PETUNJUK PENGGUNAAN E-PROCUREMENT UNTUK VENDOR

FITUR UMUM APLIKASI (PENTING)

APLIKASI E-PROCUREMENT PT Bukit Asam Persero

PETUNJUK PENGGUNAAN E-PROCUREMENT UNTUK VENDOR

PT.Bukit Asam(persero)

1


Daftar Isi FITUR UMUM APLIKASI (PENTING).........................................................................................................

3

1. Pembuatan Tanggal............................................................................................................................

3

2.Simpan Data.........................................................................................................................................

4

3.Format Penulisan.................................................................................................................................

5

PENDAHULUAN.......................................................................................................................................

6

1.Tujuan..................................................................................................................................................

6

2.Alur Proses...........................................................................................................................................

6

3.Menu dan Sub Menu Modul Vendor Registration...............................................................................

7

LOGIN......................................................................................................................................................

8

PENDAFTARAN........................................................................................................................................

9

1.Syarat dan Ketentuan..........................................................................................................................

9

2.Pembuatan Username dan Password..................................................................................................

10

3.Konfirmasi Email................................................................................................................................

11

MENU DATA ADMINISTRATIF..............................................................................................................

12

1.Data PERUSAHAAN............................................................................................................................

13

2.Sub Menu Data Legal.........................................................................................................................

15

3.Sub Menu Pengurus Perusahaan.......................................................................................................

19

4.Sub Menu Data Keuangan.................................................................................................................

20

MENU DATA TEKNIS.............................................................................................................................

21

1.Sub Menu Kualifikasi/Sertifikasi........................................................................................................

21

2.Sub Menu SDM..................................................................................................................................

22

3.Sub Menu Fasilitas/Peralatan............................................................................................................

23

4.Sub Menu Pengalaman Proyek..........................................................................................................

24

5.Sub Menu DATA KOMODITAS DAN AREA KERJA...............................................................................

26

PENDAFTARAN SELESAI.......................................................................................................

26


2


MODUL VENDOR REGISTRATION PENDAHULUAN TUJUAN Modul Registrasi Penyedia Barang dan Jasa merupakan salah satu modul yang disiapkan dalam aplikasi eProcurement PT. Bukit Asam (Persero) atau electronic procurement untuk melakukan proses: 1. Pembuatan user name dan password 2. Pendaftaran Penyedia Barang dan Jasa secara online 3. Kualifikasi Penyedia Barang dan Jasa ke dalam bidderlist sesuai klasifikasi bidang usaha di lingkungan PT. Bukit Asam (Persero)

ALUR PROSES

Start

V.1.1. Menerima & Verifikasi Pendaftaran Online & Dokumentasi

Vendor

V.1.5. Pemberitahuan Penolakan

V.1.2. Data lengkap

Finish

Ya

V.1.6. Penerbitan TDR-BA & No. Vendor

Tidak

Vendor

V.1.7. Ellipse

Tidak

Manager MAP

Asmen Adm & Dok. Pengadaan

V.1. Pendaftaran Vendor

V.1.4. Persetujuan

Ya

V.1.3. Perubahan & Pelengkapan Data


3


MENU DAN SUB MENU MODUL VENDOR REGISTRATION 1. Login 2. Registrasi  Syarat dan Ketentuan  Pembuatan Username dan Password  Konfirmasi Email registrasi 3. Menu Data Administratif  Sub Menu Data Perusahaan  Sub Menu Data Legal  Sub Menu Pengurus Perusahaan  Sub Menu Data Keuangan 4. Menu Data Teknis  Sub Menu SDM  Sub Menu Kualifikasi/Sertifikasi  Sub Menu Fasilitas/Peralatan  Sub Menu Pengalaman Proyek  Sub Menu Data Komoditas & Area Kerja  Sub Menu Data Tambahan


4


1. LOGIN Untuk mendaftarkan perusahaan menjadi Penyedia Barang dan Jasa PT. Bukit Asam (Persero) anda bisa mendaftar secara online melalui internet ke https://eproc.ptba.co.id

1 2 3 4 6

5 7

8

9

10

No

Field

Keterangan

Contoh isi

1

Nama Pengguna

User name yang dipakai untuk masuk applikasi E-Proc

monriex

2

Kata kunci

Kata sandi yang dipakai untuk masuk applikasi E-Proc

******

3

Captcha

Kode security

4

login

button yang dipakai masuk applikasi E-Proc setelah mengisi Username dan Password

5

Registrasi

button yang dipakai untuk mendaftar di applikasi E-Proc

6

Lupa pasword

button yang digunakan apabila lupa dengan password pengguna

7

Daftar Lelang

Button yang digunakan untuk mengikuti pelelangan

8

Manual book

9

Surat pernyataan

10

Dokumen registrasi


Batton yang digunakan untuk mendownload instruksi manual Button yang digunakan untuk mendownload surat pernyataan

5


2.REGISTRASI 1.SYARAT DAN KETENTUAN Tujuan dari halaman ini adalah untuk menginformasikan ketentuan-ketentuan yang berlaku di PT Bukit Asam Persero dan harus disepakati oleh penyedia barang dan jasa PT Bukit Asam.

1

Untuk melanjutkan proses registrasi klik tombol ya (1)


6


2.PEMBUATAN USERNAME DAN PASSWORD Tujuan dari halaman ini adalah untuk mencantumkan informasi mengenai alamat email, username dan password yang akan digunakan untuk bertransaksi secara online.

1 2 3 4

5 7

6 No

Field

Keterangan

Contoh isi

Alamat email yang dimiliki oleh penyedia barang dan jasa Nama yang digunakan untuk masuk ke aplikasi eProc

[email protected]

1

Alamat email

2

Nama pengguna

3

Kata kunci

Kata sandi yang digunakan untuk masuk ke aplikasi eProc

******

4

Ulangi penulisan kata sandi di atas

******

5

Ketik ulang kata kunci Captcha

6

Register

Template yang digunakan untuk menyelesaikan proses registrasi

7

Batal

Template yang digunakan jika batal registrasi

Ronaldo

Kode security

Notes : Tanda (*) artinya bagian ini HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eProc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya.


7


3.KONFIRMASI EMAIL REGISTRASI Setelah proses pembuatan account selesai, sistem akan mengirimkan email konfirmasi registrasi ke alamat email yang didaftarkan dan klik AKTIVASI untuk melanjutkan (11) .

11

Apabila berhasil maka akan muncul tampilan yang menginformasikan bahwa Account Anda telah diaktifkan, untuk melengkapi data-data perusahaan Anda,klik Login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.


8


*Huruf penggunaan huruf besar atau kecil ( capslock ) sangat berpengaruh ketika login


9


MENU DATA ADMINISTRATIF Menu Data Administratif terdiri dari sub menu data perusahaan, data legal, pengurus perusahan, dan data keuangan.

1.DATA PERUSAHAAN Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data Prefik perusahaan,Nama perusahaan, Suffik Perusahaan, Tipe Perusahaan

Isian form tambah data perusahaan seperti dibawah ini : 1 2 3 4 5

6

7 8 9

NO

FIELD

KETERANGAN

CONTOH ISI

1

No Fax

Nomor Fax

2

Kota

Kota domisili perusahaan

Palembang

3

Negara

Negara

Indonesia


021 932382xx

10


4

Jenis

Pilihan ( ) terdiri dari Kantor Pusat atau Kantor Cabang

Kantor Pusat

5

Telepon Kantor

Nomor telepon kantor. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon/fax

(0751) 12222324

6

Kota


7

Alamat

Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung

8

Kode Pos

Kode Pos

9

Website

Alamat web perusahaan

Palembang Jalan sudirman no28 27411 www.ramaelektrik.com

form isian tambah data tambahan seperti dibawah ini :

1 2 3 4

5

6 7

NO

FIELD

KETERANGAN

1

Tipe

Pilihan ( ) terdiri dari tipe hubungan

2

Nama perusahaan

Nama perusahaan relasi

3

Alamat


4

Kode pos

Kode pos wilayah


CONTOH ISI Principal Rama Maju utama Jalan sudirman no28

31189

11


5

Negara

Pilihannegara ( ) terdiri dari indonesia inggris,dll

6

kualifikasi

Kualifikasi perusahaan

7

Hubungan

Hubungan perusahaan tambahan dengan perusahaan yang mendaftar melalui aplikasi eproc

indonesia

Quality control sistem Grup companies

Notes : Tanda (*) artinya bagian ini HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eProc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya.

2.SUB MENU DATA LEGAL Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data legalitas perusahaan. Meliputi informasi mengenai akta pendirian, domisili perusahaan, NPWP, jenis penyedia barang dan jasa, SIUP, ijin lain-lain, TDP, surat keagenan/distributorship, dan angka pengenal importir. Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian akta pendirian: Untuk melalukan pengisian data legal bisa dengan mengklik TAMBAH DATA AKTA ( 1 ) TAMBAH DATA DOMISILI ( 2 ).

1

2

Setelah itu akan muncul form seperti dibawah ini :


12


1. DATA AKTA

1 2 3 4 5 6 7

NO

FIELD

KETERANGAN

CONTOH ISI

1

Jenis

Jenis akta. Pilihan ( ) terdiri dari Pendirian atau Perubahan

2

No Akta

Nomor pembuatan akta

12733333333

3

Tanggal Pembuatan

Tanggal pembuatan akta

13-feb-2013

4

Berita Negara

Tanggal berita negara sebuhungan dengan pembuatan akta di atas

30.03.2004

5

Pengesahan Kehakiman

Tanggal pengesahan kehakiman sebuhungan dengan pembuatan akta di atas

09.03.2004

6

Nama Notaris

Nama notaris pembuat akta

Daud Ritonga, SH

7

Alamat Notaris

Alamat notaris pembuat akta

Jl. Melawai Raya No. 20C

Pendirian

Apabila Anda ingin menambah data (misalnya Akta Perubahan) lakukan hal yang sama seperti pada saat Anda memasukkan data mengenai Akta Pendirian Perusahaan.


13


2. Domisili perusahaan Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian domisili perusahaan:

1 2

3

4 5

6

7

8

NO

FIELD

KETERANGAN

CONTOH ISI

2A

No

Nomor Domisili

503/55/V/2008

2B

Tanggal

Tanggal domisili diterbitkan

21.05.2008

2C

Kadaluarsa

Masa habis berlaku domisili

21.05.2009

2D

Alamat


2E

Kota


2H

Negara

Negara

Graha Wijaya Blok J-33 Jl. Wijaya II Jakarta Selatan Indonesia

Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian NPWP dan SUP:


14


3A

3B

3D

3C

3E

3F

1

4

2 5

3

PENJELASAN NPWP: NO

FIELD

KETERANGAN

3A

No

Nomor Pokok Wajib Pajak

3B

Alamat


3C

Kota


3D

Propinsi

Propinsi domisili perusahaan

3E

Kode Pos

Kode Pos

3F

PKP

Sebagai PKP atau bukan

CONTOH ISI 02.172.645.1-017.000 Graha Wijaya Blok J-33 Jl. Wijaya II Jakarta Selatan DKI Jakarta 12177 YA

PENJELASAN SUP : NO

FIELD

KETERANGAN

CONTOH ISI Pemerintah Ibukota Propinsi DKI Jakarta Dinas Perindag

1

Dikeluarkan oleh

Yang mengeluarkan SIUP

2

No

Nomor SIUP

3

Jenis SIUP

SIUP Kecil, Menengah, Besar atau TBK

SIUP Besar

4

Berlaku Mulai

Tanggal berlakunya SIUP

30.07.2002


02780/1833.376

15


5

Tanggal berakhirnya SIUP. Bila SIUP yang dimilki tidak memiliki tanggal berakhir, maka diisi 5 tahun dari dari saat registrasi

Sampai

30.07.2011

Berikut informasi mengenai TPD Sedangkan untuk bagian ijin lain-lain (6) sifatnya opsional atau tidak wajib untuk diisi.

7A 7C

7D

7B

NO

FIELD

KETERANGAN

CONTOH ISI Pemerintah Kotamadya Jakarta Selatan Dinas Perindag

7A

Dikeluarkan oleh

Yang mengeluarkan TDP

7B

No

Nomor TDP

7C

Berlaku Mulai

Tanggal berlakunya TDP

28.12.2004

7D

Sampai

Tanggal berakhirnya TDP

28.12.2009

08.03.1.57.33300

Sedangkan untuk bagian Surat Keagenan/Distributorship (8) dan Angka Pengenal Importir (9) sifatnya opsional atau tidak wajib untuk diisi. Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap klik Simpan (10A). Sedangkan apabila telah selesai melengkapi seluruh Data Legal klik Simpan & Lanjut (10B) untuk menyimpan informasi dan membuka sub menu selanjutnya


16


3. PENGURUS PERUSAHAAN Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data pengurus perusahaan, meliputi Dewan Komisaris dan Direksi.

1

Untuk menambah data pengurus perusahaan klik (1) dan akan muncul pop up seperti berikut :


17


1 2

3

4

6

7

5

9

10

8

NO

FIELD

1

Tambah Dewan Komisaris

Untuk menginput data

2

Nama

Nama lengkap

Agus Suharsono

3

Posisi/jabatan

Jabatan atau posisi vendor

Komisaris Utama

4

Nomor Telepon

Nomor telepon. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon

+62-21-7510957

5

Nomor KTP

10.5504.250946.1001

6

NPWP Pribadi

06.692.942.3-407.000

7

Kewarganegaraan

Kewarganegaraan vendor

8

Simpan dan lanjut

Setelah melengkapi isian, Anda harus meng klik tombol Simpan dan lanjut tersebut agar dapat melanjutkan ke bagian dan sub menu berikutnya.

9

Edit

Untuk melakukan revisi terhadap informasi yang telah Anda isi

10

Hapus

Untuk menghapus informasi yang telah di isi


KETERANGAN

CONTOH ISI

Amerika

18


4. SUB MENU DATA KEUANGAN Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan aspek keuangan perusahaan, meliputi informasi Rekening Bank, Modal Sesuai dengan Akta Terakhir, Informasi Laporan Keuangan dan Klasifikasi Perusahaan.KLIK (A) untuk tambah data A

2

1

3

5

4

6

7

8

11

NO

FIELD

10

9

KETERANGAN

CONTOH ISI

1

Tahun Laporan

Tahun laporan keuangan perusahaan

2007

2

Jenis Laporan

Jenis laporan keuangan perusahaan (audit atau tidak audit)

Audit

3

Valuta

Jenis valuta

4

Nilai Aset

Nilai aset keuangan perusahaan

3,500,000,000

5

Hutang

Hutang perusahaan

1,500,000,000

6

Pendapatan Kotor

Pendapatan kotor laporan keuangan perusahaan

3,000,000,000

7

Laba Bersih

Laba perusahaan

1,500,000,000

8

Klasifikasi Perusahaan

Klasifikasi (Kecil, Menengah atau Besar)


IDR

Besar

19


9

Simpan & lanjut

Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan membuka sub menu selanjutnya.

10

Simpan

Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap

11

Batal

Untuk membatalkan informasi yang sudah diisi dan keluar dari aplikasi eProc (logout)

MENU DATA TEKNIS Menu Data Teknis terdiri dari sub menu data kulaifikasi, barang/jasa, SDM, sertifikasi, fasilitas/peralatan, pengalaman proyek, dan data komuditas area kerja

5. .SUB MENU KUALIFIKASI/SERTIFIKASI Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan kualifikasi atau sertifikasi yang dimiliki oleh perusahaan.

1

2

3

4

1A

1B 1D

1C

1G 1E

1F


3

20


NO 1A

FIELD Jenis Sertifikat

KETERANGAN Jenis sertifikat yang dimiliki oleh perusahaan, berupa pilihan ( ) jenis-jenis sertifikat:

CONTOH ISI Asosiasi Profesi

Mutu, Lingkungan Hidup, Patent dan Lisensi, Asosiasi Profesi,Lainnya

1B

Nomor sertifikat

Nomor sertifikat

1C

Nama Sertifikat

Nama belakang

1D

Keterangan sertifikat

Keterangan sertifikat

1E

Dikeluarkan oleh

Lembaga atau badan yang mengeluarkan sertifikat tersebut

International Trace Center, Swiss

Berlaku Mulai dan Sampai

Tanggal mulai dan berakhirnya sertifikat

7/7/2005 sampai dengan 27/7/2011

3

Simpan & Lanjut

Untuk menyimpan informasi dan membuka sub menu selanjutnya

4

Lewat & Lanjut

Apabila perusahaan tidak memiliki informasi mengenai Kualifikasi/Sertifikasi maka halaman ini dapat dilewatkan

2

KEMBALI

Untuk membatalkan informasi yang sudah di isi dan keluar dari aplikasi eProc (logout)

1D/E

International Purchasing and Supply Management resmi

Notes : Apabila Anda tidak memilih lewat, maka tanda (*) HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eProc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya.

2. SUB MENU SDM Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan komposisi SDM yang dimiliki oleh perusahaan .


21


1 2

3 4 5 6 7

NO

FIELD

KETERANGAN

CONTOH ISI

1

Jenis

Pilihan ( ) status tenaga ahli utama: Permanen, Kontrak, Outsourcing WNI, TKA

Permanen, WNI

2

Nama

Nama tenaga ahli

Roni Suharsono

3

Pendidikan Terakhir

Pendidikan formal terakhir dari tenaga ahli yang telah selesai ditempuh

4

Keahlian Utama

Keahlian utama yang menjadikannya menjadi tenaga ahli utama di perusahaan

5

Pengalaman

Lamanya pengalaman yang dimiliki oleh tenaga ahli utama (dalam tahun)

6

Simpan

Untuk menyimpan data

7

Kembali

Untuk membatalkan proses


S-2 Project Management, Supply Chain Management, Customer Experience Management 15 tahun

22


2.SUB MENU FASILITAS/PERALATAN Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan fasilitas atau peralatan yang dimiliki oleh perusahaan dalam menunjang kegiatannya. Untuk menambah data klik (1) dan setelah selesai klik (2)

1

2

Setelah klik tambah data fasilitas maka akan muncul form seperti dibawah ini :

3 4 5

6 7 8 10

11

9


23


NO

FIELD

KETERANGAN

CONTOH ISI Permesinan

3

Tipe

Jenis fasilitas/peralatan yang dimiliki oleh perusahaan, berupa pilihan ( ) jenis-jenis fasilitas/peralatan: Permesinan,Teknologi Informasi Pergudangan, Laboratorium ,Kesehatan Lingkungan Hidup, Pusat Layanan Pelanggan, Transportasi

4

Nama Fasilitas/ Peralatan

Nama spesifik peralatan yang dimiliki perusahaan

Trans

5

Spesifikasi

Spesifikasi dari perlatan yang dimiliki perusahaan

Mobil

6

Kuantitas

Jumlah dari peralatan yang dimiliki

8

Tahun Pembuatan

Tahun pembuatan dari peralatan yang dimiliki

2012

9

Tahun Pembelian

Tahun pembelian dari peralatan yang dimiliki

2013

10

Simpan

Untuk menyimpan informasi dan membuka sub menu selanjutnya

11

Batal

Untuk membatalkan informasi yang sudah di isi

12

3.SUB MENU PENGALAMAN PROYEK Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan proyek yang pernah dikerjakan oleh perusahaan. Untuk menambah data klik (1)

1

Setelah klik tambah data akan muncul form sebagai berikut:


24


NO

FIELD

KETERANGAN

CONTOH ISI Pemda

2

Nama Klien

Nama perusahaan tempat dilaksanakannya proyek tersebut

3

Nama Proyek

Nama Proyek

4

Nilai Proyek (termasuk PPN)

Nilai kontrak ditambah dengan PPN dalam mata uang tertentu

IDR450000000 (Rp. 450 Juta)

5

No Kontrak

Nomor kontrak yang dibuat oleh pelanggan

151/AKMP/05/2005

6

Tanggal Dimulai dan Selesai

Tanggal dimulainya dan selesainya proyek

17/01/2007 sampai dengan 17/07/2007

7

No Contact

Nomor telepon contact person

8

Edit

Untuk melakukan revisi terhadap informasi yang telah Anda isi

9

Hapus

Untuk menghapus informasi yang telah diisi

3

Simpan & Lanjut

Untuk menyimpan informasi dan membuka sub menu selanjutnya.

4

Lewat & Lanjut

Apabila perusahaan tidak memiliki informasi mengenai Pengalaman Proyek maka halaman ini dapat dilewatkan.

6

Batal

Untuk membatalkan informasi yang sudah diisi

Leadership Development Program

+62-21-7456635

Notes : Apabila Anda tidak memilih lewat, maka tanda (*) HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eProc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya.


25


4. SUB MENU DATA KOMODITAS DAN AREA KERJA Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data komoditas barang atau jasa yang bisa dipasok, termasuk area kerja yang akan dipasok oleh penyedia barang dan jasa.

1

2

3

4

Untuk tambah data komuditas klik (1)untuk menentukan area kerja klik (2) untuk menyimpan sebagai draft (3) dan klik (4) jika ingin melanjutkan dan telah menginput data kumuditas. Berikut form untuk pengisian tambah data kumuditas :


26


NO

FIELD

KETERANGAN

CONTOH ISI

1

Jenis Komoditas

Jenis komoditas yang bisa dipasok

Barang/jasa

2

Nama Barang

Nama komoditas

Baja

3

Merek

Merek komoditas

Baja Krakatau

4

Asal barang(untuk pengadaan barang)

Pilih sumber barang, lokal atau import

Lokal

5

Tipe

Pilih tipe pemasok: agent, sole agent, distributor, non agent, manufacture

DISTRUBUTOR

6

deskripsi

Penjelasan Barang yang akan dipasok

Baja dengan mutu bagus

PENDAFTARAN SELESAI Di akhir Pendaftaran eProcurement PT. Bukit Asam (Persero), akan muncul halaman yang menginformasikan bahwa Anda telah menyelesaikan proses pendaftaran secara online. Halaman ini juga menginformasikan agar Anda mempersiapkan Kelengkapan Dokumen Registrasi untuk diserahkan ke Biro Pengadaan PT. Bukit Asam (Persero).


27


Selain itu sistem juga akan memberikan pemberitahuan melalui email


28