Procedimiento para solicitud de apoyo para ponencias nacionales e ...

VICERRECTORÍA ACADÉMICA CENTRO DE INVESTIGACIÓN, PROYECCIÓN Y DESARROLLO PROCEDIMIENTO N. 001 APOYO A DOCENTES PARA ASISTENCIA A EVENTOS ACADÉMICOS NACIONALES E INTERNACIONALES COMO PONENTES

Al conocer la oportunidad de presentar una ponencia en un seminario, congreso u otro evento académico, debe socializarse con el Grupo de Investigación al cual pertenece. El Grupo de Investigación debe emitir un concepto de la pertinencia, viabilidad e importancia de la participación en el evento en coherencia con su plan estratégico1. 1. Para la selección de los eventos tenga en cuenta los criterios definidos por Colciencias, con el fin de ser tenidos en cuenta como producción científica del investigador. 2. El concepto emitido por el Grupo de Investigación, debe enviarse al Consejo de Investigación y Proyección de la Facultad o Comité Científico en el caso de los Institutos. En este espacio los Consejeros del Consejo de Investigación y Proyección Social de la Facultad o los integrantes del Comité Científico realizarán, nuevamente, una revisión del evento y de la pertenencia de la ponencia y emitirán un concepto de aprobación o de no aprobación de la solicitud. 3. Si la solicitud es aprobada por el Consejo de Investigación y Proyección Social de la Facultad o Comité Científico, el docente puede enviar su ponencia para ser considerada por el evento nacional o internacional, con el respaldo institucional. 4. De ser aprobada la ponencia en el evento nacional o internacional por el Consejo de Investigación y Proyección Social de la Facultad, debe enviarse, desde el Programa Académico y la Facultad, la solicitud escrita al Centro de Investigación, Proyección y Desarrollo con mínimo 30 días de anticipación. Esta carta debe contener la siguiente información:     

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Nombre del evento académico, fechas y lugar de realización. Informar si las memorias del evento tienen publicación con ISBN y medio de publicación (virtual o impreso) Descripción de los conceptos para los cuales solicita el apoyo económico institucional (pago de inscripción, hospedaje indicando el número de días, alimentación, transporte) Título del proyecto de investigación con su número de referenciado al cual está articulada la ponencia. Objetivo e impacto de la participación como ponente en el evento.

Para la selección de los eventos tenga en cuenta los criterios definidos por Colciencias, con el fin de ser tenidos en cuenta como producción científica del investigador.

Como documentos anexos:  Carta en papelería institucional del evento en la cual se expresa la invitación o aceptación como ponente firmada por el Responsable o el Comité Académico del evento.  Carta con el aval del Grupo de Investigación firmada por el Líder del Grupo.  Carta de aval del Consejo de Investigación y Proyección de la Facultad o Comité Científico en la cual se indica la fecha de la sesión del Consejo en la cual se aprobó la solicitud y el número del acta. 5. El Centro de Investigación, Proyección y Desarrollo al recibir y verificar toda la documentación procederá a determinar la cuantía con la cual se apoyará al investigador para la presentación de la ponencia en el evento nacional o internacional (es importante tener en cuenta que en algunos casos no podrá aprobarse el 100% del valor solicitado). En el caso que los recursos económicos con los cuales se va a asistir al evento, como ponente, no provengan del presupuesto de proyectos de investigación institucionalizados o del presupuesto de los grupos de investigación, la solicitud de apoyo económico debe tramitarse desde el programa académico y la facultad con el aval del Centro de Investigación, Proyección y Desarrollo y la Vicerrectoría Académica en el Consejo de Rectoría. Dicha solicitud debe ser realizada con mínimo 30 días de anticipación y adjuntar la misma documentación que solicita cuando el trámite se realiza directamente con el Centro de Investigación, Proyección y Desarrollo (ver numeral 4). Al igual que en el caso de los recursos que se gestionan desde el Centro de Investigación, Proyección y Desarrollo se debe tener en cuenta que en algunos casos no podrá aprobarse el 100% del valor solicitado. 6. En cualquiera de los dos casos, sea por la vía de recursos de investigación o por otras fuentes institucionales se informará por escrito desde el Centro de Investigación, Proyección y Desarrollo o el Consejo Rectoría al programa académico y al docente el valor aprobado por la Universidad. Si el apoyo es la inscripción o tiquetes aéreos la Universidad realizará directamente el pago (previa presentación de la factura por parte del evento a nombre de la UCM) o la compra de los pasajes; si el apoyo corresponde a los viáticos estos serán entregados al docente. Para el caso de ponencias internacionales esta carta debe ir con copia a la Unidad de Relaciones Internacionales para efecto de los trámites institucionales y migratorios requeridos para la institucionalización de la movilidad. 7. Luego de recibir la carta de aceptación y aprobación de los recursos de apoyo institucional para la asistencia al evento nacional o internacional como ponente, el docente debe tramitar el permiso correspondiente para su ausencia teniendo en cuenta lo siguiente: hasta por un día con el Director de Programa, hasta por dos (2) días con la Vicerrectoría Académica y hasta por tres (3) días y más con la Rectoría. (Conforme al Reglamento Interno de Trabajo de la UCM en capitulo X parágrafo del artículo 70). Dicho permiso debe enviarse siempre con copia a Talento Humano y cuando sea internacional también a la Unidad de Relaciones Internacionales.

8. Para el caso de las ponencias en territorio colombiano, la Facultad o Instituto debe reportar a Talento Humano de la UCM la salida del docente, con el fin de ser reportado a la ARL. En el caso que la ponencia sea internacional será la Unidad de Relaciones Internacionales quien realizará el reporte a Talento Humano para la expedición de póliza de ARL Internacional, lo anterior soportado por la carta de aval institucional para la realización de la movilidad. 9. El docente al regreso deberá presentar un informe ejecutivo al Centro de Investigación, Proyección y Desarrollo donde exprese el cumplimiento de objetivos, contactos realizados y demás aportes académicos para la universidad. En el caso de las ponencias internacionales deberá realizar este reporte con copia a la Unidad de Relaciones Internacionales para consolidar el expediente de movilidad. 10. Cuando la ponencia es internacional se requiere que desde el Programa Académico y la Facultad remitan a la Unidad de Relaciones Internacionales, adicional a la documentación relacionada en el numeral 4, lo siguiente:   

Permiso institucional firmado por la instancia correspondiente conforme al Reglamento Interno de Trabajo de la UCM en capitulo X parágrafo del artículo 70. Fotocopia de la hoja de datos biográficos del pasaporte con vigencia mínima de seis (6) meses. Formato institucional para Movilidad Internacional de docentes y administrativos diligenciado por el docente y con firma del Director de Programa

Independiente que el país al cual se dirige el docente requiera o no visa de ingreso, éste debe presentarse en la Unidad de Relaciones Internacionales, antes de su viaje con el fin de revisar la documentación de su expediente y recibir la asesoría e información referente a su proceso migratorio. En el caso que el país al cual se dirige el docente, como ponente, requiera visa de ingreso para la ejecución de actividades académicas, los costos de visado correrán por cuenta del docente y los trámites de la obtención de dicha visa se realizarán con la asesoría y acompañamiento de la Unidad de Relaciones Internacionales. ________________________________________________________________________