LAMPIRAN I PEDOMAN WAWANCARA Penelitian ini memakai ...

LAMPIRAN I PEDOMAN WAWANCARA

Penelitian ini memakai teknik wawancara dalam pengumplan data, dan dalam pelaksanaannya dilakukan wawancara yang mendalam agar mendapatkan data yang relevan dan akurat. Berikut adalah pedoman wawancara yang akan dilakukan dalam penelitian ini: 1. Mencakup tentang life cycle arsip statis yaitu: a. Akuisisi b. Deskripsi c. Pemeliharaan d. Perawatan e. Layanan Pengguna f. Temu balik g. Evaluasi 2. Mencakup tentang Proses Kearsipan 3. Mencakup tentang Peranan Kearsipan 4. Mencakup tentang Tempat Penyimpanan Arsip 5. Mencakup tentang Penyebab Kerusakan Arsip 6. Mencakup tentang Jadwal Retensi Arsip 7. Mencakup Pengkodean Arsip 8. Mencakup tentang Arsiparis

Universitas Sumatera Utara

Lampiran II Hasil Wawancara

2.1 Wawancara dengan Informan I 1 Hari/Tanggal : Kamis, 5 Juli 2012 Waktu

: 09.00 WIB

Lokasi

: Bagian Pengolahan Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

Keterangan : P : Penulis I : Informan

P

: Selamat siang buk !

I1

: Siang, silahkan masuk dek !

P

: O, iya bu’,

I1

: Silahkan duduk

P

: Terima kasih buk! mohon maaf ya buk kalau saya mengganggu (dikarenakan Informan sedang sibuk). Kita mulai aja ya buk wawancaranya, mohon bantuan ibu dalam penelitian saya ini.

I1

: Ooo gak apa-apa dek, kami dari arsiparis siap membantu penelitian adek.

P

: Kalau gitu kita mulai saja wawancaranya ya buk (P dan I mengambil kertas yang berisi pertanyaan wawancara). Begini buk, untuk pertanyaan nomor satu, ada berapa jumlah arsiparis yang bekerja disini dan latar belakang pendidikannya apa buk?

I1

: Untuk jumlah arsiparis yang ada disini semuanya berjumlah sepuluh orang dan latar belakang pendidikannya SMA.

P

: oh gitu ya bu’. Kita lanjut ya buk ke pertanyaan selanjutnya, bagaimana proses pengadaan arsip statis nya?

I1

: Dalam proses pengadaan, biasanya kami menerima arsip-arsip yang diserahkan langsung oleh penciptanya seperti lembaga pemerintah, pejabat dan instansi-instansi pendidikan.


P

: kalau dari masyarakatnya sendiri, ada gak buk mereka menyerahkan arsip yang mereka miliki?

I1

: Selama ini arsip satis yang ada disini hanya berasal dari lembaga pemerintah, kalau dari masyarakat sendiri belum ada. Padahal sesuai dengan Peraturan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, bahwa setiap i instansi harus menyerahkan arsip yang ada ke lembaga kearsipan dan juga Peraturan Menteri dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 Tentang Pedoman Tata Kearsipan Di Daerah. Tetapi dari kami kami sendiri sudah membuat surat ke setiap instansi atau unit kerja untuk menyerahkan arsip yang mereka miliki.

P

: kalau dari arsiparisnya sendiri, ada gak buk kebijakan untuk meminta arsip-arsip tersebut?

I1

: ada, kami sudah menurunkan atau mengirim surat dari gubernur kepada unit kerja yang ada untuk menyerahkan arsip-arsip yang mereka miliki ke lembaga kearsipan, ada sebagian unit kerja yang menyerahkan, tapi ada juga unit kerja yang tidak mau menyerahkan arsip-arsip yang mereka miliki. Selain itu, mereka juga ada yang menyerahkan dalam bentuk foto dan rekaman video.

P

: selanjutnya buk, kriteria apa saja yang digunakan dalam proses pengadaan arsip statis tersebut?

I1

: sebenarnya, kriteria yang arsip yang harus diserahkan sudah ditentukan sendiri oleh masing-masing unit kerja, tapi malah sebaliknya mereka menyerahkan arsip begitu saja tanpa memilih-milih dahulu arsip yang akan diserahkan. Kriteria yang kami gunakan untuk deskripsi arsip, seperti nilai informasi arsip, bentuk arsipnya, kalau arsipnya kertas maka disusun berdasarkan kertas semua, trus pokok permasalahan. Trus setelah proses penilaian tersebut dicatat pada kartu deskripsi, yang didalamnya sekurang-kurangnya terdapat keterangan jenis arsip, keaslian arsip, kondisi, tanggal arsip tersebut dicatat dan semua dinilai oleh suatu tim. Dari situ kami sendiri yang menentukan apakah arsip tersebut masih aktif atau inaktif dan dimusnakan atau menjadi arsip statis (permanen).

P

: kalau menurut lembaga penciptanya sendiri ada gak buk?


I1

: ya, itu juga termasuk, tetapi kami juga masih mengikuti cara kerja arsip nasional. Hhehe..

P

: Kalau untuk perawatannya buk, gimana ya?

I1

: kalau untuk perwatannya, kita sudah lakukan fumigasi. Fumigasi itu dilakukan setiap tahun yang selama 3 bulan sekali yang memakai bahan kimia, atau kalau misalnya fumigasi itu tidak ada, kita menggunakan kapur barus yang dimasukkan ke dalam kotak-kotak arsip tersebut, selain itu suhu ruangan dan cahaya juga di atur.

P

: dari arsip-arsip yang sudah ditata tadi buk, ada gak arsip yang rusak??

I1

: sampai saat ini belum ada, karena kita kan sudah melakukan perawatan tadi. Tetapi, dari instansi sendiri, sudah ada yang menyerahkan arsip yang rusak misalnya kertasnya yang koyak atau sudah lapuk. Kalau disini kita memang betul-betul rawat arsip-arsip itu.

P

: selanjutnya buk, kalau untuk pemeliharaannya gimana ya buk?

I1

: Sebetulnya sama dengan perawatan yang dilakukan, arsip-arsip tadi dipelihara seperti pembersihan fisik arsip agar keawetan fisiknya tetap terjaga dan mengalami kerusakan, namun untuk lebih jelasnya adek bisa menjumpai Pak Herry.

P

: kalau untuk layanan penggunanya sendiri, ada gak ya buk?

I1

: Kalau untuk layanan, sebenarnya ada kasubdis pembinaan dan layanan aktif. Tapi, untuk arsip statisnya sepanjang ada orang yang datang untuk mencari arsip yang mereka butuhkan kita layanani, namun petugas yang khusus untuk itu belum ada. Nanti kita kan tanya arsip apa yang dicari lalu kita beri daftar tentang arsip-arsip yang mereka cari, setelah mereka menemukan arsip yang mereka cari, nanti kita catat nomor boxnya dan nomor arsipnya lalu kita ambil arsipnya. Tapi, apabila mereka ingin meminjam mereka harus memiliki surat dari unit kerja atau instansi mereka masing-masing yang menyatakan bahwa mereka hanya memanfaatkan arsip hanya untuk penelitian dalam rangka penyusunan skripsi, contohnya ya kayak adek ini. Hehe.. Takutnya, nanti dia salah pergunakan arsip tersebut di luar sana, misalnya tentang


politik, kan masalahnya bisa jadi repot. Kan bisa bahaya itu, ya kan dek?? (sambil ketawa) P

: iya buk, bahaya juga ya buk kalau sampai tersebar ke publik. Heheh... berarti sistem layanan yang dilakukan, sistem layanan tertutup lah ya buk??

I1

: ya sistem tertutup. Karena, kalau tidak dilakukan seperti itu ya itu tadi bisa-bisa semua rahasia tetang arsip tersebut tersebar di masyrakat umum atau diluar sana.

P

: Selanjutnya buk. Mengenai temu balik arsip statis tersebut, ada gak pak temu baliknya?

I1

: Ada dong, kita menggunakan daftar arsip yang sering disebut dengan daftar pertelaan arsip.

P

: oh, gitu y buk?

I1

: iy. Sambil ketawa.

P

: pertanyaan selanjutnya y buk, kalo proses kearsipannya buk?

I1

: Dalam proses pengolahan, biasanya dari semua unit kerja dilingkungan pemerintah provinsi. Tapi, sampai sekarang ini belum ada lembaga pemerintahan maupun instansi yang menyerahkan arsip statisnya, yang diserahkan hanya arsip yang disimpan dalam karung yang masih bersifat kacau balau, setelah itu kita sendiri yang memilah dan memisahkan arsip statis dan arsip lainnya, bukan dari unit kerja itu. Tapi sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang ada, seharusnya arsip yang ada disini hanya arsip statis saja yang berasal dari unit-unit kerja yang ada di provinsi sumatera utara. Setelah diolah, ada namanya Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN), yang di dalamnya terdapat nomor box dan tingkatan lainnya, tetapi setiap arsip dipisahkan sesuai dengan unit kerja kemudian pertahun dan dicatat sampai yang paling kecil yang disebut sebagai item. Jadi pengolahannya seperti itu.

P

: menurut sudut pandang ibu, peranan arsip itu seperti apa ya buk?

I1

: oo, arsip itu merupakan tulang punggung dari organisasi, karna apa tidak akan ada 1 kegiatan pun yang dilaksanakan di kantor mana pun tanpa ada arsip itu ya. Jadi, arsip itu memang sangat-sangat penting, tapi sampe


sekarang kita belum merasakan bahwasanya arsip itu penting untuk semua unit kerja, karna apa arsip itu masih dibelakangkan hampir semua unit kerja, jadi untuk menghilangkan images orang bahwa arsip itu adalah sampah, sampe sekarang masih susah untuk mengeser itu padahal dari kejadian-kejadian sekarang dapat dilihat, informasi yang mereka dapatkan dari arsip-arsip yang ada. Ya itu tadi, perhatian dari pimpinan sendiri masih jauh dari yang diharapkan. P

: ooo, iya juga y buk?

I1

: iya. Perhatian dari pimpinan yang kurang.

P

: oy buk, disini ada gak buk tempat penyimpanan arsip statis?

I1

: kalau untuk arsip statis belum memiliki ruangan khusus, makanya arsiparsip statis ini untuk sementara diletakkan di dalam lemari yang ada di depan itu. Sebenarnya arsip-arsip itu di sediakan ruangan khusus.

P

: penyebab kerusakan arsip itu sendiri, apa ya buk?

I1

: biasanya penyebabnya ya, karna rayap, debu yang gak dibersihkan, atau mungkin tempat penyimpanannya gak bagus, itu juga bisa. Macammacam penyebabnya. Tapi arsip-arsip disini sampe sekarang belum ada yang rusak.

P

: BPAD sendiri, punya aturan gak buk dalam menggunakan jadwal retensi arsip (JRA) itu sendiri ?

I1

: ya, kami menggunakan JRA itu untuk menentukan arsip-arsip yang diserahkan tadi dinilai apakah masih bersifat aktif, inaktif, atau permanen itu lah yang disering disebut dengan arsip statis.

P

: untuk pengkodean arsip sendiri, seperti apa buk?

I1

: untuk pengkodeannya, sama seperti buku pake klasifikasi, arsip juga seperti itu, tapi istilahnya bukan klasifikasi melainkan sering disebut sebagai found. Hehehe...

P

: oke buk, trima kasih y buk atas waktunya, sekali lagi maaf ya buk sudah menganggu ibu? Saya permisi dulu y buk?

I1

: iy, sama-sama, gak apa-apa kok, malah saya senang bisa membantu adek. Semoga skripsinya lancar y?

P I1

: iy buk. Mkasih banyak y buk. Selamat siang buk. : iy, siang dek.


2.2. Wawancara dengan Informan I2 Hari/Tanggal : Kamis, 5 Juli 2012 Waktu

: 11.00 WIB

Lokasi

: Bagian Arsiparis Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

P

: Selamat siang buk !

I2

: Siang, silahkan masuk dek !

P

: O, iya bu’,

I2

: Silahkan duduk. Ini adek yang datang kemaren kan?

P

: iy buk, masih ingat ya buk? Hehehe

I2

: iy lh, ibu masih ingat sama adek. Sambil ketawa.

P

: langsung aja ya buk, kita mulai wawancaranya?

I2

: iy. Apa yang bisa ibu bantu?

P

: gini buk, saya mau tanya buk, jumlah arsiparis disini berapa orang ya buk dan latar belakang pendidikannya apa ya buk?

I2

: arsiparis disini berjumlah 10 orang dan latar belakang pendidikannya SMA semua, tapi ada kok yang sedang menyusun skripsi dan sebentar lagi mau wisuda. Heheh...

P

: oh, berarti sama lh dengan saya ya buk. Hahahha... (keduanya tertawa).

I2

: iy, sama dengan adek.

P

: lanjut ya buk, bagaimana proses pengadaan arsip disini buk dan dari lembaga-lembaga apa saja?

I2

: ya, pengadaan arsip statis itu biasanya yang kami peroleh langsung dari penciptanya, seperti instansi pemerintah lainnya yang ada di Provinsi Sumatera Utara. Biasanya dari, arsip biro umum, pemerintahan, perkebunan, arsip kepegawaian, dll.

P

: oh, gtu. Kalau untuk penerimaan arsip tersebut, ada gk buk memiliki kriteria?

I2

: oh, kalau itu ya ada, kriteria itu arsip itu sendiri seperti nilai arsip, bentuk fisiknya maksudnya arsip statis tersebut masih dalam bentuk dokumen atau sudah di salin dalam bentuk digital, hal ini diperlukan untuk proses


penyusunannya nanti, jadi proses penyusunan arsipnya sudah langsung dimulai dari awal penerimaan arsip itu sendiri tadi. P

: oh.. jadi, kriteria tadi sekaligus penyusunan jga y buk?

I2

: iy dek, kriteria ini dilakukan hanya menurut lembaga kerjanya dan tahun pembutan arsip tersebut dan juga penentuan kode-kode arsip itu.

P

: selanjutnya buk, untuk proses perawatannya sendiri, seperti apa buk?

I2

: kalau proses perawatannya sendiri, ya dilakukan penyemprotan atau sering disebut dengan fumigasi. Kegiatan ini dilakukan setiap tahun, sekitar 3 atau 4 kali dalam setahun. Selain itu, kita juga menyediakan kapur barus untuk diletakkan ke dalam lemari arsip-arsip itu.

P

: ohh.. untuk pemeliharaannya sendiri gimana y buk?

I2

: pemeliharaanya sendiri ya, arsip-arsip yang di terima tadi debersihkan dari debu-debu yang menempel pada kertas, setelah itu keadaan fisiknya juga harus di perhatikan.

P

: selanjutnya buk, bagaimana layanan pengguna di sini buk?

I2

: layanan penggunanya, untuk ruangan khusus sih belum ada, cuman kalau si peminjam ingin melihat atau meminjam arsip, dia harus menemui arsiparis (Bu’Zulaikha), ibu itu nanti yang melihat daftar pertelaan, arsip apa yang ingin dicari oleh si peminjam.

P

: Kalau temu baliknya sendiri buk, menggunakan apa?

I2

: sistem temu baliknya, itu tadi berdasarkan daftar pertalaan.

P

: oy buk. Pernah gak mengalami kesulitan dalam menemukan arsip-arsip tadi?

I2

: sebelum menggunakan daftar pertalaan tadi, iy kami mengalami kesulitan. Tapi, setelah menggunakan daftar tersebut kami jadi lebih mudah dalam menemukan arsip yang dibutuhkan, hanya dengan melihat kode dari arsip tersebut.

P

: pertanyaan selanjutny buk, kalau proses pengolahan arsip itu sendiri gimana y buk?

I2

: itu pertama-tama kita adakan pemisahan antara arsip dan nonarsipnya atau antara unit kerja yang satu dengan unit kerja yang lainnya. Setelah itu, baru kita memakai skema untuk mendapatkan found dari instansi


tersebut yang ingin kita olah. dari situ kita lakukan pendeskrispian pengolahan dari nonaktif ke aktifnya, baru kita masukkan ke deskripsi atau dicatat. Contohnya, kita memakai inisial pengolahnya. Misalnya nama saya, di singkat jadi EM, lalu dibuat nomor urutnya, misalnya mulai awal bulan, yaudah kita sambung aja buat seterusnya. Setelah itu, lalu kita manufare lalu kita kumpulkan pada tim manufare. P

: manufare itu apa y buk?

I2

: Manufare itu istilahnya menyatukan, kemungkinan aja saya menyusun rupanya dibagian lain juga memiliki arsip yang sama jadi kita menyatukan arsip tersebut. setelah manufare itu diteliti mereka panggil berdasarkan inisial (manufer titik), selanjutnya kita serahkan ke mereka lalu dibungkus dan dimasukkan ke dalam kotak lalu disimpan ke lemari opek di ruang arsipnya.

P

: klo untuk pengolahan arsip statisnya sendiri gimana buk?

I2

: untuk arsip statisnya, ya kita liat lagi dan kita kumpulkan. Baru kita serahkan ke Ibu Zulaikha, nanti ibu itu yang nilai arsip tersebut permanen atau dimusnahkan. Tapi, kita juga sudah menilai arsip itu, baru lah ibu itu yang nentukan musnah atau di permanenkan dengan menggunakan JRA.

P

: Kalau menurut ibu sendiri, peranan arsip itu seperti apa?

I2

: Peranan kearsipan buat saya, sangat penting karena arsip merupakan sejarah yang memiliki nilai informasi, yang kedepannya perlu menambah pengetahuan dan arsip ini juga disebut sebagai memori dan juga harta yang kemudian hari dapat digunakan untuk generasi yang akan datang.

P

: benar itu buk, arsip itu memang sangat penting khususnya bagi generasigenerasi muda. Hehehhe...

I2

: iy benar, msih banyak yang belum mengenal arsip itu apa.

P

: menurut ibu, tempat penyimpanan arsip statis itu apa ya buk?

I2

: tempat penyimpanan arsip itu, ya hanya sebuah lemari aja yang disebut lemari opek.

P

: kalau menurut Penyebab kerusakan arsip itu apa ya buk?

I2

: penyebab kearsipan itu sendiri ya, bisa rayap, debu, dll.


P

: pernah gk buk, arsip-arsip yang ada di sini rusak?

I2

: kalau rusak sih gak ada, paling yang dari instansi itu yang menyerahkan arsip-arsip yang rusak, misalnya kadar kertas yang menguning atau sudah koyak.

P

: oh, jadi dari instansinya sendiri yang menyerahkan arsip rusak ya buk?

I2

: iy dek, dari instansi masing-masing (sambil ketawa). Hahahha

P

: oke buk, makasih atas waktunya ya buk. Semoga penelitian saya ini lancar dan dapat bermanfaat bagi kita y buk.

I2

: iy sama-sama dek. Semoga lancar ya skripsinya dan cepat wisuda?

P

: amin.. sekali lagi makasih ya buk.

I2

: sambil tersenyum bilang iy. Hati-hati ya dek dijalan.

P

: iya buk, makasih.


2.3. Wawancara dengan Informan I3 Hari/Tanggal : Senin, 9 Juli 2012 Waktu

: 11.00 WIB

Lokasi

: Bagian Pengolahan Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

P

: pagi buk.

I3

: iy pagi dek. Ayo masuk-masuk.

P

: iy buk, makasih.

I3

: silahkan duduk dek. Gimana seminarnya, lancar?

P

: iy buk lancar, ini berkat bantuan ibu juga. Hehe..

I3

: ah, ibu kan cuman menjalankan tugas aja. Hehehe.. apa yang mau afri tanya?

P

: saya mau tanya buk, berapa jumlah arsiparis dan latar belakang pendidikannya apa ?

I3

: kalau itu yang jawab ibu selbi, karena ibu itu yang tau tentang arsiparis disini. Ibu hanya membahas bagian layanan, penyimpanan dan perawatannya. Tapi gak apa-apa, nanti ibu jawab yang ibu tau saja. Heheh...

P

: oh gitu ya buk. Bagaimana proses pengadaan arsip dsini buk?

I3

: kalau untuk kegiatan pengadaan sendiri, dari pengadaan arsip biasanya dari lembaga-lembaga pemerintahan dan dari unit kerja masing-masing.

P

: selanjutnya buk, ada gak kriteria apa saja yang digunakan untuk proses pengadaan arsip statis?

I3

: kriterianya, ya hharus memang memiliki nilai dan sesuai dengan JRA kriterianya. JRA nya memiliki keterangan permanen dan dimusnahkan, tetapi dilihat juga berapa tahun masa arsip itu.

P

: selanjutnya, bagaimana proses kegitan perawatannya buk?

I3

: untuk perawatan arsip statisnya dilakukan fumigasi dilakukan 3 bulan sekali dalam setahun dan bisa juga menggunakan kapur barus dan ada alat listrik yang dipakai untuk mengusir rayap.

P

: oh gitu ya buk. Terus fumigasi itu dilakukan pada saat apa ya buk?


I3

: maksudnya, penyemprotannya dilakukan pada hari jumat sampai minggu, karena fumigasi itu sangat berbahaya bagi kesehatan. Dilakukan hari jumat karena sabtu dan minggu kan hari libur, jadi semua ruangan ditutup.

P

: berarti fumigasi dilakukan pada hari libur ya buk?

I3

: iy afri, hari jumat sore dilakukan penyemprotan kan semua pegawai sudah pada pulang.

P

: pemeliharaannya sendiri, seperti apa ya buk?

I3

: pemeliharaanya sendiri ya itu tadi, dilakukannya fumigasi dan diletakkan kapur barus.

P

: untuk layananya sendiri, seperti apa ya buk?

I3

: layanan penggunanya tersedia, seperti kalian kan yang ingin mencari tau tentang arsip, dengan menggunakan daftar pertelaan arsip statis yang telah ada yang bisa digunakan oleh pengunjung, dan untuk mencari arsipnya liat dulu di daftar pertelaan arsip.

P

: ada gak buk, di sediakan ruangan khusus untuk pengguna?

I3

: ada, itu dia ruangannya yang ada di depan namanya ruangan layanan arsip.

P

: terus buk untuk jenis layananya, menggunakan sistem layanan yang bagaimana ya buk?

I3

: sistemnya masih bersifat manual dan tidak yang melalui internet atau menggunakan komputer. Sebenarnya kita punya program, tapi data-data yang ada di daftar pertalaan arsip tersebut belum selesai dimasukkan. Makanya, kita masih bersifat manual.

P

: berarti susah juga ya buk?

I3

: yah gtu lah dek, tapi gak susah-susah juga lh dek kan sudah ada daftar pertalaan tadi. Heheh..

P

: untuk sistem baliknya buk, apakah ada sistem temu balik dari arsip tersebut?

I3

: sistem temu baliknya, itu tadi daftar pertelaan arsip.

P

: Lanjut ya buk, ke pertanyaan selanjutnya untuk proses kearsipan itu, seperti apa ya buk?


I3

: oh prosesnya, dari arsip aktif ke arsip inaktif dilihat dari jadwal retensi arsip dilihat masa retensinya, dilihat berapa tahun masanya setelah habis masa retensinya masuklah ke masa inaktifnya, setelah habis masa inaktifnya misalnya tadi masa aktifnya 5 tahun baru lah dilihat keterangannya, apakah arsip itu di musnahkan atau di permanenkan, yang permanen itu lah arsip statis.

P

: oh gitu ya buk. Jadi untuk peranan arsip itu sendiri menurut ibu seperti apa y buk?

I3

: peranan kearsipan sangat penting, jika tidak punya arsip kita tidak tau sejarahnya gimana. Itu lah pentingnya arsip. misalnya afri nannti tamat, kan memiliki ijazah, nah ijazah itu lah yang bisa disebut sebagai arsip buat afri.itu lah bukti identik dan autentik bagi pribadi, bangsa dll.

P

: hehe.. iya ya buk. Tanpa adanya ijazah, susah juga buat cari kerja ya buk?

I3

: iya, betul itu dek. Heheh...

P

: untuk tempat penyimpanannya sendiri buk, apa yang digunakan ya buk?

I3

: tempat penyimpananya ya dengan menggunakan sebuah lemari yang disebut dengan opek.

P

: untuk penyebab kerusakan arsip itu apa ya buk?

I3

: penyebabnya ya hama, debu, dan kadar dari kertas itu.

P

: BPAD sendiri, memiliki aturan khusus gak buk, untuk menetukan JRA itu?

I3

: BPAD tidak punya aturan khusus, cuman penentuan JRA itu menggunakan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991, tentang Jadwal Retensi Arsip. Departemen Dalam Negeri dan masih berpedoman pada menteri dalam negeri.

P

: kalau untuk pengkodean arsip disini bagaimana ya buk?

I3

: pengkodean arsip statisnya inisiatif kami sendiri, misalnya dinas Pu kami memiliki kode )35. Kalau dari kabupaten 042. Sebenarnya mulainya dari awal 001, menggunakan 3 angka desimal jadi arsip mana yang duluan masuk.

P

: jadi pengkodean arsip itu menurut arsi[p yang duluan masuk ya buk?


I3

: iya, pengkodeannya menurut arsip yang duluan masuk, karena kami mengerjakannya menurut instansi, tapi kalau menurut keputusan menteri ada kodenya, misalnya untuk politik ada kodenya 200, kan ada itu kode klasifikasi.

P

: berarti menggunakan klasifikasi juga ya buk?

I3

: iy, menggunakan klasifikasi. Hehe...

P

: jadi buk, istilah yang digunakan untuk pengkodean itu apa buk?

I3

: untuk arsip statis disebut refrensi. Dimana dalam refrensi itu ada found dan jumlah itemnya.

P

: Untuk evaluasi kerja arsiparisnya ada buk?

I3

: Tentulah ada lah afri, dimana-mana setiap kegiatan kan ada evaluasi juga hasilnya, semuanya kan ada penilaian, berapa pencapaian hasil kerja, berapa yang udah dilaksanakan, berapa juga yang belum dilaksanakan, semua nya pasti ada dek, dari ANRI itu sendiri pun ada.

P

: ooo.. jadi gtu ya buk.

I3

: iya afri. Sambil senyum dan ketawa. Hahhaha

P

: baik, trima kasih ya buk uda meluangkan waktunya buat saya buk. Semoga penelitian saya ini lancar ya buk?

I3

: amin.. iy sama-sama. Sukses y afri buat skripsinya?

P

: iy buk, makasih buk.

I3

: iya iya iya.


2.4. Wawancara dengan Informan I3 Hari/Tanggal : Kamis, 5 Juli 2012 Waktu

: 13.00 WIB

Lokasi

: Bagian Pemeliharan dan Perawatan Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

P

: selamat siang Pak!

I4

: siang dek, ada apa ya?

P

: Maaf pak kalau saya mengganngu, saya Afri mahasiswa USU, saya ingin meneliti disini, kalau boleh tau bapak Pak Herry kan?

I4

: Iya saya Pak Herry, adek mau neliti disini? Udah dapat izinnya?

P

: Udah pak, ini dia (sambil menyerahkan surat izin penelitian)

I4

: Apa yang mau adek teliti? Untuk tujuan apa dek?

P

: saya ingin meneliti tentang Manajemen Arsip Statis dalam Upaya Pelestarian Informasi, dan tujuannya saya sedang menyusun skripsi pak, jadi saya ingin mewawancari bapak untuk menyakan beberapa pertanyaan yang telah saya buat pak.

I4

: oh gtu, baik lah saya akan bantu sebisa saya. Hahaha...

P

: langsung aja ya pak, saya mau tanya pak berapa jumlah arsiparis di sini dan latar belakang pendidikannya apa ya pak?

I4

: gini dek, kalau itu saya gak bisa jawab karena yang tau soal arsiparis disini ya ibu selbi. Jadi, saya gak bisa jawab pertanyaannya. Hehehe...

P

: oh gtu ya pak. Selanjutnya pak, bagaimana cara perawatan arsip-arsip disini pak?

I4

: cara perawatannya, biasanya dilakukan fumigasi dan bahan yang digunakan PH3, kalau dulu kami menggunakan metepromit. Karena sekarang penggunaan metepromit itu sudah dilarang karena besarnya resiko yang terjadi, jadi kami menggunakan PH3, itu lah zat kimia yang kami gunaka.

P

: oh, jadi PH3 itu yang digunakan yang digunakan ya pak?

I4

: iy betul sekali dek. Heheh...

P

: untuk pemeliharaanya sendiri, gimana ya pak?


I4

: untuk pemeliharaannya sendiri ya, kita lakukan fumigasi dan pemberian kapur barus yang dimsukkan ke dalam kotak arsip-arsip tersebut.

P

: oh, jadi gtu ya pak. Trus pak, kalau untuk layanan penggunanya sendiri gimana ya pak?

I4

: untuk pelayanannya, kami menyediakan ruangan untuk pengguna, tetapi ruangannya belum bisa dikatakan ruangan khusus, karena jika pengguna ingin meminjam arsip tersebut, maka pengguna itu harus membawa surat keterangan yang menyatakan bahwasanya dia memang membutuhkan arsip itu, agar arsip-arsip tadi tidak disebarluaskan kepada orang lain. Heheh..

P

: iy juga ya pak, kalau sempat tersebar kan bisa jadi bahaya besar, ya kan pak?

I4

: iy berul itu dek. Bisa-bisa jadi bomerang buat kita. Hahahha...

P

: untuk sistem temu baliknya pak, apa ada pak sistem temu balik arsip disini?

I4

: wah, kalau itu saya juga gak bisa jawab dek, karena itu bukan bidang saya. Heheh... nanti bisa adek tanyakan kepada ibu zulaikha.

P

: oh, iy pak. Untuk proses kearsipan itu sendiri, gimana ya pak?

I4

: ya, pertama-tama kita terima arsip dari unit kerja, setelah itu kita pilih lah arsip-arsip yang masih aktif, inaktif dan arsip yang dipermanenkan, tapi untuk melihat arsip tersebut masih aktif atau tidak, kita menggunakan JRA. Adek taukan apa itu JRA?

P

: iya pak saya tau. Jadwal Retensi Arsip kan pak?

I4

: iy betul, Jadwal Retensi Arsip. dari JRA itu lah kita lihat masa arsip itu.

P

: hmm.. selanjutnya ya pak peranan arsip itu sendiri menurut bapak penting gak pak?

I4

: menurut saya sangat penting lah dek. Karena arsip itu merupakan satu satunya bukti sejarah yang ada dan memiliki nilai yang tinggi. Coba adek bayangkan, kalau arsip tersebut tidak ada, dari mana kita tau tentang sejarah dulu kalau tidak dari arsip-arsip itu. Itu sebabnya, arsip itu memang sangat-sangat penting.

P

: iya pak benar, arsip itu bisa dikatakan sebagai budaya juga ya pak.


I4

: iya bisa juga.

P

: hehehe...

I4

: ada lagi yang mau ditanyakan dek?

P

: iya, masih ada pak. Saya mau tanya pak, untuk tempat penyimpanan arsip itu sendiri dimana ya pak?

I4

: untuk tempat penyimpanannya ya, dimasukkan kedalam sebuah lemari yang sudah disediakan. Biasanya lemari-lemari tersebut dikunci karan arsip-arsip yang disimpan sangat rahasia, itu lah dia tadi arsip statis.

P

: ohhh... kalau untuk pengkodean sendiri, gimana ya pak?

I4

: untuk proses pengkodean kita menggunakan found, dimana found itu berisi kode dari unit kerja dan tahun arsip itu dibuat. Ada lagi yang mau ditanya dek?

P

: saya kira sudah pak, nanti kalau ada yang kurang saya bisa datang lagi kan pak?

I4

: iya boleh kok dek. Adek datang aja lagi kalau ada kira-kira yang kurang. Heheh..

P

: baik lah pak, kalau gitu saya permisi ya pak. Trima kasih atas bantuan bapak?

I4

: iya sama-sama. Tau jalan pulang kan?

P

: hahhaha.... iya tau kok pak. Permisi ya pak?

I4

: iya.
