Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen ... - Digilib ITS

SeminarTugas Akhir

Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Persuratan dengan Dukungan Teknologi SMS Gateway di Fakultas Teknologi Informasi (FTIf) ITS Surabaya Penyusun Tugas Akhir :

Rahmi Romadhona Putri NRP : 5207 100 087 Dosen Pembimbing :

Ir. Khakim Ghozali, M,MT. Faizal Johan Atletiko, S.Kom.

.:LATAR BELAKANG:. • Surat merupakan sarana penting bagi instansi FTIf, karena banyak

informasi penting terkandung didalamnya. Sehingga diperlukan pengelolaan yang tepat, penyimpanan arsip surat dan dokumentasi yang baik. o

Tepat  Tidak ada redundansi surat  Tidak ada redundansi nomor surat

 Surat diterimakan tepat waktu o

Baik  Tidak ada arsip surat yang hilang

 Dokumentasi sesuai dengan kondisi surat  Tidak ada surat yang terlewatkan untuk didokumentasikan

.:LATAR BELAKANG (cont’d):. • Metode pengelolaan surat yang digunakan pihak FTIf adalah paperwork system. o o o

Semua proses dilakukan secara manual Dokumentasi berupa penulisan di buku besar Pengarsipan surat hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy

Metode ini dirasa kurang efektif dan efisien………..

.:LATAR BELAKANG (cont’d):. Karena menyebabkan beberapa masalah…………

• Redundansi surat yang kerap kali terjadi, • Ketidakpastian jangka waktu verifikasi, • Hilangnya arsip/rekap surat, • Fullpaper.

.:LATAR BELAKANG (cont’d):. Oleh Karena Itu…………

Diperlukan sebuah sistem secara terkomputerisasi yang dapat mendukung pengelolaan persuratan dan meminimalisir permasalahan yang sering timbul saat ini

.:LATAR BELAKANG (cont’d):. Penelitihan terdahulu…

Beberapa waktu yang lalu telah dilakukan penelitihan terhadap masalah yang terdapat pada persuratan FTIf, yaitu dengan digagasnya sebuah sistem persuratan secara elektronik. Hanya saja lingkup yang di bahas hanya untuk surat keputusan. Tetapi gagasan tersebut belum terimplementasikan sehingga belum ada perubahan metode pengelolaan persuratan di FTIf.

.:LATAR BELAKANG (cont’d):. Sehingga… Diusulkan untuk pembangunan sistem informasi manajemen pengelolaan surat masuk dan keluar yang merupakan pengembangan dari penelitihan terdahulu. SIM Persuratan Lama

SIM Persuratan gagasan

Berbasis web

Berbasis web

Di khususkan untuk Surat Keputusan (SK)

Untuk Semua Surat Dapat memonitoring status dan disposisi surat Didukung dengan SMS Gateway untuk pengiriman notifikasi dan chek status surat

.:RUMUSAN MASALAH :. • Permasalahan yang akan diselesaikan dalam tugas akhir ini adalah: o o o o o

Spesifikasi kebutuhan sistem Rancangan desain sistem Pembangunan sistem Penerapan teknologi SMS Gateway pada sistem Dokumentasi hasil analisa, desain, dan implementasi desain menggunakan standart readyset

.:BATASAN MASALAH :. • Batasan-batasan pada pengerjaan tugas akhir ini : o

o

o

o

Aplikasi yang dibangun adalah aplikasi sistem informasi manajemen persuratan pada instansi ITS, khususnya Fakultas Teknologi Informasi. Sistem pengelolaan surat masuk dan keluar yang terdapat pada aplikasi ini disesuaikan dengan pedoman sistem pengelolaan surat masuk dan keluar yang terdapat pada instansi. Pembangunan menggunakan menggunakan framework CI (Code Igniter), Teknologi SMS Gateway yang digunakan adalah Gammu.

.:BATASAN MASALAH (cont’d) :. • Batasan-batasan pada pengerjaan tugas akhir ini : o

Pengerjaan dokumentasi tugas akhir ini terbatas pada penggunaan empat modul dalam ReadySet, yaitu:  Project kick-off  Software requirements and specifications  Design  User guide

o

Pengerjaan tugas akhir ini tidak mempertimbangkan masalah keamanan dari aplikasi ini.

.:TUJUAN :. Menghasilkan :

• Rancangan / desain sistem • Aplikasi Sistem Manajemen Persuratan dengan dukungan teknologi

SMS Gateway yang dapat meminimalisir masalah yang saat ini terjadi

.:MANFAAT :. • Manfaat dan Relevansi dari aplikasi yang dihasilkan pada pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: o o

o o o

o

Memudahkan proses pengelolaan surat masuk dan keluar di FTIf Menjadi solusi dari masalah ketidakpastian waktu yang dibutuhkan dalam proses varifikasi draft surat Monitoring posisi/status surat dapat diketahui oleh pemohon surat melalui SMS Verifikator akan mendapat notifikasi berupa SMS Pengarsipan surat dilakukan secara penyimpanan dokumen elektronik atau softcopy Meminimalkan penggunaan kertas

.:MANFAAT (cont’d) :. • Manfaat yang dapat dirasakan secara langsung, baik bagi

penulis dan pembaca, dari hasil pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : o

o

o

Memahami proses bisnis yang terjadi dalam sistem informasi manajemen persuratan. Memahami langkah dan kebutuhan yang diperlukan dalam membangun sebuah perangkat lunak. Memahami cara bagaimana mendokumentasikan perancangan dan pembangunan suatu perangkat lunak

.

.:Metode Penelitihan:. • Metode yang digunakan dalam pembangunan perangkat lunak ini terdiri dari beberapa tahapan yaitu tahap persiapan, tahap pembangunan perangkat lunak, dan tahap penyelesaian. • Pada tahap pembangunan perangkat lunak, dokumen yang dihasilkan menggunakan template readyset dengan metode

unified process model (UPM).

Bagan Metode Penelitihan

Identifikasi Permasalahan

Tinjauan Pustaka

Tugas Akhir – CF1380

15

Pengumpulan Data

A.1 Target Audience dan Customer Benefits A.2 User Needs and User Stories A.3 Interview Notes A.4 Interview Cheklist kemudian


16

Pengumpulan Data

Analisa Kebutuhan

B.1 Use Case

B.2 Fiture Set

B.3 Non Functional dan Environmental Requirement kemudian


17

B.1 Use Case • Berdasrkan Operational 01. Pengelolaan Sistem 02. Pengelolaan Data Master 03. Pengelolaan Pengguna 04. Pengelolaan Surat Masuk 05. Pengelolaan Surat Keluar 06.Pengelolaan Rekaptilusai 07.Pengelolaan Disposisi 08. Pengelolaan SMS

• Berdasarkan Aktor 01. 02. 03. 04. 05.


Administrator verifikator Staff Jurusan Staff Himpunan Umum

18

• Berdasarkan bisnis Objek dan Aktor Administrator (Staff Bagian Umum) 1.

Masuk akun

2.

Keluar

Verifikator

Staff Jurusan

Verifikator I - Dekan 1.

Masuk akun

2.

Keluar

Himpunan

Umum

1.

Masuk akun

1.

Masuk akun

1.

Masuk akun

2.

Keluar

2.

Keluar

2.

Keluar

Verifikator II –PD 1,2,3 1.

Masuk akun

2.

Keluar

Verifikator III – Kabag TU 1.

Masuk akun

2.

Keluar

Verifikator IV– Kasubbag 1,2,3,4 1.

Masuk akun

2.

Keluar

Kembali


19

B.2 Fitur Set Essential • Pendaftaran Anggota • Aktifasi Akun • Pengelolaan data pengguna • • • • •

Pengelolaan Surat Masuk Pengelolaan Surat Keluar Otomatisasi Agenda Surat Pengelolaan Disposisi Surat Penelusuran (Tracking) Surat

• Pengelolaan

Rekapitulasi/Pelaporan • Generate Pelaporan Tiap Periode

• Pengelolaan Data Master Expected • Pencarian Data • Pelayanan SMS Kembali


20

Pengumpulan Data

Analisa Kebutuhan

Desain Sistem

C.1 Struktural Design C.2 Behaviour Design

C.3 Interface Design C.4 Build System C.5 Arsitektur design C.6 Persistence C.7 Matriks Keruntutan Tugas Akhir – CF1380

kemudian

21

C.1 Structural Design

ER Diagram

Class Diagram Kembali


22

C.2 Behaviour Design

Use Case Diagram

Usecase Descriptii on

Activity Diagram

Sequence Diagram

Collaborat ion Diagram

Kembali


23

C.3 Interface Design • Halaman Login


24

Komponen Antar Muka

Tujuan

Isi/ Batasan/ Tingkah Laku

Header

Untuk menampilkan informasi aplikasi (nama aplikasi)

username

Untuk mengisikan username pengguna

Wajib di isi

password

Untuk mengisikan password dari pengguna

Wajib di isi

Tombol login

Untuk masuk ke dakam aplikasi

Tekan jika ingin masuk kedalam aplikasi Kembali


25

C.4 Build System • Direktori salinan kerja pengembang Path

Description

c:\xampp\htdocs\p Tempat menaruh seluruh data utama sistem pada server ostman apache c:\xampp\htdocs\p Tempat menaruh file yang berisi template css untuk ostman\css antarmuka c:\xampp\htdocs\p Tempat menaruh file yang berisi code untuk java script ostman\js c:\xampp\htdocs\p Tempat menaruh file yang berisi file gambar pendukung ostman\images aplikasi c:\xampp\htdocs\p Tempat menaruh file yang berisi code aplikasi ostman\system


26

• Build Configuration Option Property

Description

C:\xampp\htdocs\p Berisi mengenai hostname, username, password, nama ostman\system\app database, dan jenis databasae yang digunakan. lication\config

Kembali


27

C.5 Arsitektur Design

pengguna Client (Teknik Informatika)

Pengguna HandPhone

Modem

router Server (FTIf)

Pengguna Client (Sist. Informasi)

administrator


Kembali

28

C.6 Persistence • Tabel Database Pusat Nama Tabel

Keterangan

akun

Tabel untuk menyimpan master hak akases pengguna

anggota

Tabel untuk menyimpan master data pengguna

level

Tabel untuk menyimpan master data level

golongan

Tabel untuk menyimpan master data golongan

jabatan

Tabel untuk menyimpan master data jabatan

tingkat

Tabel untuk menyimpan master data tingkat

Kembali


29

C.7 Matriks Keruntutan

Pengelolaan Sistem Masuk akun Keluar

Pengelolaan Data Master Lihat daftar level

Usecas Usecase Diagram e Descripti Activity on

Sequence Diagram

Collaborati Interface o Diagram

UC.00.0 UD.00.01 1 UC.00.0 UD.00.02 2

Gambar C.12 Gambar C.13




UC.01.0 UD.01.01 1

Gambar C.14

Gambar C.85

Gambar C.156

Gambar C.229 Kembali


30

Implementation dan Unit Testing

Uji Coba dan Evaluasi

Pembuatan Buku TA

Test Case

D.1 Release Notes

D.2 Quick Start Guide

kemudian

D.3 User Guide Tugas Akhir – CF1380

31

Test Case Proses Pengelolaan Surat Masuk ID Usecase Nama Usecase Aktor yang terlibat Deskripsi

UC-04.01 UC-04.02 UC-04.03 Tambah Surat Masuk Ke Buku Agenda Lihat Daftar Surat Masuk Lihat Detail Surat Masuk Staff bagian Umum (Administrator)

Test case ini digunakan untuk mengetahui proses pengelolaan surat masuk Tujuan Untuk mengetahui apakah fungsi dalam proses menginputkan surat masuk ke agenda berhasil Kondisi awal Aktor login sebagai administrator dan sudah berhasil masuk aplikasi Kondisi akhir Surat masuk berhasil tersimpan pada database dan agenda sehingga siap untuk dilakukan proses disposisi Tugas Akhir – CF1380

32

Test Case Proses Tambah Konsep Surat Keluar ID Usecase UC-04.01 UC-04.02 UC-04.03 Nama Usecase Membuat Konsep Surat Keluar Lihat Daftar Surat Keluar Lihat Detail Surat Keluar Aktor yang Kasubbag Umum, Kasubbag Kemahasiswaan, Kasubbag terlibat Keuangan, kasubbag Akademik Deskripsi Tujuan Kondisi awal Kondisi akhir

Test case ini digunakan untuk mengetahui proses pengelolaan surat keluar Untuk mengetahui apakah fungsi dalam proses mengelola surat keluar sudah benar apa belum Aktor login sebagai verifikator 4 dan sudah berhasil masuk aplikasi Surat keluar berhasil tersimpan pada database dan agenda sehingga siap untuk dilakukan proses disposisi Tugas Akhir – CF1380

33

Test Case Proses Disposisi Surat ID Usecase Nama Usecase

UC-04.01 UC-04.02 UC-04.03 Lihat Daftar Surat yang harus di proses Teruskan Surat Kembalikan Surat

Aktor yang terlibat Deskripsi

Kasubbag Umum

Test case ini digunakan untuk mengetahui proses pengelolaan disposisi Tujuan Untuk mengetahui apakah fungsi dalam proses disposisi sudah benar apa belum Kondisi awal Aktor login sebagai verifikator 4 dan sudah berhasil masuk aplikasi Kondisi akhir Surat berhasil terdisposisi dengan benar dan baik. Tugas Akhir – CF1380

Kembali

34

Instalasi • - instalasi Xampp  web service • - Aktifasi Apache server dan My Sql • - Instalasi Sistem Informasi Manajemen Persuratan


35

User Guide

Maping Fungsi


36

Demo Aplikasi


37

.:DAFTAR PUSTAKA:. Amrinz. (2009, Maret 30). Mengenal Code Igniter PHP Framework. Retrieved Oktober 15, 2010, from Open Comunity Tutorial: http://linuxindo.web.id/2009/03/30/mengenal-codeigniter-php-framework/ Andri. (2011, Januari 21). Alur Persuratan di FTIf. (R. R. Putri, Interviewer) Barthos, B. (1989). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara. Cihar, M. (2011, Januari 17). Wammu and Gammu Documentations. Retrieved Januari 21, 2011, from [GW]mmu: http://wammu.eu/docs/pdf/gammu.pdf Doug, R., & Matt, S. (2007). Use Case Driven Modelling with UML: Theory and Practice. Newyork: Apress. Fikri, A. (2010, Januari 14). Aplikasi Short Meassage Service (SMS) Gateway untuk Layanan Informasi Registrasi Administrasi Mahasiswa. Retrieved Januari 20, 2011, from EL-FIKRI: http://azkalfikri.blog.upi.edu/files/2010/01/Jurnal.pdf Idjaja, A. W. (1990). Administrasi Kearsipan. Jakarta: CV rajawali. Kasiman, P. (2006). Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi. Lanev, D. (2008). MySQL 5.0 Manual Reference. Retrieved Oktober 15, 2010, from MySQL AB: http://www.mysql.com/doc Method Labs. (2010). Enterprise Software enginering templates. Retrieved Januari 2010, 2011, from ReadySETPro: http://www.readysetpro.com/eval/eval.html Oktanti, R. (2009). Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Keputusan di Fakultas Teknologi Informasi. Surabaya: Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Osama, M. (2010, Juni 26). Unified Process Model. Retrieved Januari 20, 2011, from Tomorrow: http://magieosama.blogspot.com/2010/06/unified-process-model.html

.:DAFTAR PUSTAKA (cont’d):. Pressman, R. S. (2005). Software Enginering : A Practitioner's Approach 6th. McGrawHill. Rafiza, H. (2006). Panduan dan Referensi Kamus Fungsi PHP. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Rozidi, R. I. (2004). Membuat sendiri SMS Gateway (ESME) Berbasis Protokol SMPP. Yogyakarta: ANDI. Silmi, S. M. (2002). Panduan Menulis Surat Lengkap. yogyakarta: Absolut. Sommerville, I. (2007). Software Engineering. England: Addison-Wesley. Suryana, D. (2008). Kementrian Pertanian RI. Pengenalan PHP , http://www.deptan.go.id/pusdatin/admin/RB/Programming/Materi%20PHP.pdf. Susunan dan Bentuk Naskah Dinas. (n.d.). Retrieved from http://www.arsipjatim.go.id Usagawa, T. (2009). Dynamic. Paper . Wahono, R. S. (2006, Agustus 25). Pengantar UML. Retrieved Januari 20, 2011, from IlmuKomputer.com: http://ilmukomputer.org/2006/08/25/pengantar-uml/ Wirladiharjo, H. M. (1991). Pedoman Administrasi Umum. Jakarta: Balai Pustaka. Wursanto, I. (1991). Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius.

TERIMA KASIH