Informe de respuestas a observaciones al pliego de condiciones

INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES

INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR EL SERVICIO INTEGRAL DE IMPRESIÓN, ORGANIZACIÓN, EMPAQUE, TRANSPORTE, DISTRIBUCIÓN, RECOLECCIÓN, CUSTODIA Y DISPOSICIÓN FINAL DE LAS PRUEBAS QUE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA APLICARÁ A TRAVÉS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMISIONES, DURANTE EL AÑO 2013, ASÍ COMO EL SERVICIO DE EMPAQUE, CUSTODIA Y TRANSPORTE DE HONORARIOS A PERSONAL EXTERNO QUE PRESTE SUS SERVICIOS DURANTE LA APLICACIÓN DE LAS PRUEBAS

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Informe de respuestas a las observaciones presentadas por los posibles proponentes al Pliego de Condiciones - Invitación pública para contratar el servicio integral de impresión, organización, empaque, transporte, distribución, recolección, custodia y disposición final de las pruebas que la Universidad Nacional de Colombia aplicará a través de la Dirección Nacional de Admisiones, durante el año 2013, así como el servicio de empaque, custodia y transporte de honorarios a personal externo que preste sus servicios durante la aplicación de las pruebas.

La empresa Thomas Greg & Sons de Colombia mediante comunicación radicada el 7 de febrero de 2013 a las 10:39 a.m., formula las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN 1: De acuerdo con el cronograma establecido en el numeral 2.1 de la invitación, respetuosamente solicitamos a la Universidad, sea prorrogada la fecha de entrega de la propuesta hasta el día 28 de febrero de 2013, con el fin de garantizar la pluralidad de oferentes y permitir a los mismos la correcta e idónea preparación de las propuestas con el cumplimiento de cada uno de los requisitos exigidos en el pliego de condiciones; lo que redundará en beneficio de los intereses que la Universidad busca con la apertura de este proceso de selección. Lo anterior en razón a que uno de los documentos habilitantes exigidos por la Universidad Nacional se encuentra en trámite y sólo será expedido por la entidad respectiva hasta el día 27 de febrero del presente año. RESPUESTA: La Universidad acoge la solicitud parcialmente. Lo anterior, ya que tal como está descrito en el cuadro 1 del numeral 6.8, del Pliego de Condiciones, la primera aplicación se realizará el día 6 de abril de 2013 y, en concordancia con los tiempos establecidos en el literal a del numeral 6.3.1.1.1, el cronograma para el proceso de selección debe estar ajustado de tal forma que garantice que una vez asignado el contrato se pueda cumplir con los tiempos descritos en el literal a del numeral 6.3.1.1.1. Por lo tanto, la fecha establecida en el Numeral 2.1. Cronograma, para la recepción de propuestas y cierre de la invitación fue modificada para el 25 de febrero de 2013 a las 11:00 a.m.

OBSERVACIÓN 2: Acorde con el artículo 29 del decreto 1210 de 1993 por el cual se reestructura el régimen orgánico especial de la Universidad Nacional de Colombia, el cual establece que “La Universidad Nacional está facultada para celebrar toda clase de contratos de acuerdo con su naturaleza y objetivos. Los contratos que para el cumplimiento de sus funciones celebre la Universidad Nacional se regirán por las normas del derecho privado y sus efectos estarán sujetos a las normas civiles y comerciales, según la naturaleza de los contratos, salvo los contratos de empréstito, los cuales se someterán a las reglas previstas para ellos en el Estatuto Nacional de Contratación y las disposiciones que lo modifiquen, complementen o sustituyan. Lo anterior sin perjuicio de que la Universidad pueda aplicar las normas generales de contratación administrativa (Subraya fuera de texto)”, comedidamente solicitamos a la Universidad Nacional eliminar el requisito de aportar el Registro Único de Proponentes establecido en el numeral 4.1.7 del pliego de condiciones, en razón a que, de conformidad con dicho régimen, no se hace necesaria la validación por parte de la Universidad de la información financiera y de experiencia de los proponentes mediante el citado documento. Lo anterior, teniendo en cuenta que dentro de los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones ya se solicitan los documentos de orden financiero y de experiencia (numerales 4.2.2 y 4.3.1), que permiten acreditar al proponente y por ende validar a la Universidad con suficiencia tales circunstancias; con lo cual resulta inoficioso la solicitud del Registro Único de Proponentes por lo anteriormente expuesto. Lo anterior aunado a que la intención en la creación de este tipo de registros, es permitir a las entidades y entes del Estado, validar la información de orden financiero y de experiencia de proponentes que participen en los procesos que se adelanten para el cumplimiento de sus fines; lo cual en el proceso que nos atañe se evaluará mediante los documentos de orden financiero y certificaciones de experiencia, enunciadas en los numerales atrás citados del pliego. RESPUESTA: La Universidad no acoge la solicitud. El Certificado de Registro Único de Proponentes (RUP) no solamente válida la información financiera y experiencia de los proponentes, sino que igualmente verifica los requisitos habilitantes, acredita su calificación y clasificación, que permite definir cuáles son actualmente 20 DE FEBRERO DE 2013 Página 2 de 6


las actividades principales de los proponentes e informa los recientes reportes de multas o sanciones impuestas al oferente; información que la Universidad requiere para constatar los requisitos exigidos por cuanto las características del objeto a contratar así lo exigen, y con el fin de realizar un eficiente desempeño de la actividad contractual en virtud del Manual de Convenios y Contratos de la Universidad, adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1952 de 2008, norma contractual aplicable a nuestra Institución.

OBSERVACIÓN 3: En caso de no ser tenido en cuenta el anterior requerimiento, solicitamos respetuosamente a la Universidad incluir las siguientes modificaciones al numeral 4.1.7: a. Teniendo en cuenta la Resolución número 00039, expedida por la DIAN en fecha 21 de noviembre de 2012, mediante la cual se adopta para Colombia la “CLASIFICACION INDUSTRIAL INTERNACIONAL UNIFORM, REVISIÓN 4 ADAPTADA PARA COLOMBIA CIIU Rev. 4 A.C.” en concordancia con la Resolución N° 66, expedida por la DANE el 31 de enero de 2012, la cual en su artículo 2° establece que “El código de Actividad Económica establecido en la CIIU Rev. A.C. deberá utilizarse de manera obligatoria por todas las entidades de carácter privado o público que produzcan información estadística identificando la actividad económica principal para efectos asignación correcta del código (…)” comedidamente solicitamos eliminar el requerimiento código CIIU N° 032606 transporte de valores, en razón a que dicho código no existe en la clasificación contenida en la citada resolución 000139, la cual como se menciono anteriormente, es la ultima establecida para nuestro país y por ende, de obligatoria aplicación, por lo anterior solicitamos reemplazarlo por alguno de los que a continuación se enumeran, los cuales si se encuentran incluidos dentro de la clasificación vigente citada anteriormente Código CIIU 8010, Actividades de seguridad privada, o código CIIU 8010 Actividades de estaciones, vías y servicios complementarios para el transporte terrestre, o código CIIU 4923 Transporte de carga por carretera. b. Así mismo, si bien es cierto que la Universidad Nacional cuenta con un régimen especial de contratación, también es claro y expreso el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 en conminar a la Universidad al cumplimiento de los principios de la función administrativa de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política. En concordancia con lo anterior, y teniendo en cuenta el principio de pluralidad de oferentes, y acorde con el espíritu del artículo 7 de la Ley 80 de 1993, solicitamos que en el evento que la propuesta sea presentada en consorcio o unión temporal, se permita cumplir con el requisito establecido en el numeral 4.1.7 de la siguiente manera: Que el consorcio o la unión temporal acrediten el cumplimiento de al menos dos de las actividades descritas en la primera parte de dicho numeral, o que cada uno de los miembros pueda cumplir con cualquiera de las actividades de inscripción , calificación y clasificación de la actividad, especialidad y grupo, exigido por la Universidad Nacional para el proceso de selección según la norma que lo cobije (RUP acorde al decreto 1464/2010 o RUP acorde al decreto 734/2012) RESPUESTA: a. La Universidad considera que la observación procede, por lo tanto, procederá a reemplazar los códigos CIIU, los cuales se encuentran incluidos dentro de la clasificación vigente, mediante adenda. b. La Universidad acoge la solicitud parcialmente. En caso de Uniones Temporales y Consorcios, cada uno de los miembros puede certificarse con cualquiera de las actividades de inscripción, calificación y clasificación de la actividad en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio, siempre y cuando el proponente, en conjunto, pueda acreditar todas las actividades enmarcadas en la prestación de servicios de impresión, organización, empaque, transporte, distribución, recolección, custodia, y disposición final de valores, descritas en el numeral 4.1.7 del pliego de condiciones. Por lo anterior, procederá a modificar parcialmente el contenido del Numeral 4.1.7 del pliego de condiciones mediante adenda.



OBSERVACIÓN 4: De conformidad con la cláusula séptima de la minuta del contrato, se solicita incluir dentro de las obligaciones de la Universidad Nacional, que esta garantizará la cadena de custodia de la información correspondiente a las pruebas antes de ser entregadas para la impresión, organización, empaque, transporte, distribución, recolección. RESPUESTA: La Universidad considera que la observación procede. Por lo tanto, se acepta la solicitud y se procederá a realizar las respectivas modificaciones a la cláusula séptima del Anexo No. 1.Minuta del contrato mediante adenda.

OBSERVACIÓN 5: Se solicita que la cláusula penal de la minuta del contrato sea pactada para incumplimientos totales por parte del contratista y no parciales como se establece. RESPUESTA: La Universidad no acoge la solicitud. Las obligaciones a ejecutar están dadas por diferentes etapas de transporte, distribución y recolección, en donde el cumplimiento de la última etapa pende del desempeño de las otras dos etapas, cada una indispensable para el adecuado cumplimento final de del contrato.

OBSERVACIÓN 6: Respetuosamente solicitamos se aclare en el literal a del numeral 6.3.1.3.5 Transporte a Bogotá que se encuentra en la página 27 del pliego definitivo, que el tiempo de entrega del material procedente de otras ciudades o municipios será dentro de las 24 horas hábiles siguientes a la fecha de aplicación. RESPUESTA: La Universidad considera que la observación procede. Por lo tanto, se acepta la solicitud y se procederá a realizar las respectivas modificaciones al literal a del numeral 6.3.1.3.5 del pliego de condiciones mediante adenda.

La empresa Dvalor S.A.S mediante correo electrónico remitido el 7 de febrero de 2013 a las 11:57 a.m., formula las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN 1: Establece la minuta de contrato: CLÁUSULA DÉCIMA. VALOR DEL CONTRATO. El valor total del presente contrato de negociación global de precios es indeterminado pero determinable en razón a que se ejecutará mediante la celebración de ordenes contractuales o contratos de acuerdo con los requerimientos que la Universidad considere necesarios para garantizar le efectiva ejecución del presente contrato, con cargo a los Certificados de Disponibilidad Presupuestal que se expidan para tales fines, y de acuerdo con las condiciones pactadas en el presente contrato de negociación global de precios. (…) En relación con esta cláusula, comedidamente solicitamos que en caso de que el contrato llegare a suscribirse y se realice prórroga al mismo, sea posible que los precios cotizados sean reajustados anualmente a partir del primero (1°) enero con base en el incremento anual del índice de precios al consumidor (IPC) del año anterior. 20 DE FEBRERO DE 2013 Página 4 de 6


RESPUESTA: La Universidad no acoge la solicitud. En caso de prorrogarse el contrato, se harán en su momento los respectivos reajustes de los precios contratados, si las partes así lo pactan de común acuerdo.

OBSERVACIÓN 2: CLÁUSULA DÉCIMA. VALOR DEL CONTRATO. (…) Parágrafo II. El CONTRATISTA se obliga a mantener durante todo el plazo del contrato, los precios ofrecidos en su PROPUESTA de fecha ... Solicitamos que se aclare si es posible que en el eventual contrato que llegue a suscribirse, podrían establecerse factores que permitan incrementar el precio del producto, por circunstancias ajenas a la voluntad de las partes que hagan excesivamente onerosa su participación en el presente contrato, como sería un incremento abrupto en los precios nacionales e internacionales del papel. RESPUESTA: La Universidad no acoge la solicitud. En caso de presentarse situaciones ajenas a la voluntad de las partes que afecten el cumplimiento del contrato, se tendrán como caso fortuito y fuerza mayor, según cada caso particular, y las normas que del mismo sean aplicables.

OBSERVACIÓN 3: Establece la minuta: CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA MULTAS. En caso de que EL CONTRATISTA incurra en incumplimiento parcial de las obligaciones derivadas del presente Contrato, la UNIVERSIDAD, mediante resolución motivada, que prestará mérito ejecutivo, podrá imponer multas diarias sucesivas, a razón del 0,01% del valor contractual, mientras persista el incumplimiento, sin que sumadas superen el 20% del valor del presente contrato. Solicitamos que en relación con las multas enunciadas en el numeral anterior, se establezca lo siguiente: a. Solicitamos que cualquier responsabilidad que surja en cabeza del contratista como consecuencia del incumplimiento de sus compromisos contractuales, tenga la oportunidad de ser discutida en un escenario imparcial, en virtud del cual se pueda establecer su responsabilidad y el monto de la misma, y no que sea fruto de retenciones y/o deducciones que unilateralmente pueda efectuar la entidad de sumas pendientes a su favor. b. En este sentido, solicitamos que en caso de que nuestra propuesta sea seleccionada, se incluya en el contrato que ambas partes convienen que en el evento que EL CONTRATISTA sea declarado responsable por el incumplimiento de alguna de sus obligaciones, no pagará en ningún caso una indemnización que sea superior al valor total del contrato durante la vigencia de un año. RESPUESTA: La Universidad no acoge la solicitud. El procedimiento para la aplicación de las multas, se encuentra señalado en el artículo 88 del Manual de Convenios y Contratos (adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1952 de 2008), en el cual el futuro contratista contará con la oportunidad de controvertirlas dentro de un término perentorio para el mismo, previo concepto del supervisor del contrato frente al cumplimiento del mismo.

OBSERVACIÓN 4: Así mismo, solicitamos aclaración con respecto a las siguientes inquietudes: 1. Hacer explícito que son horas hábiles (numeral 6.3.1.3.5 a) 2. Tiempo estimado de almacenamiento de cuadernillos de aspirantes ausentes (numeral 6.3.1.3.5 b) 20 DE FEBRERO DE 2013 Página 5 de 6


3. Ampliar las funciones del Coordinador y Auxiliar requerido. Numeral 6.4 RESPUESTA: 1. Se aclara que en todos los casos las horas referidas en el (numeral 6.3.1.3.5 a) son hábiles. Adicionalmente, se procederá a realizar la corrección para el plazo de 24 horas a horas hábiles siguientes a la fecha de aplicación, estipulado en el literal a del numeral 6.3.1.3.5, mediante adenda. Para el presente proceso se consideran horas hábiles las contempladas entre lunes y sábado, entre las 8:00 a.m. y las 5:00 p.m. 2. Se aclara que el tiempo estimado depende de cada proceso, pero se estima como mínimo seis meses y máximo un año. 3. Se aclara que el coordinador por edificio es el canal de comunicación del PROPONENTE con el delegado de la Universidad y las funciones tanto del coordinador como de los auxiliares estarán determinadas por el PROPONENTE para garantizar el acompañamiento durante la aplicación del examen, así como, para cumplir con las actividades descritas en los numerales 6.3.1.3 y 6.3.2.3 que le correspondan al PROPONENTE.

EN LOS ANTERIORES TÉRMINOS SE DA RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES
