SISTEMA INTEGRADO DE CALIDAD MANUAL DE ... - La Plata

SISTEMA INTEGRADO DE CALIDAD

Versión: 1 Fecha: NOV 28

MANUAL DE CALIDAD Pág.:

Alcaldía la Plata

MANUAL DE LA CALIDAD ALCALDIA DE LA PLATA

Elaboro:control interno Nombre: Cargo: Firma:

Reviso: Comité Control: Nº Acta:001

Aprobó: Adolfo Leon Ubajoa Aviles Alcalde Municipal Acto Administrativo: resolucion 419

Carrera 4 No. 5-09 (8) 8370220 – 8370287 – 8370109 www.laplata-huila.gov.co




Alcaldía la Plata

Elaboro:control interno Nombre: Cargo: Firma:

Reviso: Comité Control: Nº Acta:001

Aprobó: Adolfo Leon Ubajoa Aviles Alcalde Municipal Acto Administrativo: resolucion 419

Carrera 4 No. 5-09 (8) 8370220 – 8370287 – 8370109 www.laplata-huila.gov.co




Alcaldía la Plata

TABLA DE CONTENIDO

1.

INTRODUCCION........................................................................................................................................................5

2.

CONTROL DEL MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL (CALIDAD – MECI)...................................................6 2.1 2.2 2.3

3

PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ..................................................................7 3.1 3.2 3.3 3.4

5.

REVISIÓN Y APROBACIÓN: .............................................................................................................................6 DIFUSIÓN...............................................................................................................................................................6 CAMBIOS ...............................................................................................................................................................6 OBJETIVO...............................................................................................................................................................7 ALCANCE...............................................................................................................................................................7 ALCANCE PARA PROPOSITOS DE CERTIFICACION................................................................................7 EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIONES ..............................................................................................................7

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN.......................................................................................................7 5.1 MAPA DE PROCESOS .........................................................................................................................................7 5.1.1 PROCESOS ESTRATÉGICOS ..............................................................................................................................8 5.1.3 PROCESOS DE APOYO .......................................................................................................................................9 5.1.4 PROCESOS DE EVALUACION............................................................................................................................9 LEYES Y DECRETOS AFINES A LA MISIÓN DE LA GOBERNACIÓN .......................................................................................10 CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO ..............................................................................................................................................10 CÓDIGO DE ETICA ...............................................................................................................................................................10 PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL................................................................................................................................10 POLÍTICAS DE GESTIÓN ......................................................................................................................................................11 MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO.....................................................................................................................................11 MAPA DE PROCESOS ..........................................................................................................................................................11 PROCESOS CARACTERIZADOS ...........................................................................................................................................11 DOCUMENTOS DEL SGI ..............................................................................................................................................11 MATRICES DE RIESGOS ......................................................................................................................................................11 REGISTROS DE CALIDAD ....................................................................................................................................................11

RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN.................................................................................................................11 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................................................11

6. NUESTRA POLÍTICA DE LA CALIDAD ............................................................................................................12 6. 2 ENFOQUE AL CLIENTE .......................................................................................................................................13 6.1 CONFIANZA Y TRANSPARENCIA................................................................................................................13 LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS SE FUNDAMENTA EN LAS ACTUACIONES Y DECISIONES CLARAS; POR LO TANTO, LAALCALDIA DE LA PLATA GARANTIZA EL ACCESO DE LA INFORMACIÓN PERTINENTE DE SUS PROCESOS FACILITANDO EL CONTROL SOCIAL. ..................................................13

Elaboro.

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Adolfo Leon Ubajoa Aviles

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Nº Acta:001

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Acto Administrativo: resolución 419




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6.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO (CALIDAD – MECI)..............................................................................................................................13 6.2.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO................................................................................................14 7. OBJETIVOS DE CALIDAD............................................................................................................................14 8. PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS..................................................................................................................15 9. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.............................................................................................................15 9.1 ORGANIGRAMA .............................................................................................................................................15 10. RESPONSABILIDADES .....................................................................................................................................16 10.1 GOBERNADOR..........................................................................................................................................16 10.2 SECRETARIOS Y DIRECTORES DE DEPARTAMENTO ....................................................................16 10.3 CONTROL INTERNO................................................................................................................................16 10.4 FUNCIONARIOS................................................................................................................................................17 10.5 REPRESENTANTE DEL SISTEMA DE GESTIÓN ...............................................................................17 11. SISTEMA DE COMUNICACIÓN FORMAL EN LA ALCALDIA................................................................17 11.1 CONSEJO DE GOBIERNO.......................................................................................................................18 11.2 COMITÉ DE MECI - CALIDAD...............................................................................................................18 11.3 REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO........................................................................18 12.

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA......................................................................................................................19

12.1 12.2 13. 14. 15. 16. 16.1 16.2

INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................................19 MEDICIÓN: ....................................................................................................................................................19 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME............................................................................................19 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ...........................................................................................20 AUTOEVALUACIÓN..........................................................................................................................................20 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE (GESTION DEL CONTROL)...............................................................20 EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE .......................................................................21 AUDITORÍAS INTERNAS............................................................................................................................21

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1. INTRODUCCION

De acuerdo con lo establecido en las Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público; Decreto 4110 de 2004 por el cual se adopta la Norma técnica de calidad en la Gestión Pública, NTC GP 1000:2004; Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano MECI 1000:2005, entre otras normas que conforman el marco legal sobre los sistemas de gestión, la ALCALDIA DE LA PLATA expide el presente documento, que describe su sistema de gestión Integrado (gestión de calidad y gestión de control interno) combinando las metodologías, instrumentos, requisitos y definiciones establecidos en las normas citadas. El Manual de Gestión Integral establece el marco conceptual del Sistema De Gestión Integrado de la ALCALDIA DE LA PLATA, donde se describen la política de gestión de calidad y control interno, los procesos, las metodologías, procedimientos e instructivos afines a la gestión de la calidad y el control interno. El Sistema De Gestión Integrado tiene un enfoque basado en procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre sí. Este enfoque ha proporcionado una mejor visión y facilidad sobre el desempeño de los procesos. El modelo del Sistema De Gestión Integrado de la ALCADIA DE LA PLATA, basado en procesos (Figura 3), ilustra los vínculos entre los diferentes procesos de la entidad; Esta figura muestra que los clientes juegan un papel significativo para definir los requisitos como elementos de entrada. El seguimiento de la satisfacción del cliente requiere la evaluación de la información relativa a la percepción del cliente acerca del cumplimiento de la ALCALDIA DE LA PLATA con respecto a sus requisitos. El modelo mostrado en la Figura 3 cubre todos los requisitos establecidos en las normas NTC GP 1000:2004, MECI 1000:2005 y las demás normas superiores

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2. CONTROL DEL MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL (CALIDAD – MECI)

2.1

REVISIÓN Y APROBACIÓN:

El manual de Gestión Integrado revisado por el Representante de la Dirección y aprobado por el señor Alcalde del Municipio de La Plata.

2.2

DIFUSIÓN

Se cuenta con una copia escrita controlada del Manual de Gestión Integrado en la oficina de rol Interno y Secretaria de Gobierno y también puede ser consultado en la Web.

2.3

CAMBIOS

La solicitud, preparación y revisión de los cambios del Manual de Gestión Integrado, se desarrolla de acuerdo con las disposiciones adoptadas para el control de los documentos.

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3

3.1

PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

OBJETIVO

LA ALCALDIA DE LA PLATA asegura la calidad de los productos/servicios que se ofrecen a nuestros clientes por medio del mejoramiento continuo, el cumplimiento de la política de calidad, los objetivos de calidad, los requisitos de la norma NTC GP 1000:2004 y los requisitos de nuestros clientes.

3.2

ALCANCE

El presente manual enuncia las políticas de calidad, gestión del riesgo y todas aquellas establecidas en el Código de Buen Gobierno. Así mismo, describe el Sistema de Gestión Integrado (CALIDAD- MECI) que la ALCALDIA DE LA PLATA involucra todos los procesos de la Entidad (ver mapa de procesos). El Sistema de Gestión Integrado descrito en este manual, es conforme con la Norma técnica de calidad en la Gestión Pública, NTCGP 1000:2004 y el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005.

3.3

ALCANCE PARA PROPOSITOS DE CERTIFICACION

De acuerdo con el Sistema de Gestión Integrado de la ALCALDIA DE LA PLATA se consideran todos los procesos establecidos en el mapa de procesos.

3.4

EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIONES

Para el Sistema de Gestión Integrado (CALIDAD – MECI) de la ALCALDIA DE LA PLATA, no aplica exclusión alguna de la norma NTC GP 1000:2004.

5. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

5.1 MAPA DE PROCESOS Las actividades de la ALCALIDAD DE LA PLATA se encuentran organizadas en procesos, cuya secuencia e interacción conforma el Mapa de procesos (ver Anexo 2) del Sistema de Gestión Integrado. Estos procesos se encuentran clasificados en:

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5.1.1 PROCESOS ESTRATÉGICOS Permiten desarrollar la Gestión Directiva sobre el Sistema de Gestión Integrado, estableciendo las estrategias para el cumplimiento de los objetivos y la misión de LA ALCALDIA DE LA PLATA. La categoría de los procesos estratégicos se componen de los siguientes procesos: •

Dirección Organizacional

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5.1.2 PROCESOS MISIONALES Son los procesos propios del desarrollo de los productos y servicios, los cuales se encuentran directamente relacionados con el cliente desde la planeación, hasta la entrega de los productos o servicios. Se compone de los siguientes procesos: • • • •

Gestión en Educación Gestión en Salud Gestión en movilidad, transito y transporte. Gestión en atención a grupos especiales

• • •

Gestión en infraestructura, ordenamiento territorial y ambiental Gestión en el sector productivo y de Gobierno. Gestión cultural, deportivo y turístico

5.1.3 PROCESOS DE APOYO Facilitan y permiten el desarrollo de los procesos misionales y garantizan el suministro de los recursos para el cumplimiento de la Misión y políticas institucionales y el logro de los objetivos de LA ALCALDIA DE LA PLATA. Se compone de los siguientes procesos: •

Gestión de Recursos Físicos

• • • • • •

Gestión de Talento Humano Gestión de contratación Gestión Financiera Gestión Documental y Administración de archivos Gestión de Sistemas Gestión Jurídica

5.1.4 PROCESOS DE EVALUACION Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluye procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. La Alcaldía de La Plata ha definido la jerarquía de la documentación atendiendo la naturaleza de las actividades y el funcionamiento de la entidad y los requisitos de las normas aplicables.

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MAPA DE PROCESOS CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS MAPAS DE RIESGOS REGISTROS DE CALIDAD

DOCUMENTOS NO ACTUALIZABLES

POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADA

DOCUMENTOS ACTUALIZABLES EL CONOCIMIENTO

DOCUMENTOS ACTUALIZABLES EL DIRECCIONAMIENTO

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LEYES Y DECRETOS AFINES A LA MISIÓN DE LA GOBERNACIÓN Corresponde a los documentos que establecen las normas y regulaciones bajo las cuales se debe desarrollar la gestión de LA ALCALDIA DE LA PLATA. (Ver Anexo 3)

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO El código de Buen Gobierno es un documento que orienta las actuaciones de los servidores públicos de LA ALCALDIA DE LA PLATA con el propósito de brindar óptimos servicios públicos a la comunidad, es el conjunto de buenas prácticas administrativas, las conductas, compromisos y actuaciones del servidor público ante la comunidad, observando integridad, ética y transparencia en el manejo del patrimonio público. El Código de Buen Gobierno o Código Corporativo tiene un ámbito de aplicación al servidor público de la Administración central de LA ALCALDIA DE LA PLATA. CÓDIGO DE ETICA Instrumento que guía las conductas y comportamientos del servidor público bajo principios y valores éticos institucionales que inspiran y soportan la gestión del Municipio. PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL Cada cuatro años es establece el Plan de Desarrollo el cual es emanado del Plan de Gobierno del Alcalde electo.

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POLÍTICAS DE GESTIÓN Son las intenciones globales y orientación de la Alcaldía relativas a la calidad, el control interno, la administración de los riesgos operacionales, la comunicación, la operación y el talento humano, entre otros tópicos, expresados formalmente por el Equipo de Gobierno. MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO Documento que describe el sistema de gestión integrado, el cual incorpora el modelo estándar de Control Interno MECI y NTC GP 1000:2004. Este documento representa el soporte y la integración normativa en la cual se fundamenta todo el Sistema de Gestión de la Alcaldía. MAPA DE PROCESOS Documento que representa gráficamente la estructura los procesos estratégicos, de evaluación misional y de apoyo y su interacción orientados a la satisfacción del cliente y que hacen parte del Sistema de Gestión Integrado PROCESOS CARACTERIZADOS Documento que describe las generalidades del proceso: Nombre del proceso, responsable del proceso, propósito del proceso, participantes en el proceso, documentos, registros, seguimiento, medición, proveedores, entradas, actividades, salidas, clientes, recursos y requisitos a cumplir. DOCUMENTOS DEL SGI Información que describe en forma específica la manera de llevar a cabo una actividad o un proceso incluye: Procedimientos, instructivos, manuales específicos, especificaciones de producto. Planes y documentos externos de apoyo.

MATRICES DE RIESGOS Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente, estableciendo las actividades de control, tratamiento y administración de los mismos. REGISTROS DE CALIDAD Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas que exige la norma GP 1000:2004 RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN INTRODUCCIÓN El equipo de Gobierno de LA ALCADIA DE LA PLATA, comprometido con la excelencia y calidad de sus productos y servicios, la administración de sus riesgos y la definición e implementación de un sistema de control

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interno eficaz, ha establecido políticas y objetivos de gestión, los cuales conforman el conjunto de directrices y objetivos a tener en cuenta en el desarrollo de las actividades, las cuales tienen como fin buscar la satisfacción del cliente: la comunidad Plateña, generar confianza y garantizar la transparencia en sus actuaciones. Para cumplir con estos propósitos, se cuenta con una estructura organizacional y la asignación de los recursos necesarios y determinación un presupuesto para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión Integrado, que permite garantizar su buen funcionamiento, el cual es coordinado por el Representante de la dirección, que tiene a su cargo la implementación, difusión, seguimiento y mantenimiento. Esto permite una evaluación constante de la Entidad y el desempeño de sus procesos la cual es responsabilidad de cada dueño de proceso, en busca del mejoramiento continuo de cada una de las actividades que afectan la calidad de los servicios y la confianza de la comunidad. El equipo de Gobierno proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión Integral, así como con la mejora continúa y la prevención de los riesgos así; • • • • • •

Comunicando a todos los niveles de la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente, como los legales y reglamentarios. Planificando la ejecución de cada programa, proyecto o plan, para lo cual, antes de dar inicio, realiza la planificación del mismo. Estableciendo las políticas de gestión, de acuerdo con lo definido en el presente manual. Asegurando que se establecen los objetivos de gestión, acordes con cada una de las políticas formuladas. Llevando a cabo la revisión del sistema de gestión Integrado. Asegurando la disponibilidad de recursos.

6. NUESTRA POLÍTICA DE LA CALIDAD El Equipo de Gobierno de LA ALCALDIA DE LA PLATA ha definido, revisado y divulgado la siguiente Política de Calidad que corresponde a las metas organizacionales, las expectativas y necesidades de los clientes:

“Política de la Calidad”

“La Alcaldía de La Plata está comprometida con el mejoramiento de la calidad de vida de la población Plateña, y con el posicionamiento del municipio, como Centro Regional con enfoque social y humanista, mediante la gestión y ejecución con transparencia, eficiencia, eficacia y efectividad, de los Planes, Programas y Proyectos, con personal competente que contribuya a una mejora continua de los procesos, que permita la prestación de los servicios que respondan con las necesidades y expectativas de la comunidad”.

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6.1 POLITICA DE RIEGOS “La Alcaldía de La Plata declara que en el desarrollo de sus actividades ocurren riesgos, por lo cual se compromete a adoptar mecanismos y acciones necesarias para la gestión integral de los mismos, prevengan o minimicen su impacto. Para ello adoptará mecanismos que permitan identificar, valorar, revelar y administrar los riesgos propios de su actividad, acogiendo una autorregulación prudencial. La Alcaldía de la Plata determinará su nivel de exposición concreta a los impactos de cada uno de los riesgos para priorizar su tratamiento, y estructurará criterios orientadores en la toma de decisiones respecto de los efectos de los mismos. La Alcaldía cuenta con un mapa de riesgos, en el cual se identifican y clasifican los riesgos a los cuales esta expuesta. En la Gestión Integral del Riesgo incluye las etapas de identificación, evaluación, manejo, monitoreo, comunicación y consolidación de los riesgos a nivel corporativo y de procesos, la definición de niveles de tolerancia y la coordinación en cada una de las dependencias”

6. 2 ENFOQUE AL CLIENTE El Equipo de Gobierno asegura la determinación y cumplimiento de los requisitos determinados en las normas legales aplicables y en las propias del Sistema de Gestión Integral con el propósito de aumentar la satisfacción de los clientes de LA ALCALDIA DE LA PLATA y generar las mejores condiciones para el desarrollo de las actividades de los procesos y la ejecución de los proyectos. Así mismo, se realiza el seguimiento y medición de la satisfacción del cliente según los procedimientos establecidos en el proceso de Gestión para la mejora continua y el PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos).

6.1

CONFIANZA Y TRANSPARENCIA

LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS SE FUNDAMENTA EN LAS ACTUACIONES Y DECISIONES CLARAS; POR LO TANTO, LAALCALDIA DE LA PLATA GARANTIZA EL ACCESO DE LA INFORMACIÓN PERTINENTE DE SUS PROCESOS FACILITANDO EL CONTROL SOCIAL.

6.2

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANIFICACIÓN DEL INTEGRADO (CALIDAD – MECI).

SISTEMA DE GESTIÓN

6.2.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO El Señor Alcalde y su Equipo de Gobierno han establecido como marco de su gestión la siguiente misión y visión.

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6.2.1.1

VISIÓN 2020

“LA PLATA será un municipio – región, comercial, y prestador de servicios de excelente calidad, generando una dinámica balanceada de los sectores agropecuario, ambiental y ecoturístico, en beneficio de la calidad de vida de la población Plateña”

6.2.1.2

MISIÓN

El Plan de Desarrollo con enfoque social y humanista busca que el Municipio de La Plata retome el desarrollo local con autonomía, para continuar con el posicionamiento como ciudad región, con un aprovechamiento eficiente, sostenible de sus potencialidades, en la construcción de municipio con identidad, movilidad y vocación de futuros.

7. OBJETIVOS DE CALIDAD Conforme a la Política de calidad y control Interno, se han formulado los siguientes objetivos de calidad: 1. Promover el mejoramiento económico y social de los habitantes del municipio 2. Posicionar al Municipio como Centro Regional mediante el fortalecimiento de la actividad comercial y sus ventajas comparativas 3. Priorizar y atender las necesidades y grupos especiales a través de los servicios prestados por la entidad. 4. Garantizar el acceso a la información a las partes interesadas y permitir la comunicación de doble vía 5. Fortalecer las competencias del talento humano 6. Incrementar el mejoramiento continuo en los procesos de la Alcaldía de La Plata.

8. PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS Con base en las actualizaciones del plan estratégico y los resultados de las revisiones del sistema de gestión, el Equipo de Gobierno establece los cambios que requiere el sistema de gestión integrado.

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Para todos los planes del Sistema de Gestión Integrado se aplica las técnicas de formulación de proyectos y se realizan los correspondientes análisis de riesgos.

9. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

9.1 ORGANIGRAMA En la figura se presenta la estructura organizacional de LA ALCALDIA DE LA PLATA.

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10. RESPONSABILIDADES

10.1

GOBERNADOR

El Gobernador del Departamento del Huila, ante el Sistema de Gestión Integral es responsable de: Revisar periódicamente que el desempeño del sistema de Gestión integrado si facilite el logro de los objetivos afines a su gestión, asegure el conocimiento de LA ALCALDIA DE LA PLATA y contribuya al mejoramiento del desempeño de los procesos. Nombrar el Representante de la Dirección del Sistema de Gestión Integrado Asignar los recursos necesarios para el buen desempeño del sistema de gestión La determinación y comunicación del código para los acuerdos, compromisos o protocolos éticos. Mantener el estilo de dirección orientado a las necesidades de los grupos de interés y hacia los fines esenciales del estado.

10.2

SECRETARIOS Y DIRECTORES DE DEPARTAMENTO

Los Secretarios de despacho y Directores de departamento son responsables de: Cumplir y hacer cumplir los programas y planes establecidos en el sistema de gestión integrado. Realizar las actividades de control necesarias para garantizar la prevención de eventos de pérdida que incidan adversamente en los objetivos de la Alcaldía y el desempeño mismo de los procesos. Mantener una permanente retroalimentación a los procesos mediante la implementación de acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora. Determinar, efectuar seguimiento y hacer cumplir los planes de acción para el levantamiento de las no conformidades. Administración de los riesgos determinados en su proceso

10.3

CONTROL INTERNO

A través de la evaluación Independiente, la Dirección de Control Interno se constituye en el evaluador independiente de la estrategia y del Sistema De Gestión Integrado.

De acuerdo con lo anterior, propicia que cada uno de los Servidores Públicos de LA ALCADIA DE LA PLATA incorpore mecanismos de control en su accionar organizacional y evalúa el gerenciamiento de la ALCALDIA en todos los niveles. De acuerdo con lo anterior, los servidores públicos de Control Interno son responsables de: Establecer los programas, estrategias y planes de auditoría, que permitan retroalimentar oportunamente a la Alcaldía, sus objetivos y su Sistema De Gestión Integrado. La ejecución oportuna de los programas de auditoría establecidos.

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10.4 FUNCIONARIOS Todos los funcionarios de LA ALCALDIA DE LA PLATA tienen la responsabilidad ante el Sistema De Gestión Integrado de: Implementar lo establecido en los documentos propios del Sistema de Gestión Integrado. Ayudar en la detección de no conformidades potenciales y reales, en la determinación de sus causas y en el desarrollo de los planes de acción determinados para su levantamiento. Tener presente los principios de autoevaluación conforme a lo establecido en el presente manual de Gestión Integrado. Efectuar acciones correctivas, preventivas, de mejora y autocontrol de sus procesos.

10.5

REPRESENTANTE DEL SISTEMA DE GESTIÓN

El señor Alcalde, ha designado al Director del Departamento Administrativo de Planeación Municipal como responsable de implementar y mantener el Sistema de Gestión Integral (SGI) y de establecer las relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el mismo, y quien con independencia de otras responsabilidades tiene la responsabilidad y autoridad para: Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad. Informar al Comité MECI – CALIDAD sobre el funcionamiento del SGI, incluyendo las necesidades para la mejora. Promover la toma de conciencia de los requisitos de los clientes en todos los niveles de la Alcaldía.

11. SISTEMA DE COMUNICACIÓN FORMAL EN LA ALCALDIA Para asegurar la oportuna comunicación en LA ALCALDIA DE LA PLATA, se han establecido matrices de comunicación donde se describe emisor, receptor y la información que se maneja.

11.1

CONSEJO DE GOBIERNO

Tiene como objeto hacer común la gestión y seguimiento de cada una de las Secretarias frente al programa de Gobierno y tomar decisiones respecto a la gestión de la entidad.

11.2

COMITÉ DE MECI - CALIDAD

Tiene como objeto mantener actualizadas las directrices bajo las cuales se vienen implementando el SGI, trabajar en equipo ideas, temas, planes, programas y proyectos entre otros, afines tanto a la calidad de los

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productos- servicios de LA ALCALDIA DE LA PLATA destinados a la comunidad, Alcaldías y otras partes interesadas, como al incremento del nivel de satisfacción de los clientes de la Alcadía. De acuerdo con lo anterior, se debe considerar: Nuevas ideas y proyectos Coordinar acciones entre procesos Unificar puntos de vista Decidir línea de actuación Retroalimentación al comité directivo de calidad. Roles y Responsabilidades Actualizar las políticas y objetivos en materia de calidad, riesgos operacionales y control interno Realizar la revisión del sistema de gestión Analizar los informes periódicos entregados por el representante del Sistema De Gestión Integrado

11.3

REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

El equipo de Gobierno, en conjunto con el comité de calidad - MECI, efectúa la revisión del Sistema de Gestión Integrado para asegurarse de su funcionalidad, así como para evaluar las oportunidades de mejora y los cambios del mismo incluido los recursos necesarios para el funcionamiento del Sistema. La Revisión considera, entre otros, los siguientes aspectos: los resultados de auditorías internas Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad de los servicios y resultados Estado de las acciones correctivas y preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas al Sistema Cambios que puedan afectar al Sistema de Gestión Integrado y recomendaciones para la mejora. Los riesgos relevantes de cada proceso. Como resultado de la Revisión del Sistema de Gestión Integrado se toman decisiones que promueven la mejora de los productos y procesos y se identifican los recursos necesarios para su implementación.

12. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 12.1

INTRODUCCIÓN

La Alcaldía ha planificado e implementado las actividades de seguimiento medición, análisis y mejora necesarios para:

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Demostrar la conformidad de los servicios, resultados y productos que suministra la ALCALDIA DE LA PLATA a la comunidad. Asegurarse de la conformidad del Sistema de Gestión Integrado con los requisitos de la NTC GP 1000:2004 y MECI 1000:2005 Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión Integrado (Calidad – MECI). Lo anterior se realiza a través de los procedimientos: Revisión del Sistema de Gestión de Integrado Auditorias internas de calidad Acciones correctivas y preventivas Control de no conformidades Atención de peticiones, quejas y reclamos

12.2

MEDICIÓN:

Con el propósito de mantener y mejorar el Sistema de Gestión Integrado, se estableció la Matriz de indicadores, que contienen los indicadores para cada uno de los procesos de la Alcaldía. Los indicadores se describen en dicha matriz, las cuales contienen la siguiente información: Nombre del indicador Objetivo del indicador Formula para su cálculo Fuente de los datos Periodicidad/fecha de medición Responsable de generar el indicador Responsable del seguimiento del indicador Línea de base Meta

13. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME El objetivo del procedimiento de control del producto no conforme es establecer los lineamientos a seguir para controlar el producto no conforme y las no conformidades tanto reales como potenciales que se lleguen a presentar identificando y atacando las causas que lo genere para evitar su recurrencia, y que productos o servicios no conformes lleguen a los clientes.Tratamiento del producto/servicio no conforme

14. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS El personal de la Alcaldía realiza una oportuna detección de las No conformidades tanto reales como potenciales de los procesos o proyectos, sus causas y genera acciones correctivas que eliminen las causas de la falla, con el fin de evitar que se vuelvan a presentar las No conformidades.

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Estas acciones correctivas se determinan mediante el Procedimiento Tratamiento del producto/servicio no conforme y el Procedimiento Acciones correctivas y preventivas, que define los requisitos para: Identificar las No Conformidades Determinar sus Causas Generar e implementar las acciones correctivas necesarias Registrar los resultados de las acciones tomadas Realizar el seguimiento a las acciones correctivas tomadas

15. AUTOEVALUACIÓN LA ALCALDIA DE LA PLATA ha planificado e implementado los procesos de autoevaluación necesarios para que quienes desarrollen un rol de dueños de procesos y servidores públicos apliquen los controles bajo su responsabilidad, establecidos para valorar la conformidad del producto y/o servicio, el cumplimiento de las metas establecidas. De acuerdo con lo anterior, los funcionarios son consientes de la aplicación del autocontrol, la autorregulación y la autogestión.

16. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE (GESTION DEL CONTROL) LA ALCALDIA DE LA PLATA también ha establecido en su estructura organizacional los procesos para realizar la evaluación independiente para verificar la efectividad del control interno de la entidad. Así mismo, el proceso se ha dispuesto en forma tal que permita la realización del examen independiente de las acciones llevadas a cabo por la Alcaldía para dar cumplimiento a sus propósitos. Control Interno, para la realización de la evaluación del Sistema De Gestión Integrado ha desarrollado e implementado las metodologías y herramientas de evaluación, para evaluar los diferentes subsistemas, componentes y elementos del marco de Control Interno, así como las normas de auditoría generalmente aceptadas, indicadores de gestión propios y otras herramientas que faciliten la medición, evaluación y elaboración de Planes de mejoramiento del Sistema de Gestión Integrado.

16.1

EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

LA ALCALDIA DE LA PLATA realiza periódicamente el seguimiento de la percepción de la comunidad. Estas mediciones se realizan mediante encuestas que han facilitado tener una retroalimentación con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la Alcadía. Existe también una metodología para la recepción de quejas y reclamos provenientes de la comunidad en el procedimiento de P.Q.R.

16.2

AUDITORÍAS INTERNAS

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Las auditorías internas tienen como fin verificar el funcionamiento eficaz y eficiente del Sistema de Gestión Integrado, para que de acuerdo a sus resultados tomar las decisiones, acciones preventivas y correctivas pertinentes. Son realizadas de acuerdo con el programa de auditorías pero por lo menos se debe realizar una para cada proceso en el año. Estas auditorias son realizadas por personas calificadas de acuerdo al perfil establecido en el procedimiento Auditorías Internas en el cual se define también la metodología para realizarlas Con base en los resultados de las auditorias se aplican las acciones pertinentes para solucionar los problemas o riesgos identificados

CONTROL DE CAMBIOS Versión 1

Fecha (m/a) Mayo 2007

Cambios realizados Emisión del documento

Elaboro.

Reviso:

Aprobó:

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Comité Control:


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Nº Acta:001

Alcalde Municipal

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APROBO
