clientes proporcionan al proveedor su programa de producción, de manera que la entrega se haga en la fecha en que se requieran los materiales. Fuente de abastecimiento única. El JAT implica que las organizaciones de compra y venta trabajen muy cerca para reducir costos. Análisis del valor. El JAT busca reducir los costos y mejorar la calidad, y para alcanzar estos dos objetivos el análisis de valor, es crítico. Participación temprana del proveedor. Los compradores industriales están conscientes de que los proveedores son expertos en sus campos y deben ser involucrados en el proceso de diseño. Relaciones estrechas. Todas estas características del JAT ayudan a forjar. relaciones estrechas entre el cliente industrial y el mercadólogo industrial.
7. Informe de surtimiento y revisión del material entregado La recepción adecuada de materiales y otros artículos es de vital importancia. Una gran parte de las empresas tienen, como resultado de su experiencia, centralizada la recepción total bajo un departamento único. Todos los embarques que ingresan deben ser verificados por el departamento de recepción. Esta persona puede completar una forma de recepción separada o reducir el papeleo, haciéndose el pago comparándose simplemente la factura del vendedor con la orden de compra. Si concuerdan se efectúa el pago. Este sistema depende de quien hizo la requisición, notificando a compras si el articulo pedido no fue recibido; en este caso se le pide al proveedor la orden de envío, sino existe se le pide al vendedor que reemplace el envío. La recepción de una cierta cantidad contratada en una condición aceptable es señal para terminar la transacción de compra. Se cierran los registros de la compra y se hace el pago. El precio final posiblemente está sujeto a un
descuento-comercial, en su cantidad o en dinero. El ofrecimiento de se lo puedo conseguir a un precio de mayoreo es un ejemplo de un descuento comercial. Laos descuentos por la cantidad son una función del número de artículos pedidos. La justificación dela reducción del precio para pedidos grandes resulta de la disminución del costo de ventas, embarque, manipulación y registros contables.
8. Archivo histórico de operaciones Después de haber pasado por todas las etapas de las compras todo lo que resta para la disposición de cualquier orden es completar los registros del departamento de compras. Esta operación comprende más que reunir y archivar las copias del departamento de compras de los documentos relacionados a la orden y transferir a los registros apropiados la información que el departamento desea conservar. Lo primero es en su mayor parte trabajo de rutina. Lo último es problema de criterio, de que si quieren conservar los registros y por cuánto tiempo. Muchas compañías presentan diferencias en las diversas formas y registros y en su importancia. Por ejemplo, una orden de compra constituye la evidencia de un contrato con una organización externa y como tal debe retenerse mucho más tiempo que una requisición, la cual es un memorando interno. El mínimo que un registro básico, ya sea manual o por medio del sistema de cómputo debe contener es: Registro de la orden de compra Expediente de orden de compra, que contiene una copia de todas las ordenes de compra, archivadas numéricamente Archivo de artículos (fecha, vendedor, cantidad, precio, número de orden de compra. Archivo de la historia del vendedor
Algunos de los archivos de registro opcionales son: Contratos de trabajo en el que aparece el estado de los contratos con el sindicato de todos los proveedores importantes. Registro de herramientas y matrices que presentan las herramientas compradas, la vida inicial, historia de su uso, precio, propiedad y localización. Compras minoritarias y negocios pequeños. Archivo de la historia de las cotizaciones, que contiene los proveedores invitados a presentar cotizaciones, número de cotizaciones y el proveedor triunfador delos principales artículos. Esta información puede señalar patrones de cotización y posibles soluciones.
9. Proceso electrónico de datos para la planeación, programación y control de consumos Cuando se instala un sistema de computo para utilizarlo en la realización de la función de compras, los pasos esenciales de una óptima compra siguen siendo los mismos que en los métodos manuales. El cambio sólo se presenta en la forma en la que se realizan esas etapas iniciales. Cuando económicamente se puede introducir un sistema de computo a la empresa, se pueden obtener las siguientes ventajas: El manejo electrónico de los procedimientos reduce el esfuerzo manual de los empleados aun mínimo. La información a partir de los registros están disponibles en forma casi simultánea Se mejora el control de las operaciones, no sólo por la disponibilidad en el momento de la información para tomar una buena decisión, sino también por la flexibilidad lograda por la facilidad de manejar grandes cantidades de detalles, disponiendo así de las nuevas herramientas para el comprador y para el administrador. Se mejora el desempeño de operación por la disponibilidad de información y el mejor control de las operaciones.
Así pues, el uso de un sistema de cómputo se ve reflejado en las etapas del sistema de compras de la siguiente manera: Reconocimiento de una necesidad: cuando la computación se utiliza en forma adecuada puede ser de gran ayuda para analizar la información correspondiente a uso, mercado, factores económicos y uso esperado para concluir los pronósticos con prontitud y exactitud. Descripción d la necesidad: las cantidades de los artículos requeridos para su compra se determinan después del análisis de la información mencionada en laetapa1 y de estudiar la lista de materiales para determinar el efecto que tendrá sobre los inventarios y las ordenes abiertas sobre esos requerimientos específicos. Con la información de requisición para artículos específicos se puede alimentar a la computadora para un análisis de la cantidad económica de compras considerando aspectos de costo de adquisición, contra los de mantenimiento e inventario. Determina y analiza fuentes posibles de abastecimiento. : cuando la requisición es procesada por la computadora, la información con relación a proveedores, almacenados precisamente en la memoria de la computadora, puede proporcionar listas de vendedores y sus precios pasados y registro del desempeño y preparar formas de solicitud de cotizaciones. Determina precio y términos al seleccionar al vendedor idóneo Prepara y asigna las ordenes de compra. Seguimiento expedición de la orden. Una vez que se ha colocado la orden el sistema sigue larden manteniendo fecha de registro de la recepción de los materiales, facturas, ordenes recambio y datos de expedición. Recepción e inspección de artículos Liquida la factura y paga al proveedor Mantenimiento de registros: las ordenes ya cerradas se llevan usualmente a un registro de ordenes durante cierto
tiempo para permitir posteriormente un rechazo o ajuste.
10. Importancia de los almacenes. La función más importante de los inventarios es el aislamiento. Una reserva de materiales se puede usar siempre que un retraso en la etapa precedente amenace con detenerlas operaciones de la etapa siguiente. Las etapas aumentan la duración del ciclo de producción, desde los insumos iniciales hasta la entrega de la producción final. Las reservas de materiales se emplean para amortiguar el proceso de producción con respecto ala incertidumbre de las entregas de material, para desacoplar las etapas progresivas del desarrollo del producto de interrupciones en etapas anteriores y para proporcionar un flujo continuo de producción terminada que satisfaga las demandas inestables de los clientes La política de inventarios esta relacionada con la política de compras. La mayoría de los precios fluctúan positiva o negativamente con respecto a una línea general de tendencia. Una política de comprar a precio bajo es un intento de hacer las compras siempre que el precio se encuentra a bajo dela línea de tendencia. Como el departamento de compras no tiene control con en la estructura de los precios, sus compras acumularán existencias a intervalos y cantidades generales, según las condiciones del mercado. Cuando parece que una fuente de suministros cerrará temporalmente o que los precios se elevarán con rapidez, las compras grandes a un precio favorable aumentarán en forma notable los niveles de inventario. Los ahorros aparentes de este tipo de política de compra deben ponderarse con los costos del inventario por almacenamiento, manejo, depreciación y tasas de interés.
