KODE ETIK BISNIS PT Prasmanindo Boga Utama

KODE ETIK BISNIS

January 22

2013

PT Prasmanindo Boga Utama

PT PBU Code of Business Conduct (CBC)

Jan 2013

Table of Contents PENDAHULUAN ............................................................................................................................................... 3 Pesan dari Anggarsih S Irliani ...................................................................................................................... 3 PENDAHULUAN ............................................................................................................................................... 4 Kode Etik Bisnis ............................................................................................................................................ 4 PENDAHULUAN ............................................................................................................................................... 5 Mendapatkan Bantuan dan Nasehat........................................................................................................... 5 PENDAHULUAN ............................................................................................................................................... 6 Speak Up ...................................................................................................................................................... 6 VISI & NILAI -NILAI ......................................................................................................................................... 7 CARA PBU ........................................................................................................................................................ 8 KEAMANAN MAKANAN ............................................................................................................................... 8 CARA PBU ........................................................................................................................................................ 9 Mata Rantai Pasokan Yang Bertanggung Jawab.......................................................................................... 9 INTEGRITAS PRIBADI...................................................................................................................................... 10 Konflik Kepentingan .................................................................................................................................. 10 Investasi ..................................................................................................................................................... 11 Bingkisan dan Keramahtamahan ............................................................................................................... 11 Pentingkah jenis keramahtamahan yang saya tawarkan ......................................................................... 12 Menerima Bingkisan .................................................................................................................................. 12 Kunjungan dari Pemerintah, Delegasi Usaha Patungan, Delegasi Badan Usaha Swasta dan Milik Negara ................................................................................................................................................................... 12 INTEGRITAS KOMERSIAL ................................................................................................................................ 13 Persaingan dan Anti-Trust ......................................................................................................................... 13 Asosiasi Perdagangan ................................................................................................................................ 14 Pencucian Uang ......................................................................................................................................... 15 Penyuapan dan Korupsi ............................................................................................................................. 16 Uang Pelicin ............................................................................................................................................... 16 Pelaporan dan Akuntansi .......................................................................................................................... 17 Pelaporan Keuangan.................................................................................................................................. 17 Privasi Data ................................................................................................................................................ 18 KETENAGAKERJAAN ....................................................................................................................................... 19 Kesehatan dan Keselamatan Kerja ............................................................................................................ 19 Perlakuan Yang Adil dan Persamaan Kesempatan Kerja ........................................................................... 21 ASET PERUSAHAAN ....................................................................................................................................... 23 POL-GEN-STA-009-05

Printed copies of this document are uncontrolled

page 1 of 30


Jan 2013

Perlindungan Merek .................................................................................................................................. 23 Kerahasiaan ............................................................................................................................................... 24 Aset- Aset Fisik........................................................................................................................................... 25 Keamanan Informasi.................................................................................................................................. 25 KEGIATAN EKSTERNAL ................................................................................................................................... 26 Berurusan dengan Lembaga Pemerintah dan Lembaga Peraturan Publik................................................ 26 Masyarakat dan Kegiatan Amal ................................................................................................................. 26 Kegiatan Politik .......................................................................................................................................... 28 Komunikasi Eksternal ................................................................................................................................ 28 Lingkungan................................................................................................................................................. 29 Bagian Referensi ............................................................................................................................................ 30 Kontak........................................................................................................................................................ 30

POL-GEN-STA-009-05


page 2 of 30


Jan 2013

PENDAHULUAN Pesan dari Anggarsih S Irliani Sebagai sebuah perusahaan termuka di sektor penyediaan makanan dan jasa pendukung lainnya , kami telah menetapkan standar tertinggi untuk kualitas dari jasa yang diberikan dan cara perusahaan menjalankan usahanya. Dengan bekerja di PT Prasmanindo Boga Utama tindakan anda dapat mempengaruhi bagaimana pandangan pihak lain terhadap Perusahaan. Kesuksesan dan masa depan perusahaan bergantung pada setiap karyawan untuk bertindak secara profesional, bertanggung jawab dan sesuai dengan standar yang berlaku yang dijelaskan dalam Kode Etik Bisnis. Kode Etik Bisnis menjelaskan komitmen Perusahaan mengenai cara perusahaan menjalankan bisnis secara adil; memperlakukan setiap orang – pelanggan, kolega, investor, pemasok dan sub –kontraktor serta masyarakat luas - dengan jujur, integritas dan rasa hormat. Setiap karyawan PT Prasmanindo Boga Utama bertanggung jawab untuk menegakkan standar serta menjalankan usaha secara profesional, aman, beretika dan bertanggung jawab. Tidak ada pengecualian atau kompromi untuk hal ini. Kode Etik Bisnis menyatukan kebijakan perusahaan yang harus dipatuhi dan masalah etika yang harus ditaati oleh seluruh karyawan Perusahaan. Pastikan saudara memahami Kode Etik Bisnis ini dan kebijakan yang dirujuk di dalamnya dengan baik. Kode Etik Bisnis ini berdasarkan pada keyakinan dan nilai perusahaan serta menunjukkan komitmen perusahaan untuk menghidupkan nilai-nilai perusahaan menjalankan usahanya. Kode Etik Bisnis juga merujuk pada program Speak Up PT PBU yang memungkinkan karyawan di dalam usaha ini untuk berbicara kepada orang lain secara rahasia dan independen jika mereka tidak yakin dengan apa yang harus dilakukan dalam keadaan tertentu atau peduli dengan adanya pelanggaran Kode Etik Bisnis. Kita semua bertanggung jawab untuk “ Berbicara Terus Terang (Speak Up)” Kode Etik Bisnis ini didukung penuh oleh Manajemen dan pemangku kepentingan utama.

Anggarsih S. Irliani Direktur November 2011

T:

Mengapa kita memerlukan Kode Etik Bisnis?

J:

Kode Etik Bisnis adalah perwujudan komitmen kita untuk memperoleh dan mempertahankan tingkat standar etika tertinggi dimanapun kita beroperasi. Kode Etik Bisnis menjelaskan apa yang diharapkan PTPBU dari para karyawan, mitra bisnis dan pemasoknya serta memberi pedoman tentang bagaimanan karyawan harus menerapkan nilai-nilai PTPBU didalam pekerjan mereka sehari-hari

POL-GEN-STA-009-05


page 3 of 30


Jan 2013

PENDAHULUAN Kode Etik Bisnis Kode Etik Bisnis ini berlaku bagi setiap karyawan yang bekerja untuk PTPBU tanpa perkecualian. Ini termasuk karyawan kontrak tanpa melihat lokasi, tugas atau tingkat senioritas karyawan yang bersangkutan. Setiap kita berkewajiban untuk mengetahui isi Kode Etik Bisnis dan apabila ada hal yang kurang dapat dipahami, anda harus berbicara kepada atasan Anda. Setiap kita harus memastikan bahwa kita benar-benar memahami apa yang diharapkan dari kita dan bagaimana kebijakan yang tercantum dalam Kode Etik Bisnis ini berlaku pada kita. Disamping karyawan PTPBU, kita tidak boleh melibatkan kontraktor, agen, konsultan, pemasok, klien, pelanggan, mitra bisnis atau pihak ketiga manapun yang praktek bisnisnya bertentangan dengan Kode Etik Bisnis ini. Jika Anda melibatkan pihak ketiga manapun untuk bertindak atas nama PTPBU, Anda bertanggng jawab untuk memastikan bahwa mereka mengerti akan Kode Etik Bisnis ini dan mereka setuju untuk bertindak sesuai dengan Kode Etik Bisnis ini. Jika memungkinkan, anda hendaknya mengupayakan kewajiban kontraktual dari mereka untuk mematuhi Kode Etik Bisnis ini dan Anda harus melakukan pengawasan secara aktif terhadap pihak ketiga guna memastikan bahwa mereka secara berkesinambungan sesuai dengan Kode Etik Bisnis ini. Setiap pelanggaran Kode Etik Bisnis yang dilakukan oleh pihak ketiga atau contoh perilaku yang tidak sejalan dengan Nilai-nilai PTPBU ( yang akan dijelaskan nanti) harus dilaporkan kepada atasan langsung Anda. Anda harus berusaha menghilangkan perilaku seperti itu dan jika diperlukan, untuk mepertimbangkan untuk mengakhiri hubungan yang ada. Harap diingat bahwa penunjukkan penasehat profesional atau konsultan harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Manajemen. Dilarang menunjuk penasehat profesioanl tanpa ada persetujuan terlebih dahulu. Dimanapun Perusahaan beroperasi dalam perusahaan patungan (joint venture), perusahaan akan berusaha keras menerapkan Kode Etik Bisnis kita seakan-akan perusahaan menggerakkan bisnis tersebut secara keseluruhan dan secara proaktif mempengaruhi mitra bisnis perusahaan untuk meng adopsi prinsip-prinsip serupa. Semua karyawan diharuskan untuk mematuhi Kode Etik Bisnis ini dan kebijakan-kebijakan yang tercantum didalamya (termasuk karyawan baru yang bergabung dengan PTPBU melalui akuisisi atau kemenangan kontrak). Kegagalan untuk mematuhi Kode Etik Bisnis ini dapat mengakibatkan pemberian tindakan disipliner hingga dan termasuk pemecatan

POL-GEN-STA-009-05


page 4 of 30


Jan 2013

PENDAHULUAN Mendapatkan Bantuan dan Nasehat Mungkin lebih mudah untuk tetap diam atau mengabaikan perilaku tidak ber etika tetapi komitmen kita terhadap integritas berarti bahwa diantara kita tidak boleh ada yang mengabaikan masalah hukum atau etika yang seharusnya ditangani. Setiap kita mempunyai kewajiban untuk melaporkan setiap kemungkinan pelanggaran atau pelanggaran yang sesungguhnya terhadap Kode Etik Bisnis atau setiap perilaku yang bertentangan dengan Nilai-nilai dan prinsip bisnis PTPBU. Kewajiban ini berlaku apakah Anda secara langsung mengetahui atau jika Anda menemukan masalah yang melibatkan kolega atau pihak ketiga yang terkait dengan PTPBU. Jika memungkinkan, pertama-tama Anda harus mempertimbangkan untuk berbicara dengan atasan langsung Anda tentang setiap masalah hukum atau perilaku bisnis. Jika Anda tidak merasa nyaman berbicara dengan atasan langsung atau dalam situasi tersebut Anda merasa kurang tepat untuk berbicara dengannya, Anda juga dapat mendapatkan nasehat dan bimbingan dari:     

Tim Hukum setempat; Bagian Hukum PTPBU; Tim HRD; Internal Audit PTPBU; atau Tim Manajemen Senior setempat.

Referensi di halaman 30 bagian terakhir dari Kode Etik Bisnis dapat menolong jika Anda memerlukan bantuan atau informasi . Anda juga dapat menggunakan fasilitas Speak Up yang secara terperinci diuraikan pada halaman 6.

POL-GEN-STA-009-05


page 5 of 30


Jan 2013

PENDAHULUAN Speak Up ‘Speak Up’ adalah fasilitas yang ada di PTPBU untuk karyawan dapat menyampaikan secara rahasia kekhawatirannya atas tindakan dan perilaku yang menurut mereka tdak tepat, tidak aman, tidak ber etika atau bahkan ilegal; isu yang menurut mereka tidak dapat disampaikan kepada atasan langsung atau melalui prosedur normal. Karyawan dapat melakukan ini melalui saluran bantuan telpon rahasia dan situs web, yang dioperasikan oleh penyedia spesialis independen yang dapat digunakan 7 hari dalam seminggu, 24 jam sehari. Reputasi kami didasarkan pada standar yang kami tetapkan untuk kualitas layanan yang diberikan; kontrol dan penerapannya serta etika dan integritas perusahaan. Jika standar-standar ini diabaikan akan merongrong reputasi perusahaan dan mengancam keamanan serta kesuksesan kedepan dari bisnis. Kita tidak dapat membiarkan ini terjadi. Kita semua bertanggung jawab untuk menjalankan bisnis ini secara profesional, aman, beretika dan berdasarkan hukum. Kunci untuk mencapainya adalah harus memiliki budaya komunikasi yang terbuka, jujur , dimana karyawan perusahaan dapat menyampaikan aktivitas atau perilaku yang menurut mereka dapat mengancam mereka sendiri, kolega mereka, klien dan pelanggan perusahaan, bisnis serta reputasi perusahaan kepada Manajer lini atau supervisor mereka. Meskipun kita percaya mempunyai budaya seperti itu, kami ingin memastikan bahwa setiap karyawan dapat menggunakan fasilitas “ berbicara terus terang (speak up)” untuk isu- isu ini. Namun hal ini tidak sesederhana itu karena ada beberapa alasan orang kadang –kadang merasa tidak dapat “berbicara terus terang”. Program Speak Up menyediakan cara rahasia bagi karyawan kita untuk menyampaikan isu dimana mereka merasa keselamatan mereka, keselamatan kolega mereka atau keselamatan klien, pelanggan dan mitra bisnis kita, standar atau reputasi kita terancam. Semua isu ditangani oleh para spesialis independen yang bukan merupakan karyawan PTPBU. Menghubungi Speak Up benar-benar rahasia dan tidak ada keharusan bagi Anda untuk memberi data pribadi Anda, kecuali jika Anda merasa nyaman untuk memberikannya, sekalipun jika Anda memberi data pribadi akan lebih membantu untuk memastikan investigasi yang lebih lengkap. Setiap laporan diteruskan kepada “manajer kasus” yang terlatih secara khusus untuk melakukan investigasi rahasia ats isu yang dilaporkan. Jika Anda ingin memperoleh umpan balik atau update informasi, Anda dapat menghubungi Speak Up kembali 14 hari kemudian dengan menggunakan nomor identifikasi khusus yang diberika pada saat Anda melaporkan pertamakalinya. PTPBU tidak akan mentolerir setiap balas dendam terhadap karyawan yang melaporkan masalah, mengajukan kepedulian atau membantu dalam investigasi. Siapapun yang diketahui terlibat dalam tindakan balas dendam terhadap setiap individu yang mengajukan kepedulian dengan niat baik akan dikenakan tindakan disipliner.

T: Manajer saya telah meminta saya melakukan sesuatu yang menurut saya tidak benar. Saya berusaha membahasnya dengan dia tetapi dia hanya menyuruh saya untuk terus melakukan hal tersebut. Saya khawatir manajer saya akan mempersulit saya dan saya akan kehilangan pekerjaan jika saya menelpon Speak Up untuk membicarakan hal ini J:Kami selalu mendorong Anda untuk berbicara dengan seseorang jika Anda mengetahui suatu permasalahan yang menjadi kepedulian Anda. Jika Anda tidak dapat berbicara dengan Manajer Lini Anda atau dengan kolega senior lainnya, kami menganjurkan Anda untuk menelpon Speak Up. Setiap permasalahan yang Anda laporkan atau ajukan akan diselidiki dan kami tidak mentolerir setiap balas dendam terhadap pelapor atas hal ini. Anda harus melakukan hal yang benar dan melaporkan hal ini.

POL-GEN-STA-009-05


page 6 of 30


Jan 2013

VISI & NILAI -NILAI Visi dan Nilai –Nilai Perusahaan merumuskan kan dalam kata –kata semangat PTPBU dan apa yang didukung perusahaan. Visi dan Nilai-Nilai tersebut menjadi pedoman bagi keputusan, tindakan dan perilaku karyawan perusahaan ; dibuktikan oleh pengalaman pelanggan atas servis yang diberikan setiap harinya dan mendorong kinerja serta pertumbuhan perusahaan. Visi Perusahaan – menggariskan keinginan kita Menjadi penyedia jasa makanan dan sektor pendukung lainnya kelas dunia dengan keunggulan karyawannya, keunggulan layanannya dan keunggulan hasil akhirnya. Misi Perusahaan – menggariskan bagaimanan kita mencapai nya Setiap karyawan di PTPBU berkomitmen untuk memberikan layanan yang superior secara konsisten dengan cara yang paling efisien demi kepentingan bersama bagi pelanggan , pemegang saham dan karyawan. Prinsip Arahan Perusahaan – prinsip ini menggariskan pedoman pembuatan keputusan perusahaan Utamakan Keselamatan, Kesehatan dan Lingkungan – jangan pernah mengkompromikan kesehatan dan keselamatan pelanggan perusahaan serta karyawan serta dampak yang ditimbulkan atas bisnis perusahaan pada lingkungan dimana harus dikelola secara bertanggung jawab; Memenuhi Harapan Klien dan Konsumen – untuk memperoleh kesetiaan terus-menerus dari para pelanggan dengan menunjukkan secara konsisten mengapa perusahaan menjadi pilihan terus menerus dari para pelanggan dengan menunjukkan secara konsisten mengapa perusahaan menjadi pilihan pertama untuk masalah kualitas, layanan, nilai dan inovasi; Mengembangkan karyawan dan Menghargai Keragaman – untuk mengakui keragaman dan kontribusi karyawan . Perusahaan menciptakan lingkungan kerja yang menantang dan memberi peluang serta dukungan bagi setiap karyawan untuik berkembang, belajar, dan berhasil; Pertumbuhan yang menguntungkan – untuk memberikan nilai kepada pemegang saham melalui pertumbuhan yang berkelanjuatan dan ditopang oleh tata kelola yang kuat, yang memberikan kontribusi dan meningkatkan keuntungan perusahaan; dan Fokus yang Konstan pada kinerja dan Efisiensi – untuk memberikan kualitas dan kinerja yang tertinggi sambil benar benar berusaha menjadi penyedia dengan harga termurah tetapi paling efisien. Nilai-Nilai Kami – Ini menggariskan keyakinan kita secara kolektif dan menjadi pedoman bagi perilaku kita. Keterbukan, kepercayaan dan Integritas – perusahaan senantiasa menetapkan standar etika dan profesional tertinggi. Perusahaan menghendaki semua hubungan perusahaan berdasarkan pada kejujuran, rasa hormat, keadilan dan komitmen terhadap dialog terbuka dan transparasi Antusiasme terhadap Kualitas – Kita bersemangant untuk memberikan layanan katering dan dukungan serta bangga untuk mencapai hal ini.Kita senantiasa berusaha mengulang sukses, belajar dari kesalahan dan mengembangkan ide, inovasi dan praktik yang membantu kita menjadi lebih baik dan menjadi pemipin pasar; Menang dengan kerjasama Tim – Perusahaan mendorong keahlian individu tetapi tetap bekerja sebagai sebuah tim.Perusahaan menghargai keahlian, individualitas dan kontribusi semua kolega, yang bekerja dengan saling mendukung satu sama lain serta siap berbagi untuk mencapai tujuan bersama; Tanggung Jawab – Kita bertanggung jawab atas tindakan kita, secara individu dan sebagai suatu Peusahaan. Setiap hari, dimanapun kita siap memberikan kontribusi positif pada kesehatan dan kesejahteraan pelanggan perusahaan, masyarakat dimana kita beroperasi dan tempat dimana kita tinggal; dan Selalu Sigap – kita menggunakan pendekatan selalu sigap” yang positif dan tanggap dengan pasar serta pada tantangan yang kita hadapi.

Jika anda dihadapkan pada situasi dimana anda tidak yakin tindakan mana yang benar yang harus diambil, mungkin akan membantu jika anda mengajukan pertanyaan-pertanyaan berikut kepada diri sendiri: 1. Apakah tindakan ini legal? 2. Apakah tindakan ini selaras dengan Nilai-Nilai PBU? 3. Apakah tindakan ini bertentangan dengan Prinsip-Prinsip Arahan? 4. Bagaimana menurut pendapat orang lain tentang hal ini? Dan 5. Apakah Anda merasa nyaman jika hal ini diberitakan di surat kabar? Jika Anda masih kesulitan setelah mempertibangkan butir-butir tersebut diatas, mintalah bimbingan dari Manajer Lini Anda, SDM tim setempat atau tim hukum setempat. Jangan lupa bahwa Anda dapat mendiskusikan untuk setiap kepedulian atau permasalahan yang mungkin Anda miliki dengan menghubungi Speak Up.

POL-GEN-STA-009-05


page 7 of 30


Jan 2013

CARA PBU PT PBU bangga atas makananya yang lezat dan pelayanan yang luar biasa. Menu dan hidangan yang dibuat para juru masak kami memberikan pilihan makanan berkualitas tinggi, bergizi dan seimbang. Kami tiada henti-hentinya berusaha memberi kualitas terbaik dan seefisien mungkin.

KEAMANAN MAKANAN Perhatian utama kami adalah bahwa makanan yang kami sajikan disiapkan dengan standar yang paling tinggi menggunakan produk dan bahan yang berkualitas. Minimal kami akan mematuhi semua perundangan keamanan makanan dan kode etik yang disetujui. Untuk memastikan bahwa kita telah mengembangkan minimal standar operasional dan perangkat perilaku yang harus dijalankan di setiap lokasi dimana perusahaan beroperasi. Hal ini berdasar pada pengetahuan yang baik, regulasi yang distyaratkan serta best practise industri. Secara berkala kita mengukur kepatuhan terhadap standar –standar tersebut dan menerapkan tujuan kinerja untuk memastikan bahwa klien dan pelanggan mendapatkan hidangan makanan yang aman dikonsumsi sekaligus memenuhi harapan mereka untuk kualitas. Seluruh karyawan yang berurusan dengan makanan diharapkan untuk memastikan bahwa:  Makanan selalu disiapkan dalam kondisi sehat dan tidak berisiko akan terkontaminasi;  Mereka diberikan informasi, pelatihan dan peralatan yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan mereka secar higienis dan sesuai ketentuan; dan  Mereka memenuhi semua kebijakan dan prosedur keamanan makanan. Manajemen memiliki tugas pengawasan kepada para karyawan untuk selalu patuh dan sesuai dengan standar –standar tersebut.

Q:Saya memperhatikan bahwa salah seorang rekan saya kadang lupa mencuci tangan pada saat akan menyiapkan makanan. Haruskah saya mengatakan sesuatu kepadanya? A: Kedua tangan kita bis adengan mudah menyebarkan bakteri disekitar dapur dan makanan sehinggga adalah benar –benar penting kalau kita harus selalu mencuci tangan sebelum dan sesudah menyajikan makanan, sebagaimana halnya juga sesudah dari kamar mandi atau menyentuh tempat/keranjang sampah. Harap sampaikan ini kepada rekan Anda dan jika perlu sampaikan kepada Manajer Lini Anda. Jangan lupa, Anda dapat selalu mendiskusikan setiap kejadian atau permaslahan yang mungkin Anda miliki dengan menghubungi Speak Up.

POL-GEN-STA-009-05


page 8 of 30


Jan 2013

CARA PBU Mata Rantai Pasokan Yang Bertanggung Jawab PBU membeli barang dan jasa dari berbagai macam pemasok yaitu dari Distributor Nasional sampai kepada pemasok setempat yang bersifat khusus.. Apabila memungkinkan, perusahaan mendapatkan langsung dari petani dan produsen –produsen lokal yang dekat dari lokasi perusahaan, Membeli dari produsen organik dan berpartisipasi dalam memberikan inisiatif pameran perdagangan. Perusahaan memberi penekanan yang sangat besar pada pembelian produk yang berkesinambungan. Perusahaan menyadari bahwa akan ada pemasok yang menemui kesulitan memenuhi standar yang diminta Perusahaan. Dalam hal ini , perusahaan mengharapkan pemasok tersebut memenuhi persyaratan audit perusahaan kecil/menengah PTPBU dan harus menunjukkan perbaikan yang berkelanjutan. Minimum, aktivitas pengadan Perusahaan akan mematuhi standar Kemanan Makanan dan Keselamatan dan Kesehatan Kerja, Kode Etik, Peraturan Perusahaan, Undang-Undang dan Standar-Standar di negara dimana perusahaan beroperasi serta perusahaan akan mempertimbangkan komitmen perusahaan yang terus menerus pada pengadaan makanan yang berkelanjutan dan corporate responsibility (“CR”). PTPBU selalu berusaha keras mencari keseimbangan yang tepat anatara membangun hubungan jagka panjang dengan pemasok yang berdasar pada kesesuaian antara nilai dan perilaku, kualitas serta harga. Pemasok dipilih dan ditetapkan melalui proses penawaran dan proses tender tanpa ada diskriminasi. Pemilihan pemasok secara meliputi, tinjauan terhadap kebijakan dan aktivitas perusahaan terkait dengan praktek-praktek “CR” yang baik. Kami berharap pemasok yang besar memenuhi kriteria dan kita mendorongserta membantu untuk menerapkan praktek-praktek yang baik diantara semua pemasok dan mengharapkan semua pemasok perusahaan mematuhi hukum dan mengakui Kode Etik Perusahaan. Jika tugas Anda terlibat dalam pemilihan atau bekerja dengan pemasok, Anda harus bahwa mulai dari pencarian, pemilihan, hingga pemasokan dan pembayaran, hubungan Anda dilaksanakan sesuai dengan prinsip-prinsip arahan serta perdagangan yang beretika. Minimal tindakan perusahaan berdasar pada Kode Etik Dasar Inisiatif ( Code of the Ethical Trading Initiative) yang merupakan kode etik praktek perburuhan yang diakui secara internasional, elemen-elemen penting dari kode etik tersebut adalah:  Kebebasan berserikat dan hak tawar-menawar secara kolektif dihormati;  Situasi kerja aman dan sehat;  Dilarang mempekerjakan anak ;  Upah layak dibayar;  Jam kerja yang tidak berlebihan;  Tidak ada praktek diskriminasi;  Regular employment is provided; dan  Dilarang adanya perlakuan kasar atau tindakan tidak manusiawi.

T: Salah satu pemasok yang melakukan tender untuk isnis dengan PT PBU mengindikasikan bahwa jika PBU memberitahu harga yang ditawarkancalon pemasok lainnya, dia akan menjamin untuk memberi harga jauh lebih murah. Mungkin hal ini berita baik dari segi perspektif keuangan PBU, tetapi saya merasa tidak enak dengan hal tersebut. Apa yang harus saya lakukan? J: Tindakan Anda tepat dengan merasa khawatir dengan hal ini. Jika ada sesuatu yang sepertinya tidak tepat, hal itu kemungkinan besar memang tidak tepat. Sekalipun selalu mempertahankan kepentingan terbaik bagi PTPBU adalah penting, Anda tidak boleh sekalipun memberikan informasi dari salah satu pemasok ke pemasok lainnya. Hal ini tidak saja melanggar kerahasiaan tetapi juga melanggar hukum. Anda harus memberi penjelasan kepada pemasok tersebut bahwa praktek yang disarankannya tidak beretika dan dilarang oleh PTPBU. Anda harus melaporkan perkara ini kepada Manajer Lini Anda dan Anda mempertimbangkan apakah pemasok ini adalah salah satu pemosok yang akan terus Anda ajak berbisnis.

POL-GEN-STA-009-05


page 9 of 30


Jan 2013

INTEGRITAS PRIBADI Konflik Kepentingan Karyawan harus berhati-hati untuk memastikan bahwa tidak ada konflik kepentingan – baik yang benar-benar ada maupun yang dirasa ada – terjadi pada saat kewajiban mereka sebagai karyawan PBU, dan kepentingan apapun lainnya diluar pekerjaan. Konflik kepentingan terjadi dalam banyak cara: Pekerjaan Lain yang diminati dan Afiliasi-afiliasi kerja lainnya: menjadi tenaga kerja di perusahaan lain sementara masih bekerja di PBU atau ber afiliasi dengan organisasi lain dapat menimbulkan konflik kepentingan. Contohnya :  Mempunyai kepentingan keuangan di perusahaan lain atau organisasi lain;  Menduduki jabatan sebagai Direktur atau konsultan;  Menyediakan jasa diluar tugas Anda di PT PBU; atau  Mempunyai pekerjaan kedua. Jika salah satu atau beberapa dari yang tercantum diatas terkait dengan perusahaan atau organisasi yang dapat dianggap sebagai pesaing PTPBU atau klien, kontraktor, atau pemasok PTPBU, maka mungkin akan timbul konflik kepentingan. Tatanan seperti ini tidak diijinkan- Anda tidak diperbolehkan bekerja atau memberi jasa kepada perusahaan atau organisasi apapun yang berurusan dengan PBU sehubungan jabatan Anda di PBU. Jika anda mempertimbangkan untuk mempunyai pekerjaan diluar PTPBU dimana berpotensi atau menimbulkan konflik kepentingan, Anda harus mengungkapkan hal ini kepada Manajer Lini Anda untuk mendapatkan persetujuan tertulis dari mereka untuk anda melanjutkan rencana. Bekerja dengan kerabat dekat: Jika Anda mengetahui bahwa ada kerabat dekat Anda yang bekerja di atau menyediakan jasa untuk pesaing, klien, kontraktor atau pemasok, Anda harus mendiskusikan perkara ini dengan Manajer Lini Anda. Pada umumnya, tidak boleh ada kerabat yang mempunyai bisnis terkait dengan Anda dan sebisa mungkin dengan siapapun di unit bisnis anda yang mungkin menjadi bawahan Anda. Untuk tujuan Kode Etik Bisnis ini, perusahaan menganggap bahwa “kerabat dekat” meliputi suami/istri, pasangan, orang tua, orang tua angkat, anak, anak angkat, saudara kandung, saudara angkat, kemenakan laki-laki, kemenakan perempuan, bibi, paman, kakek, nenek atau ipar. Dewan Direksi Kami mengakui bahwa sebuah organisasi profesional, karywan perusahaan kemungkinan diminta untuk menjadi anggota dewan direksi di organasi lain, dan hal ini ,dalam beberapa situasi dapat menimbulkan konflik kepentingan atau menyangkut masalah hukum. Sebelum Anda menerima jabatan sebagai anggota dewan direksi organisasi lain (termasuk organisasi nirlaba), terlebih dahulu Anda harus mendapat persetujuan tertulis dari Direktur.

T: Perusahaan akan merekrut beberapa staf katering tambahan di unit tempat saya bekerja. Anak perempuan saya sedang mencari pekerjaan paruh waktu sebelum kembali kuliah dan saya bertanya-tanya apakah saya dapat mencantumkan namanya dalam lowongan kerja itu? J: Apabila menurut Anda anak perempuan Anda cocok untuk lowongan tersebut dan dia mempunyai sifat dan pengalaman pribadi yang tepat, maka perusahaan mendorong Anda untuk berbicara dengan Manajer Lini Anda dan merekomendasikannya untuk dipertimbangkan. Anda harus menjelaskan hubungan Anda dengan anak Anda dan Anda tidak boleh terlibat dalam proses perekrutan dan lowongan tersebut bukan untuk pekerjaan yang akan berada dibawah pengawasan Anda langsung atau pekerjaan yang terkait erat dengan pekerjaan Anda

POL-GEN-STA-009-05


page 10 of 30


Jan 2013

INTEGRITAS PRIBADI Konflik Kepentingan (lanjutan)

Investasi Konflik Kepentingan dapat terjadi jika ada investasi yang ditanam pada pihak pesaing, pemasok atau pelanggan. Setiap “kepentingan investasi besar” pada pihak pesaing, pemsok atau pelanggan memerlukan persetujuan tertulis terlebih dahulu dari Direktur. Untuk tujuan Kode Etik Bisnis ini, “kepentingan besar” berarti setiap kepentingan keuangan yang mungkin diduga atau benar-benar akan mempengaruhi penilaian Anda. Investasi di perusahaan publik yang ditawarkan di bursa saham yang diakui (seperti CAC 40, Bursa efek New York atau Bursa Efek London), dimana kepemilikan Anda kurang dari 1% dari milik perusahaan itu, adalah dapat diterima. Banyak konflik kepentingan yang nyata maupun yang masih berpotensi dapat diselesaikan dengan cara yang dapat diterima baik bagi PTPBU maupun bagi individu yang bersangkutan. Yang paling penting dalam hal ini adalah memperhatikan kemungkinan adanya konflik kepentingan sehingga dapat disepakai tindakan yang paling tepat. Jika Anda khawatir bahwa Anda (atau kolega) yang mungkin mempunyai konflik kepentingan, Anda harus menyampaikannya kepada Manajer Lini Anda. Tidak mengungkapkan konflik kepentingan ini dapat menyebabkan tindakan disipliner.

Bingkisan dan Keramahtamahan Kami menghargai bahwa memberi dan menerima bingkisan atau keramahtamahan dapat membantu membina silahturrahmi didalam bisnis, namun bingkisan dan keramahtamahan tersebut hanya tepat pada situasi-situasi yang terbatas. Dalam kedaan apapun karyawan dilarang menawarkan, memberi atau menerima bingkisan atau keramahtamahan apapun, berapapun nilainya, yang mungkin ditafsirkan akan mempengaruhi keputusan bisnis. Pertimbangkan hal-hal berikut ketika Anda dihadapkan pada peluang untuk memberi atau menerima bingkisan:    

 

Apakah niat Anda ketika menawarkan sebuah bingkisan atau keramahtamahan atau menurut Anda apakah niat mitra bisnis ketika menawarkan hal yang sama kepada Anda? Apakah niat tersebut untuk membina hubungan bisnis atau untuk mempengaruhi keputusan bisnis seperti pemberian kontrak yang di tenderkan? Apakah sifat bingkisan atau keramahtamahan itu sederhana atau dapat membuat Anda (sebagai penerima) merasa berkewajiban untuk memberi imbal balik? Sudahkah Anda memeriksa untuk mengetahui apakah bingkisan/keramahtamahan tersebut legal baik di negara penerima maupun di negara pihak yang menawarkan? Anda harus extra hati hati untuk mempertimbangkan bingkisan atau keramahtamahan untuk pejabat pemerintahan karena beberapa negara tidak mengizinkan hal ini. Sudahkan Anda memeriksa apabila penerima bingkisan atau keramahtamahan diberi izin berdasarkan kebijakan bingkisan mereka untuk menerima ini? Apakah Anda merasa senang untuk membenarkan memberi atau menerima bingkisan atau keramahtamahan tersebut? Jika merasa tidak tepat, mungkin memang tidak tepat.

POL-GEN-STA-009-05


page 11 of 30


Jan 2013

Pentingkah jenis keramahtamahan yang saya tawarkan Ada beberapa jenis bingkisan atau keramahtamahan yang jangan pernah dipertimbangkan untuk dapat diterima. Anda tidak boleh memberi, menawarkan, menerima, menyetujui:  Bingkisan atau keramahtamahan yang melibatkan pihak ketiga dalam proses penawaran atau tender yang kompetitif dimana Anda atau mungkin dianggap terlibat didalamnya;  Bingkisan atau keramahtamahan yang ilegal berdasarkan Undang-Undang setempat seperti menawarkan bingkisan kepada pejabat setempat yang bisa dianggap suap berdasarkan undangundang setempat, pastikan bahwa Anda mengetahui dengan baik kewajiban hukum setempat;  Pebayaran tunai (atau ekuivalen dengan tunai) atau membayar tagihan atau pengeluaran pribadi orang lain;  Bingkisan atau keramahtamahan apapun yang merupakan pelanggaran terhadap Kode Etik Bisnis ini atau yang mungkin dianggap tidak patut atau tidak tepat sebagai bagian dari hubungan bisnis atau yang mungkin dianggap tidak patut atau tidak tepat sebagai bagian dari hubungan bisnis atau yang mungkin mempunyai pengaruh negatif pada reputasi PTPBU: dan  Bingkisan atau keramahtamahan yang tidak siap Anda laporkan atau carikan persetujuannya secara internal tidak peduli apakah Anda menggunakan keramahtamahan pribadi atau perusahaan. Anda harus selalu berusaha mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Manajer Lini Anda sebelum menawarkan atau menerima bingkisan atau keramahtamahan. Anda harus selalu berusaha mendapat persetujuan dari Direktur Anda (atau yang ditunjuk oleh Direktur) sebelum menawarkan atau menerima bingkisan atau keramahtamahan yang tidak di budget kan, yang mungkin melebihi, untuk setiap penerima, batas-batas berikut dalam jangka waktu 12 bulan dimulai 1 Oktober setiap tahunnya:  Keramahtamahan (termasuk hidangan) yang melebihi Rp 7,500,000 

Bingkisan yang bernilai lebih dari Rp 1,000,000; atau



Biaya

perjalanan

dan

akomodasi

yang

diberikan

atau

ditawarkan

sebagai

bentuk

keramahtamahan.

Menerima Bingkisan Kami menghargai perbedaan budaya yang ada dimana mungkin dianggap penghinaan jika menolak bingkisan yang ditawarkan kepada Anda tetapi hal ini berarti Anda akan melanggar Kode Eik Bisnis. Dalam situasai seperti ini, Anda boleh menerima bingkisan tersebut tetapi harus melaporkan kepada Manajer Lini yang akan memberi saran apakah Anda dapat menyimpan bingkisan tersebut, dikembalikan kepada pihak pemberi atau dijual untuk disumbangkan kepada lembaga amal. Dalam situasi apapun Anda tidak boleh menerima bingkisan uang (atau yang sepadan dengan uang seperti cek bank, wesel, saham atau pembayaran tagihan atau pengeluaran pribadi).

Kunjungan dari Pemerintah, Delegasi Usaha Patungan, Delegasi Badan Usaha Swasta dan Milik Negara Sehubungan dengan sifat bisnis kita, kadang kita menerima kunjungan dari pemerintah, delegasi usaha patungan, delegasi Badan Usaha Swasta dan Milik Negara ke kantor atau ke lokasi dimana perusahaan beroperasi, Hal ini dapat diterima jika berhubungan dengan promosi, menunjukkan dan menjelaskan kelebihan layana yang diberikan PTPBU tetapi tidak diperbolehkan usaha untuk mempengaruhi keputusan dengan cara menawarkan keuntungan pribadi T: Saya mengikuti pembahasan selama berbulan-bulan dengan lembaga pemerintah setempat mengenai outsourcing support services. Sekarang saya diundang ke pernkahan putri pejabat pemerintah setempat. Dalam budaya saya para tamu diharapkan memberikan uang pada saat menghadiri acar pernikahan.Apakah hal ini bisa diterima? J: Kami menghargai bahwa perbedaan budaya kadang menghadapkan kita pada situasi yang sulit dan sekalipun kami peka terhadap hal ini, memberi uang tidak diijinkan (dilarang), apapun keadannya. Lebih baik memberikan bingkisan , tetapi Anda haris mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Manajer Lini Anda sebelum memberikan bingkisan tersebut.

POL-GEN-STA-009-05


page 12 of 30


Jan 2013

INTEGRITAS KOMERSIAL Persaingan dan Anti-Trust PT PBU mematuhi undang-undang persaingan yang disebut juga undang-undang anti trust. Pelanggaran undang-undang anti trust ini tidak ditolerir. Undang-undang persaingan mungkin berbeda dari satu negara dengan negara lainnya dan beberapa undang-undang bahkan mungkin berlaku pada bisnis yang dilaksanakan diluar negara asal undang-undang tersebut. Konsekwensi terhadap pelanggaran undang-undang persaingan mungkin sangat keras baik bagi perusahaan maupun individu yang bersangkutan. DI UE, sebuah perusahaan dapat didenda hingga 10% dari Pendapatan (Turnover) perusahaan yang bersangkutan karena terlibat dalam perilaku anti persaingan. Dibeberapa negara, termasuk AS, Brasil dan Inggris, individu yang terbukti bersalah melakukan praktek anti persaingan tertentu mungkin dijatuhi vonis hukuman kurungan penjara. Salah satu faktor yang sering dipertimbangkan oleh pihak berwenang ketika meninjau apakah sebuah perusahaan telah bertindak dalam cara yang anti-persaingan, adalah pangsa pasar yang dimiliki perusahaan terkait. Dibanyak yuridiksi, menggunakan cara-cara anti persaingan untuk memperoleh atau mempertahankan monopoli atau posisi dominan adalah ilegal. Anda harus berhubungan dengan tim hukum setempat jika area bisnis dimana Anda beroperasi mempunyai pangsa pasar yang signifikan. Di beberapa negara, mengenakan biaya yang berbeda pada pelanggan yang berbeda dapat dianggap anti persaingan. Jika Anda terlibat dalam penetapan harga untuk barang dan jasa di area bisnis Anda, Anda harus mengetahui dengan baik undang-undang setempat yang berlaku. Diskusikan dengan tim hukum setempat untuk memperoleh petunjuk. JANGAN SEKALI-KALI:  Setuju (atau bahkan berdiskusi) dengan pesaing tentang harga yang akan ditetapkan PTPBU untuk menjual barang dan jasa;  Berusaha mendikte pelanggan tentang harga yang akan mereka tetapkan untuk menjual ulang barang dan jasa yang dipasok oleh PBU kepada mereka;  Secara otomatis memakai harga eceran yang direkomendasikan pemasok , buat keputusan harga sendiri dan catat harga tersebut;  Setuju untuk membagi-bagi pasar secara artifisial yaitu dengan menyetujui bagaimana pelanggan/kontrak dengan perusahaan yang bukan PBU akan dibagi atau dengan mengkotakkotakan wilayah eksklusif yang berbeda bagi satu sama lainnya;  Merekayasa penawaran atau tender atau berkomunikasi dengan pesaing terkait dengan penawaran atau tender (kevuali, misalnya , terkait dengan penawaran gabungan resmi atau usaha patungan yang sedang ditangani oleh tim hukum setempat); dan  Setuju dengan perusahaan lain untuk secara artificial membatasi produksi barang atau pasokan jasa.

JANGAN PERNAH, TANPA BERKONSULTASI TERLEBIH DAHULU DENGAN TIM HUKUM SETEMPAT:  Mengenakan harga dibawah biaya total dengan maksud menyingkirkan pesaing dari pasar;  Menolak memasok kepada pelanggan yang ada (kecuali apabila pelanggan, misalnya tidak mau membayar tagihan);  Setuju dengan kontrak eksklusif untuk jangka waktu 5 tahun; dan  Menandatangani persetujuan yang memberi PTPBU “hak untuk menawar terlebih dahulu (first refusal) untuk peluang dikemudian hari untuk pelayanan katering dan jas pendukung lainnya pada lokasi tertentu. Harap diperhatikan bahwa Anda harus berkonsultasi dengan Legal tim setempat di negara dimana Anda beroperasi. Undang-undang persaingan usaha mengatur urusan dengan para pesaing, pelanggan, distributor dan pihak ketiga lainnya diseluruh dunia. Undang-undang ini melarang persetujuan, pengaturan dan praktek bisnis yang direkayasa yang dapat dinilai mencegah, membatasi atau membelokkan persaingan (atau mempunyai maksud untuk melakukannya).

POL-GEN-STA-009-05


page 13 of 30


Jan 2013

INTEGRITAS KOMERSIAL Persaingan dan Anti-Trust (lanjutan)

Asosiasi Perdagangan Karyawan PT PBU harus sangat berhati-hati ketika berencana untuk bergabung pada Asosiasi Perdagangan guna memastikan bahwa mereka tidak berisiko terlibat, atau dianggap terlibat, dalam perilaku anti persaingan. Anda tidak diperbolehkan bergabung dengan sebuah asosiasi perdagangan tanpa persetujuan Direktur Anda, yang akan merujuk masalah tersebut kepada Departemen Legal untuk mendapat konfirmasi. Para karyawan disarankan agar menyimpan catatan rapat bersama para perwakilan pesaing dengan hati-hati. Asosiasi Perdagangan tidak boleh dimanfaatkan sebagai suatu forum untuk menyetujui sebuah pendekatan bersama terhadap isu dagang seperti diskon harga. Bahkan partisipasi pasif dalam berbagai rapat pada saat dilakukan pembahasan, misalnya, menyetujui harga pasar, dapat mengancam Anda maupun PTPBU secara serius. Anda harus menjelaskan bahwa Anda merasa tidak enak dengan pembahasan tersebut dan segera meninggalkan rapat. Selanjutnya Anda harus segera melaporkan masalah tersebut kepada tim hukum setempat. Jika Anda merasa ragu dengan keterlibatan Anda dalam rapat asosiasi perdagangan, Anda harus berkonsultasi dengan tim hukum setempat.

T: Kami mendapat tekanan dari klien untuk meninjau kontrak kita setelah adanya kenaikan biaya makanan belakangan ini, terutama untuk gandum. Akan bermanfaat kiranya memahami apa yang tengah dilalukan para peasing utama kita, karena kita harus tetap kompetitif sekaligus memastikan bahwa kita memberikan harga terbaik kepada klien. Tentunya merupakan kepentingan para klien jika kita bisa membahas hal ini dengan para pesaing dan mencapai semacam kesepakatan umum? J: Membahas rencana penetapan harga atau kemungkinan penetapan harga bersama para pesaing kita sekalipun Anda yakin itu akan memberi manfaat bagi klien kita adalah tindakan ilegal. Anda akan membuat diri Anda dan perusahaan berada dalam risiko tuntutan serius jika Anda melakukannya, sekaligus juga akan merusak reputasi PTPBU

POL-GEN-STA-009-05


page 14 of 30


Jan 2013

Pencucian Uang Diharapkan agar kita semua mematuhi undang-undang pencegahan pencucian uang. PTPBU memiliki kebijakan untuk tidak menerima pembayaran atas barang atau jasa yang dilakukan berdasarkan kontrak dari klien perusahaan (bertolak belakang dengan pelanggan akhir) dalam bentuk tunai, cek perjalanan, pembayaran pihak ketiga atau wesel. Biasanya perusahaan mengharapkan pembayaran dari klien akan ditarik pada rekening bank sesuai nama klien yang tertera dalam faktur. Setiap pembayaran yang dilakukan oleh PBU kepada pemasok atau pihak ketiga harus dilakukan ke rekening bank sesuai dengan nama pihak ketiga dalam kontrak. Segala pengecualian atas hal ini harus terlebih dahulu mendapat persetujuan tertulis dari tim hukum setempat atau Direktur Keuangan. Adalah tanggung jawab manajemen setempat untuk memastikan bahwa PTPBU menjalankan bisnisnya sesuai dengan semua ketentuan hukum setempat, termasuk memenuhi segala ketentuan pelaporan mata uang.

T: Salah satu klien kecil perusahaan baru-baru ini menghubungi saya dan bertanya apakah klien tersebut dapat memmbayar faktur perusahaan dari beberapa rekening yang berbeda. Apakah hal ini dapat diterima? J: Anda benar untuk memeriksa apakah hal ini dapat diterima. Kita harus berhati-hati dengan permintaan semacam ini karena hal ini mungkin mengidentifikasikan pencucian uang (money laundring). Sampaikan hal ini kepada Manajer Lini Anda atau tim hukum setempat sebelum merespon klien karena mungkin ada alasan yang wajar atas permintaan klien tersebut.

POL-GEN-STA-009-05


page 15 of 30


Jan 2013

INTEGRITAS KOMERSIAL Penyuapan dan Korupsi Penyuapan adalah memberi atau menerima bingkisan atau bayaran, atau pemberian lain untuk mendapatkan keuntungan komersial. Sebuah penyuapan tidak harus benar-benar dibayarkan – diminta atau ditawarkan sudah cukup disebut penyuapan. Sebuah penyuapan bisa menjadi masalah tidak peduli apakah itu melibatkan industri swasta atau pemerintah. Penyuapan atau korupsi dalam bentuk apapun tidak bisa diterima dan kita berkomitmen untuk transparan di dalam semua urusan bisnis perusahaan. Kebanyakan negara memiliki undang-undang yang melarang korupsi. Pelanggaran terhadap undangundang tersebut merupakan pelanggaran serius yang bisa berakibat denda bagi PTPBU dan kurungan bagi individu. Kita berkomitmen untuk menciptakan lingkungan kerja yang didalamnya semua orang menjunjung standar tertinggi integritas dan profesionalisme. Hal ini sangat penting dalam berbagai urusan perusahaan dengan pejabat pemerintah, federal, negara bagian, otoritas publik atau otoritas setempat dinegara manapun. Anda harus selalu mengikuti aturan-aturan dasar berikut tidak peduli apakah Anda berurusan dengan seseorang dalam industri swasta atau pemerintah:    

Jangan sekali-kali menawarkan atau melakukan pembayaran tanpa otorisasi; Jangan sekali-kali membujuk seseorang untuk melakukan sesuatu yang ilegal atau tidak pada tempatnya; Selalu melaporkan setiap hal yang mencurigakan atau mengetahui hal yang tidak semestinya sehubungan dengan pembayaran yang ditawarkan atau yang diterima; dan Jangan sekali-kali menawarkan atau menerima uang (atau barang berharga lainnya), bingkisan atau imbalan ucapan terimaksih, demi mendapatkan kontrak atau bisnis.

Uang Pelicin Uang pelicin adalah pembayaran uang dalam jumlah tertentu kepada seorang pejabat publik (atau orang lain) sebagai suatu cara untuk memastikan bahwa mereka menjalankan tugas dengan tepat, atu tidak sama sekali. Sebagai contoh, untuk memperoleh percepatan pelepasan barang yang ditahan di bea cukai. Pemberian uang pelicin oleh karyawan PTPBU dilarang. Anda tidak boleh melakukan pembayaran semacam itu, bahkan andaikata untuk jumlah nominal yang wajar atau merupakan praktek “normal dinegara tempat Anda beroperasi.

T: Kami sudah menerima banyak kunjungan dari para pejabat pemerintah yang bertanggung jawab mengeluarkan lisensi kesehatan dan keselamatan. Mereka ingin diajak makan malam dan meminta rokok, dan kadang uang kepada kami. Saya khawatir kalau menolak mereka, mereka tidak akan mengeluarkan lisensi sehingga kami tidak bisa menjalankan bisnis. Apa yang harus saya lakukan? J: Meskipun adalah suatu keharusan bagi kita menjalankan unit-unit usaha dengan lisensi dan persetujuan yang benar, pemberian bingkisan atau uang tunai untuk mempermudah dikeluarkannya lisensi adalah dilarang keras. Anda harus segera melaporkan permaslahan ini kepada Manajer Lini Anda.

POL-GEN-STA-009-05


page 16 of 30


Jan 2013

INTEGRITAS KOMERSIAL Pelaporan dan Akuntansi Penting kiranya bagi PTPBU untuk mencata informasi keuangan maupun non-keuangan secara akurat dan objektif.

Pelaporan Keuangan Semua pembukuan, catatan dan rekening harus sesuai dengan Panduan Kebijakan dan Prosedur Pembukuan PTPBU. Panduan ini merupakan sumber rujukan tunggal yang memenuhi Standar Laporan Keuangan International untuk semua bidang usaha dan memungkinkan semua bisnis PTPBU melaporkan berdasarkan seperangkat kebijakan yang jelas. Ingat aturan –aturan dasar berikut:     

Semua catatan harus akurat dan lengkap dan harus memberi pandangan akurat tentang bisnis pada waktu tertentu; Dokumentasi pendukung harus dikumpulkan pada saat transaksi; Catatan akuntansi dan dokumentasi pendukung harus disimpan sesuai dengan persyaratan hukum dan fiskal setempat, tetapi dalam kasus apapun, selama setidaknya tidak kurang dari enam tahun; Laporan Keuangan Tahunan maupun dokumen-dokumen yang terkait dengan akuisisi maupun berbagai transaksi penting lain harus disimpan secara permanen; dan Bekerjasama sepenuhnya dengan badan audit internal atau eksternal, memastikan bahwa Anda memberikan informasi yang akurat kepada para auditor dan memberi mereka akses tak terbatas terhadap berbagai dokumen maupun kolega (selalu mematuhi aturan hukum).

Anda dilarang:    

Memalsukan catatan – keuangan atau non keuangan; Membuang atau mengalihkan aset PTPBU tanpa dokumentasi dan otorisasi yang memadai berdasarkan Panduan Perusahaan; Meberikan catatan akuntansi atau klaim pengeluaran yang salah dan menyesatkan; atau Memusnahkan informasi untuk mengungkap praktek-praktek buruk.

Jika Anda memang memperhatikan bahwa proses keuangan tidak diikuti atau bahwa ada penacatan yang keliru atau menyesatkan yang dibuat, maka Anda harus segera melaporkan permaslahan tersebut kepada Manajer Lini Anda. Jika Anda mersa tidak enak menyampaikan masalah tersebut kepada manajer Lini Anda, pertimbangkan untuk berbicara kepada Direktur Keuangan, Bagian SDM atau menghubungi Speak Up.

T: Kami sudah berhasil selama setengah tahun dan melebihi target. Kami tidak berharap beberapa bulan kedepan akan mudah dan saya bertanya-tanya haruskah saya mencatat pendaatan klien baru kami dalam angka kuartal berikutnya agar melebihi kinerja kami. Saya kira ini tidak akan berdampak negatif terhadap klien dan saya tidak akan mengubah angkaangka sebenarntya. Apakah ini dapat diterima? J: Tidak. Segala aktivitas yang ditujukan untuk mengalihkan penjualan atau laba diantara berbagai periode pelaporan mungkin akan menimbulkan salah penafsiran mengenai posisi keuangan kami dan tidak bisa diterima. Harap dipastikan bahwa semua laporan akurat dan tidak menyesatkan.

POL-GEN-STA-009-05


page 17 of 30


Jan 2013

INTEGRITAS KOMERSIAL Privasi Data Sebagai sebuah bisnis, PTPBU menyimpan data pribadi mengenai karyawan, klien, pemasok maupun pihak ketiga lainnya. Informasi ini bisa disimpan dalam arsip kertas maupun secara elektronk. Penting kiranya kita memastikan bahwa kerahasiaan data pribadi semavcam ini diamankan sepanjang waktu. Di sejumlah negara, kepatuhan terhadap peraturan privasi datadiharuskan oleh hukum dan segala kegagalan untuk mematuhinya bisa mengakibatkan hukuman finansial maupun perdata baik bagi PTPBU maupun individu terkait. Setiap data pribadi yang disimpan perusahaan hanya boleh digunakan untuk kepentingan bisnis dan kita harus memastikan bahwa data tersebut:      

Diperoleh secar sah dari sisi hukum Diproses hanya untuk kepentingan sesuai pemerolehannya; Akurat dan relevan terhadap tujuannya; Tidak disimpan lebih lama dari yang dibutuhkan; Disimpan secara aman; dan Tidak dialihkan ke tempat lain tanpa perlindungan yang memadai

Selain butir-butir diatas, setiap kita bertanggung jawab untuk memastikan bahwa individu-individu yang memberikan data pribadi kepada perusahaan memahami penuh siapa saja yang akan memiliki akses terhadap data tersebut serta tujuannya. Selalu patuhi atauran–aturan dasar berikut:   

Data pribadai hanya boleh diakses oleh mereka yang memiliki kewenangan dan hanya untuk kepentingan bsinis; Data pribadi tidak boleh diberikan kepada perorangan yang tidak memiliki kewenangan di dalam atau diluar PTPBU tanpa persetujuan dan kontrak untuk memastikan bahwa mereka memperlakukan data pribadi tersebut dengan tinkta kerahasiaan yang sama; dan Selalu pastikan bahwa data pribadi disimpan secara aman dengan akses terbatas.

Jika Anda menerima segala permintaan menurut Undang-Undang atau regulasi formal, atau keluhan dari individu-individu dalam mengakses informasi pribadi yang kami simpan menyangkut mereka, terlebih dahulu Anda harus merujuk perkara tersebut kepada tim hukum setempat atau siapapun diwilayah itu uang bertanggung jawab mengelola permasalahan perlindungan data.

T: Saya akan melakukan kampanye pemasaran di kawasan setempat untuk mempromosikan layanan dukungan baru yang ditawarkan perusahaan. Bolehkan saya menggunakan nama dan alamat yang ada di data base klien untuk berkirim surat? J: Anda hanya boleh mengirim materi pemasaran kepada individu yang telah menyetujui untuk menerima informasi semacam ini, jika tidak Anda bisa melanggar undang-undang privasi data setempat. Sata –data yang ada di data base klien dikumpulkan untuk tujuan yang berbeda sehingga Anda tidak boleh mengasumsikan bahwa data itu boleh digunakan. Anda harus berbicara dengan Manajer Lini Anda atau departemen pemasran setempat untuk mendapat bimbingan lebih lanjut.

POL-GEN-STA-009-05


page 18 of 30


Jan 2013

KETENAGAKERJAAN Kesehatan dan Keselamatan Kerja Di PTPBU, karyawan perusahaan bukan hanya menjadikan kami sebagai suatu Perusahaan yang bagus untuk bekerja dan berbisnis , tetapi juga menjadi perusahaan yang hebat dengan reputasi standar dan kualitas yang tinggi. Perusahaan mempunyai tanggung jawab moral untuk slaing menjaga satu sama lain, pelanggan maupun lingkungan kami dengan cara menyediakan tempat kerja yang sehat dan bebas cedera yang menyajikan makanan yang aman dikonsumsi dan meminimalkan dampak lingkungan. Kesehatan dan keselamatan kerja tetap menjadi prioritas operasional utama perusahaan. Semua rapat manajemen di PTPBU memberikan informasi yang ter update mengenai Kesehatan dan Keselamatan Kerjasebagai salah satu butir agenda utama. Kebijakan Kesehatan dan Keselamatan Kerja perusahaan diperiksa oleh Manajemen PTPBU setiap tahun untuk memastikan bahwa kebijakan-kebijakan itu memenuhi kebutuhan bisnis maupun legalisasi yang relevan. PT PBU berkomitmen menyediakan lingkungan kerja yang aman dan terjaga bagi seluruh karyawan dan mendorong praktek terbaik di seluruh PTPBU. Kami telah mengembangkan kebijakan, minimal standar operasi dan perilaku yang terus menerus digulirkan di seluruh bisnis PTPBU. Secara khusus kami akanl:    

Berusaha mencegah cedera pada karywan, pelanggan dan kontraktor; Melakukan penilaian risiko penuh ketika mengambil kontrak baru; Mempertimbangkan berbagai implikasi keselamatan dari berbagai keputusan didalam hal keputusan pengadaan; dan Pastikan bahwa setiap karyawan mendapat latihan yang memadai untuk melaksanakan pekerjaan mereka dengan aman.

Kami juga mengharapkan standar tinggi serupa dari pemasok dan kontraktor perusahaan. Kami bekerja keras untuk secara terus menerus meningkatkan kinerja kesehatan dan keselamatan kerja dan kami telah memulai untuk mengukur kinerja kami berdasarkan seperangkat ukuran yang jelas untuk memastikan bahwa para pelanggan maupun orang lain yang bekerjasama dengan kami bahwasanya kami beroperasi di lingkungan paling aman. Kami yakin bahwa komitmen terhadap keselamatan membutuhkan pendekatan yang seimbang baik dari pihak manajemen maupun karyawan. Sebagai bagian dari pendekatan ini, PTPBU mengharapkan agar pihak manajemen dari semua tingkatan akan :     

Memastikan kepatuhan standar kesehatan dan keselamatan kerja Menyediakan dan mempertahankan lingkungan kerja yang aman sepanjang waktu; Mengembangkan, mendorong dan menerapkan sistem maupun praktek kesehatan serta keselamatan kerja di perusahaan; Secara efektif menggunakan sumber daya PTPBU untuk memenuhi standar dan tujuan kesehatan dan keselamatan kerja; serta Melatih seluruh karyawan agar bisa bekerja secara aman dan efisien.

POL-GEN-STA-009-05


page 19 of 30


Jan 2013

Selain butir-butir diatas, PTPBU mengharapkan agar seluruh karyawan :    

   

Menunjukkan”kepedulian” terhadap diri sendiri maupun orang lain dalam usaha menciptakan lingkungan kerja yang aman; Segera laporkan setiap tindakan atau situasi tidak aman kepada Manajer Lini; Secara aktif menyumbangkan berbagai gagasan untuk membuat tempat kerja lebih aman dan lebih produktif; Tidak pernah mengabaikan tindakan yang tidak aman atau berbahaya. Jika Anda melihat orang melakukan tindakan yang tidak aman, Anda harus menjelaskan kepada orang itu mengapa hal itu tidak aman dan mintalah orang yang bersangkutan untuk menghentikannya. Jika orang tersebut menolak, Anda bertanggung jawabuntuk melaporkan hal itu kepada Manajer Lini Anda; Tidak datang ke tempat kerja dalam keadaaan pengaruh obat tanpa resep atau alkohol; Selalu menggunakan alat pelindung diri yang benar; Pastikan Anda tahu apa yang harus dilakukan apabila terjadi keadaan darurat ditempat kerja; dan Ikuti prosedur keslamatan kerja sepanjang waktu.

POL-GEN-STA-009-05


page 20 of 30


Jan 2013

KETENAGA KERJAAN Perlakuan Yang Adil dan Persamaan Kesempatan Kerja PBU menghormati dan menghargai individualitas dan keanekaragaman yang dimiliki setiap karyawan dalam bisnis dan Perusahaan berusaha menciptakan lingkungan kerja yang positif danterbuka dimanapun kami beroperasi. Dalam kaitannya dengan karyawan:   

Perusahaan berkomitmen untuk menjalin hubungan dengan karyawan berdasarkan azas martabat individu dan perlakuan adil bagi semua; Perusahaan bermaksud merekrut dan mempromosikan karyawan berdasarkan kecocokan mereka dengan pekerjaan tanpa diskriminasi; dan Perusahaan tidak mentolerir segala bentuk diskriminasi atau pelecehan seksual, fisik, mental atau pelecehan lainnya terhadap para karyawan perusahaan.

Untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuan, perusahaan telah mengembangkan sebuah kerangka tujuan, langkah dan tindakan sederhana yang menitik beratkan pada lima bidang utama manajemen dan pengembangan:     

Menarik – merekrut orang-orang yang tepat, dengan cara yang benar dan merefleksikan keanekaragaman berbagai komunitas tempat kami bekerja; Mempertahankan – memberikan penghargaan dan tunjangan serta lingkungan kerja yang tepat bagi mereka yang ingin terus bekerja dengan kami; Mengembangkan- memastikan bahwa orang-orang memiliki ketrampilan yang tepat untuk mengembangkan karir mereka bersama perusahaan; Mengikutsertakan – menghubungkan semua karyawan perusahaan ke sasaran perusahaan, memotivasi mereka untuk meraih sasaran tersebut dan mengakui prestasi mereka; dan Menjalankan- siap dengan proses-proses untuk menangani dan secara terus menerus meningkatkan kinerja individu.

Sebagai seorang karyawan Anda harus:  



Memperlakukan rekan –rekan Anda secara adil dan penuh martabat dan rasa hormat. Diskriminasi dalam bentuk apapun tidak akan ditolerir; Mengikuti semua undang-undang perburuhan dan ketenagakerjaan yang berlaku di negara tempat Anda bekerja; Memastikan Anda memahami perundangan setempat yang berlaku – berbicaralah dengan departemen SDM setempat untuk mendapat bimbingan lebih lanjut; dan Melaporkan segala macam pelanggaran terhadap komitmen kita dalam hal persamaan kesempatan. Jangan takut untuk berbicara terus terang – kita semua memiliki tanggung jawab untuk menyampaikan masalah yang kita sadari.

T: Baru baru ini saya mengajukan permohonan utuk mendapatkan tugas baru dalam perusahaan yang akan menjadi promosi bagi saya. Saya sudah menjalani wawancara bersama emapt kandidat internal lainnya tetapi saya tidak berhasil mendapatkan pekerjkaan itu. Saya diinformasikan secara tidak resmi bahwa mereka mencari seorang pria untuk tugas tersebut karena ada sejumlah keperluan perjalanan internasional yang menurut mereka karyawan wanita tidak akan mau atau tidak akan bisa meninggalkan keluarga. Apa yang dapat saya lakukan?

J: Adalah hal yang tidak dapat diterima kalau Anda dmelakukan diskriminasi karena gender. Semua kandidat untuk lowongan kerja yang ada harus dinilai berdasarkan kualifikasi dan kecocokannya dengan tugas tersebut. Anda harus menyampaikan hal ini keada Manajer Lini dan tim SDM Anda. Jika Anda mersa tidak nyaman menyampaikannya, Anda dapat menghubungi Speak Up.

POL-GEN-STA-009-05


page 21 of 30


Jan 2013

KETENAGAKERJAAN Bekerja tanpa Pelecehan/Penindasan Kita mengharapkan agar seluruh karyawan diperlakukan secar adil dan penuh rasa hormat. Kami tidak mentolerir pelecehan atau penindasan dalam bentuk apapun ditempat kerja terhadap para karyawan kami – ataupun para pemasok, mitra bisnis atau klien kami. Mohon pastikan bahawa Anda selalu mengikuti aturan-aturan dasar berikut:     

Jangan membuat lelucon tentang ras, suku, agama, usia atau orientasi seksual; Jangan menyebarkan, menampilkan atau menyimpan bahan apapun yang dapat dianggap menyinggung di properti perusahaan termasuk email, kartun, foto, dsb; Jangan menyebarkan rumor jahat atau menggunakan email, layanan suara atau berbagai sarana lian untuk menyampaikan komentar yang bernada menghina atau diskriminatif; dan Selalu perlaukukan informasi pribadi sebagai rahasia. Jangan menyalahgunakannya; dan ingat Perilaku yang menyingung, intimidasi, menghina atau perilaku jahat dalam bentuk apapun tidak akan di tolerir.

Sgala bentuk pelecehan atau penindasan bertolak belakang dengan kebijakan perusahaan dan tidak akan ditolerir. Jika Anda mengalami penindasan atau dilecehkan, atau mengetahui orang lain mengalaminya, silahkan berbicara kepada Manajer Lini Anda atau anggota senior lainnya. Alternatif lain adalah dapat menelpon Speak Up.

T: Sebagian kolega saya mengolok-ngolok saya. Semula saya menganggapnya sebagai olok-olok yang tidak merugikan tetapi lama kelamaan komentar-komentar mereka menjadi lebih pribadi sifatnya dan saya mersa jengkel sekali. Saya tidak ingin siapapun bermasalah tetapi saya benar-benar ingin menghentikannya. Apa yang harus saya lakukan? J: Kami mengajunrkan agar Anda berbicara dengan kolega Anda dan menjelaskan efek perilaku mereka terhadap Anda. Jika Anda merasa tidak enak melakukan ini, atau itu tidak menghentikan perilaku mereka, maka Anda harus berbicara kepada Manajer Lini Anda atau bagian SDM. Diskriminasi dalam bentuk apapun tidak akan ditolerir.

POL-GEN-STA-009-05


page 22 of 30


Jan 2013

ASET PERUSAHAAN Perlindungan Merek Reputasi kami adalah faktor utama yang menarik para klien dan pelanggan ke PTPBU dan merupakan keharusan bahwa nilai dan niat baik dalam reputasi ini dilindungi sepantasnya dan dipromosikan, diantaranya, dengan mengambil langkah-langkah untuk menangani dan melindungi merek kami secar layak. Sebagai pemimpin pasar, kami sering kali menghasilkan resep, proses, gagasan-gagasan non publik dan strategi-startegi yang menjadi milik PTPBU dan harus kami lindungi. Penggunaan merek dagang dalam kaitannya dengan bisnis maupun layanan kami akan menciptakan itikad baik, reputasi dan nilai merek yang signifikan. Kami juga harus melindungi informasi bisnis rahasia yang lain seperti data pelanggan dan informasi pribadi serta memastikan kalau hal itu disimpan secara rahasia. Selain itu, rahasia dagang kami, misalnya informasi yang ada di dalam kerangka layanan PTPBU atau resep dan process map, membantu membedakan kami dengan para pesaing kami dan mempertahankan keunggulan kompetitif pasar. Anda harus berkonsultasi dengan tim hukum setempat jika Anda mempertimbangkan untuk membuat merek atau teknologi baru yang Anda inginkan agar mematuhi hak kekaayaan intelektual. Silahkan merujuk pada Kebijakan Hak Kekayaan Intelektual PTPBU . Selalu ingat aturan-aturan berikut ini:   

Jangan pernah menyetujui untuk memberikan hak kekayaan intelektual kepada para klien, pelanggan atau pihak ketiga lainnya tanpa terlebih dahulu berkonsultasi dengan tim hukum setempat; Jangan sekali-kali menyetujui untuk berbagi kekayaan intelektual atau informasi rahasia perusahaan tanpa terlebih dahulu memastikan adanya perjanjian kerahasiaan yang disetujui. Mintalah saran dari Manajer Lini Anda atau hukum setempat apabila Anda tidak yakin; dan Jangan sekali-kali memanfaatkan kekayaan intelektual atau informasi kerahasiaan PTPBU untuk kepentingan pribadi atau karena berbagai alasan yang tidak ada kaitannya dengan tugas Anda di PTPBU.

Kami berkomitmen untuk menghormati kekayaan intelektual dan informasi rahasia dari Pihak Ketiga. Anda harus mengikuti aturan-aturan dasar berikut:    

Hanya copy dokumen danbahan jika Anda memiliki ijin untuk melakukannya.; Jangan melanggar paten, merek dagang atau hak kekayaan lain dari pihak ketiga. Mintalah saran dari tim hukum setempat jika Anda merqasa ragu; Jangan menggunakan informasi rahasia pihak ketiga kalau Anda tidak memiliki kewenangan dalam bentuk perjanjian kerhasiaan yang ditanda tangani yang memenuhi pedoman internal setempat; dan Jangan menggunakan perangkat lunak yang tidak berlisensi ke komputer atau peralatan milik PTPBU lainnya.

Jika Anda mempunyai pertanyaan, silahkan berbicara dengan Manajer Lini Anda atau mintalah saran dari tim hukum setempat.

POL-GEN-STA-009-05


page 23 of 30


Jan 2013

Kerahasiaan Tak seorangpun karyawan yang boleh mengungkapkan informasi rahasia berkenaan dengan perusahaan PTPBU atau bisnisnya diluar Grup tanpa kewenangan khusu untuk melakukannya. Apabila informasi rahasia hendak disampaikan kepada pihak lain, maka informasi itu hanya diberikan berdasarkan perjanjian kerahasiaan tertulis atau tanggung jawab dibebankan kepada pihak ketiga.

Apabila Saudara harus menyampaikan informasi rahasia berdasarkan perintah lenbaga yudisial, pemerintah, penegak hukum atau pengawas yang kompeten, maka Anda harus terlebih dahulu memberi tahu tim hukum setempat dan berusaha meminta perstujuan mereka sebelum mengungkapkannya. Para karyawan tidak diperkenankan memanfaatkan informasi rahasia PTPBU untuk kepentingan pribadi mereka sendiri atau untuk teman tatau kerabat. Anda juga harus memastikan bahwa Anda memahami kebijakan IT setempat dan mengikuti pedomannya dalam hal keamanan dan penggunaan sistem PTPBU. Harap diingat bahawa perusahaan mungkin memantau dan mencatat penggunaan sitem Itkapan saja dan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu.

POL-GEN-STA-009-05


page 24 of 30


Jan 2013

ASET PERUSAHAAN Aset- Aset Fisik Kita semua memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa hak milik PTPBU yang kita gunakan atau berhubungan dengannya sebagai bagian dari pekerjaan kita tidak rusak, disalahgunakan atau dibuang. Kita juga memiliki tanggung jawab untuk melaporkan perusakan hak milik PTPBU oleh orang lain. Mohon pastikan bahwa harta milik PTPBU yang Anda gunakan dirawat dengan baik sehingga bis adioperasikan secara aman dan tepat.

Keamanan Informasi Sistem PTPBU – yaitu perangkat keras IT, perangkat lunak, peralatan kantor, telepon dan sistem email – semuanya dimaksudkan untuk digunakan dalam menjalankan bisnis PTPBU. Setiap pengguna harus menggunakan berbagai fasilitas tersebut secara profesional dan bertanggung jawab sepanjang waktu. Untuk melindungi pihak PTPBU maupun individu-individu yang menggunakan sitem IT perusahaan, Anda harus selalu memastikan bahwa penggunaan sitem IT PTPBU, Anda:   

Tidak melanggar hukum di negara tempat Anda bekerja sekarang; Tidak berisiko mencenmarkan nama baik PTPBU; dan Tidak menyebabkan kerugian atau gangguan terhadap bisnis PTPBU

Dalam berbagai situasi tertentu , penyalahgunaan internet atau email bisa dianggap sebagai suatu tindak pidana. Setiap kita memiliki tanggung jawab untuk memastikan nahwa kita memahami batasan hukum yang berlaku di negara tempat kita bekerja, dan memastikan bahwa kita mematuhinya. Silahkan berbicara kepada tim hukum setempat untuk mendapat bimbingan lebih lanjut berkenaan dengan batasan-batasan hukum yang mungkin berlaku di negara tempat Anda bekerja. Mohon pastikan bahwa Anda selalu mengukuti aturan-aturan dasar berikut:  Tidak memasang atau menggunakan perangkat keras atau perangkat lunak tanpa otorisasi pada sitem PTPBU;  Melindungi nama pengguna atau kata sansdi yang diberikan kepada Anda dan tidak membaginya kepada yang lain;  Tidak mengakses atau download, membuat atau meneruskan email, dokumen atau gambar yang mungkin menyebabkan pelanggaran, kesusahan atau pelecehan terhadap orang lain;  Membatasi penggunaan sitem PTPBU untuk penggunaan pribadi seminimal mungkin;dan  Pastikan bahwa Anda menyimpan dan membuat cadangan data atau pekerjaan secara berkala yang Anda simpan di dalam sitem sesuai dengan saran tim IT setempat. T: saya menjalankan bisnis kecil dirumah pada akhir pekan menjual perhiasan hasil kerajinan tangan. Tidak ada pertentangan anatara pekerjaan ini dengan pekerjaan saya di PTPBU (saya sudah menanyakan hal ini kepada Manajer Lini saya) dan biasanya itu tidak berdampak terhadap pekerjaan saya. Saat ini saya menerima banyak pesanan dan saya ingin menggunakan waktu istirahat makan saya untuk mengakses situs web saya untuk memeriksa kalau-kalau ada pesanan. Apakah ini diperbolehkan? J: Meskipun PTPBU memang memperbolehkan penggunaan internet sebentar dan sesekali untuk kepentingan pribadi, kebijakan perusahaan tidak memperbolehkan karyawan menggunakan internet di tempat kerja untuk masalah atau keuntungan moeter pribadi. Anda harus menjalankan bisnis”rumahan” Anda dirumah.

POL-GEN-STA-009-05


page 25 of 30


Jan 2013

KEGIATAN EKSTERNAL Berurusan dengan Lembaga Pemerintah dan Lembaga Peraturan Publik Anda boleh berurusan dengan para pejabat pemerintah atau para wakil lembaga peraturan publik selama Anda bekerja untuk PTPBU. Jika Anda diminta memberi informasi dalam kaitannya dengan penyelidikan atau investigasi, Anda memiliki kewajiban untuk memastikan bahwa Anda jujur dan akurat , dan bahwa kepentingan sah (legitimate interest) PTPBU dilindungi. Senantiasa hubungiu tim hukum setempat sebelum merespons permintaan informasi apapun dari lembaga yang tidak diharapkan. Anda harus memastikan bahwa segala informasi atau berkas yang relevan dengan investigasi diamankan dan tidak dihancurkan. Termasuk didalamnya memastikan sistem elektonik untuk pepbuangan catatan ditangguhkan untuk memastikan bahwa catatan yang relevan tersimpan. Diharapkan agar karyawan PTPBU bekerjasama penuh dalam investigasi. Anda tidak boleh menghalangi pengumpulan informasi oleh para pejabat berwenang yanf sepatutnya atau membalas siapa saja yang bekerja sama dalam investigasis with the investigation. Jika para pejabat pemerintah datang kekantor atau unit Anda dan meminta informasi, mohon pastikan bahwa Anda mengikuti aturan-aturan dasar berikut:    

Segera hubungi tim hukum setempat; Minta dan untuk melihat tanda pengenal dan membuat copy; Klarifikasi individu-individu tersebut mewakili organisasi apa, apa sifat penyidikan mereka; dan Pastikan para perwakilan itu diperhatikan.

Anda harus menghubungi tim hukum setempat apabila merasa ragu dan pastikan bahawa Anda memahami prosedur setempat yang harus dijalani ketika berurusan dengan pemerintah maupun badanbadan peraturan publik setempat.

Masyarakat dan Kegiatan Amal Keberhasilan di dalam bisnis bergantung pada kepatuhan terhadap aturan hukum, beserta kepekaan terhadap adat dan konvensi setempat yang mengatur hubungan bisnis. Masyarakat tempat kami beroperasi ( dan dari sana kami mendapat karyawan) penting bagi kami. PTPBU berkomitmen memberikan kontribusi positif bagi pembangunan secar berkesinambungan pada masyarakat tempat kami beroperasi. Kami berusaha mempertimbangkan berbagai permaslahan masyarakat yang lebih luas- termasuk kepentingan nasional dan setempat – pada seluruh operasi kami. Kami menggunakan keahlian kami untuk memberikan kontribusi bagi kesejahteraan masyarakat dengan cara yang sesuai dengan tujuan bisnis kami. Menghormati budaya dan adat setempat dari berbagai masyarakat dan negar serta selalu mengikuti undang-undang setempat merupakan hal yang penting. Praktik-praktik bisnis tertentu yang diterima di satu negara belum tentu bisa diterima di negara lainnya. Menyadari berbagai perbedaan tersebut mungkin berpengaruh tehadap car Anda melakukan bisnis.

POL-GEN-STA-009-05


page 26 of 30


Jan 2013

Diharapkan agar seluruh karyawan PTPBU mengikuti aturan-aturan dasar berikut:   

Selalu menghormati budaya dan adat bisnis masyarakat maupun negara tempat Anda bekerja (asalakan tidak bertentangan dengan prinsip-prinsip yang ada di dalam Kode Etik Bisnis); Selalu mematuhi undang-undang dan peraturan setempat- hubungi tim hukum setempat jika Anda butuh bantuan soal ini; dan Selalu memberi tahu manajer Lini tentang rencana komunikasi dengan lembaga-lembaga non pemerintah dan meminta persetujuan mereka sebelum terlibat dengan pihak-pihak tersebut.

Melalui sumbangan dan sponsor, PTPBU bermaksud meningkatkan dampak terhadap lingkungan tempat beroperasi maupun masyarakat yang dilayani demi keuntungan seluruh pemangku kepentingan.

POL-GEN-STA-009-05


page 27 of 30


Jan 2013

KEGIATAN EKSTERNAL Kegiatan Politik Sebagai bagian dari kegiatan bisnis, kadang PTPBU berurusan dengan lembaga-lembaga pemerintah, kelompok-kelompok kepentingan umum, asosiasi industri maupun lembaga sejenis lainnya diseluruh dunuia. Sementara melakukan hal itu, kita harus memastikan kepatuhan terhadap undang-undang setempat yang mengatur kegiatan politik. PTPBU tidak memiliki kebijakan untuk memberikan sumbangan kepada partai politik manapun. Karyawan PBU dilarang melakukan lobby atau berhubungan dengan legislator, kandidat partai politik, regulator, pegawai pemerintahan, kelompok kepentuingan umum, kecualai apa yang dilakukan adalah dibawah petunjuk Perusahaan Mohon pastikan bahwa Anda selalu mengikuti aturan-aturan dasar berikut:   

Jangan memberi sumbangan atas nama PTPBU kepada organisasi politik manapun yang mempromosikan berbgai kegiatan partai politik; Harap pisahkan kegiatan politik pribadi dari pekerjaan Anda dan jangan menggunakan waktu maupun sumberdaya perusahaan untuk mendukungnya – silahkan merujuk pada bagian Konflik Kepentingan Kode Etk Bisnis ini untuk informasi lebih lanjut; dan Pastikan bahwa Anda berhubungan dengan Manajeman senior sebelum aAnda melakukan kontak kepada pemerintah, regilator, legislator atau kelompok-kelompok yang melakukan lobby atas nama PBU.

Komunikasi Eksternal Sebagai bagian dari pekerjaan sehari-hari, kita bisa berhubungan dengan “para pemangku kepentingan utama”- yang mencakup para karyawan, mitra bisnis, klien, pelanggan, investor, media, masyarakat dan pemerintah. Komunikasi pemangku kepentingan perusahaan harus ditangani sesuai dengan Kode Etik Komunikasi PTPBU. Anda tidak boleh berbicara dengan reporter atau analis investasi mengenai bisnis PTPBU, baik secara formal maupun secara informal. Hanya orang-orang yang ditunjuk yang memiliki kewenangan untuk berbicara kepada audiens(pers). Ini berarti:    

Direktur PBU; Legal Council Senior Technical Advisor Orang yang ditunjuk yang diberikuasa oleh nama yang tersebut diatas (direktur, Legal Council dan Senior Technical Advisor).

Kontak pejabat diatas dapat dilihat pada bagian Referensi dari Kode Etik Bisnis ini. Seluruh karyawan lainnya dilarang memberikan informasi penting kepada siapapun diluar PTPBU tanpa persetujuan tertulis dari orang yang diberi kewenangan. Jika Anda didekati pihak luar agar memberikan informasi bisinis perusahaan, maka Anda harus meneruskan permintaan itu kepada orang yang memiliki kewenangan terlebih dahulu.

POL-GEN-STA-009-05


page 28 of 30


Jan 2013

KEGIATAN EKSTERNAL Lingkungan Lingkungan disini bukanlah sebuah sektor, melainkan sikap dan pendekatan yang mempresentasikan bagian penting dari seluruh kegiatan perusahaan. Secara singkat, setiap orang harus menunjukkan tanggung jawab lingkungan pada semua bidang dalam kendali mereka, apapun kedudukannya. Sebagai salah satu perusahaan jasa katering terbesar di Indonesia, PBU mengakui bahwa perusahaan memiliki dampak terhadap lingkungan tempat beroperas dan lingkungan global pada umumnya. Selain mematuhi semua perundangan lingkungan terkait, PTPBU telah mengembangkan perangkat perilaku umum sendiri yang diperkenalkan di seluruh lokasi operasi. Kami terus menerus mendorong perbaikan di seluruh bisnis kami, terurama di berbagai bidang mata rantai pasokan dan kinerja lingkungan. Di kebanyakan lokasi yang kami dimana kami tidak bertanggung jawab secar langsung atas pengadaan fasilitas, peralatan, bahan bakar dsb, kami bekerja sama dengan para klien untuk mempertimbangkan cara terbaik meningkatkan kinerja lingkungan operasi kami. Aturan-aturan dasar yang harus Anda ikuti: 

Seluruh karyawan harus mematuhi aturan maupun prosedur perusahaan dalam kaitannya dengan masalah lingkungan;



Pastikan bahawa Anda memperoleh informasi yang benar, pelatihan dan peralatan yang dibutuhkan untuk melaksanakan praktek lingkungan yang bertanggung jawab; Pastikan Anda mencegah atau meminialisir segala bentuk keluarnya polutan ke lingkungan sebagai akibat kerja Anda; Pastikan anda membuang semua sampah mengacu kepada aturan yang benar ( good waste management practice.

 

Anda harus menyadari pilihan lingkungan terbaik untuk pembuangan bahan limbah dilokasi Anda. Karyawan yang terbukti membuang bahan sampah secara tidak pantas atau ilegal dapat dikenakan tindakan disipliner;   

Seluruh karyawan harus memperhatikan efisiensi energi dalam semua aspek pekerjaan mereka dan mengambil langkah-langkah untuk menghemat energi apabila memungkinkan; Seluruh karyawan harus menggunakan bahan daur ulang dalam aktivitas kerja mereka apabila ada dan harus mendaur ulang barangbarang tertentu sesuai dengan skema daur ulang setempat atau nasional yang ada; dan Seluruh karyawan harus memastikan bahwa mereka tidak melakukan aktivitas yang menyia – nyiakan air.

T: Apakah saya akan dihukum kalau menyampaikan masalah kesehatan dan keselamatan kerja di unit tempat saya bekerja? Kami diberitahu untuk membuang minyak bekas dengan membuangnya ke saluran pembuangan di luar J:Prioritas utama PTPBU adalah kesehatan dan keselamatan kerja. Kalau Anda mempunyai masalah dengan kesehatan dan keselamatan kerja Anda harus melaporkan kepada Manajer Lini sesegera mungkin dan apabila perlu, hentikan pekerjaan atau hindari kegiatan yang menyebaknan masalah Anda tersebut/

POL-GEN-STA-009-05


page 29 of 30


Jan 2013

Bagian Referensi Kontak PT PBU Manajemen Anggarsih S Irliani – Director

[email protected]

Ita Hastuti – HR Director

[email protected]

Bernard Chendra – Financial Controller

[email protected]

Clive Cowley – Senior Technical Advisor

[email protected]

Naveen Khanna – Financial Advisor

[email protected]

Greg Kane – Operations Advisor

[email protected]

Noni Kwee – Procurement Director

[email protected]

Michael King – HSEQ Advisor

[email protected]

Kantor Jakarta

021 – 7206621 (Hunting)

Lain-Lain Speak Up

0800 1 401 393

Customer Care

[email protected]

RIWAYAT REVISI REVISION STATUS

DATE OF ISSUE

APPROVED BY

INCUMBENT

REVISION DETAILS

00

25-May-2011

Senior TA

G McCarthy

ORIGINAL ISSUE

01

29 Mar 2012

Senior TA

G McCarthy

Change on formatting

02

16 Apr 2012

Senior TA

G McCarthy

Change on Reference Section

03

23 Oct 2012

Senior TA

G McCarthy


04

22 Jan 2013

Senior TA

G McCarthy


05

20 Dec 2013

Senior TA

Clive Cowley


POL-GEN-STA-009-05


page 30 of 30