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Consulta de justificantes de gasto y documentos contables . ..... creadas. Por ejemplo, un Departamento podrá crear agrupaciones para cada una de sus.

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Gestión Descentralizada Gastos

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Manual elaborado por: Juana Barrera Sánchez Virginia Chiappi Cáceres Mª Teresa López Ayllo Francisco Luque Alfonso

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INDICE 1.-Tramitación de los justificantes de pagos directos ............................... 1 1.1.- Registro de los justificantes del gasto .........................................................................................1 1.2.- Elaboración del documento ADO. ...............................................................................................9 1.3.- Rectificación de justificantes del gasto y documentos contables. ..............................................14 1.4.- Consulta de justificantes de gasto y documentos contables .......................................................17

2.- Gestión de Contratados......................................................................... 19 2.1.- Reserva de crédito para contratados ...........................................................................................19 2.2.- Anulación de la reserva de crédito .............................................................................................20 2.3.- Ampliación de la reserva de crédito ...........................................................................................21

3.- Retenciones de crédito.......................................................................... 24 3.1.- Elaboración de los documentos de retención de crédito.............................................................24 3.2.- Tramitación de los pagos imputados a una RC para gastar ........................................................26 3.3.- Anulación de la Retención de Crédito........................................................................................28 3.4.- Ampliación de Crédito en una RC .............................................................................................29 3.5.- Borrado de una R.C. no remitida................................................................................................31 3.6.- Baja de Expediente.....................................................................................................................32 3.7.- Retenciones de créditos plurianualidades...................................................................................33

4.- Cargos Internos...................................................................................... 36 4.1.- Tramitación de los justificantes de cargo interno......................................................................36

5.- Gestión de anticipos de caja fija........................................................... 38 5.1.- Consulta de acuerdo de caja fija (ACF) ....................................................................................38 5.2.- Consulta de saldos e informes de cuentas de las cajas pagadoras ...........................................39 5.3.- Traspaso de fondos (remesa interna RI).....................................................................................39 5.4.- Registro de los justificantes de acuerdo de caja fija (ACF)........................................................40 5.5.- Pago de justificantes mediante Relación de Transferencia.........................................................42 5.6.- Rectificación de justificantes del gasto ......................................................................................47 5.7.- Tramitación de adelantos de cajero de ACF...............................................................................48 5.8.- Pago de Retenciones (PD)..........................................................................................................52 5.9.- Anulacion y borrado de operaciones (RI y PD). ........................................................................53 5.10.- Rendición de la Cuenta Justificativa ........................................................................................54 5.11.- Realización del Documento contable de reposición de fondos (ADO) ....................................57 5.12.- Anulación de cuenta justificativa no aprobada.........................................................................58

6.-Tramitación de pagos a justificar ......................................................... 60 6.1.- Elaboración de los documentos P.J. ...........................................................................................60 6.2.- Consulta e informe de cuentas habilitadas .................................................................................62 6.3.- Operación de remesa interna, traspaso de dinero de la cuenta bancaria a una caja de efectivo. 63 6.4.- Registro de los justificantes del gasto ........................................................................................64 6.5.- Pago de justificante mediante relación de transferencia.............................................................66 6.6.- Rectificación de justificantes del gasto ......................................................................................71 6.7.- Tramitación de adelantos de cajero de PJ...................................................................................72 6.8.- Pago de Retenciones (IRPF) ......................................................................................................76 6.9.- Devolución del sobrante de los fondos recibidos a la Tesorería Central....................................77 6.10.- Anulacion y borrado de operaciones (remesas internas (RI), pago de retenciones (PD) y devolución del sobrante (RJ). .............................................................................................................78 6.11.- Rendición de la Cuenta Justificativa ........................................................................................80 6.12.- Anulacion de cuenta justificativa de PJ, no aprobada. .............................................................82

7.- Agrupaciones de gasto.......................................................................... 84 7.1.- Creación de las agrupaciones del gasto ......................................................................................84 7.2.- Asignación del gasto a las distintas agrupaciones de gasto........................................................85 7.3.- Consulta de Justificantes de Gasto por Agrupaciones................................................................85

8.- Conciliación Bancaria............................................................................ 88 8.1.- Conciliación ...............................................................................................................................88 8.2.- Informe de Conciliación Bancaria..............................................................................................89

9.- Consulta del Presupuesto de Gasto..................................................... 92

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9.1.- Situación de créditos por centro. ................................................................................................92 9.2.- Avance .......................................................................................................................................94 9.3.- Relación de justificantes imputados a una aplicación ..............................................................101

10.- Consulta de Terceros......................................................................... 103

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Prólogo La aplicación Universitas XXI.Económico es una aplicación informática para la información y la gestión económica de las Universidades. Sus características más importantes son: • • • • • • • • • •

Es un sistema integrado que recibe y trata la información con criterios de rigor y calidad. Integra la gestión económica-contable de toda la universidad. Obtiene información periódica de carácter obligatorio: financiera, presupuestaria, fiscal... Posibilita la descentralización de la gestión y de la información. Homogeneiza el ámbito de la gestión económica de las universidades. Facilita la gestión económica de los centros gestores ( centros, departamentos...). Elimina duplicidades en la introducción de datos. Integración con las herrramientas ofimáticas más comunes, permitiendo exportar información. Personalización de consulta e informes. Seguimiento y control presupuestario.

El sistema está organizado en módulos interrelacionados. Cada módulo recoge parte de la gestión integrada en el sistema. Los módulos que articulan el sistema son los siguientes: •

Documenta: Posibilita utilizar la reserva de crédito que supone minorar el presupuesto desde el momento de la imputación, sin esperar a la elaboración de los documentos contables. Desde los expedientes es posible la generación automatizada de justificantes de gasto y de documentos contables.



Justificantes del gasto: Registro de facturas de gasto, gestión de cajas habilitadas, tramitación de justificantes de pago directo, anticipos de caja fija y pagos a justificar, gestión de tesorería de las cajas habilitadas, adelantos de cajero, informe de situación de créditos asignados a los centros de gastos.



Justificantes de ingresos: Registro y tramitación de ingresos, facturación, registro de cobros y devoluciones de cobros.



Docuconta: Elaboración, validación y consulta de documentos contables.



Tesorería Central: Registro, gestión y control de las cuentas generales de la universidad, conciliaciones y movimientos internos de tesorería, propuesta, ordenación y ejecución del pago.



Avance: Información sobre el estado de situación de los créditos y la ejecución de los ingresos de los centros gestores, información sobre los conceptos no presupuestarios.



Proyectos: Gestión y control presupuestario de los proyectos de investigación, seguimiento de ingresos y gastos asociados a los proyectos.

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Fiscal: Obtención de modelos y declaraciones fiscales.



Gestión de Inventario: Gestión, control y mantenimiento del inmovilizado fijo de la universidad.



Gestión Centralizada: Gestión de tablas y usuarios del sistema. La gestión de usuarios permite detallar los permisos de cada usuario, de manera que el usuario tenga un acceso personalizado al sistema.



Contabilidad Financiera: Contabilización automática de las operaciones generadas en el resto del sistema. Proporciona información sobre las operaciones contabilizadas, permitiendo establecer tanto un control sobre los asientos realizados por cada una de las operaciones contabilizadas, como un control de las operaciones que afectan al saldo de cada cuenta contable de la universidad. Estos módulos son los que se presentan al ejecutar la aplicación:

Este manual pretende servir de guía a los usuarios de la aplicación, de manera que facilite las actuaciones de los mismos en los procedimientos a seguir por los diferentes Servicios, Centros, Departamentos y Unidades. Los capítulos de este manual se ocupan fundamentalmente del manejo de los módulos Documenta, Justificantes del Gasto y Docuconta. En estos módulos se realizarán la tramitación de expedientes, la gestión de justificantes de gasto y la gestión de documentos contables, siempre sin desatender las características peculiares de esta Universidad.

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Se trata, en definitiva, de poner en mano del usuario un instrumento útil para realizar una gestión ágil y eficaz mediante un nuevo sistema de información económica.

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1.-Tramitación de los justificantes de pagos directos Las tareas a realizar son las siguientes: • • • •

Registro de los justificantes del gasto Elaboración del documento ADO. Rectificación de justificantes de gasto y documentos contables. Consulta de justificantes de gasto y documentos contables

1.1.- Registro de los justificantes del gasto La forma de acceso desde el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO es: •

Menú “Diario” • Opción “Justificante de Gasto”

Fig.1.1



Ficha General.

En un principio se tendrá en cuenta si el justificante es una factura u otro tipo de documento (ejemplo: comisión de servicio). En este último caso desactive la Casilla "Asociado a factura”. Se cumplimentarán los siguientes datos:

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• • • • •



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Casilla Descripción: Especificación del material o servicio que origina el gasto. Casilla Fecha emisión: Fecha del justificante/Factura Casilla NIF/CIF : Introduzca el NIF/CIF del proveedor . También puede pulsar el botón ... y aparecerá la pantalla de búsqueda. Si no está registrado, solicite su alta a la Unidad Sorolla Casilla Nº Justificante/Factura. Casilla Detallar por líneas. Seleccione esta casilla cuando el justificante posea diversos porcentajes de IVA, cuando en él se incluyan distintos materiales inventariables o cuando el justificante tenga distintos tipos de IRPF (clave o porcentaje).

Ficha Administrativo.

Fig.1.2

• • •

Casilla Tipo de pago: pago directo. Casilla Fecha registro. Fecha de grabación. Por defecto, la vuelca el sistema. Casilla Fecha aprobación. Fecha de grabación. Por defecto, la vuelca el sistema.

Ficha Económico. Encontraremos cuatro tipos de casos: A. B. C. D.

Cuando en la factura se aplica un solo tipo de porcentaje de IVA Cuando en la factura se aplican varios tipos de porcentajes de IVA Cuando en la factura se refiera a material inventariable Cuando se trate de factura de abono.

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Las unidades de gasto que puedan deducirse el IVA soportado, marcarán en la Casilla Prorrata Especial el 100%. A) En el primero de los casos cumplimente las casillas sin tener en cuenta el botón ‘Introducir líneas’

Fig.1.3

B) En el segundo caso, tendría que haber seleccionado con anterioridad en la “Ficha General” la opción “Detallar por líneas”, y, mediante el botón “Introducir líneas”, anote las distintas cantidades con sus correspondiente IVA en las distintas líneas.

Fig.1.4

Al

pulsar

le aparecerá la siguiente pantalla:

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Fig.1.5

Una vez introducido el importe de la primera línea, pulse la Ficha Datos Fiscales y cumplimente la casilla correspondiente al modelo de la retención efectuada. Repita los pasos anteriores por cada línea. En caso de querer modificar una de las líneas introducidas pulse

(fig. 1.4)

C) Registro de los justificantes del gasto de material inventariable. En el registro de los justificantes del gasto de adquisiciones inventariables nos podemos encontrar con dos casos diferentes: a) Mismo tipo de material. b) Distinto tipo de material.

Mismo tipo de material Además de los datos habituales, tiene que tener en cuenta que en la ‘Ficha Económico’ habrá que indicar el número de unidades que adquirimos del mismo material y el importe total de los mismos. Ejemplo: Compra de 2 impresoras (precio unit. 100.-euros) Precio total .................................. 200.- euros IVA .............................................. 32.- euros TOTAL..................................................232.-euros

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Fig.1.6

Distintos tipos de material

Además de los datos habituales, se tendrá en cuenta lo siguiente: •

Ficha General Seleccionar “Detallar por líneas”



Ficha Económico •

Pulsar “Introducir líneas. En esta pantalla pulsar • • •

(figura 1.4)

Añada una línea por cada tipo de material distinto. En la casilla “nº unidades a las que hace referencia la línea del justificante” indique las unidades adquiridas del material. Introduzca el importe total del material si es más de una unidad.

Ejemplo: Compra de: 2 impresoras......precio unit. 100.-euros 1 escaner...........precio “ 102.-euros 1 grapadora........precio “ 12.-euros

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Fig.1.7

Una vez introducida el importe de la primera línea, pulse la Ficha Datos Fiscales y cumplimente la casilla correspondiente al modelo de la retención efectuada y pulse “Aceptar” le aparecerá la siguiente pantalla, a continuación tendrá que pulsar por cada material.

Fig.1.8

En caso de querer modificar una de las líneas introducidas pulsaremos “Editar Líneas”.

D.- Justificantes Negativos (ABONOS) En este caso estos justificantes no se podrán registrar independientemente, sino que se registrarán junto a otra factura, de importe superior al negativo, del mismo proveedor. Para ello, en el apartado “Importe Principal a introducir” active “Importe Bruto”. Introduzca en la casilla “Importe Bruto” el importe del justificante de importe positivo y en la casilla “Importe Descuento” la cantidad del justificante negativo y en la casilla “Importe IVA” la diferencia entre los IVA de los dos

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justificantes En la casilla “Descripción” deberá indicar además de la descripción del material de justificante positivo, el nº de factura del justificante negativo. Ficha Datos Fiscales •

Ficha Otros Modelos

Fig. 1.9

En el caso de no tratarse de facturas que se vayan a detallar por líneas cumplimente las casillas correspondientes al modelo de la retención efectuada



Ficha Agrupaciones

Las agrupaciones de gasto se usan para agrupar el gasto en grupos creados libremente por el usuario, ofreciendo la posibilidad de asignar un importe límite de gasto (informativo, no restrictivo) a las mismas. Gracias a esta opción, se puede establecer un control interno sobre la ejecución del presupuesto para cada una de las agrupaciones creadas. Por ejemplo, un Departamento podrá crear agrupaciones para cada una de sus áreas de conocimiento distribuyendo el presupuesto del Departamento para, posteriormente asignar los gastos a las agrupaciones según el área que haya ocasionado el gasto. Una vez creada la agrupación, todo justificante, cualquiera que sea su tipo de pago, podrá asignarse a una o varias agrupaciones. Esta ficha no es de obligado cumplimiento, si desea hacer uso de las agrupaciones siga las instrucciones del apartado 7 del presente manual.

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Ficha Imputación •

Seleccionar “Imputar justificante”. • Aplicaciones: Registrar la/s aplicación/es a la/s que se le/s imputa/n el gasto:

Fig.1.10



IVA Deducible. En el caso de los centros en los que el IVA soportado sea deducible, se tendrá que cumplimentar el siguiente apartado:

Fig.1.11



Retenciones. Si el justificante lleva retenciones de IRPF, habrá que indicarle el código; el 320001 si es IRPF de residentes en España o el 320327 si es IRPF de no residentes. Ejemplo:

Fig.1.12

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Guardar el justificante Una vez cumplimentado todo lo anterior, tendrá que guardar el justificante, pulse la opción General del menú, aparecerá el menú desplegable que aparece en la siguiente figura. Seleccione Guardar.

Fig.1.13

Una vez registrada la factura, si se trata de material inventariable, deberá anotar a mano en la misma el nº de justificante, con el siguiente formato “J/nº_________”

1.2.- Elaboración del documento ADO. En la elaboración de Documentos Contables se pueden distinguir dos casos: • •

Documento que consta de un justificante. Documento que consta de varios justificantes.

1.2.1.- Documento contable que consta de un único justificante del gasto.

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Una vez guardado el justificante del gasto, ir a la Ficha de Otros Datos,

Fig. 1.14

Pulsar el botón “Generar documento contable”. Se abrirá una pantalla en la que tendrá que seleccionar una de las siguientes claves de fase: • Clave de fase: 240 (Pagos sobre disponible) • Clave de fase:250 (Pagos sobre retenido), si previamente hemos realizado un documento de Retención de Crédito. Elegida la clave de fase, se cumplimentarán los siguientes datos: . •

Ficha General. • •



Fecha de gasto. Fecha de grabación Fecha reconocimiento obligación. Fecha de grabación

Ficha Aplicaciones El sistema volcará, desde el justificante de gasto, los datos correspondientes a las aplicaciones.



Ficha Interesado. • •

Cesionario. Se cumplimentará sólo en caso de ENDOSO. Introduzca el CIF del endosatario Ordinal perceptor: el código de la cuenta del perceptor. También puede pulsar el botón ... y aparecerá la pantalla de búsqueda. 10

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• • • •



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Tipo de pago: Teclee 01 (Pago directo) Forma de pago: Teclee 03 (Transferencia bancaria) Area origen del gasto: Por defecto, la vuelca el sistema. Ordinal pagador: Teclee 00434

Ficha Contable •

Texto Libre: En caso de ENDOSO habrá que consignar el nombre de persona física o jurídica que emite la factura delante del texto que aparezca



Guarde el documento contable pulsando el icono



Imprima el documento pulsando el icono

1.2.2.- Documento contable que consta de varios justificantes del gasto. Se tienen que seleccionar las facturas que se quieran incluir en el documento. Por tanto, se debe saber qué perceptores están pendiente de documento contable. La forma de acceso desde el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO es: •

Menú “Diario” • Opción “Documento contable” • Opción “Pagos directo” • Opción ”Generación documento contable” Puede seleccionar por cualquier casilla de las que aparecen en “Selección de Facturas”: NIF y criterios optativos para concretar la selección (fecha de recepción, fecha de aprobación, aplicación...). En el ejemplo que aparece en la figura se ha seleccionado por Proveedor. Si los justificantes van con cargo a una RC (ADO 250) habrá que consignar el nº de expediente.

Fig. 1.15

Una vez realizado lo anterior, el programa le muestra los datos encontrados según los criterios de búsqueda introducidos, tal como aparece en la siguiente figura:

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Fig. 1.16

Pulse “Seleccionar Todos”. Si no desea elaborar documento contable de todos los justificantes, pulse en el botón izquierdo de cada justificante que quiera incluir, le aparecerá Una vez realizada la selección el programa muestra el total de los importes, pulse Aceptar y aparecerá la siguiente pantalla.

Fig. 1.17

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La clave de fase será 240 (ADO) pagos sobre disponible o 250 (ADO) pago sobre retenido.

Fig. 1.18

Los datos obligatorios a consignar son los siguientes: •

Ficha General. • •



Fecha de gasto. Fecha grabación. Fecha Reconocimiento obligación. Fecha grabación.

Ficha Aplicaciones El sistema volcará, desde el justificante de gasto, los datos correspondientes a las aplicaciones.



Ficha Interesado. • •

• • • •



Cesionario. Se cumplimentará sólo en caso de ENDOSO. Introduzca el CIF del endosatario Ordinal perceptor: el código de la cuenta del perceptor. También puede pulsar el botón ... y aparecerá la pantalla de búsqueda Tipo de pago: Teclee 01 (Pago directo) Forma de pago: Teclee 03 (Transferencia bancaria) Área origen del gasto: Por defecto, la vuelca el sistema. Ordinal pagador: Teclee 00434.

Ficha Contable •

Texto Libre: En caso de ENDOSO habrá que consignar el nombre de la empresa endosadora (persona física o jurídica que emite la factura) delante del texto que aparezca.

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• •

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Guardar el documento contable. Pulsar el icono Impresión del documento. Pulsar el icono

Posteriormente los documentos, acompañados de las facturas en las que se anotarán a mano la aplicación o aplicaciones a las que se imputan, se remitirán a la Sección de Intervención.

1.2.3.- Registro de justificantes con terceros embargados Si registrado un justificante de gasto, al indicar el NIF/CIF del interesado, precediendo al nombre del mismo, aparece el mensaje ºººEMBARGOººº. El justificante del gasto se registrará siguiendo los criterios generales establecidos para el Pago Directo. El Documento Contable, generado desde el justificante de gasto, tendrá las siguientes particularidades: •

Ficha Interesado • • • • •



Casilla Cesionario: No cumplimente esta casilla. Casilla Ordinal Perceptor: No cumplimente esta casilla. Tipo de Pago: 01 pago directo. Casilla Forma de pago: Borre la forma de pago que le aparece por defecto y teclee 02 (cheque persona jurídica) Ordinal Pagador: 00434

Ficha Contable •

Casilla Texto libre: Tiene que añadir delante del texto, que el sistema vuelca desde el justificante de gasto, la palabra ºººEMBARGOººº

1.3.- Rectificación de justificantes del gasto y documentos contables. 1.3.1.- Rectificación de justificantes del gasto Si detecta algún tipo de error en la grabación de los justificantes del gasto (aplicación, importe, proveedor equivocados), siempre que no tengan documento contable asociado, el procedimiento para subsanar esos errores será el que seguidamente se detalla, si por el contrario tiene documento contable asociado véase el apartado 1.3.2. •

Menú “Consultas” • Opción "Justificantes del gasto" 14

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Opción "Paramétrica con selección de campo"

Puede seleccionar por cualquier casilla de las que aparecen en la consulta. En el ejemplo que aparece en la figura se ha seleccionado por nº de justificante del gasto

Fig. 1.19

Una vez realizado lo anterior, el programa le muestra los datos encontrados según los criterios de búsqueda introducidos. Pulse dos veces seguidas sobre el justificante que desee rectificar Dentro del justificante, pulse el botón Anular de la Ficha Imputación. Una vez realizado este proceso el sistema permite cambiar cualquier dato del justificante del gasto (importe, aplicación, etc.). Realizada la modificación, deberá volver a imputar el justificante del gasto y grabarlo. Si en lugar de modificar pretende borrar el justificante pulse el botón Anular de la Ficha Imputación. Seguidamente sitúese en la Ficha general y despliegue el menú general. Seleccione Borrar

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Fig. 1.20

1.3.2.- Rectificación del documento contable La forma de acceso es mediante el módulo DOCUCONTA: •

Menú “Consultas” • Opción Consulta personalizada / Opción Por nº de documento

Puede seleccionar por cualquier casilla de las que aparecen en la consulta. Una vez realizado lo anterior, el programa le muestra los datos encontrados según los criterios de búsqueda introducidos. Pulse dos veces seguidas sobre el documento que desee rectificar. Aparece el documento seleccionado en la pantalla. •

Menú General • Opción “Desasentar el documento activo”

Fig. 1.21 16

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Si el error se introdujo en el documento, por ejemplo, Fecha de Gasto, Fecha Reconocimiento Obligación, Forma de Pago, Ordinal Pagador, etc., al desasentar el documento el sistema permite modificar estos campos. Una vez realizadas las modificaciones oportunas pulse el icono:

Si el error viene de datos introducidos desde el Justificante del Gasto, el usuario deberá borrar el documento contable, previamente desasentado: •

Menú General • Opción “Borrar documento activo”

Posteriormente el usuario consultará el Justificante del gasto y realizará el proceso indicado en el punto 1.3.1.

1.4.- Consulta de justificantes de gasto y documentos contables La aplicación ofrece varios tipos de consulta para localizar los justificantes de gasto y documentos contables Para localizar el/los justificantes de gasto se accede desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO: •

Menú Consulta • Opción “Justificantes de gasto”

Elija el tipo de consulta según los datos que conozca o de las características del/los justificante/s buscados. Una vez dentro del justificante de gasto puede acceder al documento contable asociado al mismo pulsando en la Ficha Otros Datos el botón “Consultar documento contable”. Si quiere consultar directamente el/los documentos contables tiene que desde el módulo DOCUCONTA •

acceder

Menú Consulta

Elija el tipo de consulta según los datos que conozca o de las características del/los documento/s buscados. Una vez dentro del documento puede consultar el justificante de gasto asociado al documento contable pulsando en la Ficha Enlaces el número de justificante que le aparece en la casilla “Facturas asociadas” el justificante le aparecerá solo en modo lectura, es decir no podrá realizar ninguna rectificación.

1.4.1.- Almacenamiento de consultas Mediante esta funcionalidad se pueden almacenar las consultas parametrizadas o personalizadas de expedientes, justificantes y documentos contables que se realicen de forma habitual, evitando, de este modo, la tarea de registrar continuamente los criterios de acotación, selección, ordenación, etc. El procedimiento es el siguiente:

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Establecidos los criterios de consulta se pulsa el botón “Guardar” esta acción habilita una pantalla donde se registran los datos identificativos de la consulta que se pretende almacenar: o o o

Descripción (obligatorio) Abreviatura (opcional) Usuarios: (obligatorio) Se indicarán el/os usuario/s para los que estará disponible la consulta guardada. Por defecto se encontrará disponible para el usuario que guarde la consulta.

Registrados los datos se pulsa el icono •

o bien se pulsa:

Menú General • Opción “Grabar”

Las consultas almacenadas podrán recuperarse a través de la pantalla de consulta. Pulsando el botón “recuperar” se habilita una pantalla de búsqueda donde se puede acotar por descripción, abreviatura, grupo usuario o usuarios. El resultado se muestra en una rejilla. Para recuperar la consulta, se hará un doble clic sobre la consulta a recuperar.

Los datos identificativos de la consulta guardada se pueden modificar editándolos mediante un click en la línea de la rejilla.

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2.- Gestión de Contratados 2.1.- Reserva de crédito para contratados Aquellos contratados que vayan a ser retribuidos, con cargo a Cap. VI o Cap. IV, mediante nómina requerirán una previa reserva de crédito. Recibida la propuesta de nombramiento se procederá a realizar la reserva de crédito por cada uno de ellos. La forma de acceso desde el módulo Documenta es: •

Menú “General” • Opción “Nuevo expediente”

Los campos más relevantes son: Ficha Expediente. • • • • • •

Referencia Interna. Primer apellido del contratado (en mayúsculas y sin acento) Descripción: Apellidos y nombre (en mayúsculas y sin acento) Fecha inicio y fin del expediente: Duración del contrato. NIF del proveedor: NIF del contratado Tipo expediente: Teclee 001 (Nómina de becarios) Tramitado por: Centro Gestor

Ficha Datos Presupuestarios •

Aplicación/es e importe/s

Fig. 2.1

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2.2.- Anulación de la reserva de crédito En caso de rescisión del contrato se procederá a liberar la cantidad correspondiente mediante un expediente negativo. El proceso se inicia desde el módulo Documenta: •

Menú “General” • Opción “Nuevo expediente negativo”

Los datos más relevantes son: • •

Expediente anterior. Expediente que se desea anular. Datos presupuestarios. El sistema volcará la/s aplicion/es y el disponible en cada una de ellas. Si se quiere anular completamente sólo se tendrá que guardar. Si se quiere anular parcialmente, habrá que indicar la/s aplicación/es y los importes

Fig. 2.2

Una vez guardado el expediente negativo acceda al expediente principal y en la Casilla Observaciones, de la Ficha General, detalle la fecha, el nº del expediente negativo y el motivo que la origina.

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2.3.- Ampliación de la reserva de crédito En el caso de ampliación de la reserva de crédito, procederemos a hacer un nuevo expediente, complementario del anterior. El proceso será desde el módulo Documenta: •

Menú “General” ƒ Opción “Nuevo Expediente”

Ficha Expediente • • • • •

Referencia Interna. Primer apellido del contratado (en mayúsculas y sin acento). Expediente anterior. Nº del expediente principal. Observaciones. Causa que motiva la ampliación. Tramitado por. Centro Gestor. Fecha: Fechas que comprende la ampliación

Ficha Datos Presupuestarios •

Aplicación/es e importe/s de la ampliación

Fig. 2.3

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3.- Retenciones de crédito En nuestra Universidad se pueden dar cuatro casos en los que son necesarias las retenciones de crédito : retenciones de crédito para gastar, ejercicio corriente, (2.00.100.0), retención de crédito para ejercicios posteriores (2.10.100.0), retención de crédito para transferencias (2.00.101.0), retención de crédito de no disponibilidad (2.00.102.0). El proceso a seguir es el siguiente: • • • • • •

Elaboración de los documentos de retención de crédito • Reserva de crédito • Elaboración de documento contable RC Tramitación de los pagos imputados a una RC para gastar • Registro del justificante • Elaboración de ADO (250) Anulación de RC Ampliación de Crédito Borrado de una R.C, no validada RC de ejercicios futuros

3.1.- Elaboración de los documentos de retención de crédito El procedimiento se divide en dos trámites:

3.1.1.- Reserva de Crédito Previamente a la generación del documento contable de retención de crédito se tiene que realizar una reserva de crédito. La forma de acceso desde el módulo DOCUMENTA es: •

Menú “General” • Opción “Nuevo expediente”

Fig. 3.1

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Ficha Expediente •

Casilla Descripción: Explicar las razones por las que se realiza la retención.

Ficha Datos Presupuestarios •

Aplicaciones: Registrar la/s aplicación/es y el importe a retener en la/s misma/s.

Fig. 3.2

Una vez cumplimentado lo anterior guarde el expediente, pulsando el icono

3.1.2.- Elaboración de documento contable RC Una vez guardado el expediente, en la ficha Datos Asociados pulse el botón “Captura de documentos fases exp”.

Fig. 3.3

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Le aparecerá la siguiente pantalla:

Fig. 3.4

Indicar en la Casilla “Código” la Clave de Fase del documento que se quiera generar: • • • •

2.00.100.0 (Retención de crédito para gastar ejercicio corriente) 2.00.101.0 (Retención de crédito para transferencia) 2.00.102.0 (Retención de no disponibilidad) 2.10.100.0 (Retención de crédito para ejercicios posteriores)



Ficha Aplicaciones. El sistema vuelca la aplicación y el importe del expediente.



Ficha Contables. • Casilla Texto libre. Especificar la finalidad de la retención.



Guarde la R.C. pulsando el icono



Imprima el documento pulsando el icono

Posteriormente, el documento RC se remitirá a la Sección de Intervención.

3.2.- Tramitación de los pagos imputados a una RC para gastar Una vez recibido el RC debidamente autorizado se podrán tramitar aquellos pagos para los que se realizó la previa retención. Para ello el procedimiento es:

3.2.1.- Registro de los justificantes del gasto El centro gestor recepciona los justificantes y los registra desde el módulo DOCUMENTA. La forma de acceso es: • Menú “Consultas” • Opción “Por número de expediente”. 26

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Fig. 3.5

En la Ficha "Datos Asociados", pulse el botón “Captura Justificantes del Gasto”. y registre el justificante según el procedimiento explicado en el punto 1 Tramitación de los justificantes de pago directo.

3.2.2.- Elaboración del documento contable (ADO 250) Cuando el gasto consta de un único justificante, el documento se genera desde el mismo justificante: en la Ficha “Otros Datos”, se pulsa el botón “Generación de Documento Contable.” Aparece la siguiente pantalla. Tendrá que seleccionar la fase 250 (ADO sobre retenido)

Fig. 3.6

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Siga los mismos pasos que los indicados en el punto 1.2.1. Además hay que indicarle en la Ficha Contables el nº de operación de enlace, que es el nº de documento de la RC principal completo precedido de 4 ceros. Ejemplo nº de RC 2004000051948, la operación de enlace sería 00002004000051948.

Fig. 3.7

Si el documento hace referencia a más de un justificante, la forma de acceso desde el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO es: •

Menú “Diario” • Opción ”Documento Contable” • Opción “Pago Directo” • Opción “Generación Documento Contable”

Para la generación del documento contable se procede de la misma manera explicada en el apartado 1.2.2., con la particularidad de que tendrá que seleccionar la clave de fase 250 ADO sobre retenido.

3.3.- Anulación de la Retención de Crédito Si se elaboró un documento RC y el gasto ha sido inferior al estimado en ese RC, se deberá realizar un documento RC/. Se realiza desde el módulo DOCUCONTA, •

Menú Consulta • Consulta por nº de documento (de la RC)



Una vez dentro de la RC pulse el botón General y elija Anular Documento Activo

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Ficha Aplicaciones: Indicar importe que desea anular.



Ficha Contables: •

Casilla operación de enlace: que es el nº de documento de la RC principal completo precedido de 4 ceros. Ejemplo, nº de RC 2004000051948, la operación de enlace sería 00002004000051948



Casilla Texto Libre: Indicar la razón o causa de la anulación.

El documento RC/ se imprime y remite a la Sección de Intervención. También será necesario anular el importe no gastado del expediente que se creó inicialmente para reservar crédito. La forma de acceso desde el MÓDULO DOCUMENTA es: •

Menú “General” • Opción “Nuevo expediente negativo”

Casilla Expediente anterior. Indicar el número de expediente que desea anular. •

Ficha Datos Presupuestarios. El sistema volcará la/s aplicación/s y el disponible en cada una de ellas. Si se quiere anular completamente sólo se tendrá que guardar. Si se quiere anular parcialmente, habrá que indicar la/s aplicación/es y los importes.

3.4.- Ampliación de Crédito en una RC Para la ampliación de un RC se elaborará un nuevo expediente, complementario al principal, por el importe que se desee ampliar.

que será

El nuevo expediente tiene que llevar en la Casilla “Expediente anterior” el mismo número que el expediente principal, para que estén asociados. En la Ficha Datos Presupuestarios realizar la ampliación

registrar el importe por el que se desea

Una vez cumplimentado lo anterior guarde el expediente pulsando el icono

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Fig.3.8

La RC complementaria se genera desde el expediente principal siguiendo los mismos pasos que se explicaron en los apartados anteriores, con la siguiente particularidad: •

Ficha Aplicaciones. El sistema vuelca el importe total de la RC principal más la ampliación. Modifique esta cantidad, introduzca sólo la cantidad de la ampliación

• •

Ficha Contable Casilla Operación de enlace. Tendrá que introducir el que es el nº de documento de la RC principal completo precedido de 4 ceros. Ejemplo nº de RC 2004000051948, la operación de enlace sería 00002004000051948

Fig. 3.9

Finalmente guarde pulsando el talo a la Sección de Intervención

icono

30

, imprima el documento y remí-

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Todo documento ADO (250) asociado a la RC mediante la que se hizo la ampliación deberá llevar en nº de operación enlace, el nº de documento de la RC principal (nº completo, precedido por 4 ceros)

3.5.- Borrado de una R.C. no remitida Si el expediente tiene documento contable asociado la forma de darle de baja es la siguiente: La forma de acceso es mediante el módulo DOCUCONTA: •

Menú “Consultas” • Opción Consulta personalizada de documento contable Puede seleccionar por cualquier casilla de las que aparecen en la consulta.

Una vez realizado lo anterior, el programa le muestra los datos encontrados según los criterios de búsqueda introducidos. Pulse dos veces seguidas sobre el documento que desee borrar. Aparece el documento seleccionado en la pantalla. •

Menú General • Opción “Desasentar el documento activo

Fig. 3.10

Una vez desasentado hay que proceder a borrar la RC: •

Menú “General” • Opción “Borrar documento activo”

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3.6.- Baja de Expediente Una vez realizado la baja de la RC, o si el expediente no lleva asociado documento contable, el proceso de baja del expediente se realiza desde el módulo DOCUMENTA: •

Menú “Consulta” • Opción “Consulta por nº de expte.”

Le aparece la siguiente pantalla:

Fig. 3.11

Introduzca el nº de expediente, le aparecerá la siguiente pantalla:

Fig. 3.12

Pulse: •

Menú General • Opción Anular Reserva de Crédito

Una vez hecho lo anterior proceda a borrar el expediente, pulse: •

Menú General • Borrar 32

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3.7.- Retenciones de créditos plurianualidades Las retenciones de crédito que hayan de extenderse a ejercicios posteriores a aquel en que se inicie, afectan, al menos, a dos ejercicios: el corriente y el futuro. Por tanto, habrán de efectuar dos retenciones. Para la retención de corriente (clave de fase 2.00.100.0) se seguirá el procedimiento indicado en el apto. 3.1; para la retención de posteriores, se generará, desde el mismo expediente de reserva de crédito creado para generar la retención de corriente, un documento con clave de fase 2.10.100.0. La forma de generarlo es: En la Ficha “Datos Asociados” del expediente, pulse el botón “Captura de Doc. Fases Exp” y, mediante la opción de búsqueda , seleccione el documento “Retención de Crédito para ejercicios posteriores”.

El documento se cumplimenta como sigue: •

Ficha General: •

Nº de Anualidades. Indique el nº de anualidades

Fig. 3.13



Ficha Aplicaciones: •

Aplicaciones Presupuestarias. Indique la aplicación y el importe total de las anualidades futuras.

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Ficha Anualidades: •

Desglose la anualidad y el importe correspondiente a cada una de ellas

Fig. 3.14



Guarde la R.C. pulsando el icono



Remítalo a Intervención

3.8.- Incorporación de gastos plurianuales Por una parte, la aplicación creará un expediente complementario del expediente del ejercicio anterior (al cual siempre estarán asociados todos los justificantes y documentos contables, sean del ejercicio que sean) y generará una RC de corriente para la anualidad del nuevo ejercicio y, en su caso (si la plurianual del ejercicio anterior contemplara más de una anualidad), creará también la RC de posteriores (en el texto libre de los documentos pondrá “incorporación”). Si no existe crédito suficiente, tanto la reserva como la retención quedarán sin asentar a la espera de que exista crédito suficiente. Corresponderá a cada una de las unidades gestoras (centros, departamentos, servicios...) la modificación del texto libre, la impresión, la firma del documento y la remisión del mismo al Servicio de Intervención. Por otra, si existe incorporación de saldo de una RC del ejercicio cerrado, el usuario creará un expediente complementario del expediente del ejercicio anterior por el crédito incorporado y una RC complementaria. Por tanto, siempre se mantendrá un único expediente (el primero que se generó) desde el cual se generarán todos los documentos RC, justificantes y documentos 250 que estén relacionados con el gasto plurianual para el que se generó en su día la primera retención de crédito.

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4.- Cargos Internos Los distintos centros de gasto pueden interactuar económicamente prestándose servicios unos a otros o realizando entregas de bienes entre ellos. Esta actividad económica interna de la Universidad no afecta de manera global al presupuesto de ingreso o de gasto, pero debe tener su reflejo en los distintos centros de gasto, incrementando el crédito del centro que presta el servicio o entrega el bien, en el importe de la prestación o entrega, y minorando el del centro que recibe la prestación o el bien, en el mismo importe. Lógicamente, estas operaciones en ningún caso deben representar una corriente monetaria entre los centros. A continuación se explica la tramitación del justificante de cargo interno que será realizada por el centro que reciba el bien o servicio

4.1.- Tramitación de los justificantes de cargo interno Una vez recibido el ejemplar del cargo interno, se procederá a la tramitación del pago. El procedimiento es el siguiente: Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO •

Menú Diario • Opción Justificante de gasto



Ficha General • Apartado Carácter Justificante del Gasto: Marcar la opción Cargo Interno. •

Casilla Cargo Interno. Indicar el nº de justificante del cargo interno. Se volcarán los siguientes campos - Ficha General: Fecha emisión y NIF/CIF - Ficha Económico: Importe - Ficha Imputación: Activa “Imputar justificante” y vuelca las retenciones



Casilla Descripción. Especificación del material o servicio que origina el gasto

Fig. 4.1

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Ficha Agrupaciones

Las agrupaciones de gasto se usan para agrupar el gasto, en grupos creados libremente por el usuario, ofreciendo la posibilidad de asignar un importe límite de gasto (informativo, no restrictivo) a las mismas. Gracias a esta opción se puede establecer un control interno sobre la ejecución del presupuesto para cada una de las agrupaciones creadas. Por ejemplo un Departamento podrá crear agrupaciones para cada una de sus áreas de conocimiento distribuyendo el presupuesto del Departamento para, posteriormente asignar los gastos a las agrupaciones según el área que haya ocasionado el gasto. Una vez creada la agrupación, todo justificante, cualquiera que sea su tipo de pago, podrá asignarse a una o varias agrupaciones. Esta ficha no es de obligado cumplimiento, si desea hacer uso de las agrupaciones siga las instrucciones del Apartado 7 del presente manual •

Ficha Imputación

Registrar la /s aplicación/es a la/s que se le/s imputa/n el gasto •

Guardar el Justificante de gasto

1. Elaboración del documento ADO Se procede de la misma manera que un ADO de pago directo normal (240 o 250), con la siguiente particularidad: •

Ficha Interesado • •

Casilla Tipo de Pago. Teclee 01 (Pago Directo) Casilla Forma de Pago. Teclee 06 (Formalización)

• Guardar el ADO y remitirlo a la Sección de Intervención junto con el original del cargo interno.

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5.- Gestión de anticipos de caja fija Las tareas de los centros y departamentos son las siguientes: • • • • • • • • • • •

Consulta de ACF. Remesa Interna del banco a la caja de efectivo. Registro de los justificantes de Acuerdo de Caja Fija (ACF). Pago de justificantes del gasto. Rectificación de justificantes del gasto. Tramitación de Adelantos de Caja Fija. Pagos de Retenciones (IRPF). Anulación y borrado de operaciones Rendición de la Cuenta Justificativa. Documento contable de Reposición de fondos (ADO). Anulación de cuenta justificativa de ACF, no aprobada

5.1.- Consulta de acuerdo de caja fija (ACF) Para consultar el ACF siga los siguientes pasos desde el JUSTIFICANTES DEL GASTO •

módulo

Menú “Consultas” • Opción “Anticipos de Caja Fija” • Opción “Situación Actual del Acuerdo” / “Saldo del Acuerdo de ACF”

Indicar en “Acuerdo de ACF” los cuatro últimos dígitos de la orgánica, ó bien pulsar el botón de búsqueda para localizarlo

Fig.5.1.

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5.2.- Consulta de saldos e informes de cuentas de las cajas pagadoras El saldo de las cuentas habilitadas y de la caja de efectivo pueden consultarse, desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO: •

Menú "Tesorería" • Opción "Gestión de Cuentas.

Fig. 5.2

Los movimientos de la caja de efectivo o de una cuenta pueden ser consultados mediante: •

Menú informes • Opción “Listados oficiales” • Opción “Registro de caja” (si se trata de la caja de efectivo) • Opción “Libro de entidades de crédito” (si se trata de una cuenta)

5.3.- Traspaso de fondos (remesa interna RI). Consiste en el traspaso de fondos desde la cuenta del banco a la caja de efectivo. La forma de acceso desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO es: •

Menú Diario • Opción “Operaciones” • Opción “Nueva Operación”

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Figura.5.3

Los datos a cumplimentar son: • Casilla Tipo: ACF • Casilla fecha operación. Fecha operación. • Casilla Clase de operación. Introduzca RI (Remesa interna). • Casilla Importe: Importe de la remesa. • Casilla cuenta origen. Cuenta de donde quiere sacar los fondos. • Casilla cuenta destino. Cuenta donde quiere llevar los fondos.

5.4.- Registro de los justificantes de acuerdo de caja fija (ACF) El centro gestor recepciona los justificantes y se registran en el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO. La forma de acceso es: •

Menú “Diario” • Opción “Justificantes de Gasto”

Se procede de la misma manera que en la gestión del PAGO DIRECTO con la siguientes particularidades: • Ficha Administrativo • Casilla Tipo de pago: ACF. • Casilla Acuerdo de ACF: Asegúrese de que el ejercicio del ACF coincide con el ejercicio al que se está imputando el justificante • Casilla Fecha de entrada en registro. La fecha de grabación. Por defecto, la vuelca el sistema. • Casilla Fecha de aprobación. La fecha de grabación. Por defecto, la vuelca el sistema.

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Fig.5.4



Ficha Pago Existen tres opciones para registrar el pago del justificante. 1º Pagado con adelanto de cajero: Se utiliza si, previamente se ha registrado un adelanto de cajero para hacer frente al pago del suministro o servicio de la factura que se está registrando (Sobre adelanto de cajero ver aptdo. 5.7.) 2º Pago del justificante: Si ya se ha efectuado el pago de la factura. (siempre que el pago no se haya efectuado por adelanto de cajero). • Seleccionar “Pago del justificante” • Casilla Fecha de pago: fecha en que se realizó el pago del justificante • Casilla Cuenta: caja efectivo o banco • Casilla Cheque/Transferencia: nº de cheque o transferencia, en su caso.

3º No pagar en este momento: Se utiliza si se va a pagar mediante relación de transferencia según el procedimiento explicado en el aptdo. 5.5

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Fig. 5.5

5.4.1.- Grabación de tickets Los justificantes de gasto que se tramiten mediante ACF que no tengan factura asociada (TICKET) y cuyo importe sea inferior a lo que determine las normas de gestión del gasto, se graban con las siguientes particularidades •

Ficha General • Descripción: Defina el objeto del gasto, anteponiendo la palabra “Ticket” • Deshabilitar la opción “Asociado a Factura” • NIF del tercero. Introduzca el NIF/CIF del proveedor. En el caso de que no tenga datos fiscales introduzca el CIF ficticio: 11111111H



Ficha Administrativo • No cumplimente ninguna casilla relativa a los modelos fiscales

5.5.- Pago de justificantes mediante Relación de Transferencia Este procedimiento se seguirá, exclusivamente, cuando se tenga como objetivo efectuar el pago al tercero a través de transferencia a cargo de la cuenta bancaria del centro. Los pasos a seguir serán: 1)Asignación de los datos de pago 2)Generación de documento de pago 3)Generación de fichero (Sólo si la entidad bancaria lo exige) 4)Pago de los justificantes

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5.5.1.- Asignación de los datos de pago Se deben asignar los datos del pago en aquellos justificantes del gasto que previamente se han registrado y que se encuentran imputados. La forma de acceso es la siguiente. Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO •

Menú “Diario” • Opción “Documento de Pago” • Opción “Asignar datos de pago”

Fig.5.6

Aparece una pantalla en la que se seleccionan los criterios de búsqueda. • •

Casilla Estado: Seleccione “Imputado”. Casilla Tipo de Pago: Seleccione “ACF”

Fig.5.7

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Una vez seleccionados se pulsa el botón Seleccionar datos de pago. Los datos a cumplimentar son: • • •

Casilla Fecha de asignación de datos de pago. Por defecto se vuelca la del sistema. Casilla Cuenta del cajero. Cuenta del centro. Casilla Forma de pago. Transferencia.

Fig.5.8

5.5.2.- Generación de documentos de pago Deben seleccionarse obligatoriamente el tipo de pago (ACF) y forma de pago (Transferencia) y opcionalmente los restantes criterios de búsqueda que convengan. La forma de acceso es mediante el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO •

Menú “Diario” • Opción “Documentos de pago” • Opción “Generar documentos de pago”

A continuación se marcan aquellos que interesen y se introducen los datos de la relación de transferencias: • •

Fecha de creación Texto libre.

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Fig.5.9

Aquellas facturas que sean del mismo proveedor y que además se paguen a la misma cuenta bancaria aparecerán sumadas. Si desea que los pagos aparezcan individualizados, desactive la casilla “Agrupación por Proveedor” Una vez introducidos estos datos se imprime la relación de transferencias.

5.5.3.- Generación del fichero de transferencia (Si lo exige la entidad bancaria). Se trata de generar un fichero con la relación de transferencias correspondientes para enviarlo posteriormente al banco y proceder al pago de los justificantes. Habrá que indicar la caja y la cuenta del cajero La forma de acceso es desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO : •

Menú “Diario” • Opción “Documentos de Pago” • Opción “Generar fichero de transferencia”

Fig.5.10

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Aquellas facturas que sean del mismo proveedor y que además se paguen a la misma cuenta bancaria aparecerán sumadas. Si desea que los pagos aparezcan en la relación individualmente, desactive la casilla “Agrupada”.

Fig.5.11

Registrar lo siguientes datos: • • • •

Casilla Fecha de generación. Casilla Fecha de ejecución solicitada Casilla Domicilio del ordenante. Marcar las relaciones de transferencias que se deseen incluir en el fichero.

5.5.4.- Pago de justificantes La forma de acceso, desde el módulo de JUSTIFICANTE DEL GASTO, es : •

Menú “Diario” • Opción “Documentos de pago” • Opción “Pagar justificantes/Adelantos”

Fig.5.12

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Las casillas obligatorias a cumplimentar son: • • • •

Casilla Caja. ACF del centro Casilla Tipo de pago. ACF. Casilla Forma de pago. Transferencia Casilla Cuenta Cajero. Cuenta del ACF del Centro

Aparecerá la siguiente pantalla e introduzca en ella la "Fecha de Pago"

Fig.5.13

5.6.- Rectificación de justificantes del gasto Si el usuario detecta algún tipo de error en la grabación de los justificantes del gasto (aplicación, importe, proveedor), siempre que no esté en una cuenta justificativa, procederá de la siguiente manera: •

Consultar el justificante en cuestión. • Menú “Consultas” • Opción “Justificantes del Gasto” • Opción “Selección Parametrizada”

Se dan dos casos: a) Cuando el error se produce en la Aplicación Presupuestaria Pulse el botón "Anular" en Ficha Imputación y proceda a rectificar. b) Cuando el error se produce en el importe, nº factura o el tercero. Se dan dos casos:

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1. Justificantes incluidos en la relación de transferencia. • •

En la Ficha Pago de todos los justificantes, anular el pago. Anular la relación de transferencia. La forma de acceso es desde el módulo JUSTIFICANTE DE GASTO •



Opción Diario • Opción Documentos de Pago • Opción Anular Relación de Transferencias Borrar la asignación de datos de pago. La forma de acceso es desde el módulo JUSTIFICANTE DE GASTO •



Opción Diario • Opción Documentos de Pago • Opción Borrar Datos del Pago Anular la imputación del justificante que desea modificaciones.

modificar y haga las

Realizada la modificación, el usuario deberá volver a seguir los pasos del aptdo 5.5.1, para que todos los justificantes incluidos en la relación de transferencia anulada vuelvan a quedar incluidos en una nueva relación y debidamente pagados. 2. Justificantes pagados pero no incluidos en una relación de transferencia: • • •

Anular el pago, en la Ficha Pago. Anular la imputación. Modificar.

Realizada la modificación, el usuario deberá volver a pagarlo y guardarlo.

5.7.- Tramitación de adelantos de cajero de ACF Consiste en el adelanto de fondos a favor de un tercero para que éste pueda realizar pagos cuya cuantía exacta se desconocen en el momento del adelanto. La forma de acceso es a través del módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO: •

Menú “Diario” • Opción “Adelanto de Cajero”

Fig.5.14

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5.7.1.- Pago del Adelanto en Efectivo •

Ficha Datos Generales • • • •



Casilla Descripción. Texto libre. Casilla Tercero o interesado. Persona a quien se le hace la entrega del adelanto. Pulse el botón ... y aparecerá la pantalla de búsqueda Si no está registrado solicite su alta a la Unidad Sorolla Casilla Tipo de pago. ACF . Casilla Acuerdo de Caja Fija.. Código del ACF.

Ficha Datos Económicos • Casilla Importe. La cantidad que se adelanta. • Casilla Cuenta. Cuenta desde la que salen los fondos. • Casilla Pago/Cobro . "Pago" • Casilla Fecha

Fig.5.15

5.7.2.- Pago del Adelanto por Transferencia Se procede igual que en el caso anterior con la particularidad que en la Ficha Datos Económicos sólo se cumplimentará la Casilla “Importe” . Además hay que desactivar la Casilla “Pagar ahora la entrada del adelanto “

Proceda de la misma manera que en el apartado 5.5( Pago de los Justificantes del Gasto mediante relación de transferencia). Con la salvedad de que en la pantalla que aparece en la fig. 5.6 y 5.12 debe pulsar el botón “Incluir Adelanto de Cajero”. Aparecerá la siguiente pantalla: 49

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Fig.5.16

Pulse el botón “Aceptar”. Continúe el proceso detallado en los puntos 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3 y 5.5.4

5.7.3.- Regularización del Adelanto Cuando el receptor del adelanto lo justifique se registrará la factura siguiendo el procedimiento explicado en el aptdo. 5.4., teniendo en cuenta que en la Ficha Pago, debe marcarse “Pagado con adelanto de cajero”

Fig.5.17

Después se procede a Regularizar el importe total del adelanto, devolviendo el dinero sobrante al cajero en efectivo (cobro) o bien entregando el cajero al interesado la cantidad que le falte (pago), si el importe del justificante hubiera sido mayor que el importe anticipado. Para regularizar el adelanto, la forma de acceso es, desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO:

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Menú “Consultas” • Opción “Adelantos de Cajero”

En el caso expuesto se ha producido un sobrante.

Fig.5.18



Ficha Datos Económicos • • • •

Casilla Importe. Diferencia entre la cantidad efectivamente justificada y la cantidad adelantada. Casilla Cuenta . Cuenta de la que salen o entran los fondos adelantados. Casilla Pago o Cobro. Si reintegra el sobrante, cobro o si se abona la diferencia entre el importe adelantado y el importe justificado, pago. Casilla Fecha .

Una vez guardado, la situación del Adelanto quedaría como se detalla a continuación:

Fig.5.19

Si el adelanto de cajero se regulariza mediante un pago por transferencia, el procedimiento se realizaría de igual forma, es decir, mediante Documentos de Pago, comentado en el punto 5.5.

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5.8.- Pago de Retenciones (PD) En la gestión de Caja Fija pueden registrarse pagos sujetos a retención. Para trasladar las retenciones de las cajas pagadoras a la Tesorería Central, que efectuará la liquidación a Hacienda, se realiza un pago de retenciones (PD), que una vez registrado se imprimirá y remitirá junto con la cuenta justificativa. La forma de acceso en el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO es: •

Menú “Diario” • Opción “Operaciones” • Opción “Nueva operación”

Fig.5.20

• • • • • • •

Casilla Descripción. Nombre de la persona física objeto de la retención Casilla Clase de operación. Introduzca “PD”. (Pago de retenciones) Casilla Caja que realiza el pago. La caja que realiza el pago. Casilla Tipo: Introduzca ACF Casilla Cuenta. Cuenta desde la que ese hace el pago. Casilla importe. Importe de las retenciones. Casilla Retenciones Buscar el código correspondiente al tipo de retención (320327 para no residentes o el 320001 para residentes) 52

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5.9.- Anulacion y borrado de operaciones (RI y PD). Si el usuario detecta algún tipo de error en las operaciones citadas, tendrá que anularlas y borrarlas, para realizar la correcta, ya que el sistema no permite la modificación de las mismas. Para la eliminación de estas operaciones habrá que proceder, siempre desde el módulo JUSTIFICANTE, de la siguiente manera:

5.9.1.- Anulación de operaciones •

Menú “Diario” • Opción “Operaciones” • Opción “Anular Operación”.

La aplicación mostrará la siguiente pantalla de búsqueda:

Fig. 5.21

En la casilla “Clase de Operación” seleccione el tipo de operación que desea anular. La búsqueda puede ser restringida usando los criterios que muestra la pantalla, si no los utiliza, el sistema le mostrará todas las operaciones del tipo elegido realizadas por el usuario. Pulse dos veces sobre la que desee anular. El sistema le mostrará la operación elegida.

Despliegue, en el menú “Diario” y pulse la opción Operaciones”

53

“Confirmar Anulación de

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Fig. 5.22

5.9.2.- Borrado de operaciones •

Menú “Diario” • Opción “Operaciones” • Opción “Borrar Operación”.

La aplicación mostrará una pantalla igual a la de la Fig. 5.21. Para seleccionar las operaciones siga las instrucciones del aptdo. anterior (anulación de operaciones) El sistema mostrará todas las operaciones anuladas, del tipo elegido, pulse dos veces sobre la que desee borrar. Aparecerá una pantalla similar a la de la Fig. 5.22. Despliegue el menú “Diario” y pulse la opción “Borrar”

5.10.- Rendición de la Cuenta Justificativa A medida que se vayan tramitando diferentes pagos y según aconsejen las necesidades de Tesorería, se procederá a emitir las correspondientes cuentas justificativas. La forma de acceso, desde el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO, es: •

Menú “Diario” • Opción “Cuenta Justificativa” • Opción “Anticipo de Caja Fija “ • Opción “Justificación”

Pulse el botón “Buscar” le aparecerán los justificantes según los criterios de búsqueda introducidos.

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Fig.5.23

Marque, pulsando el botón izquierdo, aquellos justificantes que quiera incluir en la cuenta justificativa. Si desea incluirlos todos, pulse “Seleccionar Todos”

Aparece la siguiente pantalla:

Fig.5.24

Pulse el botón “Aceptar”. La pantalla que aparece le permite obtener los informes necesarios para rendir la cuenta justificativa y le ofrece la posibilidad de generar el documento de reposición de fondos: •

Carátula oficial en la que se menciona expresamente que es una rendición de cuentas de caja fija.



Relaciones de justificantes del gasto de los que se compone la citada cuenta justificativa, separada por conceptos presupuestarios. Retenciones: En caso de cuenta justificativa que incluya retenciones de IRPF se imprimirá el informe correspondiente y se adjuntará a la cuenta justificativa.



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Documento contable ADO de reposición de fondos.

Fig.5.25

En el caso de que necesite un duplicado de los informes de la cuenta justificativa, realice los siguientes pasos desde el Módulo JUSTIFICANTE: •

Menú “Informes” • Opción “Listados Oficiales” • Opción “Cuenta Justificativa de ACF”

La aplicación mostrará la siguiente pantalla:

Fig. 5.26

Indicar en “Acuerdo de ACF” los cuatro últimos dígitos de la orgánica, o bien pulsar el botón de búsqueda para localizarlo. A continuación elija el nº de cuenta justificativa que desee imprimir.

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5.11.- Realización del Documento contable de reposición de fondos (ADO) El documento de reposición de fondos se puede registrar directamente desde la cuenta justificativa. El sistema cuando abre el documento contable ADO vuelca los datos de la cuenta justificativa:

Fig.5.27

Tendrá que cumplimentar los siguientes datos: •

Ficha General • •



Casilla Fecha Gasto. Casilla Fecha Rec. Obliga.

Ficha Interesado • • • • • •

Casilla Interesado. Introduzca el NIF de la Universidad de Sevilla. Casilla Ordinal Perceptor. Introduzca el código de su cuenta bancaria . Si no lo recuerda realice una consulta siguiendo lo indicado en el aptdo. 5.2. En la columna cuenta aparece el código de su cuenta bancaria. Casilla Tipo de Pago. Introduzca el código 21 Casilla Forma de Pago. 03 (Transferencia). Casilla Area del Origen del gasto. Por defecto, la vuelca el sistema. Casilla Ordinal Pagador. 00434

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Fig.5.28

Posteriormente guarde e imprima el documento de reposición de fondos

5.12.- Anulación de cuenta justificativa no aprobada. Si la cuenta está asociada a un documento contable de reposición de fondos siga los pasos que a continuación se explica en el punto 5.12.1 y en el punto 5.12.2. Si por el contrario la cuenta no está asociada a ningún documento contable pase directamente al punto 5.12.2

5.12.1.- Anulación del documento contable Para poder anular la cuenta justificativa, previamente habrá que borrar el documento contable de reposición de fondos. Localice el documento. •

Módulo DOCUCONTA • Opción Consultas • Opción Consulta por número de documento Pulse “Aceptar”. Desasiente y borre el documento.

5.12.2.- Anulación de la cuenta justificativa La forma de acceso es desde el módulo JUSTIFICANTE •

Opción Diario • Opción Cuenta Justificativa • Opción Anticipos de Caja Fija • Opción Anulación Cuenta Justificativa

Indique su Acuerdo de Caja Fija y el nº de la cuenta justificativa, pulse “Aceptar”, el programa le mostrará la cuenta, si desea anularla pulse “Aceptar” Para la rectificación de los justificantes proceda como se le indica en el apartado 5.6

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6.-Tramitación de pagos a justificar La gestión de los centros y departamentos es la siguiente: • • • • • • • • • • •

Elaboración de los documentos PJ. • Realización del expediente. • Elaboración del Documento contable (ADO). Remesa interna del banco a la caja de efectivo Registro de los justificantes de Pago a Justificar(PJ). Pago del justificante del gasto. Rectificación de los justificantes del gasto. Tramitación de Adelantos de PJ. Pago de las Retenciones. Devolución del sobrante Anulación y borrado de operaciones Rendición de la Cuenta Justificativa. Anulación de Cuenta Justificativa, no aprobada

6.1.- Elaboración de los documentos P.J. 6.1.1.- Realización del expediente Desde el expediente de reserva de crédito se podrá elaborar el documento ADO (240). La forma de acceso, desde el MÓDULO DOCUMENTA, es: •

Menú “General” • Opción “Nuevo Expediente”

• • • •

Ficha Expediente: Casilla Referencia interna: “PJ” seguido de la orgánica del centro Casilla Descripción. Texto libre. Tipo de pago: Active la opción Pago a justificar

Fig. 6.1

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Ficha Datos presupuestarios:



Aplicación: Registrar la aplicación sobre la que se realiza la reserva de crédito y el importe de la misma.

Una vez cumplimentado lo anterior guarde el expediente pulsando el icono

6.1.2.- Elaboración del documento contable (ADO) Una vez guardado el expediente, se habilita la ficha Datos Asociados desde donde se puede generar el documento contable pulsando “Captura de Doc. Fases Exp”. Le aparecerá la siguiente pantalla:

Fig. 6.2

Indicar en la Casilla “Código” la clave de Fase 240. Elegida la clave de fase, le aparece la siguiente pantalla:

Fig. 6.3

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Se cumplimentarán: •

Ficha General: • •



Ficha Interesado. • • • • • •



Casilla Fecha Gasto. La fecha de grabación. Casilla Fecha reconocimiento obligación. La fecha de grabación.

Casilla Interesado: Introduzca el NIF de la Universidad. Casilla Ordinal perceptor. Introduzca el código de su cuenta bancaria . Si no lo recuerda realice una consulta siguiendo lo indicado en el Aptdo. 6.2. En la columna cuenta aparece el código de su cuenta bancaria. Casilla Tipo de pago: Teclee 05.(Titular c/c pagos justif.) Casilla Forma de pago: Teclee 03.(Transferencia bancaria). En el caso de PJ con cargo al capítulo VI, teclee 02 ( cheque a persona jurídica). Casilla Area origen gasto: Por defecto, la vuelca el sistema. Casilla Ordinal pagador: Teclee 00434.

Ficha Contables: •

Casilla Texto libre: Especifique PJ (centro/servicio) y concepto. En el caso de PJ con cargo al capítulo VI (forma de pago cheque) consigne el nombre del responsable.



Guardar el documento contable pulsando el icono



Imprimir el documento pulsando el icono

6.2.- Consulta e informe de cuentas habilitadas Para consultar el PJ siga los siguientes pasos desde el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO •

Menú “Tesorería” • Opción “Gestión de Cuentas”:

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Fig. 6.4

Los movimientos de la caja de efectivo o de una cuenta pueden ser consultados mediante: •

Menú informes • Opción “Listados oficiales” • Opción “Registro de caja” (si se trata de la caja de efectivo) • Opción “Libro de entidades de crédito” (si se trata de una cuenta)

6.3.- Operación de remesa interna, traspaso de dinero de la cuenta bancaria a una caja de efectivo. Consiste en el traspaso efectivo.

de fondos desde la cuenta del banco a la caja de

La forma de acceso desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO es: •

Menú Diario • Opción “Operaciones” • Opción “Nueva Operación”

Fig. 6.5

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Los datos a cumplimentar son: • Casilla Tipo: PJ. • Casilla fecha operación : Fecha operación. • Casilla Clase de operación: Introduzca RI (Remesa Interna). • Casilla importe: Importe de la remesa. • Casilla cuenta origen: Cuenta de donde quiere sacar los fondos. • Casilla cuenta destino: Cuenta donde quiere llevar los fondos.

6.4.- Registro de los justificantes del gasto El centro gestor recepciona los justificantes y los registra desde el módulo DOCUMENTA. La forma de acceso es: •

Menú “Consultas” • Opción “Por número de expedientes”.

Fig. 6.6

Dentro del expediente seleccione la Ficha Datos Asociados pulse el botón “Captura Justificantes del Gasto”.

Registre el justificante según el procedimiento explicado en el punto 1 (Tramitación de los justificantes de pago directo). Con la particularidad siguiente: •

Ficha Administrativo Casilla Tipo de Pago. Seleccione Pago a Justificar Casilla Libramiento asociado. Pulse el botón de búsqueda, y elija el libramiento cuyo nº coincida con el del ADO de PJ (nº completo, precedido por cuatro ceros). 64

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Fig. 6.7



Ficha Imputación •



El sistema vuelca el importe del PJ, consigne el importe del justificante.

Ficha Pago Existen tres opciones para registrar el pago del justificante. 1º Pagado con adelanto de cajero: Se utiliza si, previamente se ha registrado un adelanto de cajero para hacer frente al pago del suministro o servicio de la factura que se está registrando (Sobre adelanto de cajero ver aptdo. 6.7) 2º Pago del justificante: Si ya se ha efectuado el pago de la factura. (siempre que el pago no se haya efectuado por adelanto de cajero). • Seleccionar “Pago del justificante” • Casilla Fecha de pago: fecha en que se realizó el pago del justificante • Casilla Cuenta: caja efectivo o banco • Casilla Cheque/Transferencia: nº de cheque o transferencia, en su caso.

3º No pagar en este momento: Se utiliza si se va a pagar mediante relación de transferencia según el procedimiento explicado en el aptdo. 6.5

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6.4.1.- Grabación de tickets Los justificantes de gasto que se tramiten mediante PJ que no tengan factura asociada (TICKET) y cuyo importe sea inferior a lo que determine las normas de gestión del gasto, se graban con las siguientes particularidades •

Ficha General • Descripción: Defina el objeto del gasto, anteponiendo la palabra “Ticket” • Deshabilitar la opción “Asociado a Factura” • NIF del tercero. Introduzca el NIF/CIF del proveedor. En el caso de que no tenga datos fiscales introduzca el CIF ficticio: 11111111H



Ficha Administrativo • No cumplimente ninguna casilla relativa a los modelos fiscales

6.5.- Pago de justificante mediante relación de transferencia Este procedimiento se seguirá, exclusivamente, cuando se tenga como objetivo efectuar el pago al tercero a través de transferencia a cargo de la cuenta bancaria del centro. Los pasos a seguir serán: 1)Asignación de los datos de pago 2)Generación de documento de pago 3)Generación de fichero (sólo si lo exige la entidad bancaria) 4)Pago de los justificantes

6.5.1.- Asignación de los datos de pago Se deben asignar los datos del pago en aquellos justificantes del gasto que previamente se han registrado y que se encuentran imputados. La forma de acceso es la siguiente.

Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO •

Menú “Diario” • Opción “Documento de Pago” • Opción “Asignar datos de pago”

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Fig.6.8

Aparece una pantalla en la que se seleccionan los criterios de búsqueda. • •

Casilla Estado: Seleccione “Imputado”. Casilla Tipo de Pago: Seleccione “PJ”

Fig.6.9

Una vez seleccionados se pulsa el botón Seleccionar datos de pago. Los datos a cumplimentar son: • • •

Casilla Fecha de asignación de datos de pago. Por defecto se vuelca la del sistema. Casilla Cuenta del cajero. Cuenta del centro. Casilla Forma de pago. Transferencia.

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Fig.6.10

6.5.2.- Generación de documentos de pago Deben seleccionarse obligatoriamente el tipo de pago (PJ) y forma de pago (Transferencia) y opcionalmente los restantes criterios de búsqueda que convengan. La forma de acceso es mediante el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO •

Menú “Diario” • Opción “Documentos de pago” • Opción “Generar documentos de pago”

A continuación se marcan aquellos que interesen y se introducen los datos de la relación de transferencias: • •

Fecha de creación Texto libre.

Fig.6.11

Aquellas facturas que sean del mismo proveedor y que además se paguen a la misma cuenta bancaria aparecerán sumadas. Si desea que los pagos aparezcan individualizados, desactive la casilla “Agrupación por Proveedor” Una vez introducidos estos datos se imprime la relación de transferencias. 68

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6.5.3.- Generación del fichero de transferencia (Si lo exige la entidad bancaria). Se trata de generar un fichero con la relación de transferencias correspondientes para enviarlo posteriormente al banco y proceder al pago de los justificantes. Habrá que indicar la caja y la cuenta del cajero La forma de acceso es desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO : •

Menú “Diario” • Opción “Documentos de Pago” • Opción “Generar fichero de transferencia”

Fig.6.12

Aquellas facturas que sean del mismo proveedor y que además se paguen a la misma cuenta bancaria aparecerán sumadas. Si desea que los pagos aparezcan en la relación individualmente, desactive la casilla “Agrupada”.

Fig.6.13

Registrar lo siguientes datos: • •

Casilla Fecha de generación. Casilla Fecha de ejecución solicitada 69

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• •

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Casilla Domicilio del ordenante. Marcar las relaciones de transferencias que se deseen incluir en el fichero.

6.5.4.- Pago de justificantes La forma de acceso, desde el módulo de JUSTIFICANTE DEL GASTO, es : •

Menú “Diario” • Opción “Documentos de pago” • Opción “Pagar justificantes/Adelantos”

Fig.6.14

Las casillas obligatorias a cumplimentar son: • • • •

Casilla Caja. Acuerdo del centro Casilla Tipo de pago. PJ Casilla Forma de pago. Transferencia Casilla Cuenta Cajero. Cuenta del Centro

Aparecerá la siguiente pantalla e introduzca en ella la "Fecha de Pago"

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Fig.6.15

6.6.- Rectificación de justificantes del gasto Si el usuario detecta algún tipo de error en la grabación de los justificantes del gasto (aplicación, importe, proveedor), siempre que no esté en una cuenta justificativa, procederá de la siguiente manera: •

Consultar el justificante en cuestión. • Menú “Consultas” • Opción “Justificantes del Gasto” • Opción “Selección Parametrizada”

Se dan dos casos: c) Cuando el error se produce en la Aplicación Presupuestaria Pulse el botón "Anular" en Ficha Imputación y proceda a rectificar. d) Cuando el error se produce en el importe, nº factura o el tercero. Se dan dos casos: 1. Justificantes incluidos en la relación de transferencia. • •

En la Ficha Pago de todos los justificantes, anular el pago. Anular la relación de transferencia. La forma de acceso es desde el módulo JUSTIFICANTE DE GASTO •



Opción Diario • Opción Documentos de Pago • Opción Anular Relación de Transferencias Borrar la asignación de datos de pago. La forma de acceso es desde el módulo JUSTIFICANTE DE GASTO •

Opción Diario • Opción Documentos de Pago • Opción Borrar Datos del Pago

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Anular la imputación del justificante que desea modificaciones.

modificar y haga las

Realizada la modificación, el usuario deberá volver a seguir los pasos del aptdo 6.5.1, para que todos los justificantes incluidos en la relación de transferencia anulada vuelvan a quedar incluidos en una nueva relación y debidamente pagados. 2. Justificantes pagados pero no incluidos en una relación de transferencia: • • •

Anular el pago, en la Ficha Pago. Anular la imputación. Modificar.

Realizada la modificación, el usuario deberá volver a pagarlo y guardarlo.

6.7.- Tramitación de adelantos de cajero de PJ Consiste en el adelanto de fondos a favor de un tercero para que este pueda realizar pagos cuya cuantía exacta se desconoce en el momento del adelanto. Estos adelantos pueden ser en efectivo (metálico o cheque) y por transferencia. La forma de acceso es a través del módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO: •

Menú “Diario” • Opción “Adelanto de Cajero”

Fig. 6.16

6.7.1.- Pago del Adelanto en Efectivo •

Ficha Datos Generales •

Casilla Descripción. Texto libre.

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• • • •

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Casilla Tercero o interesado. Persona a quien se le hace la entrega del adelanto. Pulse el botón ... y aparecerá la pantalla de búsqueda Si no está registrado solicite su alta a la Unidad Sorolla. Casilla Tipo de pago. PJ Casilla Libramiento. Pulse el botón de búsqueda, y elija el libramiento cuyo nº coincida con el del ADO de PJ (nº completo, precedido por cuatro ceros)

Ficha Datos Económicos • • • •

Casilla Importe. La cantidad que se adelanta. Casilla Cuenta. Cuenta desde la que sale los fondos. Casilla Pago/Cobro . "Pago" Casilla Fecha

Fig. 6.17

6.7.2.- Pago del Adelanto por Transferencia Se procede igual que en el caso anterior con la particularidad que en la Ficha Datos Económicos sólo se cumplimentará la Casilla “Importe”. Además hay que desactivar la Casilla “Pagar ahora la entrada del adelanto “

Proceda de la misma manera que en el apartado 6.5 (Procedimiento de pago de los Justificantes del Gasto). Con la salvedad de que en la pantalla que aparece en la fig. 6.8 y 6.14 deben pulsar el botón “Incluir Adelanto de Cajero”. Aparecerá la siguiente pantalla:

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Fig. 6.18

Pulse el botón “Aceptar”. Continúe el proceso detallado en el aptdo 6.5. “Pago del justificante del gasto mediante transferencia” subaptdos. 6.5.1, 6.5.2, 6.5.3 y 6.5.4 (Pago mediante transferencia).

6.7.3. Regularización del Adelanto Cuando el receptor del adelanto lo justifique se registrará la factura siguiendo el procedimiento explicado en el aptdo. 6.4., teniendo en cuenta que en la Ficha Pago, debe marcarse “Pagado con adelanto de cajero”

Fig.6.19

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Después se procede a Regularizar el importe total del adelanto, devolviendo el dinero sobrante al cajero en efectivo (cobro) o bien entregando el cajero al interesado la cantidad que le falte (pago), si el importe del justificante hubiera sido mayor que el importe anticipado. Para regularizar el adelanto, la forma de acceso es, desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO: •

Menú “Consultas” • Opción “Adelantos de Cajero”

Fig.6.20



Ficha Datos Económicos • • • •

Casilla Importe. Diferencia entre la cantidad efectivamente justificada y la cantidad adelantada. Casilla Cuenta . Cuenta de la que salen o entran los fondos adelantados. Casilla Pago o Cobro. Si reintegra el sobrante, cobro o si se abona la diferencia entre el importe adelantado y el importe justificado, pago. Casilla Fecha .

Una vez guardado, la situación del Adelanto quedaría como se detalla a continuación:

Fig.6.21

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Si el adelanto de cajero se regulariza mediante un pago por transferencia, el procedimiento se realizaría de igual forma, es decir, mediante Documentos de Pago, comentado en el punto 6.5.

6.8.- Pago de Retenciones (IRPF) En la gestión de gastos tramitados por Pagos a Justificar, el cajero habilitado puede registrar justificantes de gasto e imputaciones en los que se incluyan retenciones practicadas, siendo la más frecuente, el IRPF. Cada cajero habilitado deberá proceder al pago de retenciones practicadas mediante una operación de Pago de Retenciones (PD), que una vez grabada se imprimirá y remitirá junto con la cuenta justificativa.. De esta forma, se trasladan esas retenciones de las cuentas de las cajas pagadoras a la cuenta de Tesorería Central, siendo ésta la responsable de efectuar la liquidación. A diferencia de los ACF, esta operación debe ir acompañada de la salida física de dinero de la cuenta del cajero habilitado a la cuenta de Tesorería Central. La forma de acceso en el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO es: •

Menú “Diario” • Opción “Operaciones” • Opción “Nueva operación”

Fig. 6.22

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• • • • • • •

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Casilla Fecha Operación. Casilla Clase de operación. Introduzca “PD”.(Pago de retenciones). Casilla Caja que realiza el pago. La caja desde la que sale los fondos. Casilla Tipo: Introduzca PJ. Casilla Cuenta. Cuenta desde la que salen los fondos. Casilla importe. Importe de las retenciones. Casilla Retenciones. Buscar el código correspondiente al tipo de retención (320327 para no residentes o el 320001 para residentes)

6.9.- Devolución del sobrante de los fondos recibidos a la Tesorería Central En el caso en que los fondos recibidos sean superiores a los pagos realizados de PJ, antes de efectuar la cuenta justificativa, será necesario realizar la devolución del sobrante a la Tesorería Central de la Universidad. Si el sobrante está repartido entre la cuenta bancaria y la caja-efectivo, tendrá que reagrupar todo en la Caja. Para ello realice una Remesa Interna como se indica en el punto 6.3. Para registrar la devolución del sobrante a la Tesorería Central, la forma de acceso desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO es: •

Menú “Diario” • Opción “Operaciones” • Opción “Nuevo Operación”

Los datos a cumplimentar en la pantalla que le aparece son: • • • • • • • •

Casilla Descripción: Reintegro de PJ y número del ADO de PJ. Casilla Fecha: El sistema vuelca la fecha actual. Casilla Clase de Operación: Introduzca RJ. Casilla Tipo: Introduzca PJ. Casilla Caja: la que realiza el reintegro. Casilla nº de libramiento: Introduzca el nº de libramiento del cual se efectúa el reintegro. Casilla Importe: El sistema vuelca la cantidad no justificada. Casilla Cuenta: Cuenta desde la que se realiza el reintegro.

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Fig. 6.23

Esta operación debe ir acompañada de la salida material de fondos desde la caja habilitada a la Tesorería Central. Se imprime y se envía junto con los demás documentos a Intervención.

6.10.- Anulacion y borrado de operaciones (remesas internas (RI), pago de retenciones (PD) y devolución del sobrante (RJ). Si el usuario detecta algún tipo de error en las operaciones citadas, tendrá que anularlas y borrarlas, para realizar la correcta, a que el sistema no permite la modificación de las mismas. Para la eliminación de estas operaciones habrá que proceder, siempre desde el módulo JUSTIFICANTE, de la siguiente manera:

6.10.1.- Anulación de operaciones •

Menú “Diario” • Opción “Operaciones” • Opción “Anular Operación”.

La aplicación mostrará la siguiente pantalla de búsqueda:

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Fig. 6.24

En la casilla “Clase de Operación” seleccione el tipo de operación que desea anular. La búsqueda puede ser restringida usando los criterios que muestra la pantalla, si no los utiliza, el sistema le mostrará todas las operaciones del tipo elegido realizadas por el usuario. Pulse dos veces sobre la que desee anular. El sistema le mostrará la operación elegida.

Despliegue, en el menú “Diario” y pulse la opción Operaciones”

“Confirmar Anulación de

Fig. 6.25

6.10.2.- Borrado de operaciones •

Menú “Diario” • Opción “Operaciones” • Opción “Borrar Operación”.

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La aplicación mostrará una pantalla igual a la de la Fig. 6.24. Siga los mismos pasos explicados anteriormente. Una vez realizado lo anterior el sistema mostrará todas las operaciones anuladas realizadas por el usuario, del tipo elegido, pulse dos veces sobre la que desee borrar. Aparecerá una pantalla similar a la de la Fig. 6.25. Despliegue, en el menú, “Diario” y pulse la opción “Borrar”

6.11.- Rendición de la Cuenta Justificativa La cuenta justificativa se compondrá de una carátula oficial en cuyo “debe” figurará el importe percibido y en el “haber” las obligaciones satisfechas con aquél y el reintegro sobrante, en su caso. Las facturas y demás documentos justificativos han de ir debidamente relacionados. En caso de haber cierta cantidad no invertida, se adjuntará el justificante de la devolución efectuada a favor de la Tesorería Central, y en la cuenta justificativa habrá que anotar en “carta de pago reintegro” el número de documento ADO de PJ que se está justificando. La forma de acceso desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO es: •

Menú “Diario • Opción “Cuenta Justificativa” • Opción “Pagos a Justificar” • Opción “Justificación”

En la pantalla de la figura, seleccione la caja y el libramiento.

Fig. 6.26

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Pulse el botón “Aceptar”, le aparecerá la siguiente pantalla:

Fig. 6.27

Al pulsar el botón “Aceptar” le aparecerá la pantalla de impresión del informe. Seleccione Cuenta Justificativa Ordinaria y Relación de Justificantes.

Fig. 6.28

En el caso de que necesite un duplicado de los informes de la cuenta justificativa, realice los siguientes pasos desde el Módulo JUSTIFICANTE: •

Menú “Informes” • Opción “Listados Oficiales” • Opción “Cuenta Justificativa de PJ”

La aplicación mostrará la siguiente pantalla:

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Fig.6.29

Indicar en “Caja” los cuatro últimos dígitos de la orgánica, o bien pulsar el botón de búsqueda para localizarlo. A continuación elija el nº de libramiento correspondiente a la cuenta justificativa que desee imprimir

6.12.- Anulacion de cuenta justificativa de PJ, no aprobada. El modo de acceso es desde el Módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO •

Opción Diario • Opción Cuentas Justificativas • Opción Pagos a Justificar • Opción Anulación Justificación

Aparecerá la siguiente pantalla, introduzca el código de la caja y nº de libramiento, pulse “Aceptar”

Fig. 6.30

El programa le mostrará la cuenta justificativa elegida, si desea anularla pulse “Aceptar”. Para la rectificación de los justificantes proceda como se le indica en el apartado 6.6

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7.- Agrupaciones de gasto 7.1.- Creación de las agrupaciones del gasto La forma de acceso es desde el Módulo “JUSTIFICANTE DEL GASTO” •

Menú “Administración” • Opción “Gestión de Tablas” • Opción “Agrupaciones de Gasto”

Pulse el botón

Fig. 7.1

Los campos de obligada cumplimentación son: • •

Casilla “Ejercicio”. Indique el ejercicio actual Casilla “Código”. Indique el código que estime oportuno. Este código es creado por el propio usuario

Campos no obligatorios • • •

Casilla “Descripción”. Descripción de la agrupación del gasto creada. Casilla “Abreviatura”. Abreviatura de la descripción. Casilla Importe Asignado. Importe total asignado a la agrupación del gasto

Pulse el botón

Este proceso habrá que repetirlo para cada una de las agrupaciones que se desee crear.

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7.2.- Asignación del gasto a las distintas agrupaciones de gasto Si se quiere asignar un determinado gasto a una agrupación de gasto, se puede realizar cuando se registren los justificantes de gasto o bien en cualquier momento posterior a dicha grabación. Para ello dentro del justificante de gasto hay que acceder a la Ficha Agrupaciones

Fig. 7.2

Pulse el botón Aparecerá la pantalla de búsqueda, pulse el botón “Buscar” y el sistema le mostrará todas las agrupaciones creadas por el usuario. Elija la/s que corresponda/n, Si el justificante está distribuido en varias agrupaciones, asígneles el importe correspondiente a cada una de ellas. Si es un justificante grabado previamente, vuelva a guardar el justificante.

7.3.- Consulta de Justificantes de Gasto por Agrupaciones La aplicación ofrece la posibilidad de consultar los justificantes de gasto incluidos en las agrupaciones de gasto elegidas por el usuario. Se realiza desde el Módulo “JUSTIFICANTES DEL GASTO” •

Menó “Consultas” • Opción “Justificantes del gasto” • Opción “Paramétrica con Selección de campos”

Fig. 7.3

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Ficha “Datos Asociados” •

Casilla “Agrupación de Gasto”: Busque la/s agrupación/es deseada/s

Pulse aceptar. La aplicación muestra los gastos asignados a la agrupación/es de gasto elegida/s.

También se puede realizar otro tipo de consulta en la que el usuario puede ver todos los gastos totalizados por agrupación. Se realiza desde el Módulo “JUSTIFICANTE DEL GASTO”. •

Menó “Informes” • Opción “Gastos por Agrupación”

Fig. 7.4

Si quiere elegir una determinada agrupación o un rango de ellas seleccione “Rango Agrupaciones” y elija las que desee. Si desea un informe de todas pulse simplemente “Imprimir” o “Presentación Preliminar”. En ambos casos la aplicación le mostrará un informe de los gastos totalizados por agrupación.

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8.- Conciliación Bancaria. 8.1.- Conciliación A través de este procedimiento se realizan las conciliaciones de los pagos que conciernen a la cuenta del centro. La forma de acceso es desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO •

Menú “Tesorería • Opción “Conciliación por punteo” • Opción “Marcar”

Fig 8.1

• • • • •

Casilla Caja: Caja habilitada. Casilla Cuenta: Cuenta del centro. Casilla Rango de Fechas: Período de la conciliación. Casilla Estado: Sin conciliar Casilla Ordenar por: Seleccione Fecha de Operación

Pulse “Aceptar”, le aparece la siguiente pantalla:

Fig. 8.2

Pulse en la columna Conciliado aquellas operaciones que estén registradas y conformes con el extracto bancario de la cuenta. Posteriormente guarde los cambios.

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Las claves que aparecen en la casilla tipo corresponden a los siguientes conceptos: Tipo

Descripción

RI PG PX CX PD CJ RJ CA CC

Remesa interna Pago de facturas Pago de adelanto Cobro de adelanto Pago de retenciones Cobro PJ Devolución sobrante PJ Cobro reposición ACF Cobro Caja Fija

8.2.- Informe de Conciliación Bancaria Una vez conciliados los apuntes se puede obtener un informe de conciliación bancaria. Este informe detalla los cobros y los pagos no conciliados, es decir cobros y pagos registrados en la aplicación y no registrados por el Banco. La forma de obtenerlo es la siguiente: Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO



Menú “Tesorería”



Opción Conciliar por punteo



Opción Conciliación Bancaria

Fig. 8.3.

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Los datos a cumplimentar son: • • • •

Casilla Relación de Cajas Disponibles: Buscar la Caja del centro o dpto. Casilla Relación de Cuentas Bancarias Disponibles: Se despliega la flecha y aparecerá la cuenta bancaria del centro o dpto. Casilla Fecha Hasta la que se pretende realizar la conciliación: Por defecto el sistema vuelca la fecha del día, se puede cambiar por la que convenga Casilla Saldo de la cuenta a dicha fecha: Saldo al día de la fecha de la cuenta bancaria.

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9.- Consulta del Presupuesto de Gasto 9.1.- Situación de créditos por centro. La consulta se puede realizar desde distintos módulos: Documenta, Justificantes del Gasto o Docuconta. La forma de acceso desde cualquiera de ellos es: •

Menú Consulta • Opción Situación de Créditos por Centros.

Fig. 9.1

Los datos de consulta serán: Ejercicio: el que desee consultar Orgánicas: Las que quiera consultar. Introduzca el código sin puntos.

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Fig.9.2

Tras indicar estos datos, pulsar "Imprimir". Se imprimirá un listado en el que se detalla la ejecución del presupuesto por aplicaciones presupuestarias. En el mencionado listado se puede ver:



Información general sobre: • • • • • • • • • •



Modificaciones de Crédito Inicial: •



Crédito Inicial Modificaciones de crédito Crédito Reservado Crédito Retenido Crédito Autorizado Crédito Comprometido Crédito Obligado y ADO de PJ Crédito Pagado Crédito Reintegrado Crédito Disponible

Alteraciones del Presupuesto Inicial

Situaciones de Aplicaciones presupuestarias: • • • • • • • •

Crédito Reservado Crédito Retenido Crédito Autorizado (Documentos A) Crédito Comprometido (Documentos D) Facturas incluidas en Documentos ADO Documentos ADO de PJ. Facturas Pagadas. Documentos de Reintegros.

El listado anterior ofrece la información presupuestaria global l total de créditos del centro, independientemente del capítulo al que pertenezcan. Si quiere obtener la información anterior por capítulo, en el apartado Económico detalle el capítulo que le interese 93

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Fig 9.3

9.2.- Avance 9.2.1. Consulta e Informes Avance es un módulo de consultas y presentación de informes sobre el estado de ejecución del presupuesto de gastos e ingresos y de las operaciones no presupuestarias. La información a la que se accede depende de la elección que el usuario realiza respecto al tipo de consulta, de agrupación temporal o de informe, según muestra la siguiente imagen:

Fig. 9.4.

Desde la ficha Tipo de Informe, utilizando la opción Tipo de Agrupación Temporal, se puede agrupar la información temporalmente, de forma que el gestor puede seleccionar los datos a incluir en un informe teniendo en cuenta el ejercicio para el 94

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que se realiza la consulta. Los tipos de agrupación temporal a los que se tiene acceso son los siguientes: •

Ejercicio Corriente. Contempla todas las operaciones imputadas al ejercicio vigente.



Ejercicios Cerrados. Contempla el estado de ejecución de los créditos para todas las aplicaciones correspondientes a ejercicios anteriores al actual y ya cerrados.



Ejercicios Plurianuales. Contempla las previsiones para aplicaciones futuras a partir del ejercicio presupuestario actual.

La forma en la que se presente el estado de ejecución de la información solicitada dependerá del tipo de informe seleccionado por el gestor. Esta selección se efectuará desde la ficha Tipo de Informe. Los tipos de informe a los que se tiene acceso son los siguientes: •

Ejercicio Corriente. Los tipos de informes seleccionables para este tipo de agrupación son los siguientes: •

Saldo Actual. Muestra el saldo de las distintas fases de ejecución del presupuesto para la fecha actual o seleccionada en la ficha Ejercicio Contable e incluye los saldos del saldo reserva y del crédito disponible.



Estado de Ejecución. Estado en que se encuentra el presupuesto en cada una de las fases presupuestarias con sus correspondientes tasas de variación.



Estado de Ejecución del Gestor. Proporciona los mismos datos que el estado de ejecución pero incluye además el importe de reserva de crédito.



Situación a una Fecha. Muestra la situación del estado de ejecución del presupuesto a una fecha determinada.



Informe de Saldos. Muestra los saldos de cada una de las fases de ejecución del presupuesto.



Informe Personalizado. Permite al usuario configurar un informe según los datos que quiera incluir en el mismo, incluyendo aquella información que le interese mediante los parámetros que figuran en la ficha Informe Personalizado.



Evolución Mensual. Se muestra una comparación mensual del estado de ejecución del presupuesto.



Comparación Interanual. Permite comparar el estado de ejecución del presupuesto entre dos años consecutivos.



Informe por Crédito Vinculante. Muestra información sobre el crédito total, el crédito disponible y el crédito gastado a nivel vinculante. 95

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Esta misma información se puede obtener desde cualquier informe de Avance del presupuesto corriente. Para ello, una vez ejecutado el informe, se selecciona una línea y con el botón derecho del ratón se pulsa la opción “Aplicación Vinculante”, o menú “General”, opción “Aplicación Vinculante”.







Situación del Crédito. Muestra los distintos grados de disponibilidad de los créditos definitivos, ya sean éstos los inicialmente aprobados o se deriven de posibles modificaciones .



Modificaciones de créditos. Informa sobre las modificaciones de los créditos iniciales que se han efectuado, distinguiendo por tipo de modificación.

Ejercicios Cerrados. Los informes seleccionables para este tipo de agrupación temporal son los siguientes: •

Estado de Ejecución.



Informe Personalizado.

Plurianuales. Los informes seleccionables para este tipo de agrupación temporal son los siguientes: •

Estado de Ejecución.



Informe Personalizado.

Mediante la ficha Ejercicio Contable se selecciona el ejercicio y la fecha para los que se ejecutará el informe, según muestra la siguiente pantalla.

Fig. 9.5

El distingue los ejercicios de la siguiente manera:

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sistema

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Ejercicios abiertos. Se tiene acceso, mediante el desplegable, únicamente a aquellos ejercicios que estén abiertos en el sistema.



Ejercicios cerrados. Se tiene acceso mediante el desplegable, a aquellos ejercicios que estén cerrados en el sistema. Marcando en Ejercicios cerrados y agrupación temporal de Ejercicio corriente , es posible obtener información histórica sobre las distintas fases de ejecución presupuestaria llevadas a cabo cuando el ejercicio en cuestión era de corriente, a pesar de que ya se encuentre cerrado.

Desde la ficha Ejercicio Contable se determina la fecha sobre la que se obtendrá la información, para lo cual se ofrecen tres posibilidades: •

Última fecha contable. El sistema registra la fecha del día en que se está realizando la consulta.



Fecha contable. El sistema presentará el informe solicitado a la fecha registrada en este campo, teniendo en cuenta que la información mostrada será acumulada desde el 1 de enero del ejercicio indicado hasta la fecha registrada en dicho campo.



Meses. Se selecciona aquel mes para el que se pretende elaborar el informe, mostrando únicamente datos acumulativos a dicho mes. Sólo aparecerán habilitados los meses para los cuales haya información.

Avance utiliza el nivel de agregación (Acotación) y de distribución (Detalle) con el fin de parametrizar el tipo de información que se pretende obtener, según muestran las siguientes pantallas:

Fig. 9.6.

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Fig.9.7

En la ficha Acotación se puede delimitar la búsqueda de la información según unos criterios opcionales (no es necesario seleccionar todos los criterios) son los siguientes: •





Clasificación Orgánica. Informa sobre quién realiza el gasto. Esta clasificación se desglosa en: •

Sección. Dos primeros dígitos.



Servicio. Cuatro primeros dígitos.



Unidad de gasto. Seis primeros dígitos.



Orgánica libre 1. Ocho primeros dígitos.



Orgánica libre 2. Diez dígitos.

Clasificación Funcional. Proporciona información acerca de para qué se realiza el gasto. Se desglosa en: •

Grupo de Función.



Función.



Subfunción.



Programa.



Subprograma.

Clasificación Económica. Informa en qué se gastan los fondos. Se desglosa en: •

Capítulo.



Artículo.



Concepto. 98

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Subconcepto.



Partida.

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Expediente Gestor. Muestra un seguimiento exhaustivo en la tramitación de los expedientes iniciados.



Tercero. Muestra la información presupuestaria asociada al tercero que se indique.



Concepto no Presupuestario. Muestra la información seleccionada por conceptos no presupuestarios.

Una vez realizada la acotación, se pulsa el botón Buscar, y en la columna de "Disponibles" aparecen aquellos códigos correspondientes a la acotación efectuada. Es el usuario quien selecciona qué códigos formarán parte del informe que se pretende elaborar. Esta selección puede hacerse de forma masiva, mediante el botón de doble flecha, o sencilla, marcando cada registro a incluir en la selección, y pulsando el botón de flecha sencilla. En la ficha Detalle se seleccionará el nivel de desglose de la información. Dependiendo del tipo de consulta se podrán indicar unos detalles u otros. El sistema marca la clasificación económica, por defecto, a nivel de concepto, permitiendo al usuario modificarlo en cualquier momento. La forma de ejecutar el informe es: •

Menú: General ƒ Opción: Ejecutar informe

Fig. 9.8

Desde el módulo Avance, se puede profundizar en los saldos de ejecución presupuestaria, de manera que se detallen aquellas operaciones que han afectado a una aplicación presupuestaria para conocer el origen del saldo de la misma.

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El informe Mayor de Gastos desglosa todas las operaciones que han afectado a la ejecución del presupuesto de gastos. El mayor de gastos recogerá las siguientes operaciones: •

Los documentos contables cuya aplicación presupuestaria sea la solicitada en el informe. El tipo de operación se identifica como DOC (documento contable) mostrando además la descripción y clave de fase del documento en la columna de fase.



Los justificantes de gasto imputados y que hayan tenido su reflejo en la columna de reserva de crédito del presupuesto. En estos casos el tipo de operación se identifica como OPG (operación de gastos) siendo la fase CR 0RE.0 que son las que utiliza el sistema internamente.



Al igual que en el caso anterior, también se reflejarán en el mayor de gastos los expedientes, cuyo importe aplicado aparecerá en la columna de reserva de crédito del presupuesto. El sistema los identifica con el tipo de operación EXP (expediente gestor), siendo la fase iguales que para los justificantes de gasto, es decir CR 0RE.0. El informe muestra los siguientes datos de cada una de las operaciones que

refleja:



Número de operación.



Fecha de asiento.



Tipo de operación.



Fase.



Importe del documento.



Modificaciones de Crédito.



Saldo Reserva.



Comprometido.



Obligaciones Reconocidas.



Pagos Brutos

Para obtener el mayor de gastos una vez que se han seleccionado los criterios de la consulta y se ha ejecutado la misma, se accede de la siguiente forma: •

Menú "General" •

Opción "Mayor de Gastos"

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9.2.2. Almacenamiento de Consultas Mediante esta funcionalidad se permite al usuario que almacene las consultas habituales, evitándole la tarea de registrar continuamente los criterios de selección, acotación, detalle, etc. El procedimiento es: Establecidos los criterios de la consulta, se pulsa el botón “Guardar”. Esta acción habilita una pantalla en la que se registran los datos identificativos de la consulta que se pretende almacenar: • • •

Descripción (obligatorio) Abreviatura (opcional) Usuarios (obligatorio): registro de los usuarios para los que estará accesible la consulta. Por defecto, se encontrará accesible para el usuario que la almacena.

Registrados estos datos, se pulsa: •

Menú “General” • Opción “Grabar”

O bien se pulsa el icono Para recuperar las consultas almacenadas, se pulsa: •

Menú “General” • Opción “Recuperar”

O bien, pulsando el icono situado en la barra de herramientas, se habilitará una pantalla de búsqueda en la cual se indicarán los datos para localizar la consulta que se desee recuperar. El resultado de la búsqueda se muestra en una rejilla. Para recuperar la consulta basta con hacer un doble clic sobre la misma. Los datos identificativos de la consulta guardada se pueden modificar editándolos mediante un click en la línea de la rejilla.

9.3.- Relación de justificantes imputados a una aplicación Para la obtención de una consulta de justificantes imputados a una aplicación concreta se procede de la siguiente forma: MODULO JUSTIFICANTE DEL GASTO •

Menú Consultas • Opción Justificantes de Gasto • Opción Relación Just. gasto imputados a una Aplicación

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Fig.9.9

Para obtener la consulta cumplimente la casilla orgánica, funcional y económica. Pulse el botón Aceptar

Fig.9.10

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10.- Consulta de Terceros Este menú se encuentra en el módulo JUSTIFICANTES DE GASTO O DOCUMENTA. La forma de acceso, desde el módulo, es: •

Menú “Administración” • Opción “Gestión de Terceros”

Fig. 10.1

Así mismo se puede acceder a la pantalla anterior desde el propio justificante de gasto pulsando el botón

Se puede realizar la búsqueda de terceros acotando por cualquiera de los campos. Una vez cumplimentado el campo por el cual quiera realizar la consulta, pulse el botón En la parte inferior de la pantalla aparecerán el/los terceros que cumpla/n con el criterio de búsqueda. En el caso de que aparezcan varios, seleccione el tercero buscado, los datos del mismo se volcaran en la pantalla. Si el tercero no se encuentra registrado y es necesaria su alta para gestionar algún pago o ingreso, se tendrá que solicitar su registro a la Unidad Sorolla.

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