Pembayaran biaya perjalanan dinas dapat dilakukan melalui mekanisme UP ...
Dokumen dasar pembayaran perjalanan dinas yang dilakukan secara LS ...
Permasalahan terkait perjalanan dinas di BPPK No 1
Permasalahan Dokumen apa yang bisa dijadikan sebagai dasar pembayaran uang harian/transport perjadin kepada seorang pegawai?
Hasil Benchmark
PMK nomor 113/PMK.05/2012.
Dokumen dasar pembayaran perjalanan dinas yang dilakukan secara LS melalui penyedia jasa adalah : dokumen kontrak, surat penetapan penyedia jasa, Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan, Berita Acara Pembayaran, kuitansi, SPTB, resume kontrak, daftar pelaksanaan/prestasi kerja (yang memuat nama/pangkat/golongan pegawai, tujuan, tanggal keberangkatan, jumlah biaya masing-masing pegawai).
Peraturan Dirjen Perbendaharaan nomor
2
Pengajuan tagihan untuk pembayaran perjalanan dinas dilakukan dengan cara LS atau Masing-masing cara pembayaran memiliki kelebihan dan kekurangan masingUP, cara manakah yang digunakan Pusdiklat BPK yang dianggap lebih baik? masing. Untuk perjalanan dinas DN yang bersifat massal (rombongan) dan akurasi biayanya sudah pasti, lebih baik menggunakan pembayaran secara LS. Untuk perjalanan dinas DN yang bersifat individual dan perhitungan biayanya belum pasti, digunakan cara pembayaran dengan mekanisme UP.
3
Terkait dengan mekanisme pengadaan tiket, apakah dilakukan secara perorangan Pengadaan tiket secara umum masih dilakukan secara perorangan, kecuali untuk oleh orang yang melakukan perjalanan dinas atau dipusatkan oleh sekretariat? tiket kepulangan peserta diklat yang dilaksanakan melalui proses pengadaan barang dan jasa.
4
Bilamana ada pegawai yang telah mendapatkan Surat Tugas untuk melaksanakan suatu perjalanan dinas lalu karena ada tugas kantor lain yang mendesak sehingga tidak bisa melaksanakan ST tersebut, tapi tiket perjalanannya sudah terlanjur dibeli, bagaimana perlakuannya? Dalam hal pengajuan nominatif untuk perjadin ini, apakah sebaiknya diproses sebelum kegiatan atau setelah kegiatan tersebut selesai? Terkait dengan proses pertanggungjawaban (SPJ Rampung) perjalanan dinas, sering terjadi keterlambatan dari waktu yang telah ditetapkan, bagaimana kondisi yang terjadi di Pusdiklat BPK.
5 6
Pegawai yang bersangkutan harus membatalkan tiket perjalanan tersebut. Biaya pembatalan dapat diberikan penggantian dengan melampirkan bukti-bukti riil yang sah. Apabila memungkinkan, daftar nominatif dapat disusun segera setelah pelaksanaan perjalanan dinas selesai. Sesuai ketentuan, pelaksana SPD harus mempertanggungjawabkan pelaksanaan perjalanan dinasnya paling lambat 5 hari kerja setelah perjalanan dinas selesai dilaksanakan. Namun demikian, masih ditemukan keterlambatan. Upaya yang dilakukan antara lain melakukan monitoring penyelesaian uang muka perjalanan dinas secara lebih intensif, serta mendorong pelaksanaan perjalanan dinas melalui penyedia barang dan jasa.
7
Dalam hal pelaksanaan perjalanan dinas, seorang pegawai sebelum atau sesudah Kebijakan pembayaran atas perjalanan dinas di lingkungan BPK tidak melaksanakan tugas singgah terlebih dahulu ke tempat lain apakah diperbolehkan? mengakomodir istilah singgah, namun dimungkinkan bagi pegawai untuk transit Bagaimana perlakuannya? apabila tidak ada moda transportasi secara langsung ke tempat tujuan. Batas waktu transit paling lama 1 (satu) hari menunggu moda transportasi sambungan.
8
Bilamana seorang pegawai yang melaksanakan perjadin, lebih awal keberangkatannya atau lebih lama kepulangannya (dari jadwal yang telah ditetapkan dalam surat tugas),apakah diperbolehkan (sebelum dan sesudah dalam kondisi libur)? Bagaimana perlakuannya?
9 10
Dasar
Pembayaran biaya perjalanan dinas dapat dilakukan melalui mekanisme UP dan/atau LS. Dokumen dasar pembayaran perjalanan dinas yang dilakukan melalui UP adalah : surat tugas, SPD rampung, bukti-bukti riil pengeluaran yang sah Dokumen dasar pembayaran perjalanan dinas yang dilakukan secara LS melalui Bendahara Pengeluaran adalah : daftar nominatif perjalanan dinas yang ditandatangani oleh Kepala KPPN. surat tugas, SPD rampung, bukti-bukti riil pengeluaran yang sah
Keberangkatan dalam rangka perjalanan dinas tidak boleh mendahului tanggal terbitnya surat tugas. Kepulangan dapat melebihi waktu yang ditetapkan yang ditetapkan dalam surat tugas sepanjang memiliki dasar yang dapat diterima (sakit, cuti, dan/atau melaksanakan tugas lanjutan), dengan melampirkan dokumen pendukung. Apabila seorang pegawai yang melakukan perjadin sebelum atau setelah s.d.a. melaksanakan perjalanan dinasnya didahului atau dilanjut dengan cuti/ijin, apakah diperbolehkan? Bila ada kasus dimana bukti pengeluaran hilang, bagaimana cara memprosesnya? Mendorong kepada yang bersangkutan untuk melengkapi dengan salinan bukti pengeluaran yang hilang tersebut. Jika tidak ada, maka yang bersangkutan wajib membuat dan menandatangani Daftar Pengeluaran Riil.
No
Permasalahan
Hasil Benchmark
11
Dalam hal perjadin diklat, bagaimana dengan kebijakan untuk memberi uang harian Waktu kedatangan dan kepulangan peserta diklat ditetapkan dalam nota perjadin penuh selama satu hari sebelum dan satu hari sesudah pelaksanaan diklat? pemanggilan peserta diklat, yang lazimnya sudah memperhitungkan kecukupan (jika peserta diklat membutuhkan waktu tempuh untuk melakukan perjalanan dinas waktu kedatangan dan kepulangan bagi peserta diklat. menuju tempat tujuan dari tempat asal dan sebaliknya)
12
Bila ada biaya tambahan atas reschedule tiket, bagaimana perlakuannya? Apakah dapat diberikan penggantian? Jika ada keadaan dimana seorang pegawai yang mendapatkan ST untuk melakukan perjadin ke kota B dari kota A, namun ternyata pegawai tersebut melampirkan bukti keberangkatan dari kota A ke kota B, dan kepulangan dari kota B ke kota C, bagaimana perlakuannya? Dan Sebaliknya.
Biaya tambahan atas reschedule tiket dapat diberikan penggantian dengan melampirkan bukti-bukti riil yang sah. Perjalanan dinas adalah perjalanan dari tempat kedudukan ke tempat tujuan dalam rangka dinas. Dalam hal dimana perjalanan dapat dilaksanakan secara langsung, maka pembayaran hanya dapat diberikan untuk keperluan dinas dari tempat kedudukan/ke tempat tujuan. Oleh karena itu, dalam kondisi ini, yang dapat dibayarkan adalah perjalanan ke tempat tujuan (A ke B) dan perjalanan dari tempat kedudukan (B ke C). Sedangkan perjalanan dari C ke A tidak diakomodir. Namun demikian, perjalanan B ke C harus memiliki dasar yang dapat diterima (sakit, cuti, dan/atau melaksanakan tugas lanjutan), dengan melampirkan dokumen pendukung.
14
Jika ada keadaan lain dimana seorang pegawai mendapatkan ST untuk melakukan perjadin ke kota B dari kota A (kantor tempat asal) namun ternyata pegawai tersebut melakukan keberangkatan dari kota A ke kota C baru ke kota B, bagaimana perlakuannya? Dan sebaliknya.
Perjalanan dinas adalah perjalanan dari tempat kedudukan ke tempat tujuan dalam rangka dinas. Dalam hal dimana perjalanan dapat dilaksanakan secara langsung, maka pembayaran hanya dapat diberikan untuk keperluan dinas dari tempat kedudukan/ke tempat tujuan. Oleh karena itu, dalam kondisi ini, yang dapat dibayarkan adalah perjalanan ke tempat tujuan (C ke B). Sedangkan perjalanan dari A ke C tidak diakomodir .
15
Pelaksanaan perjalanan dinas dalam satu rombongan apakah diperbolehkan Kami hanya mengetahui dan mengakomodir ketentuan diperbolehkan menginap di golongan yang lebih rendah menggunakan kelas golongan tertinggi dalam hotel yang sama untuk perjalanan dinas yang bersifat rombongan, dimana rombongan atas permintaan pimpinan rombongan (tiket pesawat/kereta api) golongan yang lebih rendah menggunakan fasilitas kamar dengan biaya terendah pada penginapan dimaksud. Sedangkan kami tidak mengenal ketentuan penggunaan kelas tertinggi untuk biaya transportasi dalam perjalanan dinas rombongan bagi golongan yang lebih rendah.
16
Bagaimanakah jika ada penundaan pelaksanaan kegiatan perjalanan dinas yang sudah Sepanjang hal tersebut hanya bersifat penundaan (bukan pembatalan), kami masih terlanjur diajukan nominatifnya akibat adanya tugas kantor lain yang lebih dapat mengakomodir hal tersebut. Pada prinsipnya, jika terdapat kelebihan dana mendesak? pada saat perhitungan rampung realisasi dari daftar nominatif tersebut, maka wajib untuk disetorkan kembali sebagai pengembalian belanja.
17
Untuk kegiatan perjalanan dinas dimana pegawai menginap di hotel, apakah diperbolehkan jika satu kuitasi hotel itu, digunakan sebagai dasar pertanggungjawaban untuk 2 orang? Dalam kasus misalnya tarif hotel itu terlalu tinggi untuk golongan pegawai tersebut, dan tidak ada hotel lain yang tersedia sehingga tarif satu kamar ditanggung oleh dua orang.
13
Kami dapat mengakomodir penggunaan satu kamar hotel untuk 2 orang sepanjang satu kuitansi hotel tersebut menyebutkan 2 nama orang tersebut. Perhitungan atas biaya hotel tersebut : jika realisasi biaya masih di bawah tarif maksimum yang ditetapkan maka biaya hotel tersebut dibebankan sama rata kepada masing-masing orang; jika realisasi biaya melebihi tarif maksimum yang ditetapkan, maka dibayarkan sesuai tarif maksimum.
Dasar
No
Permasalahan
Hasil Benchmark
18
Dalam hal pelaksanaan perjadin dengan menggunakan kendaraan pribadi, bagaimana Biaya transport dalam perjalanan dinas adalah biaya dari tempat kedudukan sampai perlakuannya? Apakah semua pengeluarannnya dapat di-spj-kan? (dengan tempat tujuan keberangkatan dan kepulangan termasuk biaya ke terminal mengumpulkan bukti pengeluaran) bus/stasiun/bandara/pelabuhan keberangkatan serta retribusi yang dipungut di terminal bus/stasiun/bandara/pelabuhan keberangkatan dan kepulangan. Dengan demikian, penggantian biaya transport dalam rangka perjalanan dinas hanya mengakomodir untuk penggunaan moda transportasi umum (bukan kendaraan pribadi ataupun kendaraan operasional kantor).
19
Terkait dengan SPPD pindah, apakah dasar untuk menentukan besaran tarif angkutan bagi pegawai yang bersangkutan? Selama ini, satker kami menggunakan Standar Biaya dari Kementerian Perhubungan sebagai dasar untuk menentukan besaran tarifnya. Dalam hal pembayaran pelaksanaan perjadin, penentuan tiket kepulangan berdasarkan tiket keberangkatan, apakah diperbolehkan? Seorang pegawai melakukan perjalanan dinas dengan maksud untuk mengajar/menjadi narasumber, apakah kepada pegawai yang bersangkutan dapat dibayarkan uang harian dan honor mengajarnya/honor narasumber? Atau hanya salah satu yang bisa dibayarkan
20 21
Kami tidak menatausahakan SPPD pindah. SPPD pindah ditatausahakan oleh Biro SDM di Kantor Pusat.
Pembayaran tiket kepulangan sesuai dengan bukti riil. Secara umum kami berpendapat pembayaran perjalanan dinas yang tekait dengan pelaksanaan tusi hanya mencakup biaya perjalanan dinas sebagaimana diatur dalam ketentuan perjalanan dinas. Untuk pegawai yang menjadi pengajar/narasumber di luar tempat kedudukannya kami melakukan pembayaran uang harian dan honor mengajarnya. Hal ini dilakukan mengingat uang harian merupakan pengganti biaya makan, transport, dan uang saku selama pegawai tersebut melakukan perjalanan dinas mengajar tersebut. Sedangkan, honor mengajar/honor narasumber diberikan sebagai kompensasi karena pegawai tersebut melaksanakan tugas khusus di luar tusi pokoknya. (Hampir keseluruhan pengajar/narasumber kami bukan widyaswara, tetapi pegawai/praktisi yang relevan dengan materi ajar).
22
Apakah mengadakan MoU dengan pihak penyedia transportasi seperti Garuda, Lion, Saat ini Pusdiklat sedang melakukan penjajakan dengan pihak maskapai Garuda dan dan maskapai lain terkait dengan pengadaan tiket dan hal-hal lain menyangkut ULP masih mendalami teknis pemilihan metode pengadaan jasa yang paling tepat transportasi perjalanan dinas dimungkinkan, bagaimana mekanismenya? sesuai ketentuan. Diharapkan jika sudah ditemukan formulasi yang tepat, maka seluruh perjalanan dinas akan dilaksanakan melalui proses pengadaan jasa tiket dan akomodasi, agar pelaksanaan perjalanan dinas lebih efisisen, efektif, terkendali, transparan dan akuntabel.
23
Apakah dimungkinkan satker melakukan perikatan dengan travel terkait dengan Sebagai upaya untuk lebih dapat mengendalikan pelaksanaan perjalanan dinas bagi pengadaan tiket perjalanan dinas? peserta diklat, saat ini Pusdiklat telah berupaya untuk melakukan proses pengadaan jasa tiket kepulangan peserta diklat melalui proses pemilihan kepada beberapa biro/agen perjalanan yang memenuhi persyaratan.
24
jika ada bukti pengeluaran, dimana kuitansi untuk penginapan (hotel) dikeluarkan Bukti utama pertanggungjawaban biaya penginapan adalah bukti tagihan dari pihak oleh agen travel, apakah diperbolehkan? hotel. Voucher menginap atau bukti sejenis yang dikeluarkan oleh selain hotel merupakan bukti sekunder, yang hanya membuktikan terjadinya pembayaran, bukan penggunaan kamar hotel, yang dapat menjadi dasar untuk meyakinkan bahwa pegawai ybs telah melakukan perjalanan dinas dan menginap di hotel tersebut. Oleh karena itu, kami mendorong bukti utama sebagai dasar pembayaran.
25
Terkait dengan dokumen pertanggungjawaban perjalanan dinas, apakah diperbolehkan jika tanda tangan penerima pada kuitansi yang digunakan sebagai bukti pengeluaran kepada pegawai yang bersangkutan dari Bendahara, digantikan dengan bukti transfer bank? hal ini semata-mata untuk mempermudah proses pendistribusian pembayaran perjalanan dinas dan mempermudah proses pertanggungjawabannya.
Sejalan dengan pembayaran gaji dan sebagian biaya honorarium secara LS dengan sistem payroll (langsung dibayarkan ke rekening masing-masing pegawai) yang tidak mewajibkan adanya penandatangan sebagai bukti penerimaan (melampirkan bukti administrasi sistem payroll-nya), maka hal tersebut juga diberlakukan untuk pembayaran perjalan dinas dengan mekanisme LS secara payroil melalui bendahara pengeluaran. Sedangkan untuk perjalanan dinas secara individual, kami tetap mewajibkan masing-masing pegawai ybs untuk melakukan penandatanganan sebagai bukti penerimaan.
Dasar
