Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan PT Poli ... - Library

UltimaticsVol.2No.2,Desember2010

Gunawan

Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan PT Poli Contrindo Nusa AMBROSIUS ALVIN GUNAWAN 1, JANUAR WAHJUDI 2 Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Multimedia Nusantara Gading Serpong, Tangerang, INDONESIA 1 [email protected] 2 [email protected] Abstract— Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah terkait sistem yang ada dalam aktivitas pembelian dan persediaan. Sistem yang ada sekarang masih bersifat manual, dan tidak terintegrasi, sehingga menimbulkan beberapa kelemahan.Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode pengumpulan data dengan melakukan survei langsung ke perusahaan. Berdasarkan hasil observasi dari perusahaan kemudian akan dilakukan analisis terhadap temuan survei berdasarkan ruang lingkup pembahasan dan identifikasi kebutuhan informasi serta persyaratan sistem.Dengan adanya sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan yang dikembangkan dapat memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam melaksanakan setiap aktivitas pembelian barang, serta pengelolaan persediaan yang dimiliki secara lebih maksimal. Selain itu juga dapat menyediakan laporan-laporan yang dibutuhkan manajemen, khususnya untuk mendukung pengambilan keputusan dan pembuatan perancanaan bagi perusahaan. Semua ini secara tidak langsung mendukung usaha perusahaan dalam upayanya untuk memiliki daya saing yang lebih kompetitif. Keywords—analisis, perancangan, sistem informasi, akuntansi, pembelian, persediaan

berharga bagi perusahaan.Dengan adanya informasi yang dikelola dengan baik, dapat membantu pihak manajemen dalam pengambilan langkah kebijakan yang diperlukan demi kelangsungan hidup perusahaan. Selain itu, setiap perusahaan sebaiknya memiliki prosedur yang jelas dalam melaksanakan bisnisnya serta didukung dengan adanya sistem informasi yang baik

I. PENDAHULUAN Dalam era globalisasi ini, dengan adanya kemajuan teknologi informasi yang sangat pesat menyebabkan timbulnya persaingan yang ketat di antara perusahaan dalam dunia bisnis.Hal utama yang perlu diperhatikan oleh setiap perusahaan yaitu yang berkaitan dengan pengelolaan informasi, karena pada saat ini informasi merupakan hal yang sangat penting dan InformasiAkuntansiPembelian

81

Gunawan

atas prosedur pembelian dan persediaan bagi PTPoli Contindo Nusa.

untuk mencatat dan menangani setiap kegiatan dalam perusahaan. Persediaan merupakan aset yang memegang peranan penting pada perusahaan.Apabila tidak tersedia stok barang pada gudang, maka perusahaan tidak dapat melakukan kewajibannya apabila ada permintaan.Untuk mendukung pengendalian persediaan yang optimal maka perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi persediaan yang dapat melakukan analisa perhitungan persediaan, serta menyajikan informasi berupa dokumen-dokumen dan laporanlaporan mengenai persediaan yang akurat, relevan, tepat waktu dan dapat diandalkan. Selain sistem informasi akuntansi persediaan, sistem informasi akuntansi pembelian juga merupakan hal penting yang harus diperhatikan perusahaan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan yang baik dan saling terintegrasi, akan sangat membantu perusahaan. Selain itu, sistem informasi akuntansi pembelian yang dimiliki perusahaan harus dapat mendukung pengendalian internal dalam perusahaan, adanya kelengkapan dokumen-dokumen dan laporan-laporan yang berkaitan dengan kegiatan pembelian, serta adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab yang jelas antara bagian-bagian sehingga dapat menghindari kecurangan yang mungkin terjadi di dalam perusahaan. Paper bertujuan untuk menganalisis sistem pembelian dan persediaan yang sedang berjalan pada PTPoli Contindo Nusa, sehingga dapat diketahui kelemahan yang ada di dalam sistem tersebut. Setelah itu akan diidentifikasi kebutuhan perusahaan dalam menyelenggarakan pembelian dan mengelola persediaan untuk membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan atas transaksi-transaksinya. Setelah kebutuhan jelas, dilakukan proses perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan mampu mengatasi masalah yang dihadapi perusahaan yang akan menjadi rekomendasi


II. ANALISIS Proses awal dari pembuatan aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan PT. Poli Contindo Nusa adalah dengan melakukan analisa, danmeeting tentang sistem yang ada dan juga keinginan dari user. Dari hal tersebut didapatkan gambaran tentang apa keinginan dari user dan sistem yang harus dibuat. A. Stok Barang

Pengendalian persediaan perusahaan kurang memadai, mengakibatkan ada kalanya stok barang tertentu yang terlalu banyak dan kadang barang yang dibutuhkan tidak tersedia. Rekomendasi untuk masalah ini adalah dirancang suatu sistem yang menyediakan laporan dan analisis ABC. Kemudian dibuat suatu reminder sehingga apabila suatu barang sudah mencapai titik minimum stock, sistem akan menampilkan data-data barang tersebut, dan daftar barang-barang tersebut juga dapat dicetak (pengurus gudang tidak perlu repot untuk mengganti-ganti layar aplikasi untuk melihat kembali reminder tersebut) sehingga pemesanan barang tidak terlambat. B. Pemilihan Supplier

Tidak terdapat dokumen formal untuk pemilihan supplier. Rekomendasi untuk masalah ini adalah perusahaan seharusnya menetapkan suatu prosedur pemilihan supplier sehingga pembelian barang jatuh pada supplier dengan performace terbaik (baik dalam harga, kualitas, dan pelayanan). Bagian Pembelian harus membuat suatu form RequestforProposal (Surat Permintaan Penawaran Harga) setelah itu akan dikirimkan ke supplier-supplier. Bagian Pembelian membuat form Order Pembelian berdasarkan Surat Permintaan Penawaran Harga yang telah terpilih. Atau untuk perusahaan dengan jenis pemesanan yang 82

InformasiAkuntansiPembelian

UltimaticcsVol.2No.2,Desember20 010

sering aatau berulanng, perusah haan membuuat suatu daftar suppplier dim mana masinngmasing supplier akan diiminta unttuk memberrikan pricellist, sehingg ga jika terj adi perminttaan pembeelian, bagiaan Pembel ian hanya pperlu melihat pricelist dari suppliiersupplierr tersebut untuk u menen ntukan criteeria terbaik untuk pem mbelian pada saat iitu. Dengann demikiann akan terj rjamin bahhwa perusahhaan melakkukan pemb belian baraang kepada suppliier yan ng paliing mengunntungkan peerusahaan.

G Gunawan

plikasi yang g terbagi ataas desain database, d ap tam mpilan, dan n pseudocodde. Pada desaiin databasee, dijabarkaan tabeltab bel yang ak kan dibuat ddan juga relasi antar tab bel yang satu denggan yang lainnya. Seedangkan paada desain pseudocodee, dibuat pseudocodeun ntuk prosess-proses peenting di daalam sistem m. Hal inii digunakan n untuk meenjelaskan alur logikaa dari sisteem yang dalam dib buat, serrta mem mudahkan meelakukan tahap t codinng. Untuk k desain tam mpilan, dib buat sketsaa Graphical User yang Intterface (GUI) akan diiimplementaasikan pada sistem nanttinya.

C. Lapo oran Transaaksis Bisniss

Seringg terlambatt laporan yang y berkaittan dengan transaksi bisnis b perussahaan. Dal am hal ini, perusahaann sebaiknya menggunakkan sebuah sistem informasi akunttansi sehinggga data-datta transakksi seharri-hari dap apat tersimpaan dalam sebuah s dataabase. Dimaana dapat digunakann untuk menghimppun berbagaai data traansaksi yan ng diperlukkan untuk ddapat mennghasilkan laporan yaang dibutuhhkan dalam tempo wak ktu yang lebbih cepat, ddan memiliki tingkat akurasi ddata yang baaik. Selain ittu manfaat tambahan ddari adanya sebuah sisstem inform masi akuntaansi yang terkomputerisasi ad dalah dap apat diterapkkannya penngendalian internal yaang digunakkan untuuk melin ndungi aaset perusahhaan darri kehilaangan at atau penggellapan dan untuk u menjaaga keakurat atan data keuuangan. Haal tersebut dapat berhaasil dengan membuat sebuah sisttem inform masi akuntannsi yang terkompute t erisasi sepeerti penggunnaan passw word untu uk membattasi pengakssesan data dari pihak k yang tiddak berwenaang.

A. Data Flow w Diagram SSistem

Gambar 1 menunjukka m kan context diagram system secaraa keseluruhaan.

Gambar G 1. Contexxt Diagram

III. PER RANCANG GAN PERA ANGKAT LUN NAK Tahappan selannjutnya daalam pro ses pembuaatan Sistem m Informaasi Akuntaansi Pembeliian dan Persediaan n PT. P Poli Continddo Nusa adaalah proses modeling ddan desain. Berdasarkan data-data dari tahhap sebelum mnya, dibuuat model dan des ain

InformasiAkuntansiiPembelian

B. Pseudocod de Proses

Pseudocodee proses dibagi kee dalam deelapan bagiaan yaitu Ak Akses contro ol, Form ap pprove, Save barang suupplier, Taampilkan lap poran, Forrm dokumeen, Form master, Fo orm view dokumen, d ddan Search. Secara

83

Gunawan

detail kedelapan pseudocode dijelaskan di bawah ini.

Tampilkan status otorisasi dokumen; Query detail dokumen; Tampilkan detail dokumen;

proses

} Form load { Query alldokumen; Tampilkan alldokumen; } } 8) Search { Pilih kasus filter{ Jika Unapproved: Query dokumen unapproved; Jika Approved: Query dokumen approved; Jika All: Query all dokumen; } Untuk semua row { If (kolom filter row tidak mengandung keyword) { Hapus row; } } }

1) Akses kontrol { Sembunyikan semua menu; Tampilkan menu sesuai otoritas jabatan; } 2) Form approve { Form load { Disable semuacheckbox; if(penanggung jawab dokumen = user yang login) { Enable checkbox approve untuk user bersangkutan; } } Button OK click { if(checkbox approve tercentang) { Update status otorisasi; } if(semua checkbox approve tercentang) { Update status dokumen menjadi terotorisasi; } } } 3) Save barang supplier { Delete semua barang supplier; Untuk setiap row dari datagridbarang { Insert kodebarang ke table barangsuplier; } } 4) Tampilkan laporan { Query data laporan; Load file crystal report laporan; Set data source file crystal report laporandengan data laporan; Tampilkan laporan; } 5) Form dokumen { Form load { Query dokumen prerequisite; Tampilkan list dokumen prerequisite; If (edit dokumen) { Query data dokumen; Isi form dengan data dokumen; } } Button save click { If (dokumen baru) { Insert kode otorisasi untuk dokumen ini ke tabel otorisasi; Insert data dokumen ke tabel dokumen; } Delete semua detail dokumen; Insert semua data di list ke tabel detail dokumen; } } 6) Form master { Form load { Query data master; Tampilkan data master; } Button save click { If (row baru) { Insert data master; } else { Update data master; } } } 7) Form view dokumen { Current cell changed { Query status otorisasi dokumen;


C. Perancangan Basis Data

Adapun tabel yang diperlukan berjumlah 17 tabel. Tabel-tabel tersebut antara lain Karyawan, Barang, Supplier, BarangSupplier, Otorisasi, MR, MRDetail, PR, PRDetail, SPPH, SPPHDetail, OP, LPnB, LPnBDetail, BPgB, BpgBDetail, PenanggungJawab. Gambar 2 menunjukkan Entity Relationship Diagram (ERD).

Gambar 2. Entity Relationship Diagram

84



G Gunawan

B Pengeeluaran Barrang dari Baarang, dan Bukti meenu navigaasi Transakksi. Kemud dian dari meenu-menu tersebut terdapat menu naavigasi untu uk Add, Ediit, Delete, Approve, A daan Print. Untuk men ngakses lapporan-laporan, user daapat mengak kses menu navigasi Laporan, L keemudian di dalamnya aakan terdap pat menu naavigasi un ntuk mem mbuka Pem mbelian, Peengeluaran, Persediaann, Analisiss ABC, Reeminder, Analisis Kinerja Supplier, S Reealisasi Material M Requisition n, dan Peenilaian Kin nerja Supplieer.

D. Top--down Desig gn

Strukktur navigassi pada Sisttem Inform masi Akuntannsi Pembellian dan Persediaan P PT. Poli Coontindo Nusa dapat digambarkkan pada gaambar 3.

E. Sketsa Lay yar

Sketsa layaar yang dihhasilkan meerupakan pro ototype sy ystem yanng nantiny ya akan dig gunakan [ad da system yyang sesungguhnya. 1) Halama an login dann utama Halamaan login addalah halam man awal yang diaakses peengguna. Setelah pengguna system berrhasil login n, maka akan diarah hkan ke halaaman utamaa. Sketsa layar keduaa halaman teersebut ditu unjukkan pada gambaar 4 dan 5.

Gambar 3.. Top-Down Dessign

Login

Dari halaman loogin, user akan melihhat g dari hhak menu navigasi tergantung aksesnyya. Secaraa keseluruhan, meenu navigasi awal daari sistem adalah Fiile, Master, Transaksi, dan Laporaan. Dari menu navvigasi Filee, user dap apat mengakkses menu navigasi untuk Ubbah Passworrd, Logout, dan juga Exit. Dari menu naviigasi Masteer, user dap apat mengakkses menu navigasi untuk u Masster Supplier, Master Karyawan,, dan Masster Barang..Dari masinng-masing menu m tersebbut kemudiaan user dapat d mengakses meenu Add, navigasi untuk Edit, ddan Delete.K Khusus unttuk Master Supplier ddan Master Barang, terdapat juga menu m naviggasi untuk E Edit Barang//Supplier. User dapat meengakses menu m naviggasi untuk Material Requisitio on, Purchaase Requisition, Suratt Permintaaan Penawarran Harga, Order Pembelian, P Penerimaaan InformasiAkuntansiiPembelian

KodeKaryawan Password Login

CCancel

Gam mbar 4. Sketsa Haalaman Login

PT.PoliContin ndoNusa File

Master

Transaksi

Laporan

UbahPasssword Logout Exit

Gambar 5. Sketsa H Halaman Utama

85

Gunawan

2) Halaman stock barang Halaman stock barang berisikan daftar dan detail barang. Gambar 6 menunjukkan sketsa stock barang.


Purchase Requisition, Permintaan Penawaran Harga, halamanOrder Pembelian, Penerimaan Barang, halamanBukti Pengeluaran Barang, halamanLaporan, dan halamanApprove Dokumen. Gambar 8 menunjukkan sketsa dasar Form View Document.

Gambar 6. Sketsa Halaman stock barang

3) Halaman supplier Halaman supplier berisikan daftar dan detail supplier seperti yang ditunjukkan pada gambar 7.

Gambar 8. Sketsa dasar Form View Document

IV. PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK Pada proses ini, dimulai tahap inti dari pembuatan aplikasi sistem informasi tersebut. Tahap ini diawali dengan membuat database yang berisi tabel-tabel berdasarkan desain database yang sudah dibuat sebelumnya dengan menggunakan MySQL. Setelahnya dibuat Graphical User Interface (GUI) yang berfungsi sebagai tampilan pada layar ketika menjalankan sistem informasi tersebut. Kemudian, dilakukan proses coding berdasarkan desain pseudocode yang telah dibuat sebelumnya. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Visual Basic .NET, sedangkan Integrated Development Environment yang digunakan adalah Microsoft Visual Studio 2008. Dengan bantuan tool development tersebut, maka sketsa layar yang telah dirancang sebelumnya akan direalisasikan.

Gambar 7. Sketsa Halaman supplier

4) Halaman transaksi bisnis Halaman transaksi menggunakan template atau steksa dasar Form View Document. Transaksi bisnis yang dimaksud meliputi Material Requisition,

86



G Gunawan

F. Hala aman Login n dan Halam man Utamaa

H. Halaman Supplier S

Halam man login adalah a halam man awal yaang diakses pengguna. Setelah pen ngguna systtem berhasill login, maka m akan diarahkan ke halamann utama. Gambar 9 dan 10 menunjuukkan

Halaman supplier s beerisikan dafftar dan deetail supplier seperti yang ditu unjukkan paada gambar 12.

Gambaar 9. Halaman login

Gambar G 12. Halaaman Supplier

I. Halaman Tra ansaksi Bisniss

Halaman transaksi bisnis meliputi Material Requ uisition, Puurchase Req quisition, Peermintaan Penaw waran Harga, haalamanOrder Pembellian, Pen nerimaan Baarang, halam manBukti PPengeluaran Barang, haalamanLapo oran, dan halamanA Approve Do okumen. Gambar 13 m menunjukkaan salah sattu halaman n transakssi yaitu Purchase P req quisition.

Gambarr 10. Halaman Uttama

G. Halam man Stock Barrang

Halam man stock barang beerisikan dafftar dan detaail barang. Gambar 11 menunjukkkan sketsa sstock barangg.

Gambarr 13. Halaman P Purchase Requisittion

V. PENGUJIAN plikasi selessai dikemb bangkan, Setelah ap pha-testing,, dimana test t unit dillakukan alp dillakukan sendiri oleeh penuliss untuk meemastikan aplikasi yaang dibuat berjalan seb bagaimana yang ddirancang. Setelah ap plikasi beerjalan seesuai ran ncangan, keemudian dilanjutkan deengan tahap p ¬betatessting.Pada tahap ini, proses pengujian dillakukan oleh pengguuna aplikassi, yaitu baagian Gudan ng, bagian Purchasing g, bagian

Gambar 11.. Halaman Stock Barang

InformasiAkuntansiiPembelian

87

Gunawan

Production Planning and Inventory Control (PPIC), bagian Personalia & General Affairs (PGA), bagian Finance & Accounting, dan bagian Produksi. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa aplikasi yang dikembangkan sudah sesuai dengan keinginan dari pengguna.

mengatasi masalah yang ditemukan pada sistem lama. REFERENSI [1] [2]

VI. SIMPULAN Sistem InformasiAkuntansi Pembelian dan Persediaan sudah dapat digunakan pada PT. Poli Contindo Nusa. Sistem Informasi ini telah dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Sistem Informasi ini dapat


[3]

[4]

88

Anonim. 2008. Poli Contindo Nusa. http://pcn.co.id. Tanggal akses 27 November 2010 Kendall & Kendall. 2006.System Analysis and Design.New Jersey: Pearson International Edition Pressman, Roger S.. 2005.Software Engineering A Practitioner’s Approach.New York: McGraw-Hill International Edition Shieiderman, Ben and Catherine Plaisant, 2010, Designing The User Interface: Strategies for Effective HumanComputer Interaction,United States of America: Pearson Higher Education.
